برای انتخاب مشاور به چه نکاتی توجه کنیم؟
تمام کسب و کارها فارغ از دامنه و ماهیت فعالیت خود، از تأمین‌کنندگان بهره می‌گیرند. تأمین‌کنندگان زیادی در بخش‌های مختلف بازار خدمات و محصولات تخصصی را ارائه می‌کنند. در اکثر موارد سازمان‌ها ناگزیر به انتخاب بین تأمین‌کننده‌ها هستند و تلاش می‌کنند از محصولات و خدمات با کیفیت و قیمت قابل قبول بهره بگیرد. موضوع انتخاب در سازمان‌های بزرگ کمی پیچیده‌تر است. سازمان‌های بزرگ و متوسط فرایند خرید شرکتی را برای تأمین کالا و خدمات مدنظر قرار می‌دهند. فرایند اصولی در خرید شرکتی معمولاً شامل گام‌های زیر است:
در عمل بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های متوسط و بزرگ ایرانی، این فرایند را به‌درستی طی نمی‌کنند و یا حتی از برخی گام‌ها غافل می‌مانند. به‌عنوان مثال در بسیاری مواقع تشخیص نیاز (گام اول) و یا بازرسی محصولات (گام ششم) به درستی انجام نمی‌شود و یا ارزیابی عملکرد (گام هفتم) به طور کلی انجام نمی‌شود!
درنتیجه علیرغم خواست کارشناسان و متولیان خرید، نتایج با کیفیت مورد نظر از کالا یا خدمت خریداری شده، نصیب سازمان نمی‌شود. بررسی کامل عارضه‌ها و نقاط شکست خرید سازمانی، متناسب با نوع و ماهیت خرید، بحث مفصلی است و در یک نوشتار جمع‌بندی نمی‌شود؛ بنابراین صرفاً بنا دارم تا درباره دام‌های فرایند خرید در این نوشتار، به بررسی نقاط شکست در انتخاب و اتخاذ تصمیم برای خرید (گام چهارم) از میان هفت گام فرایند خرید، بپردازم و برخی از تله‌های پیش‌روی سازمان در انتخاب تأمین‌کننده به ویژه در حوزه انتخاب مشاور را به‌طور اجمالی شرح دهم.
بخش قابل توجه‌ای از متولیان خرید سازمانی، تأمین‌کننده‌ها را از جلسه ارائه اولیه قضاوت می‌کنند. اگر ارائه‌کننده شرکت مشاور توانایی و مهارت ارتباطی و ارائه خوبی داشته باشد، کارشناسان خرید، احتمالاً قضاوت مثبتی از خدمات آن شرکت به دست می‌آورند و به صورت ناخودآگاه توانمندی ارائه‌کننده را به کیفیت خوب محصول و خدمات، تعمیم می‌دهند؛ ولو اینکه خدمات و محصول آن تأمین‌کننده با کیفیت و خوب نباشد.
همین‌طور اگر ارائه‌کننده در جلسه جذاب ارائه نکند و کارشناسان حاضر در جلسه را تحت تأثیر قرار ندهد، قطعاً روی قضاوت اولیه خرید خدمت اثر منفی می‌گذارد. مشکل این تله این است که همین قضاوت زودهنگام، در ادامه مسیر انتخاب با کارشناسان و تصمیم سازان شرکت همراه خواهد بود و متغیرها و ورودی‌های دیگر (از جمله سوابق و تجربیات تأمین‌کننده) از فیلتر خطای ادراکی و برداشت اولیه که در جلسه اول شکل گرفته، عبور داده می‌شود.
در برخی موارد سازمان‌ها به‌جای بررسی کامل تأمین‌کنندگان بازار، بیشتر به دنبال این هستند که سریع‌تر انتخاب کنند و هر چه زودتر وارد اجرا شوند! هر چند دغدغه سازمان‌ها برای سرعت ورود به اجرا قابل درک است ولی عجله در تصمیم‌گیری باعث می‌شود به جای بررسی کامل بازار، به در دسترس‌ترین‌ها گزینه‌ها بسنده شود. به عنوان نمونه وقتی شرکتی نیاز به انجام طرح ارزیابی عملکرد کارکنان دارد، به جای بررسی شرکت‌های مختلف ارائه‌دهنده خدمات مدیریت منابع انسانی، با توجه به اولویت‌دار بودن موضوع از سوی مدیرعامل، به توصیه شخص مدیرعامل، از فلان استاد دانشگاه دعوت به کار می‌شود که قبلاً آقای مدیرعامل در کلاس‌های درس ایشان حضور داشته و به استاد موردنظر اعتماد دارد.
این موضوع لزوماً بد نیست؛ چراکه اعتماد داشتن به مشاور می‌تواند یکی از عوامل انتخاب باشد، مشروط بر اینکه بقیه جنبه‌ها هم بررسی شود. در این حالت ریسک «انتخاب نکردن مناسب‌ترین مشاور برای نیاز سازمان» بالا است.
در وهله اول این‌طور تصور می‌شود که کارشناسان تصمیم گیر برای خرید، تخصص کافی به‌منظور تشخیص محصولات و خدمات موردنیاز سازمان را از حیث کیفیت و مشخصات فنی دارند. ولی در خیلی از موارد این‌طور نیست.
یک شرکت تولیدی را در نظر بگیرید. کارشناسان خرید دپارتمان بازرگانی معمولاً با تست نمونه مواد اولیه مورد نیاز، نسبت به کیفیت و عملکرد مواد اولیه تأمین‌کننده اطمینان حاصل می‌کنند؛ اما در مورد خرید تجهیزات چطور؟ آیا امکان تست تجهیزات و ماشین‌آلات هست؟
جواب منفی است. یک بازاریاب رِند، می‌تواند با دادن اطلاعات فنی و استناد به برخی شواهد، مالک واحد تولیدی و یا مأمور خرید تجهیزات را تحت تأثیر قرار دهد و تجهیزات خود را بفروش برساند. از این قبیل معاملات در صنعت کشور بسیار اتفاق می‌افتد که در برخی از موارد ضررهای زیاد و حتی جبران‌ناپذیری را برای واحدهای صنعتی به وجود می‌آورد. به‌طورکلی هرچه محصولات و خدمات مورد نظر برای خرید، پیچیده‌تر باشد، احتمال افتادن در این تله بیشتر است.
خدمات مشاوره‌ای معمولاً جزو محصولات پیچیده و فنی هستند که سازمان‌ها با آن درگیر هستند و در بیشتر موارد نداشتن اطلاعات کافی و جامع باعث خطا در انتخاب می‌شود.
اما راهکار حل این چالش ساده است. کافی است متولی خرید، با سه الی پنج تأمین‌کننده وارد مذاکره هم‌زمان شود تا ضمن آشنایی بهتر با مشخصات فنی محصول موردنظر، پیشنهادات مختلف تأمین‌کننده‌ها را با هم مقایسه نماید. خریداران خوب هیچ وقت از اینکه بگویند در مورد محصول مورد نیاز، آشنایی کامل ندارند نمی‌ترسند و سعی می‌کنند اطلاعات و سواد خود را حین فرایند خرید بالا ببرند، به‌طوری که به اندازه کافی نسبت به نقاط ضعف و قوت تمام محصولات بازار، اطلاعات مناسبی کسب کنند و بعد با چشم باز انتخاب کنند.
یکی از اقداماتی که کارشناسان خرید معمولاً هنگام انتخاب تأمین‌کننده موردتوجه قرار می‌دهند، بررسی تعداد و لیست نام مشتریانی است که تأمین‌کننده با آن‌ها کار کرده است. هرچند این کار لازم است ولی کافی نیست. برخی متولیان خرید، به همین لیست مشتری اکتفا می‌کنند. این موضوع در خصوص انتخاب مشاور ، فراگیر است. همین موضوع ساده در عموم موارد رعایت نمی‌شود و در نتیجه متولی خرید، در انتخاب خود اشتباه می‌کند. به‌عنوان یک راهکار ساده کافی است با برخی از مشتریان تأمین‌کننده ارتباط گرفته شود و یا از پروژه‌های مربوطه بازدید شود تا از نتایج حاصل و خروجی کار، مطلع شد.
یکی از تله‌های شایع، ظاهربینی در انتخاب است. استفاده از برندهای شناخته‌شده چیز بدی نیست ولی صرفاً ظاهربینی و اکتفا به شهرت و برند تأمین‌کننده کافی نیست. نیاز سازمان تهیه محصول یا خدمت با کیفیت است و شهرت و یا عدم شهرت به‌طور مستقیم نقشی در برآورده کردن نیاز سازمان ندارد؛ بنابراین تمرکز روی کیفیت و مشخصه‌های عملکردی به جای عوامل ظاهری، در انتخاب درست، امری حیاتی است.
این خطا در حوزه خدمات مشاوره یکی از شایع‌ترین خطاها است. در دیدار با مدیران سازمان‌ها، زیاد پیش می‌آید که متوجه می‌شوم؛ سازمان خدمتی را صرفاً به خاطر اینکه شرکت‌های همکار نیز از آن استفاده کرده‌اند خریداری می‌کند و در عمل به موضوع برآورده کردن نیاز سازمان توجه زیادی نشده و در نتیجه خدمت و محصول در سازمان بی استفاده مانده است.
در کتاب پنجمین فرمان، پیتر سنگه به زیبایی موانع یادگیری را معرفی کرده است یکی از این موانع «من می‌دانم» است. در فرایند خرید سازمانی نیز یکی از تله‌هایی که در میان کارشناسان خرید شایع است همین خطا است؛ زیرا تصور می‌کنند نسبت به مشخصه‌های فنی محصول اشراف کامل دارند. مهم‌ترین مشکل این است که وقتی شما باور ندارید که نمی‌دانید، در مسیر یاد گرفتن و شناختن گام بر نمی‌دارید. توهم دانستن، در مورد خرید هر کالا و یا خدمتی ممکن است پیش بیاید.
شرکتی را فرض کنید که نیاز به خدمات مشاوره‌ای استقرار ایزو 9001 دارد. کارشناس خرید تنها یک الی دو دوره آموزشی در حوزه مذکور را گذرانده است و در این حوزه کار اجرایی نکرده است، ولی در جلسه با تأمین‌کننده سعی می‌کند خود را بسیار مطلع جلوه دهد. اگر کارشناس حاضر از سمت تأمین‌کننده فردی مجرب باشد، بعد از چند دقیقه گفت و گو متوجه سطحی بودن دانش کارشناس خرید می‌شود که این موضوع به نفع شرکت نیست.
یادآوری این موضوع لازم است که در برخی از سازمان‌ها، کارشناسان خبره و با سواد برای تصمیم‌گیری حضور دارند که اتفاقاً این دسته از افراد، در هنگام تصمیم‌گیری به مفروضات قبلی خود شک می‌کنند و تلاش می‌کنند در جلسات با تأمین‌کنندگان مختلف، دانش خود را به‌روز کنند و با ورودی‌های بهتر تصمیم‌گیری کنند.
معمولاً ترکیب و آمیخته‌ای از تله‌ها و خطاها در فرایند انتخاب دامن‌گیر متولی خرید سازمانی می‌شود. برای اینکه بتوانید سره را از ناسره بشناسید، کافی است کمی بیشتر برای فرایند انتخاب مشاور وقت و حوصله صرف کنید و تمام معیارهای موردنیاز خود را در خرید مدنظر قرار دهید و مراقب تله‌ها باشید.
#مدیریت_دانش # حامد چینی فروش #گروه_مشاوره_مدیریت_دانش_دانا #مشاوره_مدیریت_دانش #مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاوره_مدیریت_دانش #پیاده_سازی_مدیریت_دانش #استقرار_مدیریت_دانش #آموزش_مدیریت_دانش # موفقیت در پیاده سازی مدیریت دانش # تله های انتخاب مشاور # نرم افزار مدیریت دانش# گروه مشاور مدیریت دانش دانش # اپلیکیشن مدیریت دانش # ابزارهای مدیریت دانش # انتخاب مشاور مدیریت دانش
