مدیریت درسآموختهها شامل توضیح چیزهایی است که یک فرد یا تیم درنتیجه تجربه‌کردن یاد می‌گیرد و اگر آن را با دیگران به‌اشتراک بگذارد موجب خلق ارزش در سازمان می‌شود. این کار با استفاده از پایگاه‌های داده، اسناد، ارائه‌ها، بحث‌ها و ثبت و ضبط‌ها انجام می‌شود.
درسآموختهها مواردی هستند که مورد تجربه قرارگرفته‌اند. مثلاً کارهای انجام‌شده و کارهای انجام‌نشده در یک پروژه؛ چالش‌های به وجود آمده و روش حل آن ازجمله مواردی هستند که می‌تواند به‌عنوان درس‌آموخته تدوین و به اشتراک گذاشته شود.
به‌طورکلی کارکنان درباره موفقیت‌ها در مقایسه با شکست‌های خود آسان‌تر صحبت می‌کنند؛ اما اغلب چیزهای بیشتری از دومی یاد گرفته می‌شوند. طراحی یک فرآیند برای ثبت و استفاده مجدد از درس‌های آموخته تجارب موفقیت و شکست می‌تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد.
درس‌های آموخته‌شده را می‌توان نوشت و در یک پایگاه ذخیره کرد. این تجارب می‌توانند در جلسه‌های تعاملی و یا انجمن‌های خبرگی ارائه شوند؛ برای استفاده بعدی ثبت و ضبط شوند و در یک میزگرد در یک کنفرانس موردبحث و تبادل‌نظر قرار گیرند. سفیران دانش می‌توانند تجربیات فردی کارکنان را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را در یک سند خلاصه گردآوری کنند.
برای اینکه فرایند ثبت و استفاده از درسآموختهها در سازمان بهتر شود باید به برخی نکات توجه کرد. در تدوین درسآموختهها از کلمات عمومی مانند “داشتن یک برنامه خوب مهم است” یا “مشارکت زودهنگام گروه‌های پشتیبانی” خودداری کنید. در عوض، به دنبال موضوعات جزئی باشید؛ مثلاً “استفاده از یک اونس گریس اضافی برای روانکاری مجموعه موتور در حین نگهداری پیشگیرانه برای جلوگیری از خرابی موتور”
سعی کنید درس‌های آموخته‌شده در جریان رویدادهای جمعی ارائه و موردبحث قرار گیرند و فقط آن‌ها را در یک سند یا پایگاه داده منتشر نکنید. هنگامی‌که یک مجموعه اولیه از درس‌های آموخته‌شده منتشر شد، اطمینان حاصل کنید که به‌طور دوره‌ای موردبررسی و تجدیدنظر قرار می‌گیرد. این باید بخشی از فرآیند استاندارد ثبت، انتشار و نگهداری درس‌های آموخته باشد.
با توجه به شرایط کرونا می‌توانید برنامه‌ریزی یک جلسه آنلاین را انجام دهید که طی آن از یک تیم یا فرد خواسته می‌شود تا درس‌های آموخته خود را موردبحث و تبادل‌نظر قرار دهند. این جلسه‌ها را ضبط کرده و بهترین ایده‌ها را برای انتشار یادداشت نمایید.
مدیریت درسآموختهها و تجربیات موفق و ناموفق سازمانی مزایای زیادی را برای به همراه دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها می‌پردازیم:
فرایند مدیریت درسآموختهها فقط دربرگیرنده ثبت و به اشتراک‌گذاری تجربیات نیست، بلکه باید راهکارهای مناسبی برای استفاده از تجربیات در فعالیت‌های سازمان نیز داشته باشد. در ادامه راهکاریی برای بهبود فرایند مدیریت درس آموخته بیان‌شده است:
۶. ثبت درس‌آموخته را به بخشی از فرایندهای کاری تبدیل کنید. به‌عنوان مثال، در سیستم مدیریت پروژه مدیران پروژه را ترغیب کنید تا تجربیات هر گام از پروژه را در زمان مناسب وارد کنند. یا هنگامی‌که فروش بسته می‌شود و نمایندگان فروش درخواست پرداخت کمیسیون را انجام می‌دهند، از آن‌ها درخواست کنید که درس‌های آموخته‌شده در مورد این معامله را ثبت کنند.
۷. از داستان‌ها استفاده کنید. اگر درس‌های آموخته‌شده به‌عنوان داستان بیان شوند، می‌توان با اثرگذاری بیشتری از آن‌ها استفاده کرد. از تیم‌ها بخواهید تا درس‌های آموخته‌شده در پادکست‌ها را موردبحث قرار داده و از آن‌ها استفاده کنند.
۸. دروس آموخته خود را در جوامع و انجمن‌های علمی به اشتراک بگذارید. اعضای انجمن را تشویق کنید تا از سایر اعضا و سخنرانان مهمان در مورد موفقیت‌ها، شکست‌ها و مطالعات موردی بیاموزند.
KM Component– Knowledge Management Methodologies, Stan Garfield JUNE 2021
