برای سازمان‌هایی که با مدیریت دانش دست‌وپنجه نرم می‌کنند، راهحلهای فناورانه جدید می‌تواند راهگشا باشد؛ اما گذشته از فناوری، سازمان‌ها باید این درک را در کارکنان ایجاد کنند که به اشتراک‌گذاری دانش نه‌تنها منجر به ضعیف شدن جایگاه آن‌ها نمی‌شود بلکه آن را افزایش داده و جایگاه آن‌ها را ارتقا می‌دهد. دانش یک مزیت رقابتی مهم در رابطه با هدایت عملکرد سازمان‌هاست. در عصر حاضر کار کردن انسان‌ها و ماشین‌ها در کنار همدیگر، فرصت منحصربه‌فردی را در تاریخ بشر برای خلق دانش و دست‌یابی به بالاترین سطح قدرت فراهم آورده است. بااین‌حال، فناوری‌های پیشرفته، روش‌های جدید انجام کارها و تغییر در ترکیب نیروی کار، دیدگاه‌های سنتی مدیریت دانش را منسوخ کرده است. برای سود بردن از این تغییرات و برای به حداکثر رساندن پتانسیل انسانی در محل کار، بسیاری از سازمان‌ها باید روش‌های خلق دانش را، ازنو تعریف کرده و آن‌ها را مطابق با تغییرات روز ارتقاء بدهند. 75 درصد از سازمان‌های موردبررسی در یک پژوهش که توسط دیلوت انجام‌شده است اتفاق‌نظر دارند که ایجاد و حفظ دانش برای موفقیت نیروی کار در حال تکامل، مهم یا بسیار مهم است؛ اما به اعتراف این سازمان‌ها تنها 9 درصد از آن‌ها برای خلق عملی دانش در سازمان خود به‌اندازه‌کافی آمادگی دارند. این‌یکی از بزرگ‌ترین شکاف‌ها بین اولویت‌گذاری و آمادگی است. در ادامه این مطلب به این موضوع خواهیم پرداخت که چگونه مدیریت دانش، زمینه‌ساز دنیایی به هم پیوسته خواهد شد.
بدون شک، بخش زیادی از نیاز روزافزونِ به اعمال مدیریت دانشی مؤثرتر با فناوری پیوند خورده است. در عصر دیجیتال که لینک‌های زیادی ایجادشده است، سازمان‌ها در حال تولید یک سونامی داده هستند. با این حال تعداد کمی از آن‌ها می‌توانند از پتانسیل کامل این عصر به طور کامل استفاده کنند. فناوری همچنین به روش‌های انجام کار نیز تنوع بخشیده است. مسئله‌ای که مدیریت دانش را به نیاز فوری‌تری تبدیل می‌کند. با انفجار مکالمات نیروی کار بر روی ابزارهای همکاری دیجیتال، دانش صرفا دیگر در پایگاه‌های اطلاعاتی مورد انتظار در دسترس نیست، بلکه به‌صورتی پویا در کانال‌های ارتباطاتی دیجیتالی جریان پیدا می‌کند به‌عنوان‌نمونه، Microsoft Teams و Slack، دو ابزار ارتباطات دیجیتالی که امروزه در بسیاری از سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، روزانه به ترتیب 13 و 12 میلیون کاربر فعال را گزارش می‌دهند. روش‌های جدید کار نیز میزان جابه‌جایی کارکنان را افزایش داده است. کارکنان بیش از هر زمان دیگری در مشاغل، پروژه‌ها، تیم‌ها، مناطق جغرافیایی و سازمان‌ها جابه‌جا می‌شوند و دانش حیاتی را با خود جابه‌جا می‌کنند. در نظرسنجی امسال روندهای سرمایه انسانی جهانی، به نقل از 52 درصد از پاسخ‌دهندگان جابه‌جایی نیروی کار، آن‌ها را به فکر توسعه فعالانه استراتژی‌های مدیریت دانش خود انداخته و 35 درصد نیز گفتند که جابه‌جایی پی‌درپی افراد و تغییر نقش مکرر مانعی بر سر راه پیاده‌سازی مؤثر مدیریت دانش است. بااین‌حال، علی‌رغم تغییر روش‌های انجام کار، رویکردهای بسیاری از سازمان‌ها با مدیریت دانش همگام نبوده است. نظرسنجی ما نشان می‌دهد که تقریباً نیمی از پاسخ‌دهندگان به نیروی کار موقت اجازه دسترسی به ابزارها و پلتفرم‌های اشتراک‌گذاری دانش را نمی‌دهند که این موضوع می‌تواند چالش‌هایی را به همراه داشته باشد.
تحقیقات نشان می‌دهد که بسیاری از سازمان‌ها همچنان بر اصول مدیریت دانش متمرکز هستند. بیش از نیمی از پاسخ‌دهندگان به نظرسنجی امسال (55 درصد)، هنوز مدیریت دانش را به‌عنوان مستندسازی و انتشار ساده دانش تعریف می‌کنند. تعداد بسیار کمتری دانش را با خلق ارزش مرتبط دانسته (36 درصد) و کمتر از نیمی (43 درصد) خلق دانش را کلید توسعه محصولات، خدمات و راهحلهای جدید می‌دانند. در طول یک روز کاری، سعی ما براین است که از این دیدگاه متابعت کنیم و روش‌هایی را توصیف کنیم که سازمان‌ها بتوانند با استفاده از فناوری‌های جدید، به شکل روزانه اطلاعات را دسته‌بندی کرده و با کمک سیستم‌های مختص به سازمان این اطلاعات را در دسترس سایر کارکنان قرار دهند. این سیستم‌ها نه‌تنها به کارکنان در حل مشکلات یاری می‌رسانند، بلکه به آن‌ها کمک می‌کنند تا دست به نوآوری زده و بینش‌های جدیدی را کشف کنند.
اکثریت قریب‌به‌اتفاق سازمان‌ها می‌دانند که در این زمینه سهل‌انگار هستند. 82 درصد از شرکت‌کنندگان در نظرسنجی نیز معتقد هستند که سازمان آن‌ها در زمینه «پیوند دانش با عمل» باید کار بیشتری انجام دهند و 79 درصد معترف بودند که در زمینه خلق دانش برای شروع نوآوری‌ها و راه‌اندازی محصولات و خدمات جدید باید عملکرد مؤثرتری در پیش بگیرند. خبر خوب این است که راه‌حل‌هایی که فناوری ارائه می‌دهد به سازمان‌ها کمک می‌کند دراین مسیر قرار بگیرند. قابلیت‌های نوظهور هوش مصنوعی مانند پردازش و تولید زبان طبیعی می‌توانند به‌طور خودکار محتوا را در پلتفرم‌های متفاوتی فهرست‌بندی و ترکیب کنند.
فناوری‌ها همچنین قادر به برچسب‌گذاری و سازماندهی اطلاعات، تولید ابرداده‌های متنی به شکل خودکار و بدون دخالت انسان و از میان برداشتن موانعی هستند که در مسیر استفاده از دانش تولیدشده توسط کارکنان و شبکه‌های سازمان قرار دارند.در پیشرفته‌ترین برنامه‌های کاربردی، فناوری‌های هوش مصنوعی قادر به دریافت اطلاعات زمینه‌ای و انتقال آن‌ها به تیم‌ها و سیستم‌های مختلف سازمان هستند. فناوری‌های مبتنی بر هوش مصنوعی این امکان را فراهم می‌کنند که در زمان وقوع مشکلات اطلاعات در شبکه‌های افراد جریان پیدا کند. به‌عنوان‌مثال، پروژه Cortex مایکروسافت از هوش مصنوعی برای تجزیه‌وتحلیل حجم زیادی از محتوا، سازماندهی آن‌ها در موضوعات مختلف، استخراج اطلاعات مهم و ایجاد شبکه‌های دانشی استفاده می‌کند که افراد را با موضوعات مختلف مرتبط می‌کنند. Cortex همچنین کارکنان را قادر می‌سازد تا «مراکز دانش» شخصی‌سازی شده‌ای ایجاد کنند و به موضوعات پرطرفدار مرتبط با کارشان دست پیدا کنند. به‌این‌ترتیب، فناوری در سازمان‌ها به روش‌هایی تعبیه می‌شود که به پیشرفت هوش جمعی تیم‌های سازمان کمک کند؛ به تعبیری «رایانه‌ها» باهدف ایجاد یک «ابر تیم» در گروه قرار می‌گیرند و به این ترتیب فناوری مدیریت دانش، زمینه‌ساز دنیایی به هم پیوسته می‌شود.
مدیریت دانش بسیار فراتر از یک پایگاه داده داخلی است که کارکنان گهگاه برای جستجوی اطلاعات از آن بازدید می‌کنند. مدیریت دانش تمام تیم‌ها، سیستم‌ها و شبکه‌های مختلف یک سازمان را به هم متصل می‌کند، همه فعالیت‌های سازمان را ارتقا می‌دهد و به طور فعال اطلاعات مناسب را در زمان مناسب برای فرد مناسب می‌فرستد. مدیریت دانش همچنین با ارائه خودکار تخصص‌هایی که افراد برای توسعه مهارت‌ها و قابلیت‌های کلیدی خود به آن نیاز دارند، یادگیری را تسریع می‌کند.
به‌عنوان نمونه، فیلیپس به عنوان بخشی از تلاش خود برای تبدیل شرکت خود از یک شرکت مبتنی بر محصول به یک شرکت مبتنی بر راه‌حل، یک پلتفرم مدیریت دانش جدید را راه‌اندازی کرده است و اهدافی مانند صرفه‌جویی در وقت کارکنان، شکستن سیلوها و دسته‌بندی دانش سازمان را دنبال می‌کند. این پلتفرم بر اساس علایق و نیازهای هریک از کارکنان آن‌ها را به‌راحتی با مقالات، نکات و ترفندها، جوامع عمومی و کارشناسان مرتبط می‌کند. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و مدیران حساب و مهندسان فروش اکنون ساعت‌های کمتری را در هفته صرف جستجوی اطلاعات می‌کنند. هوندا در سال 2019 در تلاش برای بهبود تجربه رانندگان با کمک درک بهتر رفتار آن‌ها، رویکرد مشابهی را در پیش گرفت. هوندا با استفاده از ابزار هوش مصنوعی به نام Watson Discovery از IBM Watson، توانست دانش جدیدی را از تجزیه‌وتحلیل الگوهای شکایت از رانندگان ایجاد کند و مهندسان را قادر سازد تا به چالش‌های کیفیت در وسایل نقلیه به طور موثرتری پاسخ دهند. این کار نه‌تنها تجربه کاری سازمان، بلکه تجربه مشتریان هوندا را نیز بهبود بخشید.
بسیاری از سازمان‌ها ممکن است به حل چالش‌های فنی نیاز داشته باشند. سی‌وشش درصد از پاسخ‌دهندگان نظرسنجی گفتند که فقدان زیرساخت‌های فناورانه کافی، مدیریت دانش را در سازمان آن‌ها محدود می‌کند و از هر ده نفر، هفت نفر از پاسخ‌دهندگان نظرسنجی هوش مصنوعی را تنها به شکلی محدود با استراتژی مدیریت دانش خود ادغام کرده‌اند (67 درصد) ا‌این‌حال، فقدان زیرساخت فناوری تنها یکی از موانع اصلی مدیریت دانش موثر است. سایر موانع شناسایی‌شده در این بررسی بر «جنبه انسانی» معادله مدیریت دانش تمرکز داشتند. موانعی مانند سیلوهای سازمانی (55 درصد)، فقدان انگیزه (37 درصد) و فقدان مأموریت سازمانی (35 درصد) مبین این واقعیت است که بسیاری از سازمان‌ها علاوه بر فراهم کردن زیرساخت برای به‌اشتراک‌گذاری و ایجاد دانش، ارزش مرتبط با مدیریت دانش را نیز بازتعریف کنند.
در دنیایی که دانش برابر با قدرت است، بسیاری از کارکنان احساس می‌کنند که حفظ دانش تخصصی‌شان به آن‌ها اجازه می‌دهد تا از جایگاه خود محافظت کنند. برای مبارزه با این موضوع، سازمان‌ها می‌توانند روحیه‌ای را پرورش دهند که کارکنان تشخیص دهند به اشتراک‌گذاری دانش نقش و جایگاه آن‌ها را در سازمان پررنگ‌تر می‌کند. برای جا انداختن فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان خود، شرکت مدیریت خدمات و امکانات غذایی فرانسوی سودکسو، انجمن‌های خبرگی خود را در سایر سیستم‌های سازمانی ادغام کرد تا به‌راحتی ازطریق گردش کار روزانه به آن‌ها دسترسی داشته باشد. تلاش آن‌ها درحال‌حاضر به ثمر نشسته است. نتا میر، مدیر مرکز دیجیتال و نوآوری سودکسو، گزارش داد که این شرکت درحال‌حاضر شاهد «پذیرش بیشتر و بیشتر رفتارهای جدید، مانند اشتراک‌گذاری، همکاری و به‌کارگیری دانش» است. وی گفت: «من معتقدم که ما در مسیر درستی هستیم و موفق خواهیم شد سیلوها را بشکنیم، با مشارکت بیشتری کار کنیم و عملکرد بهتری داشته باشیم؛ زیرا [کارمندان ما] درک می‌کنند که اشتراک دانش مساوی با قدرت است.»
یک رویکرد مدیریت دانش مؤثر قادر است فرصت بیشتری برای خلق دانش و دست‌یابی به تخصص در اختیار کارکنان بگذارد و به افزایش ارزشی که هریک از کارکنان برای سازمان خواهند داشت کمک کرده و درنهایت احساس امنیت بیشتری را در محل کار برای آن‌ها به ارمغان آورد. در دنیایی که توسعه و رشد به ترکیب اطلاعات و یافتن الگوهایی بستگی دارد که چشم قادر به دیدن آن‌ها نیست، امنیت شغلی و سازمانی ناشی از مشارکت فرد در نوآوری‌های شخصی و سازمانی است نه در مخفی نگه‌داشتن اطلاعات. برخی از سازمان‌ها با استفاده از تحلیل شبکه سازمانی برای شناسایی موضوعات و کارشناسان و سعی در درک بهتر نحوه شکل‌گیری تعاملات، سعی دارند از این طریق روند شکستن سیلوهای سازمانی را تسریع کنند. انجام این کار به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا شبکه‌های دانش مفهومی تولید کنند که به آن‌ها کمک می‌کند مراکز دانش درون سازمان خود را ترسیم کنند.
