قبل از اپیدمی کوید 19 تعداد کسب و کارهایی که بصورت دورکاری فعالیت می کردند و کارکنان خود را از دور مدیریت می نمودند بسیار کم بود و اغلب مشاغل کارمندان خود را ملزم به حضور در محل کار می نمودند. پس از شیوع کرونا و ترس از مبتلا شدن، بسیاری از کسب و کارها تعطیل شدند یا تعدادی از آنها از به سرعت تغییر وضعیت داده و بصورت دورکاری به کار خود ادامه دادند. بسیاری از مشاغل دچار چالشهای زیادی شدند و در نهایت برای جلوگیری از عقب ماندن از کسب و کار و حفظ کسب و کار خود در دوران کرونا تصمیم به تغییر ساختار و مدیریت راه دور کارمندان نمودند. اما در اینجا مسأله ای که مطرح شد این بود که، چگونه باید مدیریت راه دور کارمندان خود را انجام دهیم؟ از چه ابزاری برای ارتباط استفاده نمائیم؟ چطور میزان بهره وری کارمندان خود را بسنجیم؟
در این مقاله قصد داریم به چالشهای کسب و کارها برای مدیریت راه دور کارمندان خود بپردازیم و تعدادی از ابزارهای مفید را که به مدیریت، جهت نظارت و پیگیری بهتر کارمندان کمک می نماید معرفی نمائیم.
اندازه گیری کارایی کارمندان بصورت حضوری به اندازه کافی دشوار است و اما در دورکاری بدلیل عدم ارتباط رودر، خطر از بین رفتن ارتباط با کارمندان وجود دارد. این مساله محاسبه شاخص کلیدی عملکرد (KPI) کارمندان مانند آنچه که روی آن کار می کنند، مدت زمانی که روی مسایل مربوط به شرکت کار کردند، ترتیب اولویت بندی آنها و همچنین میزان مسئولیت پذیری آنها سخت خواهد شد.
ارتباط مؤثر پایه و اساس هر کارتیمی می باشد، و در کار از راه دور می بایست بستری برای این ارتباط فراهم شود در غیر اینصورت نتایج مورد انتظار را دریافت نخواهیم کرد. اگر کارکنان فقط از طریق نرم افزارهای پیام رسان با هم در ارتباط باشند، به اشتراگ گذاری دانش، اخبار شرکت و پیوند اعضای تیم تحت تأثیر قرار خواهد گرفت و اینگونه ممکن است سطح کار تیمی کاهش پیدا کند. همانطور که می دانید داشتن یک تیم خوب و کارآمد یکی از مهمترین عوامل در موفقیت هر کسب و کاری به حساب می آید.
کارهایی مانند به روز نگه داشتن پروژه برای همه و یا کار همزمان روی یک داکیونت که در یک دفتر کار مرکزی به آسانی قابل انجام است، در دورکاری می تواند سخت باشد. برای انجام کارگروهی در یک پروژه بصورت دورکاری می بایست تمهیداتی اندیشیده شود تا کارمندان بتوانند بطور مؤثر و همزمان روی یک پروژه کار کنند.
مدیریت کارمندان در یک مسیر در یک محیط کار توزیع شده نیاز به تلاش بیشتری دارد و باید انتظارات و اهداف بصورت شفاف و واضح برای همه افراد تعیین گردد تا افراد در مسیر درستی حرکت کنند و انرژی مجمعه به هدر نرود.
برای محافظت کارمندان دربرابر فرسودگی شغلی می بایست، ظرفیت آنها، میزان دسترس پذیری آنها به منابع، اضافه کاری آنها را بدرستی درک نمائید، اما درک این مسئله برای کارمندانی که دورکاری می کنند کمی دشوار است و باید برای آن راه حلی ارائه داد.
تعامل معنی دار برای هر تیم بسیار مهم است، بدیهی است برقراری ارتباط با همکارانی که هرگز آنها را ملاقات نرده اید بسیار سخت خواهد بود. اگر برای ارتباط از ایمیل و پیامرسان استفاده شود ممکن است پیامها شفافیت لازم را نداشته باشند. برخلاف یک دفتر کار مرکزی که افراد به راحتی با هم آشنا می شوند و با هم ارتباط گرفته و به یکدیگر در پیشبرد کارها یاری می رسانند در دورکاری اگر نتوانیم این ارتباط دوستانه را فراهم نمائیم ممکن است با مشکل مواجه شویم.
در صورتی که کارکنان شما از کشورهای مختلف هستند، پرداخت حقوق با وجود محدودیتهای بانکی بسیار پیچیده خواهد شد. در صورتی که کارمندان در کشورهای مختلف قرار دارند، بدلیل وجود تأخیرهای زمانی دنبال نمودن زمان کار کارمندان کمی پیچیده و مشکل خواهد بود.
مدل کار از راه دور فقط با تنظیمات درست تکنولوژیکی می تواند اجرایی باشد. برای پشتیبانی کامل از کارمندان از راه دور و تسهیل همکاری بین تیمی، در اینجا پنج ابزار ضروری برای مدیریت تیم از راه دور معرفی می نمائیم:
همانطور که می دانید تماس های ویدئویی مناسب و رو در رو ، عامل اصلی مدیریت تیم از راه دور است که به شما کمک می کند تا شکاف فیزیکی بین شما و تیم شما برطرف شود. این یک فضای پویا برای برگزاری گفتگوهای شخصی، گروهی و همچنین جلسات در سطح شرکت فراهم می کند. البته گزینه های زیادی وجود دارد، اما بدون شک ZOOM یکی از ساده ترین گزینه هاست.
ردیابی زمان ابزاری مهم برای تمام مشاغل از راه دور است، این ابزا تمام فعالیت های تیم، ظرفیت ومیزان کار روی پروژه را قابل مشاهده می کند. برای محاسبه حقوق کارمندان بسیار ضررویست که بتوان میزان کار، اضافه کاری و عملکرد کارمندان را محاسبه نمود، این ابزار با ذخیره کار کارمندان در پس زمینه این امکان را برای مدیریت فراهم می نماید تا بتواند به شیوه عملکرد کارکنان خود نظارت نماید.
این ابزار به تیم های از راه دور کمک می کند تا به راحتی برنامه ها، وظایف و پیشرفت پروژه شان را ردیابی کنند به طوری که تعداد کارهای عقب مانده کارمندان از راه دور برای همه قابل مشاهده باشد. با استفاده از تابلوها و گردش کارهای مختلف می تواند به سادگی "کارهای انجام شده" ، "انجام نشده" را مشخص نماید، اعضای تیم می توانند با اعلانهای بروز حجم کار خود را چک کنند. برای اولیت بندی کارها می توانید برچسب های سفارشی اضافه کنید تا کسی در انجام امور مهم اشتباه نکند.
ابزاری سبک و مفید برای مدیریت کار است، در آن کارمندان هرروز چک لیست تهیه می کنند که در انتهای روز قابلیت پیگری و گزارشگیری دارد.
با استفاده از اعلام حضور، تعیین هدف و معیارهای یادگیری بررسی عملکرد را آسان می نماید. ابزار بازخورد 360 درجه، این بدان معنی است که مدیران و سایر همکاران بطور همزمان می توانند نظرات خود را ارائه دهند، و کارمندان دورکار می توانند نظرات ارزیابی خود را طی یک دوره مشخص دریافت و وارد نمایند.
با توجه به ماهیت بعضی کسب و کارها، به راحتی می توان آنها را به یک کسب و کار از راه دور تبدیل نمود، مانند شرکتهابی نرم افزاری، تولید کنندگان محتوا، گرافیستها و... اما بطور کلی برای بدست آوردن بالاترین بهره وری می بایست امر نظارت و مدیریت با استفاده از ابزارها و تکنولوژی بطور جدی انجام شود.
منابع :
