مدیر بهره‌ور: ویژگی‌ها، مهارت‌ها و راهکارهای ارتقاء بهره‌وری در سازمان

مدیر بهره‌ور: ویژگی‌ها، مهارت‌ها و راهکارهای ارتقاء بهره‌وری در سازمان

مقدمه:

در دنیای رقابتی امروز، بهره‌وری به عنوان یکی از مهم‌ترین عوامل تعیین‌کننده موفقیت سازمان‌ها شناخته می‌شود. مدیران بهره‌ور، با استفاده از دانش، مهارت و ویژگی‌های خاص خود، قادرند منابع سازمان را به طور اثربخش مدیریت کرده و عملکرد کلی آن را ارتقاء دهند. این مقاله به بررسی جامع ویژگی‌ها، مهارت‌ها و راهکارهای ارتقاء بهره‌وری در سازمان توسط مدیران بهره‌ور می‌پردازد و با استناد به منابع معتبر، چارچوبی عملی برای توسعه و بهبود عملکرد مدیران ارائه می‌دهد.

بخش اول: تعریف و اهمیت بهره‌وری در سازمان

1-1 تعریف بهره‌وری:

بهره‌وری به نسبت بین خروجی (Output) و ورودی (Input) اطلاق می‌شود. به عبارت دیگر، بهره‌وری نشان می‌دهد که یک سازمان با استفاده از منابع موجود (مانند نیروی انسانی، مواد اولیه، تجهیزات و سرمایه) چه میزان خروجی (محصول یا خدمات) تولید می‌کند (Sink, 1985). بهره‌وری بالا به معنای استفاده بهینه از منابع و تولید بیشتر با هزینه کمتر است.

1-2 اهمیت بهره‌وری در سازمان:

بهره‌وری به عنوان یک عامل کلیدی در موفقیت و بقای سازمان‌ها در محیط رقابتی امروز شناخته می‌شود. افزایش بهره‌وری مزایای متعددی برای سازمان به همراه دارد، از جمله:

·        افزایش سودآوری: با کاهش هزینه‌ها و افزایش خروجی، سودآوری سازمان افزایش می‌یابد (Kaplan & Norton, 1992).

·        بهبود رقابت‌پذیری: با ارائه محصولات و خدمات با کیفیت بالاتر و قیمت مناسب‌تر، رقابت‌پذیری سازمان در بازار افزایش می‌یابد (Porter, 1985).

·        بهبود رضایت مشتری: با ارائه محصولات و خدمات با کیفیت و در زمان مناسب، رضایت مشتریان افزایش می‌یابد (Anderson, Fornell, & Lehmann, 1994).

·        افزایش انگیزه و رضایت کارکنان: با ایجاد محیطی کارآمد و پویا، انگیزه و رضایت کارکنان افزایش می‌یابد (Hackman & Oldham, 1976).

·        استفاده بهینه از منابع: با کاهش ضایعات و استفاده بهینه از منابع، پایداری سازمان در بلندمدت تضمین می‌شود (Elkington, 1997).

بخش دوم: ویژگی‌های یک مدیر بهره‌ور

یک مدیر بهره‌ور دارای ویژگی‌های خاصی است که او را قادر می‌سازد تا عملکرد سازمان را به طور اثربخش مدیریت کرده و بهره‌وری را ارتقاء دهد. این ویژگی‌ها عبارتند از:

2-1 تفکر استراتژیک:

مدیر بهره‌ور، دارای تفکر استراتژیک بوده و قادر است تصویر بزرگ را ببیند. او با درک عمیق از محیط داخلی و خارجی سازمان، اهداف بلندمدت را تعیین کرده و استراتژی‌های مناسب برای دستیابی به این اهداف را تدوین می‌کند (Mintzberg, 1994).

2-2 برنامه‌ریزی و سازماندهی:

مدیر بهره‌ور، برنامه‌ریز و سازمان‌دهنده‌ای قوی است. او قادر است فعالیت‌های مختلف سازمان را به طور موثر برنامه‌ریزی و سازماندهی کرده و منابع را به درستی تخصیص دهد (Drucker, 2007).

2-3  تصمیم‌گیری اثربخش:

مدیر بهره‌ور، تصمیم‌گیرنده‌ای قاطع و آگاه است. او قادر است با تحلیل اطلاعات و ارزیابی گزینه‌های مختلف، تصمیمات اثربخش و به موقع اتخاذ کند (Hammond, Keeney, & Raiffa, 1999).

2-4  مهارت‌های ارتباطی قوی:

مدیر بهره‌ور، دارای مهارت‌های ارتباطی قوی بوده و قادر است به طور موثر با کارکنان، مشتریان و سایر ذینفعان ارتباط برقرار کند. او شنونده‌ای فعال بوده و قادر است پیام‌های خود را به طور واضح و مختصر منتقل کند (Robbins & Judge, 2017).

2-5 رهبری اثربخش:

مدیر بهره‌ور، رهبری الهام‌بخش بوده و قادر است کارکنان را به سوی اهداف سازمان هدایت کند. او با ایجاد انگیزه، توانمندسازی و حمایت از کارکنان، عملکرد تیمی را ارتقاء می‌دهد (Bass, 1985).

2-6 مدیریت زمان:

مدیر بهره‌ور، زمان خود و کارکنان را به طور موثر مدیریت می‌کند. او با اولویت‌بندی وظایف، تفویض اختیار و استفاده از ابزارهای مدیریت زمان، از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند (Covey, 1989).

2-7 حل مسئله:

مدیر بهره‌ور، حل‌کننده‌ای ماهر است. او قادر است مسائل و چالش‌های موجود در سازمان را شناسایی کرده و راه‌حل‌های مناسب برای آنها ارائه دهد (Nadler & Tushman, 1999).

2-8 انگیزه و تعهد:

مدیر بهره‌ور، فردی با انگیزه و متعهد است. او با انرژی و اشتیاق به کار خود ادامه داده و به بهبود مستمر عملکرد سازمان متعهد است (Locke & Latham, 1990).

2-9یادگیری مداوم:

مدیر بهره‌ور، به یادگیری مداوم اهمیت می‌دهد و همواره در تلاش است تا دانش و مهارت‌های خود را به روز نگه دارد. او با مطالعه، شرکت در دوره‌های آموزشی و تبادل تجربیات با دیگران، به بهبود عملکرد خود و سازمان کمک می‌کند (Senge, 1990).

2-10 تمرکز بر نتایج:

مدیر بهره‌ور، بر دستیابی به نتایج مطلوب تمرکز دارد. او با تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری و پیگیری مستمر عملکرد، از دستیابی به نتایج مورد نظر اطمینان حاصل می‌کند (Kaplan & Norton, 1996).

بخش سوم: مهارت‌های کلیدی برای ارتقاء بهره‌وری

مدیران بهره‌ور علاوه بر ویژگی‌های شخصیتی، به مهارت‌های خاصی نیز نیاز دارند تا بتوانند بهره‌وری سازمان را به طور اثربخش ارتقاء دهند. این مهارت‌ها عبارتند از:

3-1 تجزیه و تحلیل داده‌ها:

مدیران بهره‌ور باید قادر به تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به عملکرد سازمان بوده و از این اطلاعات برای شناسایی فرصت‌های بهبود و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه استفاده کنند. (Davenport & Harris, 2007).

3-2 مدیریت فرآیندها:

مدیران بهره‌ور باید با مفاهیم و تکنیک‌های مدیریت فرآیند آشنا بوده و قادر باشند فرآیندهای سازمانی را بهبود بخشیده و کارایی آنها را افزایش دهند (Hammer & Champy, 1993).

3-3 مدیریت کیفیت:

مدیران بهره‌ور باید با اصول مدیریت کیفیت آشنا بوده و قادر باشند سیستم‌های مدیریت کیفیت را در سازمان پیاده‌سازی و مدیریت کنند (Deming, 1986).

3-4 مدیریت پروژه:

مدیران بهره‌ور باید با اصول مدیریت پروژه آشنا بوده و قادر باشند پروژه‌های بهبود بهره‌وری را به طور موثر برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل کنند (Kerzner, 2017).

3-5 مدیریت تغییر:

مدیران بهره‌ور باید با اصول مدیریت تغییر آشنا بوده و قادر باشند تغییرات لازم برای بهبود بهره‌وری را در سازمان ایجاد و مدیریت کنند (Kotter, 2012).

3-6 استفاده از فناوری:

مدیران بهره‌ور باید با فناوری‌های نوین آشنا بوده و قادر باشند از این فناوری‌ها برای بهبود فرآیندها، افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها استفاده کنند (Brynjolfsson & McAfee, 2014).

بخش چهارم: راهکارهای ارتقاء بهره‌وری در سازمان

مدیران بهره‌ور از راهکارهای مختلفی برای ارتقاء بهره‌وری در سازمان استفاده می‌کنند. این راهکارها عبارتند از:

4-1 تعیین اهداف بهره‌وری:

مدیران بهره‌ور، اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری برای بهره‌وری تعیین می‌کنند. این اهداف باید SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) باشند (Doran, 1981).

