به نظر می‌رسد با شیوع کرونا جهان یک‌شبه تغییر کرده است و مدیریت دانش نیز باید با بازنگری در برنامه‌های خود از مطابقت با اولویت‌ها و واقعیت‌های سازمانی اطمینان حاصل کنند. مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا تکنیک‌ها و ابزارهای بسیاری برای کمک به سازمان‌ها ارائه کرده است، اما اگر به دنبال ترسیم یک مسیر کوتاه برای پیاده‌سازی مدیریت دانش هستید، تجزیه‌وتحلیل SWOT مدیریت دانش کمک زیادی به سازمان شما می‌کند.
این ماتریس دوبه‌دو به شما امکان می‌دهد فهرستی از نقاط قوت و ضعف فعلی برنامه مدیریت دانش خود تهیه کنید. فرصت‌هایی را که می‌توانید از آن‌ها بهره ببرید و تهدیدهایی که باید در برابر آن‌ها از برنامه‌تان محافظت کنید را نیز در اختیارتان می‌گذارد.
این ابزار یک‌راه عالی برای برجسته کردن مهارت‌ها و امکانات تیم مدیریت دانش شما و نحوه استفاده از آن‌ها در حل بحران‌های سازمان است. با کمک SWOT متوجه این نکته خواهید شد که مدیریت دانش چه‌کاری را به شکلی منحصربه‌فرد انجام می‌دهد و چگونه این قابلیت‌های اصلی به سازمان کمک می‌کنند تا به سمت کار و یادگیری از راه دور، کاهش هزینه‌ها از طریق اتوماسیون و ایده‌پردازی در مورد یک استراتژی جدید حرکت کند.
تمایز بین «نقاط قوت» و «فرصت‌ها» به شما اطمینان می‌دهد که هم در مورد قابلیت‌های ذاتی برنامه مدیریت دانش و هم در مورد رابطه با کسب‌وکار و نیازهای بازار فکر کنید. ماتریسSWOT همچنین در مورد تلاش‌های فعلی‌تان در زمینه مدیریت دانش و هرگونه تهدید خارجی که شمارا در معرض خطر قرار می‌دهد نیز اطلاعات خوبی را در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
اگرچه نمی‌توان محیط کنونی را کم نوسان کرد، اما با نگاهی دقیق به‌جایی که در حال مبارزه هستید تشویق می‌شوید تا با نقص‌ها مقابله و از خطرات احتمالی دوری‌کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر تیم مدیریت دانش شما در زمینه فناوری فاقد تخصصی عمیق است و سازمان شما با به‌کارگیری ربات‌ها به منظور اتوماتیک کردن گردش کار دست به نوآوری زده است، زمان آن رسیده که همکاری خود را با واحد فناوری اطلاعات تقویت کرده و دانش فنی ایجاد کنید. هر تیم مدیریت دانش می‌تواند با ایجاد شناسایی نقاط قوت، قابل‌بهبود، فرصت و تهدیدهای مدیریت دانشی بفهمد چه دانشی در حال حاضر حیاتی است و باید منابع محدود خود را در کجا سرمایه‌گذاری کند؟ سازمان چه نقاط قوتی را برای افزایش پایداری در دوران کرونا نیاز دارد؟ چه شکاف‌هایی در سازمان وجود دارد که می‌تواند کسب‌وکار را آسیب‌پذیر کند؟ سازمان در چه حوزه‌هایی می‌تواند واردشده و مزیت ایجاد کند؟ بزرگ‌ترین خطرات برای بقای سازمان چیست؟
در ادامه لیستی از مهم‌ترین نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای مدیریت دانش را مشاهده می‌کنید که بر اساس تحقیقات و گفتگوهای اعضای APQC به‌دست‌آمده است. این فهرست هنوز جای کار دارد، بنابراین من را از نظرات خود بی‌بهره نگذارید تا بدانم چه چیزی را از قلم انداخته‌ام!
نامرئی بودن: زمانی که مدیریت دانش کارهای بزرگی برای سازمان انجام می‌دهد، اطلاع‌رسانی درستی از آن انجام نمی‌شود. درنتیجه کارکنان یا نمی‌دانند مدیریت دانش چیست، یا تصورشان از مدیریت دانش بسیار محدود است. به‌عنوان‌مثال، فکر می‌کنند شیرپوینت یا اینترانت است.
سوء‌تفاهم‌ها: گاهی اوقات تیم مدیریت دانش نتوانسته یک بیزینس کیس مناسب را تدوین و اجرایی کند و درنتیجه ارتباط لازم را با کارکنان برقرار کند.
اندازه‌گیری نتایج مدیریت دانش: مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا منابع زیادی برای کمک به سازمان‌ها در اندازه‌گیری ارزش مدیریت دانش دارد، اما این فرآیند زمان‌بر بوده و تا حدودی ذهنی است. حتی زمانی که رهبران سازمان می‌دانند مدیریت دانش مزایایی را به همراه دارد، تعیین ارزش ریالی دقیق آن ممکن است دشوار باشد. این امر مدیریت دانش را آسیب‌پذیر می‌کند.
نیازی رو به رشد: بحران کرونا نیاز به مدیریت دانش را برای سازمان‌ها و کارکنان واقعی کرده است. آن‌ها هم از مزایای مدیریت دانش خوب و هم از خطرات نادیده گرفتن سیستم‌های اطلاعاتی منسوخ، دانش پنهان غیرمستند و موانع فرهنگی برای اشتراک دانش آگاه هستند. با شیوع کرونا هرروز به ارزش مدیریت دانش افزوده می‌شود؛ زیرا کار از راه دور به راه‌حل‌های مجازی نیاز دارد و محتوای نامنظم و نایاب، مانع از نوآوری و تصمیم‌گیری سریع می‌شود.
تحول دیجیتال: استفاده از سامانه‌های دیجیتال پس از همه‌گیری کرونا بیش‌ازپیش موردتوجه قرارگرفته است و بسیاری از سازمان‌ها پروژه‌های دیجیتال را برای کاهش هزینه‌ها، خودکارسازی فرآیندها پیاده‌سازی می‌کنند. مدیریت دانش می‌تواند به تیم‌های دیجیتال کمک کند تا نیاز کاربران را درک و تغییرات را مدیریت کنند. پیوند مدیریت دانش با تحول دیجیتال به تقویت رهبری می‌انجامد.
اتوماسیون و هوش مصنوعی: فناوری‌های جدید به مدیریت دانش در برطرف کردن نقاط درد (مثلاً یافتن محتوا) کمک می‌کنند. قابلیت‌های دیجیتال مانند هوش مصنوعی وقتی به‌درستی انجام شوند می‌توانند ارزش مدیریت دانش را افزایش دهند.
راه‌حل‌های یکپارچه: در بسیاری از موارد مشارکت بین مدیریت دانش و دیگر واحدهای سازمانی مانند منابع انسانی و فناوری اطلاعات می‌تواند منجر به خلق ارزش و تقویت یادگیری شود. راهکارهای یکپارچه مدیریت دانش کمک می‌کند که دانش سازمانی به نحو مطلوبی در سراسر سازمان به گردش درآمده و مورداستفاده قرار گیرد.
کاهش بودجه: با تداوم همه‌گیری کرونا، بودجه‌های سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای محدود می‌شود. مدیریت دانش باید برای سهم خود از منابع محدود به‌سختی مبارزه کند. برنامه‌های مدیریت دانش بدون داشتن یک بیزینس کیس شفاف به‌سلامت از این دوران عبور نمی‌کنند.
تفکر کوتاه‌مدت: در یک محیط ناآرام، ترس به‌راحتی غلبه پیدا می‌کند. اگر رهبران سازمان امروز تنها بر بقای خود متمرکز شوند و چشم خود را از پایداری بلندمدت سازمان بردارند، مدیریت دانش ممکن است به‌جای داشتن قابلیتی ضروری، یک مد زودگذر به نظر برسد.
تفکر سیل‌زده: گاهی هرج‌ومرج و اضطراب باعث می‌شود افراد از گوشه امن و کوچک خود در سازمان محافظت کرده و چشم‌انداز کلان را از دست بدهند. در این شرایط تیم‌های کاری به دلیل مشغله زیاد دانش خود را انباشته کرده و برای به اشتراک گذاشتن آن فرصت کافی در اختیار ندارند.
محدوده خزیدن: سازگاری و سودمندی مدیریت دانش این امکان را فراهم کرده است که در رویارویی با همه‌گیری کرونا “اولین پاسخ‌دهنده” باشد؛ اما تیم‌های مدیریت دانش که برای اجرای کنفرانس‌های مجازی، تبدیل دوره‌های حضوری به آموزش الکترونیکی وارد عمل شدند، ممکن است برای رهایی و خروج از این فعالیت‌های فوق‌برنامه دچار مشکل شوند. همان‌طور که مدیریت دانش برای حمایت از نیازهای فوری سازمان منعطف می‌شود، نباید ماموریت اصلی خود را هم فراموش کند؛ تسهیل جریان دانش حیاتی سازمانی ماموریت اصلی مدیریت دانش است.
how-km-can-benefit-swot-analysis-2020, APQC.COM, Lauren trees, July 2020
