درس آموخته پروژه‌ها در یک سازمان موفق، جز جدا نشدنی از فرایندهای کاری است. افراد در سازمان هر لحظه مشغول انجام فعالیت‌های متنوعی هستند؛ فعالیت‌هایی که در قالب فرایندها، پروژه‌ها و وظایف روزمره تعریف‌شده‌اند. دست‌وپنجه نرم کردن با مشکلات متنوعی که در اجرای موفق این فعالیت‌ها وجود دارد، موجب می‌شود افراد چیزهای جدیدی یاد بگیرند. اگر این چیزهای جدید را در ابتدای فعالیت می‌دانستند سریع‌تر، کم‌هزینه‌تر و راحت‌تر آن را به انجام می‌رساندند. به این موارد درس آموخته گفته می‌شود.
بعید است کسی را پیدا کنید که با درس گرفتن از اشتباهات و موفقیت‌های گذشته مخالف باشد. سازمان‌ها اغلب برای استفاده مجدد مؤثر از دانش پروژه‌های قبلی خود مجهز نیستند.
گفتگوها اغلب در ابتدا و انتهای پروژه‌ها برای بحث در مورد درس آموخته‌ها و زمینه‌های بالقوه برای بهبود انجام می‌شود، اما باگذشت زمان و ظهور پروژه‌های جدید، دسترسی به بسیاری از جزئیات پیرامون آنچه درگذشته اتفاق افتاده دشوار می‌شود یا به‌عنوان تیم‌ها تفسیر و سیستم‌ها تغییر می‌کند.
برای استفاده مجدد مؤثر از دانش پروژه‌های گذشته، باید ابزارمشخصي برای مستندسازی دانش خود استفاده کرده و چگونه آن دانش را در دسترس دیگران قرار دهید.
جایی که کار تکراری انجام می‌شود و اشتباهات مشابه بارها و بارها تکرار می‌شود. این امر می‌تواند پیشرفت را خفه کند و منجر به این شود که تیم‌ها مرتباً مجبور شوند چرخ را دوباره اختراع کنند.
برای استفاده مجدد مؤثر از دانش پروژه‌های گذشته، باید ابزار روشنی برای مستندسازی دانش خود داشته باشید و آن دانش را در دسترس دیگران قرار دهید. با استفاده مجدد از چیزهایی که دیگران قبلاً آموخته‌اند و ساخته‌اند، می‌توانید کارایی را بهبود ببخشید و در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید.
به دلیل داده‌های ناسازگار و نامشخص بسیاری از سازمان‌ها برای استفاده مجدد از دانش پروژه‌های قبلی تلاش می‌کنند. تیم‌ها اغلب در موقعیت‌هایی قرار می‌گیرند که حدس زنی‌های ناکارآمد و صفحه گسترده‌های مستعد خطا در پروژه‌هایشان دخیل هستند و بنابراین احساس می‌کنند که به‌سادگی به داده‌های خود اعتماد کافی برای استفاده مجدد از آن درجاهای دیگر ندارند.
بااین‌حال، با اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده‌های بهتر و تولید تخمین‌ها و پیش‌بینی‌های اولیه خود با پلتفرم یکسان، مجموعه داده‌های مشابه و محاسبات یکسان در هر بار، اعتماد شما به داده‌های خود بهبود می‌یابد.
تیم‌های برنامه‌ریزی و برآورد قادر خواهند بود به‌جای ادغام و بررسی داده‌ها بر برنامه‌ریزی واقعی پروژه تمرکز کنند و شما می‌توانید از یافته‌های خود در پروژه‌های آینده استفاده مجدد کنید.
اگر پایگاه دانش شما خیلی محدود باشد، ممکن است سازمان شما برای درس گرفتن از پروژه‌های گذشته دچار مشکل شود.
وقتی صحبت از پروژه‌های زیرساختی بزرگ می‌شود، تیم‌ها اغلب متوجه می‌شوند که به دلیل مدت‌زمانی که برای تولید در هر نمونه صرف می‌کنند، تنها می‌توانند تعداد محدودی سناریو و برآورد هزینه را در نظر بگیرند. این بدان معناست که همیشه طیف گسترده‌ای از نمونه‌های مرتبط برای استفاده در پروژه‌های آینده وجود ندارد.
بااین‌حال، ابزارهای هوش تجاری مانند Rail BI می‌توانند تجزیه‌وتحلیل سریع سناریو را تسهیل کنند و اجازه می‌دهند تا هر بار جایگزین‌های متعددی براي تولید و در نظر گرفته شوند. درنتیجه، به تمام گزینه‌هایی که در مراحل مختلف پروژه‌های قبلی در نظر گرفته‌اید دسترسی دارید و به شما امکان می‌دهد از موفقیت‌های گذشته استفاده مجدد کنید و از یک پایگاه دانش رو به رشد استفاده کنید.
فرمت‌های گزارش دهی منسجم ساده‌ترین راه برای اطمینان از اینکه شما قادر به مستندسازی و استفاده از دانشی است که از قبل در سازمان شما وجود دارد. اگر داده‌ها و گزارش‌ها به‌طور متفاوت برای هر پروژه ارائه شود، بازدید مجدد از آن و مقایسه‌های مربوطه به‌موقع تقریبا غیرممکن می‌شود. خیلی اوقات، این امر منجر به این می‌شود که تیم‌ها از بررسی اطلاعات گذشته خودداری کنند و دوباره از ابتدا شروع کنند.
ابزاری مانند Rail BI به شما امکان می‌دهد الگوهایی را برای گزارش دهی ثابت و مقایسه سریع و آسان بسازید. می‌توانید جداول، نمودارها و نقشه‌ها را برای تجسم داده‌های متصل در قالب‌های خوانا اضافه کنید. این به اين معناست که می‌دانید کجا برای اطلاعات مرتبط با پروژه جستجو کنید.
خودکارسازی و ساده‌سازی روشی که گزارش‌های خود را ایجاد و ذخیره می‌کنید به این معنی است که همیشه می‌توانید به آن‌ها بازگردید، از آن‌ها بیاموزید و نکات کلیدی را برای بهبود مستمر به سیستم خود برگردانید.
منبع:
