تلاش‌ها در زمینه مدیریت دانش می‌تواند به دلایل بی‌شماری با شکست روبرو شود، اما این شکست عمدتا در ارتباط با “کارکنان” آغاز می‌شود. طبق تحقیقاتAPQC، بزرگ‌ترین موانع پیاده سازی مدیریت دانش که به اجرای موثر آن آسیب می‌رساند، آگاهی، زمان و فرهنگ‌سازمانی است.
در اغلب موارد یا ابزارها و رویکردهای مناسب در اختیار کارکنان قرار نمی‌گیرد و یا کارکنان زمان کافی برای اختصاص به این حوزه را ندارند. از سوی دیگر قوانین و فرضیات نانوشته می‌تواند مشارکت در این زمینه را دشوار کرده و از جذابیت آن بکاهد.
در ادامه این مطلب سه مانع به همراه ایده‌هایی برای حل هر یک از آن‌ها ارائه شده است. البته قطعا رفع این مشکلات به‌سادگی آب خوردن نیست و انتخاب روش مناسب به شرایط شما و سازمانتان بستگی دارد. اما پیروی از این توصیه‌ها می‌تواند اقدامات مدیریت دانشی شما را در مسیر درست قرار دهد.
مانع اول؛ آگاهی
درصورتی‌که کارکنان ندانند مدیریت دانش چیست، نمی‌توانند برای آن کاری انجام دهند. بنابراین استقرار و جاری‌سازی این سیستم در سازمان شما مستلزم داشتن یک استراتژی ارتباطی منسجم و جذاب است. درصورتی‌که پیام شما به‌صورت زودهنگام و به زبان و قالب ساده و مناسب منتقل نشود، کارکنان درک نخواهند کرد که از ابزارها و رویکردهایی که برایشان در نظر گرفته‌اید، چه زمانی باید استفاده کنند.
برای مدیریت دانش یک برند ایجاد کنید؛ در این راستا باید اصطلاحات و عبارات جذاب برای گفتگو در مورد مدیریت دانش بکار ببرید. همچنین ایده پردازی و استفاده از یک آرم یا شعار منطبق با فرهنگ و ارزش‌های سازمانی مفید خواهد بود. در گام بعد به‌صورت مداوم برند و شعار مدیریت دانش را تکرار کنید تا با به‌کاربردن آن کارکنان فورا آن را تشخیص دهند.
از یک استراتژی چندکاناله استفاده کنید؛ بعضی از افراد هرگز ایمیل نمی‌خوانند و بعضی دیگر در جلسات تمرکز کافی ندارند. جهت حصول اطمینان از اینکه پیام شما به‌درستی منتقل می‌شود، باید آن را از طریق کانال‌های متفاوت به اشتراک بگذارید.
پیام‌های خود را تنظیم کنید؛ روایت‌های مختلف و شیوه‌های ارتباطی مؤثر را شناسایی کرده و آن را بر اساس فرهنگ و علایق کارکنان برای سازمانتان بومی‌سازی کنید. استفاده از پیام‌‌هایی که در سازمان‌های دیگر موفق بوده، لزوما در سازمان شما منجر به آگاه‌سازی نمی‌شود.
سرگرم‌کننده باشید؛ رویدادهای زنده، مسابقات و فیلم‌های خنده‌دار می‌توانند هیجان و “هیاهو” لازم برای مدیریت دانش را فراهم کند. برای اطلاع‌رسانی و اگاه‌سازی حتما از رویکردهای جذاب استفاده کنید. روش‌های کلاسیک جذابیت چندانی برای کارکنان ندارد؛ به‌ویژه که در حال حاضر بخش قابل توجهی از منابع انسانی شاغل در سازمان‌ها نسل جوان هستند.
مشارکت رهبران و مدیران را جلب کنید؛ درصورتی‌که رهبران و مدیران را متقاعد کنید که مدیریت دانش از اهمیت برخوردار است، الگوپذیری و مشارکت برای آن‌ها آسان خواهد شد. پس با استفاده از ابزارهای مختلف مشارکت این گروه از ذینفعان را جلب کنید. برای این‌کار می‌توانید خلاصه‌ای از اقداماتی که انجام‌داده‌اید را در یک ساختار جذاب برای رهبران سازمان ارسال کنید تا در جریان فعالیت‌های مدیریت دانش قرار گیرند. همچنین می‌توانید در رویدادهای خاص از مدیران ارشد سازمان دعوت کنید تا سخنرانی کوتاهی در خصوص اهمیت مدیریت دانش داشته باشند.
هنگامی‌که این تصور در کارکنان ایجاد شود که بیش‌ازحد به مدیریت دانش مشغول هستند، زمان به مانعی تبدیل خواهد شد. گاهی اوقات این مسئله ناشی از برنامه‌‌ریزی نامناسب برای مدیریت دانش است. برای نمونه ممکن است از افراد درخواست شود در جلسه‌های طولانی شرکت کنند و یا یادگیری و استفاده از برخی از ابزارها برایشان وقت‌گیر باشد. این نوع از موانع زمانی ایجاد می‌شود که کارکنان بیش‌ازحد درگیر آن باشند و یا مدیریت دانش را “کار اضافی” بدانند که به درد آن‌ها نمی‌خورد.
مدیریت دانش را تا حد ممکن سریع و آسان کنید؛ به دنبال روش‌هایی برای از بین بردن یا خودکار کردن مراحل و یا ادغام مدیریت دانش در سیستم‌ها و برنامه‌هایی باشید که قبلا کارکنان از آن استفاده کرده‌اند.
مدیریت دانش را به‌عنوان بخشی از مسئولیت‌های کارکنان قرار دهید؛ برای مشارکت‌کنندگان اصلی همچون متخصصان، رهبران و فعالین حوزه مدیریت دانش، نقش‌ها و انتظارات شفاف دارای رتبه‌بندی مشخص کنید.
آموزش‌های مدیریت دانش را متناسب و بر اساس نیاز و تقاضا انجام دهید؛ کارکنان باید بتوانند بدون مراجعه به دفترچه‌های راهنما یا دیدن فیلم‌های آموزشی طولانی، پاسخ سؤالات خود را بیابند. برای این کار لازم است که آموزش‌های مدیریت دانش به اندازه باشد، برگزاری دوره‌های آموزشی طولانی و تهیه محتوای آموزشی حجیم کمکی به یادگیری نمی‌کند.
در جستجوی موانع ساختاری برای صرف وقت در مدیریت دانش باشید؛ برای حل چالش زمان، مدیریت دانش باید به بخشی از فعالیت‌های روزانه کارکنان تبدیل شود. به این نکته توجه داشته باشید که بهترین روش برای انجام این کار ایجاد ارتباط میان سیستم‌های سازمانی با مدیریت دانش است.
مشوق‌های آشکار و پنهان ایجاد کنید؛ اگر افرادی تصور کنند که این امر برای رهبران و مدیران مهم است و یا اینکه اگر احساس کنند این کار به حرفه آن‌ها کمک می‌کند، برای آن وقت می‌گذارند. کاری کنید که علاقه‌مندی کارکنان به مشارکت در فرایندهای دانشی بیش‌تر شود
حتی اگر رهبران تمام‌قد به حمایت از مدیریت دانش بایستند، ممکن است فرضیات اساسی، نگرش‌ها و قوانین نانوشته برخلاف برنامه‌های مدیریت دانش پیش رود. فرهنگ سازمانی نامناسب می‌تواند کارمندان را از طرح سؤال و یا به‌اشتراک‌گذاشتن بترساند و یا اینکه آن‌ها را در مورد چگونگی استفاده از دانش دچار شک و تردید کند. همچنین تفاوت‌های ظریف فرهنگی میان عملکردها، واحدها و موقعیت‌های جغرافیایی متفاوت می‌تواند منجر به ایجاد گروه‌های غیررسمی می‌شود که عملکرد میان تیمی مدیریت دانش را پیچیده می‌کند. به‌بیان‌دیگر دانش در میان گروه‌های محدود باقی‌مانده و از اشتراک‌گذاری آن‌ها با سایر تیم‌ها جلوگیری می‌شود.
رهبران را در توسعه استراتژی مدیریت دانش درگیر کنید؛ این حقیقت بر کسی پوشیده نیست که عقاید و رفتار مدیران تأثیر زیادی بر فرهنگ سازمانی دارد و شما برای رفع مشکلات موانع فرهنگی به جلب حمایت آن‌ها احتیاج خواهید داشت.
رهبران را در توسعه استراتژی مدیریت دانش درگیر کنید؛ این حقیقت بر کسی پوشیده نیست که عقاید و رفتار مدیران تأثیر زیادی بر فرهنگ سازمانی دارد و شما برای رفع مشکلات موانع فرهنگی به جلب حمایت آن‌ها احتیاج خواهید داشت.
مربی‌گری مدیران برای پذیرش نقش حمایتی را بر عهده بگیرید؛ نحوه بهره‌مندی مدیران از مزایای مدیریت دانش و همچنین انتظارات خود را برای دریافت حمایت و پشتیبانی به‌صورت واضح و شفاف بیان کنید. برای سهولت کار می‌توانید از اسلایدها، نکات گفتاری، به روش‌ها و الگوها استفاده کنید. شما باید در نقش یک مربی مدیریت دانش به مدیران سازمان جهت بدهید تا از اجرای درست آن حمایت کنند.
برخی از اقدامات نظیر آموزش را با منابع انسانی شریک شوید؛ آموزش‌های مدیریت دانش را در فرآیند جذب و استخدام نیروی جدید لحاظ کرده و شاخص‌های مرتبط با ارزیابی عملکرد را با مدیریت دانش ادغام کنید. ارتباط بین فرایندهای مدیریت دانش با سایر فرایندهای سازمانی نقش بسزایی در موفقیت مدیریت دانش ایفا می‌کند.
در مورد تغییرات فرهنگی به کارکنان آموزش دهید؛ سوتفاهم‌ها می‌تواند منجر به شکست در اشتراک دانش شود. هنگامی‌که کارکنان از واحدها و یا مکان‌های جغرافیایی متفاوت هستند باید آن‌ها را تشویق کرد تا هنجارها و انتظارات، سطح دانش افراد را به یک میزان رساند.
به فعالین حوزه مدیریت دانش پاداش دهید و آن‌ها را به سازمان بشناسانید؛ اگر کارکنان مشاهده کنند که شرکت‌کنندگان در حوزه مدیریت دانش موردتقدیر قرار می‌گیرند، احتمالا تمایل داشته باشند آن را امتحان کنند. باگذشت زمان، این رویکرد انگیزشی می‌تواند فرهنگ را در مسیر درست قرار دهد.
برای مطالعه مطالب تخصصی مدیریت دانش گروه مشاوره مدیریت داش دانا را دنبال کنید.
صفحه گروه مشاور مدیریت دانش دانا در لینکدین
What Are the Biggest Barriers to Knowledge Management?,Lauren Trees APQC, May 2021
# مهسا_ذاکری_دانا #مدیریت_دانش #گروه_مشاوره_مدریت_دانش_دانا #مشاوره_مدیریت_دانش #مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاوره_مدیریت_دانش #پیاده_سازی_مدیریت_دانش #استقرار_مدیریت_دانش #آموزش_مدیریت_دانش # نرم_ افزار _مدیریت _دانش #گروه_ مشاور_ مدیریت_ دانش_ دانا # انجمن_خبرگی_در_ مدیریت_ دانش # شرکت_ مدیریت_دانش # شرکت_ مدیریت_دانش_ دانا # موانع_پیاده سازی_مدیریت_دانش
