مدیریت دانش فرایند دستیابی به تجربه، دانش و تخصصی است که مهارت‌های جدیدی را تولید کرده، عملکرد شغلی و سطح نوآوری را در سازمان بهبود بخشیده و باعث خلق ارزش می‌شود.
پس از ابلاغ نظامنامه پیاده‌سازی مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی، نحوه پیاده‌سازی درست و اثربخش مدیریت دانش در سازمانهای دولتی به موضوع مهمی تبدیل شده است.
در این مقاله پس از مروری بر مفاهیم، اهمیت و ضرورت مدیریت دانش به تبیین ارکان نظامنامه پیاده‌سازی مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی و نحوه اجرای آن می‌پردازیم.
مدیریت دانش مفهوم جدیدی در دنیای ما نیست. با مدیریت دانش کارکنان سازمان می‌توانند در کمترین زمان ممکن، به دانش موردنیاز، پاسخ سوالات و ابهامات و همچنین خبرگان موردنظر خودشان دسترسی داشته باشند.
مدیریت دانش، فرایند دستیابی به تجربه، دانش و تخصصی است که مهارت‌های جدیدی را تولید کرده، عملکرد شغلی و سطح نوآوری را در سازمان بهبود بخشیده و باعث خلق ارزش می‌شود. هدف اصلی مدیریت دانش، اطمینان از اجرای کارآمد، مؤثر و گسترده زیر فرآیندهای مدیریت دانش یعنی خلق دانش، شناسایی دانش، ذخیره‌سازی دانش، اشتراک دانش و کاربرد دانش، برای دستیابی به نتایج مطلوب عملکرد سازمانی است.
مفهوم دولت دانش‌محور، اخیرا به‌عنوان یکی از مفاهیم کلیدی در دستگاه‌های اجرایی مطرح شده است، مفهومی که در آن دانش و دارایی‌های نامشهود، به عنوان مهم‌ترین مزیت سازمان‌ها جهت عملکرد بهتر سازمان و کارمندان آن شناخته‌شده است. سازمانهای پیشرو با مدیریت دارایی‌های فکری خود بیش‌ازپیش ارزش‌افزوده ایجاد کرده و مزیت رقابتی بلندمدت خلق می‌کنند. یکی از رایج‌ترین فرایندهایی که سازمان از دانش و سرمایه فکری خود ارزش خلق می‌نماید، مدیریت دانش است.
دولت جمهوری اسلامی ایران در برنامه‌های پنج ساله، توسعه را مبتنی بر دانایی یا همان مفهوم دانش‌محوری در نظر گرفته است. این موضوع به این معناست که دولت و کلیه دستگاه‌های اجرایی باید در نیل به مأموریت خود، دانش‌محور بودن را به‌عنوان یکی از کلیدی‌ترین موضوعات در نظر بگیرند. مفهوم مدیریت دانش در سازمانهای دولتی با سایر سازمان‌ها تفاوت چندانی ندارد؛ چراکه مدیریت دانش در نظر دارد تا در سازمان، چرخه دانش را به حرکت در بیاورد.
باید در نظر داشت مأموریت سازمانهای دولتی با سازمانهای خصوصی متفاوت است. سازمانهای خصوصی در نظر دارند تا سود خود را حداکثر کنند و در این مسیر هر آنچه بر این شاخص کلیدی تاثیرگذار باشد را موردتوجه قرار خواهند داد و طبیعتاً از مفاهیم نوین مدیریتی از جمله مدیریت دانش نیز باهدف اصلی کاهش هزینه‌ها استفاده خواهند کرد؛ اما چیزی که در دستگاه‌های اجرایی مهم است افزایش سود ذینفعان نیست، چراکه ذینفعان اصلی سازمانهای دولتی، عموم مردم جامعه هستند و این سازمان‌ها باید خدمات مناسب را به ذینفعان خود ارائه کنند.
مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی نوپا و در مراحل اولیه خود است و با توجه به موارد مطرح‌شده، سازمانهای دولتی باید توجه ویژه‌ای به مدیریت دانش داشته باشند. سازمانهای دولتی باید بر این باور باشند که باقدرت دانش می‌توانند برتری‌های بلندمدت خود را در عرصه‌های مرتبط با ماموریت خود حفظ کنند و با استقرار مدیریت دانش، بهره‌وری خود را بهبود بخشند.
