رهبران موفق مدیریت دانش در شرکت‌های معتبر همواره می‌خواهند برنامه‌ها و اقدامات آن‌ها بهبود یابد. بسیاری از این شرکت‌ها در سطوح بالای بلوغ مدیریت دانش قرار دارند، اما بازهم آن‌ها همواره به دنبال عوامل موفقیت مدیریت دانش در سازمان و فرصت‌هایی برای ارتقا و بهبود استراتژی‌ها، افزایش بهره‌وری و ایجاد ارزش‌افزوده برای سازمان هستند.
تلاش برای بهبود مستمر، ویژگی بارز برترین سازمان‌ها در ارزیابی مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا APQCدر سال 2021 بود. شش سازمان برتر که توسط این مرکز ارزیابی شدند همواره به دنبال راه‌هایی برای ارتقاء سازمان خود هستند. در ادامه این مطلب 4 نکته مهم که از بهترین تجارب این سازمان‌ها به‌دست‌آمده را با شما به اشتراک می‌گذاریم.
یکی از عوامل موفقیت مدیریت دانش در سازمان می‌توان به همراستا بودن استراتژی سازمان و استراتژی مدیریت دانش در سازمان اشاره کرد. یک موضوع مشترک که تمامی شرکت‌های برتر در حوزه مدیریت دانش به آن توجه کردند، پیوند واضح بین رویکردهای مدیریت دانش و استراتژی سازمان است. مدیران ارشد دانش در این سازمان‌ها درک می‌کنند که سازمان به چه چیز اهمیت می‌دهد و چگونه مدیریت دانش می‌تواند به سازمان در تحقق چشم‌انداز بلندمدت خود کمک کند.
شرکت مرسرMercer یک مثال عالی در این مورد است. در استراتژی پنج‌ساله این سازمان موضوع مدیریت دانش با موضوعاتی نظیر فرهنگ سازمان و تحول دیجیتال گره‌خورده است. به‌عنوان‌مثال، تیم مدیریت دانش در مرسر بخشی از برنامه تحول دیجیتال را برای دسترسی سریع‌تر و آسان‌تر محتوا، تجزیه‌وتحلیل محتوای پیچیده برای کمک به تصمیم‌گیری، بهبود شبکه‌های اشتراک دانش بین دانشکاران طراحی کرده است.
در شهرداری دبی (Dubai Municipality) نیز مدیریت دانش یکی از رویکردهای مدیریتی است که جایگاه مناسبی در راهبردهای سازمان دارد. اهداف استراتژیک شهرداری دبی بر نوآوری متمرکز است و این سازمان تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش را به‌عنوان پشتیبانی برای بهبود شاخص‌های نوآوری به کار می‌گیرد. سها فاروق رضوان، متخصص دانش و نوآوری می‌گوید که مدیریت دانش به سازمان کمک می‌کند تا دانش جدید را خلق کند و از تکنیک‌هایی همچون انجمن‌های خبرگی برای نوآوری در برنامه‌ها، خدمات و مدل‌های عملیاتی خود استفاده کند.
یکی دیگر از موضوعاتی که در بین عوامل موفقیت مدیریت دانش در سازمان می‌توان اشاره کرد تا جایی که امکان دارد فرایندها را خودکار و مکانیزه کرد. برترین‌های مدیریت دانش APQC به چشم می‌خورد، تلاش برای ساده‌سازی فرآیندهای مدیریت دانش و به حداقل رساندن “دوباره‌کاری” است. این مهم به تیم مدیریت دانش سازمان اجازه می‌دهد تا بر کارهای استراتژیک تمرکز کنند و درعین‌حال مشارکت و تعامل با دانشکاران و کاربران نهایی را نیز تسهیل کنند.
پریدنشال فایننشال (Prudential Financial) یک سازمان در حوزه ارائه خدمات مالی و سرمایه‌گذاری با قدمت بیش از 140 سال در امریکاست. این سازمان یک الگوی عالی برای برنامه‌های مدیریت دانش است که به دنبال بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندهای داخلی خود هستند. این سازمان در سال‌های اخیر بیش از 3 میلیون درس آموخته را به مخزن مرکزی جدیدی در شیرپوینت منتقل کرده است. چرخه مدیریت درس آموخته به‌گونه‌ای طراحی‌شده که بیشتر فرایند به‌صورت خودکار انجام می‌شود. آلیسون ویلکینز، مدیر دانش پریدنشال فایننشال می‌گوید فرآیند خودکار مدیریت درس آموخته‌ها، بررسی محتوا را برای ارزیابان آسان‌تر می‌کند، زیرا آن‌ها فقط به یادآوری‌های ایمیل دریافت شده پاسخ می‌دهند تا اطمینان حاصل شود که محتوا دقیق و به‌روز است.
برترین‌های APQC از مدل‌های ارزیابی بلوغ مدیریت برای بررسی میزان پیشرفت خود و شناسایی نقاط قوت و قابل‌بهبود و عارضه‌های سازمانی استفاده می‌کنند. استفاده از این مدل‌ها کمک می‌کند که وضعیت موجود مدیریت دانش شناسایی‌شده و مسیر کلی بهبود اقدامات مشخص شود.
تیچ فور امریکا Teach For Americaیک سازمان غیرانتفاعی است که در حوزه عدالت و تعالی آموزشی در ایالات‌متحده امریکا فعالیت می‌کند. یکی از نقاط قوت این سامان ارزیابی دقیق سطح بلوغ مدیریت دانش و تدوین برنامه‌هایی برای بهبود وضعیت موجود و حرکت به سمت تعالی در مدیریت دانش است. به گفته شانون استفس، مدیر ارشد دانش این سازمان، اکثر واحدهای سازمانی ارزش مدیریت دانش را خوب را درک می‌کنند، اما نمی‌دانند که در کجا قرار دارند و چگونه می‌توانند پیشرفت کنند. برای حل این مشکل، تیم اجرایی مدیریت دانش با در اختیار گذاشتن ابزار ارزیابی می‌تواند وضعیت بلوغ و شاخص‌های مدیریت دانش در هر حوزه را ارزیابی کند.
این ارزیابی به تیم مدیریت دانش کمک می‌کند تا در تمامی حوزه‌های سازمانی نظارت و اندازه‌گیری دقیقی داشته باشد. با روشن شدن نیازها و شکاف‌ها، تیم مدیریت دانش برنامه‌های بهبودی را تدوین می‌کند و الگوها و ابزارهای موردنیاز را در اختیار واحدهای سازمانی قرار می‌دهد.
حتی با توسعه ابزارهای فناورانه مدیریت دانش و رویکردهای نوین مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و چت بات‌ها، بسیاری از برترین‌های مدیریت دانش APQC، کماکان از تکنیک‌های کلاسیک مدیریت دانش مانند انجمن‌های خبرگی استفاده می‌کنند.
انجمن‌های خبرگی کارکنان را تشویق به تعامل و اشتراک دانش با یکدیگر می‌کنند. حمایت از توسعه حرفه‌ای کارنان، خلق ایده‌های جدید، انتقال درس آموخته‌ها ازجمله مزایای استفاده از این تکنیک و سایر تکنیک‌های تعاملی در مدیریت دانش است.
در دفتر مدیریت پروژه آرامکو (Saudi Aramco) انجمن خبرگی‌های مختلفی تشکیل‌شده است تا از رویکردهای مدیریت پروژه پشتیبانی کند. همان‌طور که مسئول دانش این شرکت، عمر العمیر توضیح می‌دهد، همه کارکنان دفتر مدیریت پروژه آرامکو اعضای این انجمن خبرگی هستند. در این انجمن‌ها به موضوعاتی نظیر خلق دانش در پروژه‌های جدید، نوآوری در اقدامات اجرایی، به اشتراک‌گذاری درس آموخته‌ها و پرسش و پاسخ با متخصصان پرداخته می‌شود
شرکت اکتشاف و تولید پی تی تیPTT EXPLORATION AND PRODUCTION از دیگر سازمان‌هایی که توسعه انجمن خبرگی را در دستور کار خود قرار داده است. در این شرکت تمرکز انجمن‌های خبرگی بر روی حفظ، نگهداری و اشتراک‌گذاری درس آموخته‌هاست. علاوه بر این امکان برگزاری جلسه‌های انجمن خبرگی به‌صورت آنلاین نیز فراهم‌شده تا هموار بحث و تبادل‌نظر در این سازمان در جریان باشد.
منبع:
https://www.apqc.org/blog/what-drives-km-success-inside-organization