4-2 اندازه‌گیری و پایش عملکرد:

مدیران بهره‌ور، به طور منظم عملکرد سازمان را اندازه‌گیری و پایش می‌کنند. این کار به آنها کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی کرده و پیشرفت را ارزیابی کنند.

4-3 بهبود فرآیندها:

مدیران بهره‌ور، به طور مستمر به دنبال بهبود فرآیندهای سازمانی هستند. آنها با استفاده از تکنیک‌های مدیریت فرآیند، مانند Six Sigma و Lean Management، تلاش می‌کنند تا فرآیندها را ساده‌تر، سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر کنند (Womack & Jones, 2003).

4-4 توانمندسازی کارکنان:

مدیران بهره‌ور، کارکنان را توانمند می‌کنند تا در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت داشته باشند و مسئولیت بیشتری بر عهده بگیرند. این کار باعث افزایش انگیزه، تعهد و خلاقیت کارکنان می‌شود (Conger & Kanungo, 1988).

4-5 آموزش و توسعه:

مدیران بهره‌ور، به آموزش و توسعه کارکنان اهمیت می‌دهند. آنها با ارائه فرصت‌های یادگیری و توسعه، به کارکنان کمک می‌کنند تا مهارت‌های خود را افزایش داده و عملکرد خود را بهبود بخشند (Noe, 2017).

4-6 ایجاد فرهنگ بهره‌وری:

مدیران بهره‌ور، فرهنگی را در سازمان ایجاد می‌کنند که در آن بهره‌وری ارزشمند تلقی شود و همه کارکنان به دنبال بهبود عملکرد خود و سازمان باشند (Schein, 2010).

4-7  استفاده از فناوری:

مدیران بهره‌ور، از فناوری برای بهبود فرآیندها، افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها استفاده می‌کنند. آنها از ابزارهای مختلفی مانند سیستم‌های ERP، CRM و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند (Laudon & Laudon, 2018).

4-8 مدیریت عملکرد:

مدیران بهره‌ور، سیستم‌های مدیریت عملکرد را در سازمان پیاده‌سازی می‌کنند. این سیستم‌ها به آنها کمک می‌کنند تا عملکرد کارکنان را به طور عادلانه ارزیابی کرده و بازخورد مناسب به آنها ارائه دهند (Aguinis, 2013).

4-9 تشویق و پاداش:

مدیران بهره‌ور، عملکرد خوب را تشویق و پاداش می‌دهند. این کار باعث افزایش انگیزه کارکنان و تشویق آنها به بهبود مستمر عملکرد می‌شود (Deci & Ryan, 1985).

4-10 یادگیری از تجربیات:

مدیران بهره‌ور، از تجربیات خود و دیگران یاد می‌گیرند. آنها با تجزیه و تحلیل پروژه‌ها و برنامه‌های موفق و ناموفق، به دنبال شناسایی بهترین شیوه‌ها و اجتناب از اشتباهات هستند (Argyris, 1999).

بخش پنجم: چالش‌ها و راهکارهای غلبه بر آنها

مدیران در راه ارتقاء بهره‌وری با چالش‌های مختلفی مواجه می‌شوند. برخی از این چالش‌ها عبارتند از:

·        مقاومت در برابر تغییر: کارکنان ممکن است در برابر تغییرات لازم برای بهبود بهره‌وری مقاومت کنند (Dent & Galloway, 1999).

·        فقدان منابع: ممکن است منابع کافی برای اجرای برنامه‌های بهبود بهره‌وری در دسترس نباشد.

·        فقدان دانش و مهارت: ممکن است کارکنان دانش و مهارت کافی برای پیاده‌سازی روش‌های جدید نداشته باشند.

·        فقدان تعهد: ممکن است مدیران و کارکنان تعهد کافی به بهبود بهره‌وری نداشته باشند.

برای غلبه بر این چالش‌ها، مدیران باید:

·        با کارکنان به طور شفاف ارتباط برقرار کنند و مزایای تغییر را برای آنها توضیح دهند.

·        برای تامین منابع لازم تلاش کنند و در صورت لزوم، از منابع خارجی استفاده کنند.

·        فرصت‌های آموزشی مناسب برای کارکنان فراهم کنند و از آنها حمایت کنند.

·        تعهد خود به بهبود بهره‌وری را به طور واضح نشان دهند و فرهنگ بهره‌وری را در سازمان ترویج کنند.

نتیجه‌گیری:

مدیران بهره‌ور نقش کلیدی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کنند. آنها با استفاده از دانش، مهارت و ویژگی‌های خاص خود، قادرند منابع سازمان را به طور اثربخش مدیریت کرده و عملکرد کلی آن را ارتقاء دهند. برای تبدیل شدن به یک مدیر بهره‌ور، لازم است ویژگی‌های شخصیتی مناسب را در خود تقویت کرده، مهارت‌های لازم را کسب کرده و از راهکارهای مناسب برای ارتقاء بهره‌وری در سازمان استفاده کنید. با تلاش و تعهد مستمر، می‌توانید به یک مدیر بهره‌ور تبدیل شده و به موفقیت سازمان خود کمک کنید.

منابع:

1)      Aguinis, H. (2013). Performance management (3rd ed.). Pearson Education.

2)      Anderson, E. W., Fornell, C., & Lehmann, D. R. (1994). Customer satisfaction, market share, and profitability: Findings from Sweden. Journal of Marketing, 58(3), 53-66.

3)      Argyris, C. (1999). On organizational learning. Blackwell Publishing.

4)      Bass, B. M. (1985). Leadership and performance beyond expectations. Free Press.

5)      Brynjolfsson, E., & McAfee, A. (2014). The second machine age: Work, progress, and prosperity in a time of brilliant technologies. W. W. Norton & Company.

6)      Conger, J. A., & Kanungo, R. N. (1988). The empowerment process: Integrating theory and practice. Academy of Management Review, 13(3), 471-482.

7)      Covey, S. R. (1989). The 7 habits of highly effective people: Powerful lessons in personal change. Simon & Schuster.

8)      Davenport, T. H., & Harris, J. G. (2007). Competing on analytics: The new science of winning. Harvard Business Review Press.

9)      Deci, E. L., & Ryan, R. M. (1985). Intrinsic motivation and self-determination in human behavior. Plenum Press.

10)   Deming, W. E. (1986). Out of the crisis. MIT Center for Advanced Engineering Study.

11)   Dent, E. B., & Galloway, D. (1999). Challenge of Change. Journal of Workplace Learning, 11(6), 318-331.

12)   Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. Management Review, 70(11), 35-36.

13)   Drucker, P. F. (2007). Management: Tasks, responsibilities, practices. HarperBusiness.

14)   Elkington, J. (1997). Cannibals with forks: The triple bottom line of 21st century business. Capstone Publishing.

15)   Hackman, J. R., & Oldham, G. R. (1976). Motivation through the design of work: Test of a theory. Organizational Behavior and Human Performance, 16(2), 250-279.

16)   Hammer, M., & Champy, J. (1993). Reengineering the corporation: A manifesto for business revolution. HarperBusiness.

17)   Hammond, J. S., Keeney, R. L., & Raiffa, H. (1999). Smart choices: A practical guide to making better decisions. Harvard Business School Press.

18)   Kaplan, R. S., & Norton, D. P. (1992). The balanced scorecard—Measures that drive performance. Harvard Business Review, 70(1), 71-79.

19)   Kaplan, R. S., & Norton, D. P. (1996). The balanced scorecard: Translating strategy into action. Harvard Business School Press.

20)   Kerzner, H. (2017). Project management: A systems approach to planning, scheduling, and controlling. John Wiley & Sons.

21)   Kotter, J. P. (2012). Leading change. Harvard Business Review Press.

22)   Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2018). Management information systems: Managing the digital firm. Pearson Education.

23)   Locke, E. A., & Latham, G. P. (1990). A theory of goal setting & task performance. Prentice-Hall.

24)   Mintzberg, H. (1994). The rise and fall of strategic planning. Free Press.

25)   Nadler, D. A., & Tushman, M. L. (1999). Competing by design: The power of organizational architecture. Oxford University Press.

26)   Noe, R.A. (2017). Employee training and development (7th ed.). McGraw-Hill Education.

27)   Porter, M. E. (1985). Competitive advantage: Creating and sustaining superior performance. Free Press.

28)   Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2017). Organizational behavior (17th ed.). Pearson Education.

29)   Schein, E. H. (2010). Organizational culture and leadership (4th ed.). Jossey-Bass.

30)   Senge, P. M. (1990). The fifth discipline: The art & practice of the learning organization. Doubleday/Currency.

31)   Sink, D. S. (1985). Productivity management: Planning, measurement and evaluation, control and improvement. John Wiley & Sons.

32)   Womack, J. P., & Jones, D. T. (2003). Lean thinking: Banish waste and create wealth in your corporation. Simon & Schuster.