ایجاد فرهنگ به‌اشتراک‌گذاری دانش برای سازمانها و کارمندان بسیار مهم است. با در نظر گرفتن این حقیقت که سازمان دائماً در حال رشد و تغییر است، اشتراک‌گذاری دانش به کارکنان کمک می‌کند به رشد و تکامل خود ادامه دهند. اشتراک‌گذاری دانش به کارکنان اجازه می‌دهد از تجربیات همدیگر بیاموزند، به یکدیگر یاد بدهند و درنتیجه آموخته‌های خود را با همدیگر به اشتراک بگذارند تا سازمان بتواند به پیشرفت خود ادامه دهد.
اشتراک دانش زمانی رخ می‌دهد که اطلاعات مستند یا غیرمستند از فردی به فرد دیگر منتقل شوند. اشتراک دانش می‌تواند یک‌به‌یک، همتا به همتا یا به‌صورت گروهی اتفاق بیفتد. اشتراک دانش شامل تمامی فعالیت‌هایی است که تبادل دانش در بین کارکنان را امکان‌پذیر می‌سازد. علاوه‌براین اشتراک دانش می‌تواند در یک سازمان یا درمیان چند سازمان اتفاق بیفتد.
سازمانها باید یک روش استاندارد برای آموزش کارکنان در این زمینه داشته باشند. برخی از سازمانها با استخدام مشاور و مربی و دریافت راهنمایی از آن‌ها به حل مسائل مهم سازمانی کمک می‌کنند. برخی دیگر نیز بسترهای مناسبی برای کاکنان ایجاد می‌کنند تا در یک فضای خلاق، دانش جدید را به وجود آورده و در سازمان اجرایی کنند. اگرچه سازمانها می‌خواهند کارکنان اشتراک‌گذاری دانش را به‌طور فعال انجام دهند، اما برخی از کارکنان ممکن است تمایلی به اشتراک گذاشتن دانش خود نداشته باشند. بر اساس مطالعه‌ای که در مجله کسب‌وکار هاروارد منتشر شده است، کارکنانی که از کارشان لذت می‌بردند نسبت به کارکنانی که برای دریافت پاداش یا اجتناب از تنبیه کار می‌کردند، با احتمال بیشتری دانش خود را به اشتراک می‌گذارند. بنابراین، تحت‌فشار قرار دادن کارکنان برای به اشتراک گذاشتن آنچه می‌دانند می‌تواند خطرناک باشد. در عوض، به اشتراک‌گذاری دانش باید تشویق شود و بخشی از فرهنگ‌سازمانی شود.
برای تیم‌های کوچک، کار کردن با یکدیگر آسان است. درواقع، مطالعات روی اندازه بهینه تیم‌ها نشان داد که تیم‌هایی با بیش از چهار نفر، به‌طور قابل‌توجهی بدتر عمل می‌کنند. این خبر بدی است، زیرا به‌احتمال‌زیاد اکثر تیم‌های ما بیش از چهار نفر هستند. با رشد تیم‌ها، فرآیندهای ساختارمند برای ارتباطات و اشتراک دانش اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند. بیایید چهار دلیل اهمیت فرهنگ به‌اشتراک‌گذاری دانش برای همسویی بین تیمی را بررسی کنیم:
به اشتراک‌گذاری دانش به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های جدیدی را بیاموزند. آن‌ها آنچه را که در آن متخصص هستند با دیگران به اشتراک می‌گذارند و از محتوای جدیدی که دریافت می‌کنند علاوه بر مهارت‌های موردنیاز برای انجام کارهای خود، مهارت‌های ارتباطی را نیز فرامی‌گیرند. کسب مهارت‌های ارتباطی برای کارکنان سازمان حیاتی است. به اعتقاد 86 درصد از کارمندان و مدیران، عامل اصلی ناکامی در محل کار فقدان ارتباط مؤثر است. بنابراین داشتن برنامه‌ها و انگیزه‌هایی برای تشویق به‌اشتراک‌گذاری دانش به عملکرد بهتر تیم شما منتهی می‌شود. باگذشت زمان، این برنامه‌ها به ایجاد فرهنگ یادگیری سازمانی منتهی خواهد شد.
ایجاد یک فرهنگ یادگیری در سازمان، مشارکت و عملکرد کارکنان را به‌شدت افزایش می‌دهد. 94 درصد از کارکنان معتقد هستند که در صورت سرمایه‌گذاری بر روی ارتقای سطح یادگیری خود در سازمان ماندگار می‌شوند. به‌جرئت می‌توان گفت که فرهنگ یادگیری تأثیر مثبتی بر میزان ماندگاری کارکنان دارد و اولین گام برای ایجاد یک فرهنگ یادگیری این است که کارکنان را وادار کنیم تا دانش خود را آشکارا به اشتراک بگذارند و فرهنگ به‌اشتراک‌گذاری دانش را در سازمان تقویت کنیم.
به اشتراک‌گذاری دانش نیز برای بهره‌وری سازمان حیاتی است. یکی از مطالعات مک کینزی نشان داد که کارمندان 20٪ از زمان خود را صرف جستجوی اطلاعات داخلی یا یافتن همکارانی می‌کنند که از دانش کلیدی بهره‌مند هستند. اگر کارمندان به‌طور منظم با همکاران خود در ارتباط باشند و درس‌آموخته‌های کلیدی خود را با همدیگر مبادله کنند، زمان انجام کار 20 درصد کاهش می‌یابد. این اتفاق می‌تواند به‌طور تصاعدی بهره‌وری سازمان را بهبود بخشد. به‌طور خلاصه، تیم‌های شما زمان کمتری را صرف جستجوی اطلاعات و استفاده از آن‌ها برای پیشبرد اهداف سازمان خواهند کرد.
ازآنجاکه دورکاری به یکی از استراتژی‌های مهم ادارات سازمانها تبدیل شده است، به‌اشتراک‌گذاری دانش در این حالت اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است. به‌اشتراک‌گذاری دانش به کارمندان کمک می‌کند که از راه دور با همدیگر ارتباط برقرار کنند و از یکدیگر بیاموزند. در مطالعه‌ای که در مجله Nature Human Behavior منتشر شده است، محققان کارمندان دورکار مایکروسافت در دوران همه‌گیری کرونا را مورد مطالعه قرار دادند.
آن‌ها دریافتند که «دورکاری در سراسر سازمان باعث می‌شود که شبکه همکاری کارکنان ایستاتر شود و ارتباطات کمتری بین بخش‌های متفاوت وجود داشته باشد.» آن‌ها به این نتیجه رسیدند که دورکاری اشتراک‌گذاری اطلاعات را سخت‌تر می‌کند. راه‌حل این چالش، ایجاد انجمن‌های خبرگی برای اشتراک‌گذاری دانش است که همکاری و ارتباط بین کارکنان را تشویق می‌کند. تعاملات در این برنامه‌ها باعث می‌شود تا کارمندان اطلاعاتی را با دیگران به اشتراک بگذارند که درغیراین‌صورت فرصت آن را نداشتند. باگذشت زمان، این تعاملات فرهنگ اشتراک دانش را ارتقا خواهد داد.
چند راه ساده و آسان برای ایجاد فرهنگ به‌اشتراک‌گذاری دانش در سازمان وجود دارد که به کارکنان کمک می‌کند مهارت‌های جدیدی را بیاموزند و مشارکت بیشتری در فعالیت‌های سازمان داشته باشند. علاوه‌براین، اجرای این تکنیک‌ها به کارکنان اجازه می‌دهد تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند و اطلاعات موردنیاز خود را سریع‌تر پیدا کنند.
چت‌بات‌ها به شما این امکان را می‌دهند که با مشتریان در تماس باشید و هرگونه پشتیبانی که ممکن است نیاز داشته باشند را به آن‌ها ارائه دهید. علاوه‌براین، با استفاده از این پلتفرم‌ها و با سنجش رفتار مخاطب می‌توانید کمپین‌های خودکار ایجاد کنید. نتایج بررسی‌ها نشان می‌دهد با استفاده از چت‌بات‌ها، سازمان شما می‌تواند بهره‌وری کارکنان دانشی بامهارت بالا را 20 تا 25 درصد افزایش دهد.
نتایج یک مطالعه تحقیقاتی در یک سازمان مخابراتی در اردن نشان می‌دهد که چگونه سازمانها می‌توانند به‌اشتراک‌گذاری دانش را تشویق کنند. آن‌ها دریافتند که شیوه‌های کلیدی به‌اشتراک‌گذاری دانش عامل بسیار مهمی در «یادگیری سازمانی مداوم» است. آن‌ها دریافتند سازمان‌هایی که زمانی را برای به به‌اشتراک‌گذاری دانش اختصاص می‌دهند، مزایای بیشتری را دریافت می‌کنند. بنابراین، به‌جای اینکه کارکنان دانش خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند، رهبران سازمان باید زمانی را صرف شیوه‌های به‌اشتراک‌گذاری دانش کنند.
برنامه‌های آموزشی بین بخش‌ها به مربیان اجازه می‌دهد تا دیدگاه بهتری در مورد نقش‌های خود در سازمان داشته باشند و یکدیگر را بهتر درک کنند. برنامه‌های آموزشی بین واحدی، کارکنان را برای اشتراک‌گذاری دانش باانگیزه نگه می‌دارد و درنتیجه سازمان می‌تواند به نوآوری بپردازد.
این برنامه به گروهی از کارمندان که در بخش‌های مختلفی هستند اجازه می‌دهد تا یک چالش را به‌اتفاق همدیگر حل کنند. برگزاری جلسه‌های تیمی، روش یادگیری مؤثری در این خصوص به شمار می‌آید؛ زیرا امکان ارتباط بهتر بین کارمندان را فراهم می‌کند.
چت‌های همتا به همتا این امکان را به کارکنان می‌دهد تا در حین به اشتراک‌گذاری دانش خود، درباره مسائلی که برای آن‌ها پیش آمده است، به‌صورت تک‌به‌تک بحث کنند. گنجاندن این گفتگوها در فرهنگ یادگیری سازمان به کارکنان اجازه می‌دهد تا جنبه‌های مهمی از وظایف روزانه دیگران را بیاموزند. بدون شک این دانسته‌ها در طولانی‌مدت به کار خواهد آمد. مزیت دیگری که چت‌های همتا به همتا فراهم می‌آورند این است که به هر دو طرف اجازه می‌دهد فارغ از هر فشاری به پرسش‌هایی که هر دو طرف با آن درگیر هستند بپردازند.
گزارشی که توسط دیلویت که در سال 2019 در مورد «یادگیری در جریان زندگی» منتشر شد، بیانگر این مسئله بود که «علیرغم سرمایه‌گذاری‌های عمده در یادگیری، بسیاری از سازمانها انگیزه‌های عملکردی را به برنامه‌های یادگیری خود مرتبط نمی‌کنند و این خطر را افزایش می‌دهند که سرمایه‌گذاری‌های یادگیری به بهبود عملکرد سازمان منجر نشود». برای موفقیت‌آمیز بودن یادگیری در محل کار، باید مشوق‌هایی وجود داشته باشد. سازمانها باید در کارکنان انگیزه کافی را ایجاد کنند تا به‌طور منظم دانش و اطلاعات خود را منتشر کرده و عملکرد خود را بهبود ببخشند.
به‌طورکلی، اشتراک دانش می‌تواند شبیه یک شمشیر دو لبه عمل کند؛ چراکه پافشاری بیش‌ازحد برای ایجاد فرهنگ به‌اشتراک‌گذاری دانش باعث می‌شود کارمندان احساس فشار کرده و تمایلی به انجام آن نداشته باشند. بااین‌حال، به‌اشتراک‌گذاری دانش جزء کلیدی یک پلتفرم ارتباطی است که به کارکنان اجازه می‌دهد به‌درستی با دیگران ارتباط برقرار کنند.
منبع:
How To Create A Strong Knowledge-Sharing Culture In The Workplace?, techbullion.com, Luke Fitzpatrick, March 15, 2022
