داوطلبان قلب تپنده سازمان‌های نیکوکاری هستند. چه آنها برای افراد آسیب‌پذیر غذای گرم فراهم کنند و چه به مجلس دادخواست دهند، داوطلبان در تحقق رسالت سازمان نقش حیاتی دارند. در این گزارش ۱۰ روش کاربردی برای مدیریت داوطلبان را توضیح داده‌ایم که موجب ادامه همکاری، فعالیت هوشمندانه‌تر و کارآمدتر آنها می‌شود.
به گزارش موسسه افرا به نقل از «چریتی دیجیتال» (Charity Digital)، وقتی داوطلبان مناسبی را جذب کنید، در واقع موسسه خود را با تخصص، ظرفیت، انرژی و زمان کافی برای دستیابی به اهداف مشترک‌تان مسلح می‌کنید. اما همه داوطلبان برای این عمل غیرسودآور مناسب نیستند و مسلما نمی‌خواهید وقت، انرژی و منابع خود را برای آموزش داوطلبانی که ممکن است تیم را ترک کنند، هدر دهید. بسیار مهم است که شما نه تنها بهترین داوطلبان را به تیم خود جذب کنید، بلکه آنها را خوشحال و راضی نگه دارید تا در تیم بمانند. برای چگونگی انجام این کار به ادامه مطلب دقت فرمایید.
۱- انعطاف‌پذیری
«انعطاف‌پذیری یک عامل کلیدی است». بسیاری از سازمان‌های نیکوکاری از انعطاف‌پذیری برنامه‌ها در برخورد با داوطلبان سود برده‌اند، مانند امکان همکاری داوطلبان از منزل و همچنین به صورت حضوری و ارائه دسترسی آنلاین، تلفنی و حضوری بین کارکنان و داوطلبان. اگر تیم شما شامل داوطلبان حضوری و از راه دور است، سیستم‌هایی را برای ایجاد همکاری ترکیبی فراگیر در نظر بگیرید.
۲- طراحی معارفه متفکرانه
از داوطلبان فعلی بپرسید که موقع شروع کار دوست داشتند در چه زمینه‌هایی اطلاعات می‌داشتند. می‌توانید از این چک لیست معارفه مفید از داوطلبان کنونی، برای طراحی فرایند استقبال خود استفاده کنید.
۳- توجه به انگیزه داوطلبان
«درک انگیزه‌های داوطلبان بسیار مهم است». به نیروهای جدید خود گوش دهید. دریابید که چه چیزی به آنها انگیزه می‌دهد، چرا موسسه شما را انتخاب کرده‌اند و چه انتظاراتی دارند. هرچه بیشتر بتوانید وظایف‌شان را با «انگیزه» درونی آنها مطابقت دهید، احتمال اینکه در تیم بمانند بیشتر است.
۴- نشان دادن تأثیر داوطلب شدن
تحقیقات نشان می‌دهد که داوطلبان می‌خواهند برای موسسه‌ای داوطلب شوند که قرار است تغییری ایجاد کند و بتوانند از این طریق نقش موثری داشته باشند. اینکه بتوانید این تاثیر را به آنها نشان دهید، در واقع برای ادامه همکاری آنها را ترغیب می‌کنید.
۵- حفظ ارتباط با اعضای تیم
گزارشات منظم به داوطلبان این حس را القا می‌کند که اعضای یک تیم هستند. ارتباط خود را با اعضای تیم با ایمیل‌های مکرر و با محتوایی دوستانه حفظ کنید. به داوطلبان خود نشان دهید که چگونه در ایجاد تغییر نقش داشته‌اند، بنابراین آنها از همکاری با این تیم و سهیم بودن در دستاوردهای مشترک احساس افتخار می‌کنند.
۶- شفاف‌سازی وظایف
چه برای پخت و پز به داوطلبان احتیاج داشته باشید یا کمپین، مهم است که وظایف آنها را به طور شفاف بیان کنید. بیان وظایف به طور دقیق و مشخص شامل این موضوعات است که آنها باید چه وظایفی را انجام دهند، چگونه، کجا و چطور بفهمند که کار را به درستی انجام داده‌اند یا خیر؟ نرم‌افزار مدیریت داوطلبان می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی سریع وظایف و اختصاص آنها به افراد مناسب کمک کند.
۷- جذب طیف گسترده‌ای از داوطلبان
داوطلبان معمولا سن بالاتری دارند و ثروتمندتر از افراد طبقه حد متوسط هستند. برای مثال اگر داوطلبان شما عمدتا افراد طبقه متوسط و بازنشسته باشند، ممکن است استعدادها و دیدگاه‌های مختلفی را از دست بدهید. بنابراین مراقب شبکه داوطلبان خود باشید. اطمینان حاصل کنید که داوطلبان تا آنجا که ممکن است، ذینفعانی را که با آنها تعامل دارید، منعکس کنند. از تداوم سیستم‌های سلسله مراتبی که احتمالاً افراد مختلف را به حاشیه می‌برند، خودداری کنید. به داوطلبان خود این قدرت را بدهید که در عین دنبال کردن ابتکارات شما، آنها را هدایت نیز کنند. برای جذب گروه‌های مختلف داوطلبان، مطمئن شوید که به جای تبلیغات کلامی، بسترهای عمومی جذب داوطلبان را به کار می‌برید.
۸- ارائه آموزش با کیفیت
آموزش با کیفیت حیاتی است. مشاوره شهروندان علاوه بر ارائه آموزش برای مهارت‌های ضروری مورد نیاز برای ایفای نقش، فرصت‌های یادگیری دیگری را توسط متخصصان در زمینه‌هایی که داوطلبان ممکن است برای آنها جالب باشد، فراهم می‌کند. بنابراین ارائه حمایتی را که به داوطلبان بینش عمیق‌تری در مورد موضوعات مربوط به موسسه شما می‌دهد، در نظر بگیرید؛ حتی اگر این موارد به طور مشخص برای وظیفه آنها مورد نیاز نباشد.
۹- توجه به سخت‌کوشی افراد
برای قدردانی لزوما نیازی به هزینه نیست. می‌توانید با تشویق فرد مورد نظر در حضور کل تیم یا یک تماس تلفنی سریع برای تشکر، از او قدردانی کنید.
۱۰- رفتار با داوطلبان به صورت فردی
به یاد داشته باشید که داوطلبان شما افراد منحصر به فردی هستند. چرا افراد داوطلب کار خیر می‌شوند؟ ممکن است بخواهند دوست پیدا کنند، دین خود را به جامعه محلی‌شان ادا کنند، شانس موفقیت شغلی خود را افزایش دهند یا مهارت‌های جدیدی کسب کنند. هر فرد ترکیبی از خواسته‌ها و نیازهای منحصر به فرد خود را خواهد داشت. انگیزه‌های آنها هرچه که باشد، مطمئن شوید که داوطلبان هم بخشی از یک انجمن دوستانه هستند و هم لازم است به عنوان یک شخص منحصربه‌فرد در نظر گرفته شوند.
برای محتوای بیشتر وبلاگ افرا را دنبال کنید
