نقشه دانش و تحلیل شکاف دانش

نقشه دانش و تحلیل شکاف دانش

دانش بدون شک مهم‌‌ترین دارایی سازمانی است، اما داشتن آن به تنهایی نمی­تواند برای سازمان به اندازه کافی سودمند باشد. بیش­تر سازمان­ها وقتی می­خواهند در زمینه مدیریت کردن دانش خود اقداماتی انجام دهند، نمی­دانند باید از کجا شروع کنند. انبوهی از افراد، مستندات، فرایندهای ارزشمند که به سختی می‌توان دانش واقعی را از این میان پیدا کرد و از آن در راستای توسعه کسب و کار استفاده نمود. در بیش‌تر مواقع اتفاق بدتری نیز رخ می­دهد. سازمان­ها علی­رغم اینکه می­دانند در حوزه­هایی دچار کمبود هستند، ولی از آن چشم پوشی می­کنند و دست به اشتباهات غیر قابل جبرانی در کسب و کار خود می­زنند. برای رفع این چالش یک راهکار مدیریت دانشی وجود دارد و آن هم "تدوین نقشه دانش سازمان و تحلیل شکاف دانشی" است.

پنج گام برای درک بهتر نیازهای دانشی

نقشه دانش یک روش مدیریت دانشی است که به سازمان­ها کمک می‌کند تا میزان دانش آشکار و پنهان خود را در بخش‌های مختلف واحدهای کسب و کار یا کل سازمان مشخص کنند. به عنوان بخشی از یک راه حل مدیریت دانش، یک نقشه دانش، به سازمان نشان می­دهد که چه دانش و اطلاعاتی دارد و این دانش و اطلاعات در کجای سازمان قرار دارد.سازمان با تدوین نقشه دانش می­تواند وضع موجود و مطلوب خود را در هریک از حوزه­های کاری بررسی کرده و برای ترمیم شکاف­های دانشی خود برنامه­ریز کند. فرایند تدوین نقشه دانش و تحلیل شکاف­های دانشی را می توان به 5 مرحله کلی تقسیم کرد.

• مرحله 1؛ تعیین رویکرد کلی است که در آن باید رویکردهای کلان سازمان برای تدوین نقشه دانش را تعیین کنیم. این رویکردها می­تواند شامل موارد زیر باشد:

· تعریف نوع نقشه دانش (به عنوان مثال، استراتژیک، کاربردی، مبتنی بر فرآیند،  مبتنی بر وظایف کاری و ...)

· انتخاب دامنه نقشه (به عنوان مثال، اداره، اداره کل، معاونت، کل سازمان)

· شناسایی عناصر کلیدی نقشه، مانند انواع دانش، دارایی­های دانشی، دامنه­های دانش، صاحبان دانش.

·  طراحی پرسشنامه‌های مربوطه که به مدیران دانش کمک کند تا اطلاعات مربوط به هر یک از دانشکاران را ثبت و ارزیابی کنند.

•     مرحله 2؛ بررسی، ارزیابی و ساختاردهی دانش­های موجود سازمان در هریک از فیلدهای دانشی از طریق پرسشنامه ها و جلسات رو در رو.
•     مرحله 3؛ ارزیابی دانش موجود در هر فیلد و تعیین حداقل دانش مورد نیاز،
•     مرحله 4؛ تعیین نیازهای دانش برای رسیدن به وضع مطلوب در هر فیلد و و اولویت‌بندی آن‌ها با همکاری خبرگان سازمانی،
•    مرحله 5. تعریف فعالیت­های مدیریت دانشی برای ترمیم شکاف‌های دانشی (برای شکاف­های دانشی عمیق می­توان آن را به چند مرحله تقسیم کرد و به صورت گام به گام نسبت به ترمیم آن اقدام نمود)

اگر چه این 5 مرحله به نظر آسان می رسد، اما در واقع هر یک از آن­ها نیاز به تلاش‌های مهم مدیران دانش و کارکنان سازمان دارد. بیش­تر اقدامات سازمان در حوزه مدیریت دانش بر تعامل کارکنان با یکدیگر تمرکز دارد و این امر به طور طبیعی چالش­هایی را به همراه خواهد داشت. تدوین نقشه و تحلیل شکاف دانشی نیز یکی از پر چالش­ترین فعالیت­های مدیریت دانش در سازمان است.

معمولا کارکنان خبره معتقدند شیوه کاری فعلی آن­ها بهترین شیوه انجام فعالیتی است که مسئول آن هستند. این مساله موجب می‌شود تا در زمان تحلیل شکاف، به کاستی‌های موجود روش فعلی توجه نکنند و تمایل کافی برای شناسایی روش­های بهینه­تر را نیز نداشته باشند. پذیرش شکاف دانش از دیدگاه روانشناختی دشوار است، زیرا این امر نشان دهنده نواقص کارکنان است و آن­ها را مجبور می‌کند تا فعالیت‌های بیش­تری برای بهبود وظایف روتین خود انجام دهند.

برای شکستن مقاومت کارکنان، مدیران دانش می­توانند دو رویکرد قابل اجرا را برای به رسمیت شناختن دانش در یک سازمان اجرا کنند. تفاوت اصلی این رویکردها این است که سازمان­ با چه روشی سازماندهی نقشه دانش را به دست می گیرند در چه مدت زمانی می­تواند آن را اجراکند. مدیران دانش می­توانند براساس یکی از سناریوهای زیر عمل کنند:

سناریوی اول؛ تدوین نقشه دانش به صورت آرام و با همکاری کارکنان داوطلب

با انتخاب این سناریو مدیران دانش باید به دنبال کارکنان متعهد با مشارکت بالا باشند که تمایل به شرکت در فرایند تدوین نقشه دانش دارند. این سناریو قطعا آهسته خواهد بود اما می‌تواند انتظار نتایج بسیار خوبی از آن داشت.

سناریو دوم؛ تدوین نقشه دانش با سرعت زیا و مشارکت اجباری.

برخلاف گزینه اول، در این سناریو نیازی به  جلب رضایت کارکنان نیست. این روش برای شرکت­هایی مناسب است که یک برنامه تجاری مهم و جدید را شروع کرده­اند. (به عنوان مثال، وارد بازار جدید، یک دسته جدید محصول را راه اندازی می کند یا یک استراتژی توسعه جدید را اجرا می‌کند)

صرف نظر از اینکه سازمان­ها چه مدلی را برای اجرا انتخاب ‌کنند، تدوین نقشه دانش و تحلیل شکاف­های دانشی، آن‌ها را مستقیما به سمت نیازهای دانش خود هدایت می‌کند. رقابتی که امروزه در کسب و کارهای مختلف وجود دارد، ارزش دانش را دو چندان کرده و سازمان­هایی می­توانند در این بازار رقابتی موفق باشند که از منبع استراتژیک دانش خود به بهترین نحو بهره­مند شوند. تدوین نقشه دانش، شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود و ترمیم شکاف­های دانشی به عنوان یک ابزار قدرتمند، می­توان سازمان­ها را در راستای رسیدن به این مهم یاری کند.

• برای مطالعه مطالب تخصصی مدیریت دانش گروه مشاوره مدیریت داش دانا را دنبال کنید.
• صفحه احمد سپهری در لینکدین

#مدیریت_دانش #احمد_سپهری #گروه_مشاوره_مدریت_دانش_دانا #مشاوره_مدیریت_دانش #مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاره_مدیریت_دانش #پیاده_سازی_مدیریت_دانش #استقرار_مدیریت_دانش #آموزش_مدیریت_دانش #نقشه_دانش #تحلیل_شکاف_دانش #شکافسنجی_دانش #درخت_دانش #استراتژی_دانش