بدیهی است که کلیه نظام‌های مدیریتی ازجمله مدیریت دانش باید یاری‌رسان دستگاه‌های اجرایی در جهت اجرای اثربخش ماموریت آنان اعم از ارائه خدمات و کالا به مردم جهت رفع نیازهای اساسی آنان، افزایش رفاه اجتماعی، تامین ثبات اقتصادی و مالی کشور، ایجاد انگیزه برای فعالیتهای بخش خصوصی و انجام وظایف ناشی از اعمال حاکمیت و تصدی دولت و نیل به اهداف سیاسی و اجتماعی و فرهنگی و غیره باشد.
یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های دستگاه‌های اجرایی، جابجایی کارکنان و یا بازنشستگی آنان است. این موضوع می‌تواند باعث از دست رفتن دانش چندین ساله کارکنان این سازمان‌ها شود. برخی از کارکنان دولت به‌عنوان مامور در سازمانهای دیگر مشغول به کار می‌شوند و یا در راستای گردش شغلی در همان سازمانی که فعالیت می‌کنند جابه‌جا می‌شوند و این موضوع می‌تواند موجب انباشت دانش انباشت در ذهن این افراد شود. معمولا دانش پنهان ذخیره‌شده در ذهن کارکنان بدون این‌که به سایر کارکنان منتقل شود به‌راحتی از دست برود.
اکثر دستگاه‌های اجرایی دارای یک یا چند ساختمان ستادی در پایتخت و همچنین ادارات کل در استان‌های کشور هستند. این موضوع بدان معناست که فعالیتهای موازی و یکسان در این سازمان‌ها جاری است و ممکن است به واسطه نبود شبکه دانش، بسیاری از اقدامات اجرایی که معمولا با سعی و خطا همراه است، توسط دیگران و با صرف زمان و هزینه گزاف، مجدداً تکرار شود.
کارکنانی که به‌تازگی وارد سازمان می‌شوند، برای آنکه به سطح قابل قبولی از دانش مهارت و توانایی دست پیدا کنند، مجبورند اقدامات مختلفی را تجربه کنند و این اقدامات معمولاً با اشتباهات مکرر همراه است. چنانچه سازمان دارای نظام اثربخش مدیریت دانش باشد، می‌تواند با استفاده از پایگاه دانش و نرم‌افزار مدیریت دانش، هزینه‌های آموزش نیروهای جدید و همین‌طور بازه زمانی یادگیری کارکنان را کاهش دهد.
یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های کارکنان در دستگاه‌های اجرایی، عدم دیده شدن توسط مدیران بالادست است. مدیریت دانش به‌واسطه ایجاد بستری مناسب و یکپارچه جهت معرفی اقدامات برتر کارکنان سازمان، می‌تواند به‌خوبی به این نیاز منطقی و صحیح پاسخ دهد. کلیه کارکنان سازمان می‌توانند در سامانه مدیریت دانش فعالیت کنند و به‌واسطه فعالیتهای دانشی، توانمندی‌ها و مهارت‌های خود را به سایر کارکنان و همچنین مدیران ارشد سازمان ارائه کنند.
انتقال دانش ناکافی میان کارکنان دستگاه‌های اجرایی معمولاً سبب می‌شود که دوباره‌کاری‌ها در سازمان به‌کرات دیده شود. نظام اثربخش مدیریت دانش به‌واسطه ایجاد و بهبود چرخه دانش که شامل مراحل شناسایی، خلق یا کسب، ذخیره‌سازی، به اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری دانش است، می‌تواند سبب کاهش دوباره‌کاری‌ها و اشتباهات تکراری در سازمان شود.
یکی از مهم‌ترین وظایف و ماموریت‌های سازمانهای دولتی و دستگاه‌های اجرایی حل مسائل کلان کشور و همچنین تصمیم‌گیری‌های مهم در زمینه ارائه خدمات به عموم مردم است و هرچه میزان دسترسی مدیران ارشد و همین‌طور کارشناسان دستگاه‌های اجرایی به اطلاعات و دانش فراهم و مهیا باشد، می‌توانند سرعت حل مسائل تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری را افزایش دهند. تصمیماتی که طی دولت‌های مختلف در زمینههای مختلف گرفته‌شده است و همین‌طور اثرات و نتایج آن، چنانچه به‌صورت منسجم در نظام مدیریت دانش، ثبت، به اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری شود، باعث افزایش کارایی، اثربخشی و درنهایت بهبود بهره‌وری در سازمانهای دولتی خواهد شد.
تعداد زیادی از دستگاه‌های اجرایی وظیفه ارائه خدمات به ارباب رجوع را برعهده دارد. آن چیزی که برای ارباب رجوع و ذینفعان سازمانهای دولتی که همان عموم مردم می‌باشند مهم است، بهبود سرعت و کیفیت خدمات است. چنانچه دستگاه‌های اجرایی بتوانند از پتانسیل‌های اطلاعاتی و دانشی درون سازمان و همین‌طور دانش ذینفعان به‌درستی استفاده کنند، می‌توانند به این مهم جامه عمل بپوشاند.
سازمانهای دولتی به‌واسطه سیاست‌گذاری‌هایی که برای بخش خصوصی انجام می‌دهند، باید درک صحیحی از اقتضائات سازمانهای خصوصی داشته باشند. ازآنجاکه سازمانهای خصوصی معمولاً به‌صورت چابک‌تر نسبت به سازمانهای دولتی در اجرای فرآیندهای خود و همچنین بکارگیری سیستم‌های مدیریتی عمل می‌کنند؛ لذا چنانچه دستگاه‌های اجرایی در زمینه استقرار نظام‌های مدیریتی ازجمله نظام مدیریت دانش به‌درستی عمل نکنند، این شکاف هرروز بیشتر و بیشتر خواهد شد و درنهایت بر وظایفی که دستگاه‌های دولتی در قبال بخش خصوصی دارند، می‌تواند تاثیر منفی بر جای بگذارد.
با توجه به سیاست‌های کلی نظام اداری در سال ۱۳۸۹ و بند ۱۶ این سیاست‌ها که به مساله «دانش‌بنیان کردن نظام اداری از طریق به‌کارگیری اصول مدیریت دانش و یکپارچه‌سازی اطلاعات» به‌صراحت اشاره‌شده است، سازمان اداری و استخدامی کشور به‌عنوان سازمان مسئول به سمت اجرای پروژه‌ای حرکت کرده است که مدیریت دانش را بر اساس یک دستورالعمل جامع در نظام اداری طراحی و مستقر کند.
در همین راستا و در اجرای بند ۳ ماده یک دستورالعمل مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی (موضوع مصوبه شماره ۳۸۶۰۵۶ تاریخ ۲۷/۱۰/۱۳۹۹ شورای عالی اداری) و در راستای ایجاد هماهنگی، هم‌راستایی و وحدت رویه در اجرای مدیریت دانش، «نظامنامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی» توسط سازمان اداری و استخدامی ابلاغ شد.
با توجه به این نظامنامه، کلیه دستگاه‌های اجرایی مشمول بایستی نسبت به تعیین واحد متولی مدیریت دانش اقدام و در اسرع وقت نسبت به استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه و واحدهای تابعه بر اساس این نظامنامه اقدام نمایند. استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه‌ها شامل چهار مرحله است که سازمان و دستگاه‌ها باید برنامه‌ها و اقدامات خود را در چارچوب مراحل زیر طراحی و اجرا نمایند:
الف. بسترسازی مدیریت دانش
ب. سنجش بلوغ مدیریت دانش
ج. برنامه‌ریزی استقرار نظام مدیریت دانش
د. اجرای برنامه‌های پیش‌بینی‌شده برای استقرار مدیریت دانش
ه. پایش و ارزیابی برنامه‌های مدیریت دانش
با توجه به اهمیت مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی، گروه مشاوره مدیریت دانش دانا، با اتکا به تجارب متعدد خود در زمینه استقرار راهکارهای مدیریت دانش در سازمانهای حاکمیتی و دولتی، چارچوب استقرار مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی را منطبق بر نظامنامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی طراحی کرده است. علاوه بر این، نرم‌افزار مدیریت دانش تولیدشده توسط این شرکت، کلیه نیازهای فناورانه نظامنامه را پوشش می‌دهد.
