شاخص کلیدی عملکرد را چگونه تعریف کنیم؟

شاخص کلیدی عملکرد چیست ؟

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مخفف کلمات Key Performance Indicator می باشد. مقادیری قابل اندازه گیری است که نشان می دهد یک شرکت چقدر در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار خود موفق عمل کرده است. سازمان ها برای ارزیابی موفقیت خود در دستیابی به اهداف، از KPI در چندین سطح استفاده می کنند. KPI سطح بالا بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز دارد، در حالی که KPI سطح پایین بر فرآیندهای زیر بخشهایی مانند فروش ، بازاریابی ، منابع انسانی ، پشتیبانی و سایر موارد تمرکز میکند.

معیارهایی که اندازه گیری و پیگیری می کنید کاملاً به اهداف شما و اهداف سازمانتان بستگی دارد. ابتدا از خود بپرسید که می خواهید به چه نتیجه ای برسید. در مرحله بعدی ، در نظر بگیرید که چگونه می توانید پیشرفت در رسیدن به اهداف خود را بسنجید. شاخص اصلی عملکرد عددی است که نشان می دهد شما به هدف خود نزدیک می شوید یا تاخیری در پیشرفت وجود دارد.

برای قسمتهای مختلف کسب و کار خود می توانید شاخص کلیدی عملکرد مشخص نمائید در زیر برای نمونه چهار دسته مختلف از معیارهای تجاری را بیان نمودیم در مقاله های بعدی به ذکر مثالهای کاربردی و عملی برای این دسته بندیها می پردازیم.

فروش

مالی

مدیریت پروژه

بازار یابی

مقالات مرتبط:

نرخ تبدیل چیست؟ دلیل اهمیت آن چیست؟

روشهای بهبود نرخ تبدیل چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد را چگونه تعریف کنیم؟

تعریف شاخص های کلیدی عملکرد می تواند کار مشکلی باشد. کلمه عملیاتی در KPI “کلیدی” است زیرا هر KPI باید با یک معیار عملکرد به یک نتیجه کسب و کار مرتبط باشد. KPI ها اغلب با معیارهای تجاری اشتباه گرفته می شوند. گرچه اغلب با یک هدف استفاده می شوند، KPI ها باید با توجه به اهداف مهم یا اصلی کسب و کار تعریف شوند. هنگام تعریف KPI این مراحل را دنبال کنید:

  • نتیجه دلخواه شما چیست؟
  • چرا این نتیجه مهم است؟
  • چگونه می خواهید پیشرفت را بسنجید؟
  • چگونه می توانید بر نتیجه تأثیر بگذارید؟
  • چه کسی مسئول نتیجه تجارت است؟
  • چگونه خواهید فهمید که به نتیجه خود رسیده اید؟
  • هر چند وقت یک بار پیشرفت به سمت نتیجه را بررسی می کنید؟

به عنوان مثال ، بگذارید بگوییم هدف شما افزایش درآمد فروش در سال جاری است. شما می خواهید این را Sales Growth KPI خود بنامید. در اینجا نحوه تعریف KPI آورده شده است:

  • امسال ۲۰٪ درآمد فروش افزایش خواهد یافت
  • دستیابی به این هدف باعث سودآوری تجارت می شود
  • پیشرفت به عنوان افزایش درآمد اندازه گیری می شود و براساس دلار هزینه شده اندازه گیری خواهد شد
  • با استخدام کارکنان فروش اضافی، با ارتقا مشتریان موجود برای خرید محصول بیشتر
  • مدیر ارشد فروش مسئول این معیار است
  • در صورتی که درآمد امسال ۲۰٪ افزایش یابد
  • به صورت ماهانه بررسی خواهد شد

شاخص کلیدی عملکرد SMART چیست؟

یکی از روش های ارزیابی ارتباط شاخص عملکرد ، استفاده از معیارهای SMART است. این حروف معمولاً به معنای Specific ، Measurable ، Attainable ، Relevant ، Time-bound است. به عبارت دیگر:

  • آیا هدف شما خاص است؟
  • آیا می توانید پیشرفت در جهت رسیدن به آن هدف را اندازه گیری کنید؟
  • آیا واقعاً هدف قابل دستیابی است؟
  • چقدر هدف با سازمان شما مرتبط است؟
  • چارچوب زمانی برای دستیابی به این هدف چیست؟

نحوه نوشتن و توسعه KPI ها

هنگام نوشتن یا توسعه KPI ، باید در نظر بگیرید که KPI چگونه با یک نتیجه یا هدف خاص تجاری ارتباط دارد. KPI ها باید متناسب با وضعیت کسب و کار شما تنظیم شوند و باید برای کمک به شما در دستیابی به اهداف خود تولید شوند. هنگام نوشتن KPI این مراحل را دنبال کنید:

برای KPI خود هدفی واضح بنویسید

نوشتن یک هدف واضح برای KPI یکی از مهمترین بخشهای توسعه KPI است.

شاخص کلیدی عملکرد باید بطور مستقیم با یک هدف اصلی کسب و کار مرتبط باشد. KPI نباید فقط یک هدف تجاری، یا یک خصوصیتی که فکر میکنید مهم است باشد. این باید یک موفقیت اساسی در سازمان باشد.

در غیر این صورت ممکن است شما هدفی اشتباه را انتخاب نمائید، در بهترین حالت ، شما در حال رسیدن به هدفی هستید که هیچ تأثیری برای سازمان شما نداشته است. در بدترین حالت ، این منجر به اتلاف وقت ، پول و سایر منابع کسب و کار شما می شود که می توانست به جای مناسبتری هدایت شود.

اقدام اصلی این است: KPI ها باید بیش از اعدادی دلخواه و مشخص باشند. آنها باید یک استراتژی در مورد آنچه سازمان شما سعی در انجام آن دارد بیان کنند. فقط با دیدن KPI های شرکت می توانید چیزهای زیادی در مورد مدل تجاری شرکت یاد بگیرید.

بدون نوشتن هدف مشخص ، همه اینها از بین می رود.

شاخص کلیدی عملکرد خود را با سهامداران به اشتراک بگذارید

شاخص کلیدی عملکرد، شما اگر به درستی ارائه نشود فایده ای ندارد. کارمندان شما – افرادی که وظیفه اجرای چشم انداز شما را در مورد سازمان دارند – چگونه می توانند اهداف شما را دنبال کنند اگر آنها ندانند چه نقشی در رسیدن به این اهداف دارند؟ یا شاید بدتر: به اشتراک نگذاشتن KPI شما باعث از بین رفتن و ناامید شدن کارمندان و سایر ذینفعانی است که قادر به دیدن جهتی که سازمان شما در آن قدم می گذارد نیستند.

برای کارمندان خود توضیح دهید که چرا آنچه رسیدن به این هدف را اندازه گیری می کنید. به این سؤال که چرا یک KPI خاص را انتخاب نمودید پاسخ دهید. و مهمتر از همه؟ گوش کن. KPI ها خطا پذیر نیستند. همچنین لزوماً برای همه افراد مرتبط آشکار نیستند. گوش دادن به حرفهای کارمندان به شما کمک می کند تا اهداف اصلی سازمان خود را به درستی درک کنید.

شاخص کلیدی عملکرد را به صورت هفتگی یا ماهانه مرور کنید

بررسی منظم KPI برای حفظ و توسعه آن ضروری است. بدیهی است که ردیابی پیشرفت شما درتوسعه KPI مهم است (آن چه فایده ای خواهد داشت؟) اما پیگیری پیشرفت شما به همان اندازه ضروری است بنابراین می توانید ارزیابی کنید که در وهله اول چقدر در توسعه KPI موفق هستید.

همه KPI ها موفق نیستند. بعضی از آنها اهدافی غیرقابل تحقق دارند. برخی از آنها نمی توانند هدف اصلی تجاری شما را که مدنظرتان است را بدست آورند. فقط با چک کردن منظم می توانید تصمیم بگیرید که آیا زمان تغییر KPI شما فرا رسیده است.

اطمینان حاصل کنید که KPI قابل اجرا است

عملی ساختن KPI های شما یک فرآیند پنج مرحله ای است:

  • اهداف تجاری را مرور کنید
  • عملکرد فعلی خود را تحلیل کنید
  • اهداف کوتاه و بلند مدت KPI را تنظیم کنید
  • اهداف را با تیم خود مرور کنید
  • پیشرفت را مرور کرده و دوباره تنظیم کنید

شاخص کلیدی عملکرد خود را متناسب با نیازهای متغیر کسب و کار توسعه دهید

شاخص کلیدی عملکرد هایی که هرگز به روز نمی شوند می توانند به سرعت منسوخ شوند.

برای مثال بگوییم که سازمان شما اخیراً یک خط تولید جدید ایجاد کرده یا در خارج از کشور گسترش یافته است. اگر KPI خود را به روز نکنید ، تیم شما به تعقیب اهدافی ادامه می دهد که لزوماً تغییر جهت تاکتیکی یا استراتژیک را به دست نمی آورند.

شما ممکن است بر اساس نتایج خود فکر کنید که همچنان در سطح بالایی عمل می کنید. اگرچه در واقعیت، شما ممکن است KPI هایی را ردیابی کنید که نتوانند تاثیری که تلاش شما بر اهداف استراتژیک اساسی دارند، را به درستی ارزیابی نمایند.

حتی ممکن است راه های جدید و احتمالاً کارآمدتری برای رسیدن به همان مقصد پیدا کنید.

بررسی کنید KPI قابل دستیابی است

تعیین اهداف قابل دستیابی برای تیم شما ضروری است. هدفی که بیش از حد بالا باشد خطر دارد زیرا تیم شما حتی قبل از شروع کار منصرف خواهد شد از قدیم گفتند سنگ سنگین نشانه نزدن است. یک هدف را خیلی هم کم تعیین نکنید زیرا قبل از اتمام سال به اهداف سالیانه خود رسیده و برای ادامه برنامه ای نخواهید داشت.

تجزیه و تحلیل عملکرد فعلی شما ضروری است. بدون این ، شما باید کورکورانه اعدادی را جستجو کنید که در واقعیت ریشه ندارند. عملکرد فعلی شما همچنین محل شروع خوبی برای تصمیم گیری در مورد مناطقی است که باید در آنها پیشرفت کنید.

در داده هایی که قبلاً جمع آوری کرده اید ، ریشه یابی کنید تا یک پایه برای آنچه در گذشته به دست آورده اید تنظیم کنید. ابزارهایی مانند Google Analytics برای این کار بسیار مناسب هستند ، اما ابزارهای سنتی حسابداری که درآمد و سود ناخالص را ردیابی می کنند نیز فراوان هستند.

اهداف KPI خود را در صورت لزوم به روز کنید

شاخص کلیدی عملکرد ها ساکن نیستند. آنها همیشه نیاز به تکامل، به روزرسانی و تغییر در صورت نیاز دارند. اگر KPI خود را تنظیم و فراموش می کنید، این خطر وجود دارد که اهدافی را دنبال میکنید که به تجارت شما مربوط نیستند.

عادت کنید که به طور منظم عملکرد خود را نه تنها براساس شاخص کلیدی عملکردتان بسنجید بلکه بسنجید آیا KPI نیاز به تغییر دارد یا باید کاملا از آن خارج شوید.

برای شخصی که قبلاً هرگز KPI ایجاد نکرده است ، همه اینها طاقت فرسا به نظر می رسد.

اما این یک خبر خوب است: اگر چند بار این روند را طی کنید ، استفاده از آن در آینده بسیار راحت تر خواهد بود.

همه را جمع کنید

به طور کلی KPI ابزاری اساسی برای سنجش موفقیت شما در کسب و کارتان است و تنظیمات مناسب لازمه موفقیت شماست.

مهمترین قسمت هر KPI کاربرد آن است. پس از عمر مفید آن، نباید دریغ کنید و آن را کنار بگذارید و کارهای جدیدی را شروع کنید که با اهداف اصلی و جدید شما همسو باشند.

منابع:

https://www.klipfolio.com/resources/articles/what-is-a-key-performance-indicator#SpecifyaKPI

https://www.scoro.com/blog/key-performance-indicators-examples/