در دنیایی که دانش برابر با قدرت است، بسیاری از کارمندان احساس می‌کنند که حفظ و عدم به اشتراک گذاری دانش، آن‌ها را با ارزش‌تر و سایرین را نيازمندتر می‌کند. برای مقابله با این مسئله سازمان‌ها می‌توانند فرهنگی را پرورش دهند که به کارکنان کمک کند تا به اشتراک دانش آن‌ها را ارزشمندتر نشان دهد و جایگاه سازمانیشان را بهبود بخشد.
به‌طور خلاصه، مدیریت دانش مجموعه‌ای از دارایی‌ها، فعالیت‌ها و ابزارهایی است که مدیریت و به اشتراک‌گذاری دانش را در یک سازمان فراهم می‌کند. مدیریت دانش معمولاً به‌عنوان فرآیندی در نظر گرفته می‌شود که چرخه دانش یعنی حلق، اشتراک‌گذاری و استفاده مؤثر از دانش را تقویت می کند. به رویکردهای به اشتراک‌گذاری نشان کمک می کند تا دانش در سراسر سازمان توزیع شود. فرآیندهای تسهیم دبه شرکت‌ها کمک می‌کند تا دانش پنهان را در دسترس همگان قرار دهند و دانش و تخصص انباشته‌شده را تغییر کاربری داده و از آن استفاده کنند.این دانش به سازمان‌ها و تیم‌ها کمک می کند تا از تکرار اشتباهات بپرهیزند و تلاش بیشتری برای یافتن راه‌حل‌های قابل‌اجرا انجام دهند.
استفاده مؤثر از دانش، آخرین و ظاهراً حیاتی‌ترین مرحله فرآیند مدیریت دانش است، زیرا مزیت اصلی مدیریت دانش در به‌کارگیری دانش برای تصمیم‌گیری بهتر نهفته است.
چرا مدیریت دانش اهمیت دارد؟ چون دانش ضربان قلب هر تصمیمی است که در سازمان‌ها گرفته می‌شود. توسعه محصول، بهبود خدمات، تعامل با مشتری و کل عملیات سازمان بدون دانشی که تیم شما دارد نمی‌تواند کار کند.
سازمان باید اطمینان حاصل کند که دانش موجود خوب توزیع می‌شود. اینجا جایی است که فرآیند مدیریت دانش وارد می‌شود. سازمان شما برای سازمان‌دهی این فرآیند به روشی قابل‌دسترس و مؤثر، به یک سیستم مدیریت دانش نیاز دارد که به نوبه خود به شما اين امکانات را می‌دهد:
مدیریت دانش مزایای بسیاری دارد که در ادامه برخی از آن ها را مرور می کنیم:
در بخش مدیریت دانش، یک مکان متمرکز برای اطلاعات ایجاد کنید که با آمدن و رفتن کارمندان در دسترس باقی بماند و به‌طور مداوم به‌روز شود. با ایجاد این بانک دانشی، شکاف اطلاعاتی از بین می‌رود و تمامی دانش آشکار و بخشی از دانش پنهان سازمانی بدین ترتیب قابل دسترس است.
وقتی مدیریت دانش را در اولویت قرار می‌دهید، به‌طور قابل‌توجهی شانس دستیابی به نوآوری‌های موفق را افزایش می‌دهد. بخشی جدایی‌ناپذیر از مدیریت دانش که نوآوری را تقویت می‌کند، دریافت دانش از منابع خارجی است بازار، رقبا، رهبران صنعت.
با دانش بازار که در دسترس شماست، می‌توانید متناسب با شرایط بازار تغییر کنید، روندها را در مراحل اولیه تشخیص دهید و از آن استقبال کنید، تصمیمات عاقلانه‌ای برای استعدادها بگیرید و عملکرد تجاری سازمان خود را بهبود بخشید.
یک سیستم مدیریت دانش به کارمندان و به‌طورکلی به سازمان کمک می‌کند تا شفافیت بهتری در مورد دانش موجود داشته باشند و به بهره‌وری تیمی بهتری دست یابند. مدیریت دانش به‌خوبی سازمان‌دهی شده همچنین به همسو ماندن با ارزش‌های شرکت، انتظارات مبتنی بر نتیجه و تاکتیک‌های همکاری کمک می‌کند.
اگر مدیریت دانش به‌درستی اجرا شود، جذب افراد جدید در سازمان شما تسریع پيدا می‌کند و این فرایند را مؤثرتر و روان‌تر می‌کنید. به‌طور خاص، کارکنان جدید شما به فرآیندها و خط‌مشی‌های سازمانی، مهم‌ترین جنبه‌های مربوط به محصولات، خدمات و بخش‌های مشتریان و اساساً به تمام اطلاعات و دانشی که ممکن است کارمندان جدید برای شروعی مؤثر و سازنده نیاز داشته باشند، دسترسی پیدا می‌کنند.
برای روان و سریع کردن ورود به يک سیستم مدیریت دانش قابل‌اعتماد، به دانش جمعی و به‌روز نیاز دارید که از همه کارمندان و بنیان‌گذاران شرکت انباشته‌شده باشد.
مدیریت دانش همچنین به امنیت روانی کارکنان کمک می‌کند. با اولویت دادن به مدیریت دانش و مدیریت آن در سازمان، به کارکنان خود کمک می‌کنید تا بر آنچه مهم است تمرکز کنند، بار اطلاعاتی اضافی را از بین ببرند، استرس را کاهش دهند و درازای آن، رفاه و سلامت کسب‌وکار خود را بهبود بخشند.
هنگامی‌که برای شروع فرآیند مدیریت دانش در سازمان خود آماده شدید، ممکن است لازم باشد بهترین شیوه‌ها را بررسی کنید. در اینجا حداقل سه تمرین برای شروع وجود دارد:
یکی از جنبه‌های اساسی ایجاد مدیریت دانش در DNA سازمان شما این است که دانش را در دسترس قرار دهید. ابزارها و سیستم‌هایی را کاوش کنید که اشتراک دانش را امکان‌پذیر می‌کنند، به بهترین راه‌ها برای سازمان‌دهی و ساختار پایگاه دانش فکر کنید و مهم‌تر از همه تجربه کارمندان خود را در نظر بگیرید.
اساساً، هنگام سازمان‌دهی به اشتراک‌گذاری دانش، آن را کارمند محور کنید، از آن‌ها بپرسید چه چیزی ممکن است آن‌ها را از به اشتراک گذاشتن دانش با همکارانشان بازدارد و در عوض، با چه نمونه‌های خوبی مواجه شدند. اگر بین نرم‌افزارهای خاص برای مدیریت دانش و به اشتراک‌گذاری انتخاب می‌کنید، چند کارمند را در «گروه آزمایشی» خود دعوت کنید و به معنای واقعی کلمه اجازه دهید آن‌ها در این نرم‌افزار دست داشته باشند.
البته این شما هستید که تصمیم می‌گیرید کدام راه‌حل را انتخاب کنید. بااین‌حال، بازخورد کارمندان در این جنبه ضروری است. ممکن است بینش‌های ارزشمندی در مورد ویژگی‌ها و فرصت‌هایی که برای افزودن به جعبه‌ابزار اشتراک‌گذاری دانش شما حیاتی است
فرآیندی را طراحی کنید که چگونه مدیریت دانش در سازمان شما کار می‌کند. چگونه می‌خواهید ایجاد، توزیع و استفاده عملی دانش را سازمان‌دهی و مدیریت کنید؟ چه شرکت‌کنندگان يا همتایان منابع انسانی، مدیران سطح میانی، مدیران شعب، کارمندان يا عنوان شرکای خود در این طرح می‌بینید؟
مدیریت دانش یک خیابان دوطرفه است؛ ممکن است توسط رهبری شرکت، از بالا به پایین آغاز شود، اما موفقیت آن بستگی به این دارد که آیا کارکنان از آن استفاده کنند و به نیازهای آن‌ها در زمینه کسب دانش پاسخ دهند یا نه؟ باید با مدیران بخش های مختلف همکاری کنید و آن‌ها را تشویق کنید تا فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش را در تیم خود تقویت کنند.
سایر رهبران منابع انسانی را در سازمان خود درگیر کنید تا نقاط را ازنظر حوزه‌های مختلف منابع انسانی به هم متصل کنند. به‌عنوان‌مثال، اشتراک دانش در دسترس می‌تواند به افزایش نرخ حفظ و وفاداری کارکنان کمک کند، به بخشی از اقدامات برنامه‌های تحقیق و توسعه تبدیل شود و پایه‌ای برای برنامه‌ریزی جانشین پروری باشد
شما به‌سختی می‌توانید مدیریت دانش موثر را بدون فناوری راه‌اندازی کنید. فناوری به کارمندان شما اجازه می‌دهد تا به‌راحتی به جستجو و دسترسی به اطلاعات و به اشتراک‌گذاری دانش خود در قالب‌های مختلف بپردازند. علاوه بر این، فناوری به کارکنان اجازه می دهد تا ارتباط بهتری برقرار کنند.
در چشم‌انداز فناوری‌های امروزی که مدیریت دانش را امکان‌پذیر می‌کنند، می‌توانید گزینه‌های متعددی را بیابید، از سیستم‌های ویکی‌مانندی که صرفاً به شما امکان ایجاد و توزیع اطلاعات را می‌دهند تا پلتفرم‌های جامعی که به شما امکان می‌دهند کل مسیرهای توسعه را برای کارمندان خود بسازید. اینکه در اینجا چه چیزی را انتخاب کنید تا حد زیادی به اهداف و نیازهای شما بستگی دارد.
منبع: https://hrforecast.com/what-is-knowledge-management%E2%80%AFand-why-its-important/