درمیان افراد پاسخ‌دهنده به نظرسنجی، رهبران مدیریت دانش از جهات مختلف، به‌ویژه در تعریفی که از مدیریت دانش ارائه می‌دهند، با بقیه پاسخ‌دهندگان متفاوت هستند. این رهبران مدیریت دانش را چیزی بیش از راهی برای جمع‌آوری و انتشار اطلاعات می‌دانند. در عوض، آن‌ها مدیریت دانش را راهی برای خلق دانش موردنیاز برای توسعه محصولات، خدمات یا راهحلهای جدید می‌دانند. این سازمان‌ها با بازتعریف ارزش مدیریت دانش، قادر به شکستن موانع فرهنگی هستند که دیگر سازمان‌ها را از در پیشروی در مسیر مشابه بازداشته است. به عنوان مثال، فیلیپس فقط از مدیریت دانش برای کاهش زمانی که حسابداران و مهندسان فروش برای جستجوی اطلاعات صرف می‌کنند، استفاده نکرد؛ این سازمان اکوسیستم مدیریت دانش را برای ایجاد راهحلهای جدید مهندسی برای مشتریان خود به کار گرفت.
این تغییر در تمرکز به‌کارگیری مدیریت دانش در سازمان زمانی رخ داد که رهبران متوجه شدند با به اشتراک گذاشتن خدمات و راهحلهای جدید، فرصت‌های بازار از دست رفته است. یک سرویس ممکن است در ایالات متحده موفق باشد ولی حسابدارانی که در اروپا هستند از وجود چنین سرویسی بی‌خبر باشند. علی‌رغم قابلیت دسترسی به دانش در مورد محصولات فیلیپس در سایت‌های داخلی این شرکت، این شرکت راهی برای جاسازی این دانش در نقطه مناسب فرآیند مهندسی خود نداشته است. اکنون، در شروع هر پروژه جدید، مهندسان ابتدا سایت مدیریت دانش را بررسی می‌کنند. این سایت از فناوری هوش مصنوعی برای جستجوی فوری پروژه‌های مشابه استفاده می‌کند و عوامل این پروژه‌ها را به هم متصل می‌کند. به‌جای تلاش‌های تکراری، اعضا این تیم‌ها می‌توانند از ابتدا با یکدیگر همکاری کنند، دانش جدید خلق کنند و در نهایت نوآوری‌های خود را سریع‌تر به بازار عرضه کنند. یک شرکت بیودارویی پیشرو نیز رویکرد مشابهی را در پیش‌گرفته است؛ این شرکت از مدیریت دانش برای استخراج درس‌های آموخته‌شده حاصل از آزمایش‌های چندگانه مراحل اولیه که محصولات آن‌ها پشت سر گذاشته‌اند، استفاده کرد و این درس‌ها را با دانش جدیدی ترکیب کرد که شرکت را قادر می‌سازد دستاوردهای خود را به شیوه‌ای مؤثرتر در بازار به کار بگیرد. این یک چالش درون‌سازمانی بود که در آن اطلاعات ازنظر تاریخی و فقط بر اساس نیاز به دانستن به اشتراک گذاشته‌شده بود؛ اما با برداشتن یک گام به عقب برای درک اینکه چگونه و کجا می‌توان دانش را در جهت ایجاد ارزش به کار گرفت، شرکت توانست هنجارهای فرهنگی سابق را بشکند.
پیشرفت‌های سریع فناوری باعث شده است که مدیریت دانش از یک فعالیت ثابت و پشتیبان متمرکز بر مستندسازی و ذخیره‌سازی اطلاعات، به یک پلتفرم پویا و مبتنی بر هوش مصنوعی و زمینه‌ساز دنیایی به هم پیوسته تبدیل شود که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا دانش را به شکلی مؤثرتر از همیشه خلق کرده و به کار بگیرند. سازمان‌ها برای بهره بردن از این فناوری‌های نوظهور باید دو عنصر حیاتی را با هم ترکیب کنند: سیستم‌ها و زیرساخت‌های فیزیکی برای پشتیبانی از فناوری و فرآیندها، مشوق‌ها و فرهنگی که افراد را به استفاده از این فناوری تشویق می‌کند. سازمان‌هایی که در هر دو جبهه موفق شوند، می‌توانند دانش را با روش‌هایی خلق کنند که به نتایج ملموسی منجر شده و بتوانند بر اساس آن دست به عمل بزنند.
منبع:
