استیون هاوکینگ می گوید کارکنانی که دانش خود را با سایرین به اشتراک می‌گذارند بسیار ارزشمند بوده و برای سازمان منافع قابل لمسی می‌آفرینند. دانش به‌تنهایی ارزش چندانی ندارد مگر اینکه آن را به اشتراک گذاشته شود.
دانش آشکار که معمولاً در قالب آیین‌نامه و مستندات تدوین می‌شود، به طور معمول به‌خوبی قابل مدیریت‌کردن است. هرچند دانش به‌دست‌آمده از تجربه، می‌تواند ارزشمندتر باشد، اما استخراج این ارزش از این دسته دانش موجود دشوار است مگر اینکه سازمان بتواند از ابزارهای مناسبی برای استخراج و بکارگیری آن استفاده کند. اهمیت مدیریت دانش حتی باعث شده است که در استاندارد ISO 9001:2015 یک‌بند ویژه به آن گنجانده شود و استاندارد ایزو ISO30401 برای آن تدوین شود.
یکی از متداول‌ترین روشهای به‌دست‌آوردن دانش در سازمان‌ها، پایگاه‌داده از درس‌آموخته‌ها است. به طور معمول، این داده‌ها در قالب یک فایل صفحه گسترده Excel یا پایگاه‌داده Access وجود دارند و در طول یک جلسه درس‌آموخته (LL) در پایان پروژه پر شده و سپس ارسال می‌شود. در حالت ایده‌آل، درس آموخته‌هایی که جمع‌آوری‌شده‌اند باید در ابتدای هر پروژه جدید مورد بازبینی قرار گیرند و هر چیزی را که برای بهبود عملکرد پروژه مرتبط است، در برگیرند. جستجو و جذب دانش زمانی انجام می‌شود که اکثریت کارکنان پروژه هنوز به پروژه ملحق نشده‌اند. این امر یک فرصت نادیده گرفته شده برای به حداکثر رساندن بهره‌وری پروژه است.
مصاحبه‌های انجام شده با بیش از ده ها متخصص در 20 سازمان در 5 سازمان برتر کانادا و همچنین نتایج یک نظرسنجی بین‌المللی از مؤسسه مدیریت پروژه نشان می‌دهد که اکثر سازمان‌ها در به‌اشتراک‌گذاری مؤثر دانش در مکان و زمان مناسب کوتاهی انجام مي‌شود. ازآنجایی‌که فرایند جمع‌آوری درس‌آموخته‌ها در پروژه‌ها بهتر تشخیص داده می‌شود، مشکل به اشتراک‌گذاری دانش، فراتر از سازمان‌های مبتنی بر پروژه است، همچنین تحقیقات ما نشان می‌دهد که سازمان‌های عملیاتی و نگهداری تعمیرات با به اشتراک‌گذاری دانش تلویحی مقابله می‌کنند. نمودار زیر سازمانهایی را که با آنها صحبت کرده‌ایم در چهار نوع دسته‌بندی کلی نشان می‌دهد:
چالش‌های مرتبط با فرایند مدیریت دانش را می‌توان در یکی از اين دودسته طبقه‌بندی کرد: اختلاف در جمع‌آوری یا اختلاف در بازیابی. منابع اختلاف در جمع‌آوری شامل این واقعیت است که بسیاری از دانش‌ها تا زمان برگزاری جلسه درس‌آموخته فراموش شده است، به همین دلیل انگیزه کمی برای مشارکت افراد در این فرایند وجود دارد و همچنین راه آسانی برای مستندسازی و تدوین این اطلاعات برای استفاده مجدد مؤثر وجود ندارد. منابع اختلاف بازیابی شامل این واقعیت است که یافتن جلسه درس‌آموخته مربوطه بسیار دشوار است زیرا این دانش در فایل‌های متفاوت به‌صورت پراکنده شده است یا در مخازن داده غیر سیستمی قرار دارند، فقط تعداد کمی از اعضای تیم در ابتدای پروژه به دنبال نتایج جلسات درس‌آموخته هستند، به‌طورکلی محتوا در یک قالب قابل‌استفاده مجدد ضبط نشده است، و حتی زمانی که مخازن داده در دسترس است، یافتن مرتبط‌ترین بینش برای کار موردنظر دشوار است.
يک شرکت مشاور مديريت که با این چالشها روبرو بود، یک بستر و زیرساخت اشتراک‌گذاری دانش هوشمند به نام totaliQ را توسعه داد. totaliQ یک بازار دوطرفه برای دانشی است که به سازمانهایی که باتکیه‌بر دانش ورزان، ارزش دانش پنهان کارکنان خود را به حداکثر می‌رساند، کمک می‌کند.
سازمان‌ها فرصتی برای افزایش بهره‌وری خود با اتخاذ رویکردی جدید در مدیریت دانش دارند که سبب می‌شود ارزش دارایی سازمانی را به حداکثر برساند. با تداوم این فرایند، ارزش‌گذاری آن با اندازه‌گیری آن و به‌کارگیری فناوری‌هایی که اختلافات جمع‌آوری و بازیابی را کاهش می‌دهد، بهره‌وری سازمان‌ها را افزایش داده، ضایعات را کاهش می‌دهند و در بلندمدت رقابتی‌تر خواهند بود.
استفاده از مديريت دانش به گونه‌ای که به هنگام نیاز، در اختیار افرادی که نیازمند آنها هستند، قرار گیرند تا آنها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیشتر و مؤثرتر انجام دهند. مدیریت دانش، شامل یک سری استراتژی و راهکار برای شناسایی، ایجاد، نمایندگی، پخش و تطبیق بینش‌ها و تجارب در سازمان می‌باشد.
نرم‌افزار مدیریت دانش بستری مناسب برای افزایش تعاملات سازمانی و پشتیانی از فرایند مدیریت دانش است. این سیستم دارای ماژول‌های متعددی است که هر یک از آنها در راستای پوشش یکی از 5عنصر اصلی چرخه دانش شامل شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیره‌سازی دانش، به اشتراک‌گذاری دانش و بکارگیری دانش طراحی شده‌است.
نرم‌افزار مدیریت دانش دانا، جامع‌ترین سامانه مدیریت دانش کشور است که با استفاده از به‌روزترین تکنولوژی‌های برنامه‌نویسی دنیا و مبتنی بر راهکارهای هوش مصنوعی طراحی شده است. قابلیتهای منحصر به فرد این سیستم نرم‌افزاری و کاربردپسند بودن آن موجب شده تا سازمان‌های بزرگ کشور در فرایند پیاده‌سازی مدیریت دانش از آن استفاده کنند.
از جمله قابلیتهای پیشرفته این نرم‌افزار می‌توان به “اشتراک‌گذاری ویدیویی دانش”، “اشتراک‌گذاری صوتی دانش”، “اپلیکیشن تلفن همراه” و “امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی” اشاره نمود
در راستای پاسخگویی به نیازهای سازمان‌های مختلف، نرم افزار مدیریت دانش دانا به صورت ماژولار و در 3 سطح طراحی و پیاده‌سازی شده است و سازمان‌ها متناسب با نیازهای مدیریت دانشی خود می‌توانند از امکانات و زیرسیستم‌های متنوع این نرم‌افزار بهره‌مند شوند.
برای آشنایی با قابلیتهای نرم‌افزار مدیریت دانش دانا با ما در ارتباط باشید.
منبع:
