آیا مدیریت دانش بر بهره‌وری سازمان موثر است؟

آیا مدیریت دانش بر بهره‌وری سازمان موثر است؟

مدیریت دانش زمانی در سازمان مفهوم پیدا می‌کند که برای سازمان ارزش افزوده ایجاد کند و در راستای ماموریت سازمان ارزش آفرین باشد و سازمان را در جهت پیشبرد اهداف حمایت کند. با این‌حال، معنای “ارزش برای سازمان” بسیار متفاوت است. یک برنامه مدیریت دانش ممکن است برای کوتاه کردن زمان چرخه پروژه از طریق بکارگیری مجدد دانش، کاهش خطاها یا همکاری برای ایجاد نوآوری‌ طراحی شود. بسته به زمینه، هر یک از این اهداف ممکن است مأموریت حیاتی باشد یا راه‌حلی مناسب برای حل یک چالش به شمار آیند. تمرکز بر روی مدیریت دانش در هر سازمانی به چالش‌ها و فرصت‌های دانشی موجود در آن سازمان بستگی دارد. طبق گفته 367 متخصص مدیریت دانش که در نظرسنجی روندهای مدیریت دانش APQC شرکت کرده‌اند، اولویت‌های اصلی سازمان‌ها در حوزه مدیریت دانش شامل بهره‌وری، تحول دیجیتال و ؟ موارد زیر است.

1. بهره‌وری

از برخی جهات، بهره‌وری مقوله‌ای فراگیر است که اهداف تجاری مختلفی را پوشش می‌دهد. برای شروع، بیایید این مفهوم را معادل بهره‌وری فردی در نظر بگیریم تا بهتر درک کنیم که مدیریت دانش به دنبال چه چیزی در بهره وری است.

برخی از برنامه‌های مدیریت دانش افزایش بهره‌وری را برای برخی از فرآیندهای کسب‌وکار هدف قرار می‌دهند. مثلا کاهش زمان لازم برای فروش  یا بهبود تعامل با مشتری در اولین تماس. این‌ها اهداف خوبی هستند زیرا یک گروه ذینفع مشخص وجود دارد و اندازه‌گیری تأثیرات آن نسبتاً ساده است. برای مثال اگر مدیریت دانش بتواند نشان دهد که پیاده‌سازی یک سیستم دانش جدید، زمان تکمیل فرآیند X را تا 20 درصد کاهش می‌دهد، در این صورت مدیر فرآیند X خوشحال است (و امیدواریم طرفدار مدیریت دانش شود) و مدیریت دانش می‌تواند یک بازگشت سرمایه مثبت برای فرآیند X ایجاد کند.

تأثیر مدیریت دانش بر بهره‌وری فردی بسیار پراکنده است و محاسبه آن سخت‌تر است، اما ممکن است حتی برای سازمان‌ها سود بادآورده‌تری داشته باشد. تحقیقات APQC نشان می‌دهد که کارمندان زمان زیادی را هدر می‌دهند تا به دنبال اطلاعات مناسب برای انجام کارهای خود باشن و یا چیزهایی را که از قبل وجود داشته‌اند را بازسازی کنند؛ زیرا نمی‌توانند آن‌ها را بیابند یا به آن‌ها دسترسی ندارند. برای یک کارمند این فعالیت‌ها نزدیک به 12 ساعت در هفته به طول می‌انجامد و معادل بیش از یک‌چهارم کل زمان کار آن‌ها را می‌کشد.

کارمندان همیشه زمانی را صرف جستجو و تبادل دانش می‌کنند، اما یک برنامه مدیریت دانش خوب می‌تواند اتلاف و دوباره‌کاری را کاهش دهد. به‌عنوان‌مثال، زمانی که سازمان‌ها دانش حیاتی خود را مستند می‌کنند، کارمندان گزارش می‌دهند که زمان کمتری را صرف تکرار اطلاعات و پاسخ‌ها می‌کنند. به‌طور مشابه، کارمندانی که به ابزارهای مدیریت دانش و جستجوی سازمانی دسترسی دارند، زمان کمتری را صرف جستجوی اطلاعات صرق می‌کنند. مشخص کردن تأثیر دقیق مدیریت دانش بر بهره‌وری فردی دشوار است، اما کمبود کارگران و گذار به دورکاری وکار ترکیبی، سازمان‌ها را مجبور کرده است که استراتژیک‌تر در مورد این مسائل فکر کنند.

2. تحول دیجیتال و سازمان هوشمند

به نظر می‌رسد تقریباً هر سازمانی در مسیر دگردیسی دیجیتال قرار دارد. تعریف تحول دیجیتال بسته به صنعت و عملکرد متفاوت است، اما بیشتر ابتکارات بر دیجیتالی کردن داده‌ها و اطلاعات، خودکارسازی (به‌عنوان‌مثال، از طریق RPA یا AI)، استفاده از تجزیه‌وتحلیل، یا فعال کردن تعاملات دیجیتال تمرکز دارند.

برای سازمان‌هایی که به دنبال تحول دیجیتال هستند، منطقی است که مدیریت دانش حول این تلاش‌ها متمرکز شود. مدیریت دانش می‌تواند به تیم‌های دیجیتالی کمک کند تا دانش سازمانی را که برای پیاده‌سازی آن‌ها حیاتی است شناسایی کنند و اطمینان حاصل کنند که دانش مستند شده، محافظت می‌شود و برای کارکنان سیستم‌هایی که به آن نیاز دارند قابل‌دسترسی است. اگر رهبران ارشد روی تحول دیجیتال متمرکز هستند، مدیریت دانش باید به بخشی از این برنامه بدل شود.  برای مثال، مدیریت دانش ممکن است:

• به مستندسازی فرآیندها و گردش‌های کاری خاص کمک کند تا بتوان آن‌ها را خودکار کرد
• مجموعه‌ای از دانش را برای آموزش الگوریتم‌های یادگیری ماشینی ارائه کند
• پشتیبانی از مدیریت تغییر برای پلتفرم‌های مجازی را تسهیل کند

هنگامی‌که نقش مدیریت دانش در تخول دیجیتال را روشن کردید، می‌توانید نقاط عطف و معیارهایی را برای ردیابی سهم مدیریت دانش در تحقق آن تعیین کنید و از گم‌شدن آن در یک پروژه بی‌شکل و چندوجهی جلوگیری کنید.

3. یکپارچگی استراتژیک

در دو سال گذشته اختلالات بازار، زنجیره تامین و نیازهای مشتریان به‌سرعت در حال تحول بوده و اجزای مختلف کسب‌وکار را ملزم کرده است تا یکدیگر را سریع‌تر به‌روزرسانی کنند و در راه‌حل‌های نوآورانه و بین‌رشته‌ای همکاری کنند.

خبر خوب این است که مدیریت دانش به‌طور منحصربه‌فردی به بخش‌های مختلف کسب‌وکار کمک می‌کند تا به‌صورت یکپارچه عمل کنند. برای شروع، بسیاری از رویکردهای مدیریت دانش کلاسیک برای تجزیه سیلوهای سازمانی طراحی‌شده‌اند:

• انجمن خبرگی کارکنان را پیرامون یک موضوع مشترک و موردعلاقه یا مشکل سازمانی گرد هم می‌آورد.
• درس‌ آموخته‌ها به مستندسازی شیوه‌های خوب، نکات و ترفندها و گام‌های اشتباه کمک می‌کند تا دیگرانی که با سناریوهای مشابه روبرو می‌شوند بتوانند از آن تجربیات گذشته بیاموزند.
• نقشه دانش به کارکنان کمک می‌کند تا کارشناسان و همتایان با علایق مشابه را پیدا کنند و با آن‌ها ارتباط برقرار کنند، مهم نیست در کجای سازمان حضور دارند.

همانند تحول دیجیتال، یکپارچگی استراتژیک یک هدف بزرگ برای مدیریت دانش است. اگر برنامه مدیریت دانش شما بر روی این اولویت‌های سازمانی متمرکز است، مطمئن شوید که متوجه شده‌اید رهبران واقعاً چه چیزی را می‌خواهند به انجام برسانند و موفقیت ازنظر آن‌ها چگونه به نظر می‌رسد. سپس می‌توانید نقشی را برای مدیریت دانش مشخص کنید.

https://www.apqc.org/blog/how-km-should-support-business-2022