در سالیان اخیر بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های داخلی اهمیت مدیریت دانش را درک کرده و تمایل به استفاده از تکنیکها و روش‌های مدیریت دانش دارند. اما در ابتدای راه همواره یک سوال اساسی برای آن‌ها وجود دارد؛" از کجا شروع کنیم"!!
انتخاب پایلوت مناسب برای شروع اقدامات مدیریت دانش یکی از مهم‌ترین عوامل موثر بر موفقیت و یا شکست آن در سازمان است. بدون تردید انتخاب پروژه‌‌های پایلوت باید در یکی از حوز‌ه‌های کلیدی سازمان اتفاق بیفتد که بر کسب و کار سازمان تاثیر مستقیم دارد. برای انتخاب پروژه پایلوت مدیریت دانش باید شرایط کلی زیر را در نظر بگیریم:
یک مشکل خاص در کسب و کار را حل کند؛
نتایج قابل اندازه گیری داشته باشد؛
بر اساس نتایج آن بتوان در سایر بخشهای سازمان مدیریت دانش را توسعه داد.
پیش از اجرای اقدامات باید چارچوب کلی مدیریت دانش سازمان را تعریف کنیم. این چارچوب شامل اهداف کلان، راهبردها، ابراها و تکنیک‌های مدیریت دانش و ... می‌شود. برای اجرای پروژه پایلوت مدیریت دانش باید سه مرحله زیر را انجام داد:
در مراحل اولیه انتخاب پایلوت باید به این سوال پاسخ دهیم که "مدیریت دانش چگونه به می تواند به واحد منتخب کمک کند". در این مرحله چگونگی استفاده از مدیریت دانش در کل سازمان ملاک نیست.
در مرحله دوم به منظور آزمون ابزار و تکنیک‌های مدیریت دانش باید به این پرسش پاسخ دهیم که "آیا این ابزار یا فرایندمدیریت دانشبخشی از چارچوب تعریف شده مدیریت دانش در سازمان ما هست؟". اگر چنین است چه اصلاحاتی نیاز دارد تا با فرهنگ سازمانی‌مان همخوانی بیشتری داشته باشد.
در مرحله سوم و پیش از نهایی شدن اقدامات، در صورت نیاز تغییراتی در چارچوب اولیه ایجاد می کنیم. این تغییرات می‌تواند در راستای توسعه مدیریت دانش در کل سازمان باشد.
اجرای پروژهای پایلوت مدیریت دانش 3 هدف اصلی را دنبال می‌کند:
یک میدان یادگیری است که در آن می‌توانید فرآیندها، تکنیکها و ابزارهای مدیریت دانش را امتحان کنید، مدل مدیریت دانش را نهایی کنید و به سوالات فوق پاسخ دهید.
مانند بذری است که در بستر فرهنگی سازمان کشت می‌شود و رشد می‌کند و پس از طی شدن مراحل رشد می‌توان آن را در سایر قسمت‌‌های سازمان نیز تکثیر کرد.
نتایج آن در اثبات ارزش ایجاد شده برای کسب و کار قابل ارائه به رهبران سازمان است. با این کار می‌توانیم حمایت حداکثری سطوح ارشد را برای توسعه مدیریت دانش در سایر بخشهای سازمان جلب کنیم.
با توجه به محدودیت منابع سازمان، بایستی بین گزینه‌‌های منتخب برای پایلوت اولویت بندی انجام دهیم، که در ادامه به برخی از معیارهای پیشنهادی اشاره شده است:
در صورت موقیت آمیز بودن پروژه آیا می توانیم میزان اثربخشی را اندازه گیری کنیم ؟
آیا مدیریت واحد منتخب به اندازه کافی از اجرایی شدن اقدامات حمایت می‌کند
دانش ایجاد شده صرفا برای واحد پایلوت مورد استفاده است یا در سایر بخشهای سازمان نیز می‌توان از آن بهره‌مند شد؟
اقدامات برنامه‌ریزی شده با در زمان محدود و با منابع موجود قابل انجام است؟
پس از انتخاب پروژه پایلوت، سازماندهی ارکان اجرایی موضوع بسیار مهمی است که باید به آن توجه کرد. پروژه پایلوت باید توسط واحد متولی مدیریت دانش با همکاری تیم مدیریت دانش و تسهیلگران دانش برنامه‌ریزی و مدیریت شود. نقش حمایتی رهبران سازمان نیز در طول اجرای پروژه قطعا منجر به بهبود نتایج خواهد شد.
