قبل از اینکه شروع کنیم
قبل از شروع، به یاد داشته باشید که احتمالاً گردش کار «بینقص» محتوا وجود ندارد. از این گذشته، هر قطعه محتوا منحصر به فرد است، بنابراین بعید است که یک فرآیند یکسان برای همه، بالاترین کیفیت را به همراه داشته باشد. اگر تکمیل محتوای باکیفیت و منحصر به فرد شما مدت زیادی طول میکشد، ممکن است برای رسیدن به ضربالاجلها یا پایبندی به یک برنامه زمانی دچار مشکل شوید. اگر این مورد در مورد شما یا سازمانتان صدق میکند، به نکات ما نگاهی بیندازید و ببینید چگونه میتوانید پیشرفت کنید.
۱. فرآیند را با اهداف مشخص شروع کنید
چه به تنهایی کار کنید و چه به عنوان عضوی از یک تیم بزرگتر، مهم است که ایده روشنی از تمام مراحل مربوطه و مدت زمان هر مرحله داشته باشید. هر فرآیند محتوای دیجیتال یکسان نیست. به عنوان مثال، پستهای رسانههای اجتماعی نیازی به بهینهسازی برای موتورهای جستجو ندارند، در حالی که پستهای وبلاگ که ترافیک ارگانیک را هدف قرار میدهند، باید برای موتورهای جستجو بهینه شوند. صرف نظر از هدف نهایی شما، اولین قدم همیشه شروع با اهداف روشن است.
میخواهید تمام جوانب را بسنجید؟ سعی کنید تا جایی که میتوانید و تا جایی که میتوانید به این سؤالات پاسخ واضحی بدهید:
روی چه موضوعی تمرکز میکنید؟ چقدر عمیق به آن خواهید پرداخت؟
برای چه کسی مینویسید؟ مخاطب شما کیست؟
به دنبال چه چیزی هستید؟ بازدید بیشتر از وبسایت، افزایش فروش و اشتراکگذاری بیشتر در شبکههای اجتماعی؟
مردم چگونه میتوانند محتوای شما را پیدا کنند؟ آن را کجا و چه زمانی به اشتراک خواهید گذاشت؟
اگر ایدهها و برنامههای خود را از ابتدا به وضوح مشخص کنید، میتواند به شما و تیمتان در هماهنگ کردن برنامهها کمک کند. همچنین به شما کمک میکند تا در مسیر درست بمانید، که میتواند از بسیاری از رفت و آمدهای بعدی جلوگیری کند!
۲. شناسایی مشارکتکنندگان و ذینفعان
اگر در یک تیم کار میکنید، نکته بعدی ما به اندازه نکته اول مهم است. چرا؟ حتی اگر اهدافتان را به روشنی مشخص کرده باشید، آیا همه افراد درگیر با برنامه عملیاتی شما موافق هستند؟ به همین دلیل است که باید مشارکتکنندگان ضروری و ذینفعان کلیدی خود را شناسایی کنید.
بسته به اینکه سازمان شما چقدر بزرگ است و فرآیند شما چقدر توسعهیافته است، تهیه فهرستی از مشارکتکنندگان و ذینفعان میتواند کار بسیار سختی باشد، یا کاملاً بیدردسر. اگر گاهی اوقات متوجه میشوید که گردش کار محتوای دیجیتال شما به دلیل وجود موانع از منابع غیرمنتظره به تنگنا میرسد (یا به هرج و مرج کامل میرسد)، میتواند نشانهای باشد که باید در این زمینه کار بیشتری انجام دهید.
وقتی طرح خود را ارائه دادید، ایده خوبی است که آن را با هر یک از همکاران ضروری که در نهایت نیاز به تأیید دارند، قبل از شروع کار اصلی، به اشتراک بگذارید. اگر بتوانید این افراد را با طرح اولیه خود موافق کنید، میتوانید بعداً به آن مراجعه کنید تا انتخابهای خلاقانه و تصمیماتی را که ممکن است لازم باشد بگیرید، توضیح دهید. وقتی به طرفهای کلیدی اطلاع میدهید که چه انتظاری داشته باشند، میتوانید از بسیاری از مکالمات از نوع " این چیه؟ به چی فکر میکردی؟ " جلوگیری کنید.
۳. گردش کار محتوای خود را تجسم کنید
تجسم گردش کار تولید محتوای شما میتواند مفید باشد، حتی اگر دلهرهآور به نظر برسد. حداقل باید مراحل اولیه را بنویسید. اگر کادرها و فلشهایی را برای پیوند دادن مراحل به یکدیگر اضافه کنید، این میتواند به واضحتر شدن مسیر طی مراحل کمک کند (به خصوص اگر لحظاتی وجود داشته باشد که نیاز به بازگشت به عقب و تکرار یک مرحله قبلی داشته باشید). میتوانید این را به هر شکلی که برای شما راحتتر است ایجاد کنید
۴. فعالیتها و مسئولیتها را به اعضای تیم واگذار کنید
حتی اگر روی کاغذ یک گردش کار محتوایی منسجم داشته باشید، مهم است که هر بار که آن را مرور میکنید، مطمئن شوید که همه میدانند چه کسی چه کاری را انجام میدهد. نه تنها این، بلکه اعضای مختلف تیم چگونه و چه زمانی با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند تا وظایف را تحویل دهند یا سؤال بپرسند؟ شفافسازی این نوع موارد از قبل میتواند دردسرهای زیادی را برای همه افراد درگیر کاهش دهد.
اگر این وظایف بخش منظمی از روز کاری تیم شما نیستند، آنها همچنین باید برنامه خود را برای ت
۵. مهلتهای فرعی و لحظات تماس تعیین کنید
طبیعتاً، شما میخواهید برای انتشار محتوای خود مهلت تعیین کنید. اما اگر فکر میکنید میتوانید فقط یک مجموعه دستورالعمل اولیه ارسال کنید، با یک مهلت نهایی برای همه وظایف، و هیچ چیز مشخصی در این بین وجود نداشته باشد... پس احتمالاً همه چیز اشتباه پیش خواهد رفت.
برای دستیابی به یک برنامه عملی بسیار قابل اعتمادتر، باید در نقاط کلیدی فرآیند محتوا، مهلتهای فرعی و لحظات تماس را لحاظ کنید. این موارد به هماهنگ نگه داشتن کار همه در حین توسعه محتوا کمک میکند و میتواند با شناسایی زودهنگام مشکلات، به شما در جلوگیری از تنگناهای فرآیند کمک کند. همچنین عاقلانه است که مهلتهای داخلی خود را برنامهریزی کنید تا محتوای شما حداقل یک هفته قبل از انتشار آماده باشد. به این ترتیب، میتوانید از تغییرات لحظه آخری (و تمام اشتباهاتی که احتمالاً با آنها همراه است) جلوگیری کنید. بعداً به این نکته باز خواهیم گشت.
۶. روی استانداردها و اولویتها توافق کنید
بنابراین در این مرحله، اگر تمام نکات ما را دنبال کرده باشید، ممکن است در حال برنامهریزی برای مهلتهای فرعی مانند «پیشنویس اولیه آماده است» یا «پیشنویس نهایی برای تأیید» باشید. قبل از اینکه تمام امیدها و رویاهای خود را حول این دستاوردهای کوچک بنا کنید، باید روشن کنید که این پیشنویس اولیه چقدر میتواند خام باشد! از این گذشته، شما نمیخواهید ناامید شوید زیرا فقط یک طرح کلی مقاله و چند لیست نکات کلیدی دریافت کردهاید، در حالی که انتظار داشتید چیزی تقریباً تمام شود.
اگر از ابزارهایی مانند Yoast SEO استفاده میکنید، باید مشخص کنید که چه نتایجی برای شما قابل قبول است: برای مثال، آیا انتظار دارید که تحلیل خوانایی همیشه سبز باشد، اما تحلیل سئو وقتی برای اهداف رتبهبندی نوشته نشده است، لازم نیست سبز باشد؟ آیا انتظار دارید که پیشنهادات لینک داخلی به عنوان یک الزام اضافه شوند یا فقط به عنوان پیشنهاد استفاده میشوند؟ مطمئن شوید که همه در مورد نحوه استفاده از ابزارهای شما و هدف نهایی موافق هستند.
منبع: iranyoast ایران یواست
