شرکتها برای آموزش کارکنان جدید، فرآیندهای پیچیده‌ای را طراحی می‌کنند و با این حال، از جهت دست یافتن به منابع و صرف زمان، هزینه‌های زیادی را متحمل می‌شوند. به طور متوسط، شرکتها سالیانه 1308 دلار به آموزش هریک از کارمندان خود اختصاص می‌دهند. برای اینکه این مسیر به شکلی مقرون به صرفه طی شود، باید بر روش‌هایی تمرکز کرد که استرس کارمندان را کاهش داده و روند تسلط آن‌ها به دانش موردنیازشان را تسهیل می‌کنند. با این همه، آموزش کارکنان پروسه‌ای زمان‌بر است.
از نظر آماری، 58 درصد از شرکتها اذعان دارند که قسمت عمده برنامههای آموزشی که دنبال می‌کنند شامل کاغذبازی و رویه‌های پیچیده و بی بازده است. در اینجا، انتخاب یک سیستم مدیریت دانش (KMS) امکان ذخیره و توزیع بهتر اندوخته‌های دانشی را برای شرکتها را فراهم می‌آورد.
مدیریت دانش همچنین همکاری و اشتراک دانش‌ها میان کارکنان شرکتها را تضمین کرده و فرآیندهای آموزشی را به نحو بهتری رقم می‌زند. با کمک راه‌حل‌هایی مانند نرم‌افزارهای مدیریت دانش، می‌توان به پایگاه‌های دانشی دسترسی پیدا کرد که ضمن برخورداری از امنیت، مهارت‌های سازمانی را به صورت سلف سرویس ارائه می‌دهند.
یکی از موضوعات مهمی که تمامی شرکتها با آن سروکار دارند، استخدام کارمندان دربخش‌های مختلف و ارائه یک پایگاه دانشی دقیق به آن‌ها است. از نظر آماری، شرکت‌هایی که به بهبود استخدام کارکنان اهمیت می‌دهند، شاهد افزایش بهره‌وری بیشتر به میزان 70درصد بوده و نرخ تثبیت کارمندان آن‌ها نیز 82 درصد بالاتر است.
کارکنان در یک فضای حرفه‌ای وفاداری بیشتری به شرکت نشان می‌دهند. چنین فضایی با به کار بردن روش‌های مبتکرانه به وجود خواهد آمد. زمانی که شرکتها فرآیند جذب کارکنان را بهبود ببخشند، بازخوردهای بهتری گرفته و رضایت بالاتر و عملکرد بهتری از کارکنان دریافت می‌کنند.
با این حال، فرایند آنبوردینگ کارکنان صرفاً به استخدام افراد جدید و آموزش آن‌ها برای پذیرش وظایف شرکت خلاصه نمی‌شود. کارکنان جدید نیازمند دست‌یابی به درک بهتری از سازمان هستند. آن‌ها باید از دانشی که کسب می‌کنند درجهت بهبود عملکرد خود استفاده کنند تا هم برای خود و هم برای شرکت مفید واقع شوند.
این همان چیزی است که مدیریت دانش روی آن تمرکز دارد؛ بهبود فرآیند آنبوردینگ کارکنان با هدف دست‌یابی به مزیت‌هایی مانند:
مدیریت دانش، عملکرد یکپارچه‌تری را برای آنبوردینگ کارکنان فراهم می‌آورد. روشی که مدیریت دانش با کمک آن بر آنبوردینگ کارکنان تأثیر می‌گذارد:
در اینجا به اصلی‌ترین راه‌هایی خواهیم پرداخت که مدیریت دانش بواسطه آن‌ها بر روی کارمندان تأثیر می‌گذارد:
کارمندانی که به تازگی استخدام شده‌اند نسبت به منابع اطلاعاتی شرکت بی‌خبر هستند. بنابراین، قابل درک است که اگر نتوانند به‌سرعت به وظایفشان مسلط شده و جزئیات انجام کار را بدانند.
به شکل سنتی کارمندان در بخش‌های مختلفی جستجو می‌کنند تا به داده‌ها و اطلاعات موردنیازشان دست پیدا کنند. این کار زمان زیادی را صرف می‌کند و درنتیجه زمان زیادی نیز برای تمرکز بر سایر جنبه‌های مهم باقی نمی‌گذارد. بنابراین، باید کارمندان جدید را در هما ن مراحل اولیه ورود به پلتفرم مدیریت دانش خود، راهنمایی کرده و مطمئن شوید که آن‌ها می‌دانند چه اطلاعاتی در پلتفرم وجود دارد و چگونه باید از پلتفرم استفاده کنند.
این کار باعث می‌شود هر زمانی که بخواهند اطلاعات مورد نیاز خود را به سرعت پیدا کنند. (بدون نیاز به مراجعه به کارشناس یا صرف زمان برای جستجو در فایل‌ها و پوشه‌های مختلف).
نرم‌افزار مدیریت دانش به‌عنوان یک منبع متمرکز به کارکنان جدید کمک می‌کند تا در مواقع ضروری بتوانند به تمامی اطلاعات دسترسی پیدا کرده و به‌سرعت داده‌های موردنظر خود را بیابند. این نرم‌افزار به‌منظور به اشتراک‌گذاری فایل‌ها و اسناد پلتفرم‌های امنی را ارائه می‌دهد که امکان ذخیره همه فایل‌ها و اطلاعات ذخیره‌شده در آن‌ها وجود داشته و به سهولت قابل دسترسی هستند.
در زمانی که شرکت‌های برند از مدیریت دانش استفاده می‌کنند، کارمندان جدید محیط کاری مستقلی را تجربه می‌کنند. آن‌ها به‌راحتی می‌توانند داده‌های مختلف، ازجمله داده‌های مرتبط با دانش پنهان و آشکار شرکت را جستجو کنند.
ویژگی‌های بهترین سیستم‌های مدیریت دانشی که این امکان را فراهم می‌کنند عبارتند از:
سفارشی‌سازی کدها: در یک پلتفرم مناسب همه کدها و اطلاعات موجود به‌خوبی سازماندهی شده و قابل خواندن هستند. در این پلتفرم‌ها فیلترهایی نیز برای دسته‌بندی بهتر اطلاعات وجود دارد. مدیریت دانش جستجوی سیستماتیک را برای کارمندان، اعم از کارکنان جدید و قدیمی آسان‌تر می‌کند.
موتور جستجوی قوی: مخزن مرکزی این پلتفرم، با یک موتور جستجوی قدرتمند ارائه می‌شود. کارمندان می‌توانند هر اطلاعاتی را در سیستم جستجو کنند و درعرض چند ثانیه نتیجه جستجوی خود را با ارائه جزئیات و به صورت فهرست‌بندی شده دریافت کنند. این نرم‌افزار یافتن فایل بدون اطلاع از عنوان فایل را نیز برای کاربران آسان می‌کند.
دسترسی چندگانه از طریق دستگاه‌های مختلف: این نرم‌افزار با انواع دستگاه‌ها سازگار است و از طریق تلفن همراه نیزقابلیت دسترسی دارد.
شرکتها باید کارکنان جدید خود را به‌سرعت با مسئولیت‌هایشان آشنا کنند. به این ترتیب، آن‌ها می‌توانند سریع‌تر وارد پروسه انجام وظایف کاری خود شوند. در شکل سنتی آن، کارکنان فعلی زمانی طولانی را به آموزش کارمندان جدید اختصاص داده‌اند تا این کارکنان با قوانین محیط کار، داده‌های مشتری، ترتیبات، ابزارها و نام شرکا آشنا شوند.
این روش از دو جهت تأثیری منفی به دنبال دارد: اول اینکه کارکنانی که به‌تازگی استخدام شده‌اند برای یادگیری مطالب باید زمان زیادی را صرف کنند، در حالی که کارمندان مسن‌تر به‌جای رسیدگی به وظایفشان، زمان زیادی را صرف آموزش تازه‌واردان می‌کنند. با وجود یک پایگاه دانشی سازمان‌یافته و ساختاریافته، کارکنان به‌آسانی به فرآیندها، سیاست‌ها، چرخه‌ها و چارچوب‌های شرکت دسترسی پیدا می کنند. با این وجود کارکنان جدید می‌توانند به سرعت به جزئیات انجام کار را یاد بگیرند و دوره آموزشی خود را با سرعت بیشتری پشت سر بگذارند؛ در حالی که کارمندان ارشد نیز به‌جای آموزش کارکنان جدید می‌توانند بر افزایش بهره‌وری خود تمرکز کنند.
یک سیستم مدیریت دانش متمرکز، استرس ناشی از نقش حمایتی را که کارکنان فعلی باید در ارتباط با تازه‌کارها ایفا کنند کاهش می‌دهد و مدیریت زمان را امکان‌پذیر می‌کند.
کارمندانی که به مسئولیت‌های خود واقفند، وظایف خود را بهتر انجام داده و ازطریق فرآیند آنبردینگ (همسوسازی کارمندان با سازمان) روش‌های صحیح را برای انجام موفقیت‌آمیز وظایف خود را یاد می گیرند. اگر از دانش برخوردار باشند به احتمال زیاد مدت بیشتری در شرکت خواهند ماند و در وظایف خود مشارکت بیشتری خواهند داشت. از نظر آماری نیز، در صورتی که کارکنان فرایند پذیرش را به شکل قابل قبولی پشت سر بگذارند احتمال باقی ماندن آن‌ها در شرکت تا 82 درصد افزایش می‌یابد.
کارمندان جدید در بدو ورود به شرکت نمی‌توانند به خوبی با سایر کارمندان و تیم‌ها ارتباط برقرار کنند. برنامه آنبردینگ به طور کلی رسانه‌ای در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد تا با هم‌تیمی‌ها و سایر حرفه‌ای‌هایی که آموزش آن‌ها را برعهده گرفته‌اند، تعامل داشته باشند.
این اتفاق از طریق برنامههای سیستم مدیریت دانش اتفاق می افتد. کاربران از مزایای خدماتی مانند همکاری‌های دانش بهره‌مند می‌شوند. در اینجا، همه اعضای تیم و تولیدکنندگان محتوا می‌توانند با استفاده از سیستم‌های مدیریت دانش، با یکدیگر تعامل داشته باشند و مشارکت و همکاری فراگیری را رقم زده و دانایی و تجربیاتشان را در قالب پیام‌هایی برای همه ارسال کنند.
با کمک نرم‌افزار مدیریت دانش، شرکتها می‌توانند میزان تعامل‌های شکل‌گرفته پیرامون محتویات را ردیابی کنند. این مهم به‌واسطه قابلیت تجزیه و تحلیل پایگاه دانش نرم‌افزار مدیریت دانش امکان‌پذیر است.
از این طریق، مدیران می‌توانند بفهمند که تازه‌واردان تا چه حد از محتوای دانش پایه استفاده می‌کنند. همچنین مدیران می‌توانند به جزئیات مهم دیگری دست پیدا کنند؛ ازجمله اینکه در حین جستجو چه کلماتی بیشتر از همه تکرار شده‌اند، تعداد بازدیدها چقدر بوده است، کدام محتوا بازدید چندانی ندارد یا کدام محتوا نیاز به به‌روزرسانی دارد، سنجش نرخ تعامل میان کارمندان ازطریق میزان لایک‌ها و غیره. باتوجه به این پارامترها، شرکتها می‌توانند در مورد مدیریت کارکنان برنامه‌ریزی بهتری انجام بدهند.
کارمندان جدید در مورد سطح استاندارد عملکرد خود وسواس‌هایی دارند که به‌راحتی قابل حل هستند. کارمندان و مدیران رده‌های بالاتر باید بیشتر وقت خود را صرف پاسخگویی به سوالات کارکنان جدید کنند.
افزودن یک راه‌حل مبتنی بر مدیریت دانش مانند نرم‌افزار مدیریت دانش که به امکاناتی نظیر موتور جستجوی هوشمند مجهز است به تازه‌واردان کمک می‌کند تا به‌سرعت به پاسخ سؤالات خود دست پیدا کنند. این امکانات کمک می کند تا کارکنان ارشد به شکل مفیدتری از زمان خود استفاده کنند.
