یکی از بزرگ‌ترین دارایی‌های یک سازمان، تجربه، دانش و خرد انباشته‌شده در سازمان است. این انبوه اطلاعات که اغلب حافظه نهادی یا دانش پنهان نامیده می‌شود، در بین کارکنان سازمان‌ها، از مهندسان محصول گرفته تا حسابداران، وجود دارد. دانش پنهان می‌تواند سلاح مخفی سازمان و یک مزیت رقابتی قدرتمند باشد و بنابراین انتقال دانش پنهان موضوعی حائز اهمیت است. بااین‌حال، در عصری که تحول دیجیتال یک امر ضروری است، این دانش می‌تواند به همان اندازه یک بازدارنده قدرتمند در مورد کارایی و سازگاری باشد.
در این مقاله به بررسی برخی از خطرات و فرصت‌هایی که برای سازمان‌ها در عصر دیجیتال ایجاد می‌کند، می‌پردازد.
دانش پنهان از هزاران سال پیش وجود داشته و از طریق تجربه و به‌اشتراک‌گذاری در میان کارشناسان در یک گروه و جمع به دست می‌آید، اما به‌ندرت در خارج از گروه به اشتراک گذاشته می‌شود. این گروه ممکن است یک خانواده، جامعه، کسب‌وکار کوچک یا بخشی در یک سازمان بزرگ‌تر باشد. در طول اعصار، این حکمت‌ها و تجارب در ذهن افراد باتجربه‌تر نگهداری می‌شد و در طول نسل‌ها، چه به‌صورت سینه‌به‌سینه یا ازطریق روابط مربی و شاگرد به دیگران منتقل شد. با پیشرفت تمدن، انسان‌ها دانش پنهان را با کتاب و سایر اشکال نوشتاری تقویت کردند. رحالی‌که به اشتراک گذاشتن دانش آشکار و کلام مکتوب آسان‌تر است، گاهی اشتراک دانش پنهان و راهنمایی‌های بین فردی از آن مؤثرتر است. برای مثال، برنامه‌های کارشناسی ارشد دانشگاه اغلب بر کتاب‌ها و مقالات منتشرشده تکیه می‌کنند، درحالی‌که در Ph.D. برنامه‌ها معمولاً روابط مربی و شاگرد را برای انتقال دانش پنهان پیشرفته حفظ می‌کنند.
فناوری نحوه جمع‌آوری و اشتراک‌گذاری اطلاعات به‌سرعت در حال تغییر است، اما دانش پنهان در دنیای دیجیتال امروزی زنده و پایدار است. مطالعه‌ای در سال 2007 ادعا کرد که 90 درصد دانش سازمان‌ها در ذهن کارکنان نگهداری می‌شود و نه در هیچ سیستم رسمی. به‌عنوان مثال، مهندسان یک سیستم و خط تولید پیچیده، سال‌ها دانش، تجارب و تخصص ویژه سازمان و محصول را در سر دارند. بسیاری از این تجارب و نحوه به‌کارگیری آن در ذهن مهندسان ارشد مانده و صرفاً در برخی مواقع در یک چرخه بی‌پایان به افراد کم‌سابقه‌تر منتقل می‌شود. این انتقال دانش مهندسی، به‌ویژه در محیط‌های تجاری پرشتاب و سریع امروزی، شکننده است و متکی به تمایل کارکنان برای اختصاص زمان خود و به اشتراک گذاشتن تخصص خود به روشی دقیق و واضح است. علاوه‌براین، وجود مرز بین بخش‌ها (حتی بین تیم‌هایی که در یک خانواده محصول کار می‌کنند) مانع از جریان اطلاعات می‌شود و سازمان‌ها ممکن است فرآیندهایی برای جذب و انتشار این دانش ارزشمند نداشته باشند. درحالی‌که ممکن است برخی از آن مستند باشد، آنچه مستند نیست و فقط در ذهن متخصصان وجود دارد، خطرات جدی برای تداوم و حیات کسب‌وکار دارد.
از جمله محدودیت‌های دانش پنهان این است که، استانداردسازی و اتوماسیون را در فرآیندها غیرممکن و اجرای راه‌حل‌های دیجیتال جدید یا تغییر راه‌حل‌های موجود را با چالش روبرو می‌کند. علاوه‌براین، انباشت و دفن دانش پنهان می‌تواند مرزهای سازمانی را پررنگ‌تر کند و اشتراک‌گذاری اطلاعات و همکاری را برای تیم‌ها دشوار کند. بدون یک مکانیزم دیجیتال برای جمع‌آوری دانش و خردجمعی قابل اشتراک‌گذاری، که هم توسط انسان‌ها و هم توسط سیستم‌های کامپیوتری پیشرفته قابل‌درک و عمل باشد، چگونه می‌توان سرمایه‌های دانشی سازمان را حفظ نمود؟
راه‌های مختلفی برای رفع محدودیت‌هایی که دانش پنهان بر سازمان تحمیل می‌کند وجود دارد. یکی از این راه‌ها این است که مطمئن شوید همه کارمندان به شکل یکسان به اطلاعات و دانش دسترسی دارند. این را می‌توان با ایجاد یک سیستم مدیریت دانش که اطلاعات را در داخل و بین تیم‌ها جمع‌آوری، ذخیره و به اشتراک می‌گذارد، انجام داد. بااین‌حال، این سیستم‌ها کامل نیستند و اکثر آن‌ها نمی‌توانند هر نوع دانش را به‌عنوان یک دارایی دیجیتال جذب کنند. علاوه‌براین، به دلیل همگام‌سازی ناقص تغییرات (به‌عنوان مثال، شبیه‌سازی و مالکیت) احتمال خطا و ابهام انسانی در هنگام ورود و پس از انتشار و به‌سادگی از بین رفتن دانش وجود دارد.
تبدیل دیجیتالی یک فرآیند، مستلزم دیجیتالی کردن دانش پنهان مرتبط با آن است. فراتر از ثبت کلمه نوشتاری، اولین قدم موثر، حذف کامل فرآیندهای کاغذی و کلامی و حرکت به سمت فرآیندهای کاملاً دیجیتالی استکه در آن رایانه‌ها می‌توانند هدایت و خودکارسازی کنند. یکی دیگر از رویکردهای پیشرفته‌تر، استفاده از هوش مصنوعی (AI) برای حذف کارهای دستی پیش‌پاافتاده و شناسایی و ردیابی الگوهای ارزشمند در پایگاه‌های داده و دانش است. البته، تحول دیجیتال یک امر یکپارچه نیست. شکاف‌های دیجیتال‌سازی و همچنین دانش پنهان موردنیاز برای پر کردن این شکاف‌ها می‌توانند یکدیگر را تشدید کنند. برای سازمان‌هایی که دانش پنهان غیر دیجیتالی زیادی دارند، پیاده‌سازی فناوری‌های جدید یا فرآیندهای تمام دیجیتال چالش‌برانگیز خواهد بود. این می‌تواند منجر به ناامیدی و حتی نارضایتی در بین کارکنان شود که به‌نوبه خود می‌تواند منجر به مقاومت در برابر تغییر شود.
این شکاف‌ها می‌توانند تاروپود دیجیتالی یک سازمان را در هم بپیچند. به‌عنوان مثال، اتکا به دانش و حضور یک فرد واحد برای انجام کاری، یک نقطه شکست ایجاد می‌کند. اگر آن فرد بنا به هر دلیلی سازمان را ترک کند، سازمان می‌تواند خود را در شرایط بحرانی بیابد.
چهار اقدام لازم برای کاهش خطرات مرتبط با دانش پنهان وجود دارد:
دانش پنهان همیشه یک دارایی حیاتی برای سازمان‌ها بوده است. این مجموعه تجربیات و بینش افرادی است که یک سازمان را تشکیل می‌دهند. با این حال، این اطلاعات عمدتاً غیر مستند بوده و برای افراد خارج از گروه غیرقابل دسترسی بوده است. با ظهور فناوری‌های دیجیتال، همه‌چیز در حال تغییر است. اکنون دانش پنهان را می‌توان به آسانی و به سرعت در یک سازمان به دست آورد و به اشتراک گذاشت. این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا به شکلی که قبلاً هرگز ممکن نبوده است، خودکارسازی، تسریع، افزایش توانایی‌های انسانی، رشد و مقیاس‌پذیری را انجام دهند. با دانستن این موضوع، می‌توانید قدرت دانش پنهان را در دنیای دیجیتال احساس کنید.
منبع:
