دانش ضمنی به‌سختی قابل‌بیان و به‌راحتی نمی‌توان آن را انتقال داد. دانش ضمنی خرد، بینش و بصیرت است. برای درک بهتر دانش ضمنی بهتر است یک مثال بزنم و سپس به سراغ درک مفهوم مدیریت دانش ضمنی برویم. فرض کنید که تعطیلات کریسمس نزدیک است و شما تصمیم گرفته‌اید بر اساس دستور پخت شیرینی‌های معروف مادربزرگتان، شیرینی بپزید. شما از کودکی تا به الان این شیرینی‌های خوشمزه را خورده‌اید و مطمئنید که همکارانتان از طعم این شیرینی خوششان می‌آید. شما کتاب آشپزی قدیمی که از مادربزرگتان گرفته‌اید را باز می‌کنید و از روی دستور پخت شروع به درست کردن شیرینی می‌کنید. دستور پخت خیلی کوتاه و راحت است و شما دقیقاً تمام مراحل ذکرشده در کتاب را انجام می‌دهید اما طعم شیرینی شما با طعم شیرینی که مادربزرگتان درست می‌کرد خیلی فرق دارد. دوباره امتحان می‌کنید و این بار طعم شیرینی کمی بهتر می‌شود اما باز هم به خوشمزگی شیرینی مادربزرگتان نیست. شما تصمیم می‌گیرید با مادربزرگتان تماس بگیرید و او به شما پیشنهاد می‌دهد تا پیش او بروید و با هم شیرینی را درست کنید. شما در حین پخت متوجه می‌شوید مادربزرگتان از یک کفگیر خاص استفاده می‌کند و برای درست کردن خمیر ترفندهای خودش را دارد و در آخر نتیجه پخت همان شیرینی خوشمزه همیشگی مادربزرگ است که طعمش با شیرینی شما خیلی فرق داشت. الان شما درک بهتری از درست کردن شیرینی دارید اما نه با پیروی صرف از دستور پخت، بلکه با دیدن نحوه درست کردن شیرینی توسط مادربزرگتان. کارهایی وجود دارد که مادربزرگتان به روش خاص خود انجام می‌دهد که در دستور پخت به آن اشاره‌ای نشده است. مثلاً وقتی در کتاب نوشته بود سه قاشق آرد، مادربزرگتان سه قاشق پر نمی‌ریخت بلکه اضافی آن را با چاقوی کره کم می‌کرد، این قبیل از اطلاعات که تا زمان دیدن ناشناخته هستند دانش ضمنی نام دارند.
مایکل پولیانی، دانشمند مجارستانی-بریتانیایی، تعریفی از دانش ضمنی ارائه کرده است. به نظر او دانش، ترکیبی از دانش ضمنی و دانش آشکار است. او تأکید کرد که همه کارکنان به ترکیبی از دانش رسمی سازمان و تجربه‌ها و دانش‌های خود نیاز دارند تا مطابق قوانین سازمان عمل کنند و در برابر شرایط مختلف منعطف باشند. توسعه حرفه‌های جدید درنهایت منجر به ایجاد دانش ضمنی شد. در دهه 1960بخش زیادی از مردم درگیر تولیدات اولیه مانند کشاورزی و معدن و… بودند. در سال 1987 حضور مردم در صنایع خدماتی رشد قابل‌توجهی داشت. درحالی‌که حضور افراد در صنایع تولیدی و ساخت کاهش زیای داشت. موفقیت و شکست سازمان‌ها تا حد زیادی به مدیریت و انگیزه کارکنان بستگی داشت. فناوری اطلاعات یکی دیگر از مزیت‌های استراتژیک مهمی بود که برای سازمان‌هایی که هدفشان مزیت رقابتی پایدار بود اهمیت زیادی داشت.
صرف‌نظر از کمیت و کیفیت اطلاعات موجود، بخش دشوار به اشتراک‌گذاری دانش ضمنی است که در سازمان‌ها همچنان به‌عنوان یک چالش اساسی باقی مانده است و به شکاف بین قدیمی‌ترها و تازه‌کارها دامن زده است. زیرا دانش ضمنی هر کارمند در ذهن خودش باقی می‌ماند به همین دلیل یک پایگاه داده بزرگ‌تر برای به دست آوردن و ذخیره‌سازی دانش ضمنی ایجاد شد که دانش ضمنی و تجربه کارکنان در آن ثبت می‌شد و هر کارمند تازه‌واردی به‌راحتی از این دانش‌ها برای مواردی که بلد نبود استفاده می‌کرد.
اکنون می‌دانید دانش ضمنی چیست، وقت آن است که در مورد چگونگی ثبت و مستندسازی آن صحبت کنیم. بااین‌حال استخدام افرادی که همه حرکات کارمند شما را ثبت کنند چندان راحت و امکان‌پذیر نیست. اگر به شما بگوییم که بدون توجه به‌اندازه سازمان خود می‌توانید تمام دانش ضمنی کارکنان خود را بدون اینکه بانک خود را تغیر دهید و یا کارکنان حس نکنند که به حریم خصوصی آن‌ها واردشده‌اید و مقابل شما گارد بگیرند، جواب شما چیست؟
برای یادگیری برخی از بهترین شیوه‌های ثبت دانش ضمنی در ادامه مطلب همراه ما باشید:
با ممیزی پایگاه دانش فعلی سازمان خود شروع کنید تا مطمئن شوید که جامع و کاربردی است و در تصمیم‌گیری مفید است. با این کار، شکاف‌های دانش ضمنی را شناسایی و پر خواهید کرد.
آیا تابه‌حال از خودتان پرسیده‌اید که چرا مربی رانندگی شما تصمیم گرفت در ساعات اوج ترافیک شما را به تعلیم رانندگی ببرد؟ او سعی می‌کند شما را به‌طور عمدی در فضایی قرار دهد که هر چیزی که یاد گرفته‌اید به کار ببرید و به چالش‌ها و تردیدهایی که در یک منطقه پرترافیک دارید بپردازید و بتوانید بر آن‌ها غلبه کنید. سازمان شما می‌تواند همین فرآیند یادگیری را اتخاذ کند. چند راه برای انجام این کار وجود دارد:
دلایل زیادی وجود دارد که کارکنان یک سازمان در به اشتراک‌گذاری دانش خود مردد باشند. ممکن است نگرانی از دست دادن شغل خود را داشته باشند یا نگران این باشند که فرد دیگری را جایگزین آن‌ها کنید یا حتی خیلی خجالتی باشند و نتوانند دانش خود را به اشتراک بگذارند. برای غلبه بر این چالش می‌توانید مهارت کار تیمی را تقویت کنید و فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش را ترویج دهید.
برای ایجاد انگیزش در کارکنانی که دانش ضمنی خود را داوطلبانه به اشتراک می‌گذارند و برای سازمان ایجاد ارزش می‌کنند می‌توانید از انگیزه‌های مالی استفاده کنید.
شاید از خودتان بپرسید چگونه از داستان‌سرایی برای اشتراک‌گذاری دانش می‌شود استفاده کرد. داستان‌سرایی از ابتدای تکامل اجتماعی بشر یکی از ابزارهای اصلی برای انتقال مفاهیم و تجربیات بوده است. شما می‌توانید یک سناریوی واقعی را از طریق نمودارها و شکل‌ها روایت کنید.
اکنون‌که شکاف‌های دانشی موجود را با دانش ضمنی پر کرده‌اید، گام بعدی تقویت آن است. بهترین راه برای انجام این کار استفاده از سیستم مدیریت دانش است. این کار به سازمان شما این اجازه را می‌دهد تا دانش ضمنی را به دانش آشکار و سازمانی که دسترسی به آن برای همه آسان است تبدیل کنید.
استفاده از سیستم مدیریت دانش مزایای زیر را در بلندمدت به همراه دارد:
منبع:
