بزرگترین فرصت‌ها و تهدیدها در مدیریت دانش چیست؟ جهان در حال بازنگری در مورد نحوه کار افراد و اینکه چگونه فناوری می‌تواند به بهترین شکل از کار افراد پشتیبانی کند، است. این تغییر و تحول بر توانایی مدیریت دانش و بر آنچه سازمان‌ها از برنامه مدیریت دانش خوب انتظار دارند تأثیر می‌گذارد. با توجه به اینکه همه چیز به سرعت در حال تغییر است، APQC روندهای جدیدی را در مدیریت دانش آغاز کرد تا بتواند شرایط موجود را مدیریت کند.
بسیاری از سازمان‌ها به‌ویژه سازمان‌های کوچک‌تر، برای به دست آوردن دانش در جایی که به آن نیاز دارند باید به یک فرهنگ قوی دانشی تکیه کنند. در گذار انجام کار از دفتر به خانه و عادی شدن انجام فعالیت‌های دورکاری و ترکیبی، افراد به دنبال راه‌هایی برای اتصال و اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات خود زمانی که در یک مکان مشترک نیستند می‌باشند. تشکیل اجتماعات و شبکه‌ها، پایگاه‌های داده تخصصی و مدیریت محتوا، ساختار مورد نیاز برای تبادل اطلاعات و ایجاد روابط در محیط کار دیجیتال را فراهم می‌کند.
گاهی اوقات سازمان تا زمانی که چیزی را از دست ندهد پی به وجود آن نمی‌برد! فاصله‌گذاری اجتماعی، دورکاری، جابجایی کارکنان و چرخشی شدن کار، باعث ایجاد شکاف و تنگناهای زیادی در دانش شده است. این اتفاق باعث شد تا مدیران را متقاعد کند که دانش چیزی است که آن‌ها برای حفظ رسالت سازمان و بهره‌وری بالا به آن نیاز دارند. درعین‌حال، رهبران به‌طور فزاینده‌ای “سرعت نوآوری” و “حل مشکلات” را به‌عنوان تمایزهای رقابتی می‌دانند که هر دو بر جریان دانش مؤثر متکی هستند. به‌عنوان یک روند موازی، بسیاری از برنامه‌های مدیریت دانش در حال تغییر از انجام وظایف تاکتیکی به سمت استفاده از مشاوران داخلی هستند که به گروه‌های مختلف کاری در تشخیص و رفع مشکلات مربوط به دانش کمک می‌کند. همه این اتفاقات آینده مدیریت دانش را به خوبی پیش‌بینی می‌کند و به آن اجازه می‌دهد تا در پاسخ به نیازهای تجاری در حال تغییر، روان‌تر حرکت کند.
مدیریت محتوا برای مدیریت دانش امری ضروری است. اطلاعات شرکت‌ها به‌طور تصاعدی در حال رشد است و بسیاری از بخش‌های فناوری در حال لایه‌بندی در برنامه‌های جدید مبتنی بر فناوری ابر هستند. کارکنان مکان‌های زیادی برای جستجو و چیزهای زیادی برای مرتب کردن دارند. از اقدامات اساسی برای مدیریت بهتر محتوا، به حداقل رساندن مطالب اضافی، قدیمی، پیش‌پاافتاده و تکراری است؛ همچنین انتخاب منابع با ارزش بالا و ایجاد الگوریتم‌های جستجوی هوشمند برای مرتب‌سازی اطلاعات. برنامه‌های مدیریت دانش که به حل این مشکلات کمک می‌کند بسیار ارزشمند است؛ زیرا تقریباً همه افراد درد جستجوهای بی‌نتیجه و اضافه‌بار اطلاعات را احساس می‌کنند.
زمان همیشه یک مانع اصلی برای اشتراک دانش بوده است؛ علاوه بر این، کمبود نیروی کار در بسیاری از صنایع به این معنی است که تیم‌ها کم‌کار هستند و افراد نقش‌های متعددی را پوشش می‌دهند. ممکن است ثبت ابتکارات جدید دانشی زمان زیادی ببرد یا متقاعد کردن کارکنان برای درگیر شدن در مدیریت دانش حتی اگر مزایای بالقوه آن را در بلندمدت مشاهده کنند، دشوار باشد. حفظ نکردن دانش به بهانه کمبود زمان و به‌تبع آن از بین رفتن دانش افراد کلیدی سازمان به هنگام بازنشستگی یا خروج از سازمان می‌تواند تلاش‌های انتقال دانش را در وضعیت نامطلوبی قرار دهد.
درحالی‌که بسیاری از سازمان‌ها از سال 2020 سرمایه‌گذاری‌های مدیریت دانش خود را دو برابر کرده‌اند، برخی دیگر در مواجه با کاهش درآمد، مشکلات در زنجیره تأمین و مواردی از این قبیل، از سرمایه‌گذاری بر مدیریت دانش عقب‌نشینی کرده‌اند؛ به‌خصوص زمانی که تیم‌های مدیریت دانش در ارزیابی مجدد نیازهای دانش سازمانی و تنظیم رویکرد خود در برابر پاسخ‌های محیطی، دیر اقدام نمودند. برنامه‌های مدیریت دانشی که برای حمایت از دورکاری، همکاری مجازی و جریان دانش دیجیتالی استفاده می‌شود بهتر از برنامه‌هایی است که قبل از همه‌گیری کرونا در اولویت‌های بالاتر سازمان قرار داشتند. این یک یادآوری مهم است که مدیریت دانش برای حمایت از کسب‌وکارها وجود دارد و به‌ویژه در زمان بحران سازمان‌ها باید اهداف و نقش کلیدی خود را به نمایش بگذارد.
روند کار محیط، انگیزه‌ای برای مدیریت بهتر دانش ایجاد می‌کند؛ اما فرهنگ و انگیزه‌های سازمانی به ندرت با نیازهای کسب‌وکار همگام است. به‌عنوان مثال، اگر تیم‌ها همچنان در مقایسه با یکدیگر سنجیده شوند یا مدیران تنها بر اساس ساعاتی که به پروژه‌ها اختصاص داده شده افراد را ارزیابی کنند، مدیریت دانش با نبردی سخت روبرو خواهد شد. این تهدید بهتر است از سطوح بالای سازمان رفع شود. اگر رهبران نیاز به مدیریت دانش را به‌عنوان یک دارایی استراتژیک و بهبود جریان دانشی تشخیص دهند، آنگاه موانع فرهنگی به‌مرور برداشته خواهد شد. این شامل بازنگری در معیارهای عملکرد، آموزش مدیران میانی و شناسایی و رفع موانع فرهنگی‌ای است که مشارکت مدیریت دانش را کاهش می‌دهد. تیم‌های مدیریت دانش می‌توانند توصیه‌ها و پشتیبانی تاکتیکی ارائه دهند؛ اما تغییرات گسترده فرهنگی مستلزم دسترسی اجرایی و یاری رهبران سازمان است.
جالب اینجاست که بیشتر فرصت‌ها و تهدیدها در مدیریت دانش که متخصصان مدیریت دانش و خبرگان بر آن تأکید می‌کنند به لحظه کنونی گره خورده است. دورکاری، گسترش مخازن دیجیتالی، تغییرات سریع و نیاز به مهارت‌آموزی و بالابردن دانش و مهارت کارکنان همه موقعیت مدیریت دانش را برای پیشرفت و کمک به ایجاد ارزش‌افزوده نشان می‌دهند. در مقابل، تهدیدهای مدیریت دانش همان بهانه‌های بی‌انتهایی هستند که همیشه شنیده‌ایم: کارکنان بیش‌ازحد شلوغ، رهبران شکاک و انگیزش و مشوق‌های نامناسب و مواردی از این دست.
توصیه نویسنده این است که رهبران مدیریت دانش بر فرصت‌های حساس به زمان تمرکز کنند. اطمینان حاصل کنید که برنامه شما آماده پشتیبانی از نیازهای کسب‌وکار فعلی و سرمایه‌گذاری روی تغییر نگرش‌های رهبری است. مدیریت دانش را به‌عنوان راه‌حلی برای مشکلات سازمان و راهی برای جلو زدن از رقبا معرفی می‌کنند. اینکه چگونه مدیریت دانش می‌تواند کارکنان را مولدتر و شادتر کند در عین حال به نوآوری سازمان کمک کند تا مشکلات را حل کرده و چابک‌تر شود. از موانع قدیمی به اشتراک‌گذاری دانش چشم‌پوشی کنید. چالش‌هایی مانند آگاهی، زمان و فرهنگ ممکن است وجود داشته باشند؛ اما اگر رهبران سازمان ارزش مدیریت دانش را درک کنند می‌توانند انگیزه‌ها را تنظیم و مدیریت کرده و کارکنان را متقاعد کنند که مشارکت را بخشی از شیوه کار خود قرار دهند.
منبع:
https://www.apqc.org/blog/top-km-threats-opportunities-2021-2022
