چگونه سیستم مدیریت دانش به سازمان کمک می‌کند؟

در این مقاله به بررسی اینکه چگونه سیستم مدیریت دانش به سازمان کمک می‌کند؟ می‌پردازیم.

در گذشته سیستم مدیریت دانش یک سازمان می‌توانست شامل قفسه‌هایی از فایل‌ها و مجموعه‌ای از دفترچه یادداشت باشد و نیازی به یک بستر نرم افزاری برای نگهداشت آن نبود. اما در حال حاضر  سازمان‌های پیش رو با استفاده از داده‌های بسیار زیاد خود، شبکه پیچیده‌ای از دانش را ایجاد می‌کنند و بسته به توانایی سازمان، داده‌ها را به صورت متمرکز، در‌ دسترس و ایمن نگهداری می‌کند. بدیهی است که این فرایند نیازمند تکنولوژی های مناسب و به روز است.
ممکن است این کار خیلی ساده به نظر برسد، اما با وجود میلیاردها «داده» که در تعداد زیادی از پلتفرم‌ها وجود دارد، سادگی و امنیت یک سیستم مدیریت دانش جزو ضروری ترین ویژگی‌های آن است.

چگونه مدیریت دانش به سازمان کمک می‌کند؟

مدیریت دانش  برای توصیف نحوه جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت و استفاده یک شرکت از تمام اطلاعاتی که در اختیار دارد به کار می‌رود.

این اطلاعات شامل داده‌های مرتبط با جوانب مختلف سازمان و بخش‌ها و موضوعات مرتبط با مشتریان است. نمونه‌هایی از داده‌های موجود در یک سیستم مدیریت دانش سازمان شامل موارد زیر است:

دانش داخلی سازمان مانند:

• حساب‌ها
• مالیات
• داده‌های مشتری
• سوابق کارمندان
• موجودی محصولات
• سفارش‌های فروش
• ارزیابی ریسک
• نکات ایمنی
• اطلاعات راحتی
• شرح شغل
• فرآیندهای پرداخت
• اطلاعات شرکت
• فرآیندهای داخلی و ویکی

نمونه‌های دانش خارجی سازمان هم عبارتند از:

• ابزار آموزشی و تربیتی
• چگونه مشتریان را راهنمایی کنیم
• سوالات متداول
• آموزش‌ها
• صلاحیت‌ها و گواهینامه‌ها
• اطلاعات محصول و تور

چرا مدیریت دانش باید برای شما مهم باشد؟

فرآیندهای مؤثر مدیریت دانش تأثیر قابل‌توجهی بر عملکرد سازمان دارد. یک سیستم مدیریت دانش که به‌درستی سازماندهی نشده باشد می‌تواند تأثیری منفی بر کارایی، بهره‌وری و روحیه کارکنان داشته باشد.

برای رسیدن به این اطمینان که سازمان شما بیشترین بهره را از مدیریت دانش می‌برد، تعدادی شاخص کلیدی وجود دارد که باید در هر طرح مدیریت دانش طراحی و اجرا شود. برای مثال سیستم مدیریت دانش که به‌خوبی پیاده شده باشد برای کارکنان در همه سطوح سودمند است. از دسترسی آسان به مطالب آموزشی در داخل سیستم گرفته تا کاهش هزینه‌ها و بهبود بهره‌وری از طریق ارتباطات داخلی.

ایجاد یک سیستم مدیریت دانش قوی در یک سازمان مزایای کوتاه‌مدت و بلندمدتی را برای هرشرکتی فراهم می‌کند. افزایش رضایت کارکنان، بهبود کارایی و افزایش درآمد آن‌ها برخی از این مزایا هستند.

10 نکته مهم در مورد مدیریت دانش

مزایای یک سیستم مدیریت دانش که به‌خوبی طراحی شده عبارتند از:

• بهبود آموزش کارکنان و ارتقای سطح دانش آنان: مدیریت دانش به کارکنان اجازه می‌هد به‌راحتی به به دانشی دسترسی پیدا کنند که برای بهبود کیفیت کارشان هم‌سطح با استانداردها به آن نیاز دارند. زمانی که سیستم مدیریت دانش شما به‌روز باشد و به‌آسانی بتوانید از آن استفاده کنید، کارمندان به مطالب آموزشی بیشتر و اطلاعات گسترده‌تری در مورد وظایف خود دسترسی پیدا می‌کنند. این اتفاق مقدمات رشد و پیشرفت آن‌ها را فراهم می‌کند.

یک سیستم مدیریت دانش سنجیده به نیروی کار شما کمک می‌کند تا اطلاعات موردنیاز خود را به‌سرعت و به‌راحتی پیدا کنند و اطلاعات جدیدی که به دانش و مهارت‌های آن‌ها می‌افزاید را کشف کنند.

• ساده‌سازی فرآیندها و تصمیم‌گیری‌ها: از طریق سیستم مدیریت دانش خود اطلاعاتی را در اختیار هیئت‌ها، تیم‌های مدیریتی و گروه‌هایی  بگذارید که برای تصمیم‌گیری سریع‌تر و کارآمدتر به آن نیاز دارند. با اشراف به داده‌های مرتبط در طول فرآیند تصمیم‌گیری، زمان تصمیم‌گیری در تمام سطوح کسب‌وکار به شدت کاهش پیدا خواهد کرد.
• خدمات مشتری پیشرفته: کارکنان خود را با دانشی که برای پاسخگویی صحیح و سریع به مشتریان نیاز دارند، تقویت کنید. این موضوع یک عامل بزرگ در رتبه‌بندی ارائه خدمات به مشتری است. مثلاً با ارائه اطلاعات نادرست به مشتریان و یا وقتی به دلیل مسائل سیستماتیک خدمات را با تأخیر دریافت می‌کنند، نسبت به کسب‌وکار شما ناامید می‌شوند. وجود یک سیستم مدیریت دانش کارآمد برای حمایت از نمایندگان و شعب تأثیر مشهود و قابل سنجشی بر شهرت برند، رضایت مشتری و رفاه کارکنان خواهد گذاشت.
• کاهش بروز اشتباهات و خطاها: با اصلاح سیستم مدیریت دانش سازمان موارد اشتباه و خطا در کسب‌وکارتان را کاهش دهید. با کاهش موارد خطا و اشتباهات، موفق به کاهش هزینه‌ها و زمان تلف شده در سازمان خواهید شد. برای جلوگیری از تکرار اشتباهات رایج می‌توان این موارد را مستند کرد و این اسناد را برای جلوگیری از تکرار آن‌ها دائماً به‌روزرسانی کرد. یک سیستم مدیریت دانش کارآمد با ایجاد دسترسی آسان به اطلاعات به‌روزشده در هنگام شناسایی راه‌حل‌ها و اصلاحات درصد اشتباهات شما را پایین می‌آورد.
• بهبود ارتباطات داخلی: ارتباطات داخلی خود را ارتقا داده و همکاری و ارتباطات بهتری را در تمام سطوح سازمان خود بیافرینید. یک سیستم مدیریت دانش که به‌خوبی روغن‌کاری شده باشد می‌تواند ارتباطات داخلی شما را از استراتژی به قابلیت دسترسی و بررسی عملکرد تبدیل کند.
• افزایش شادی کارکنان: با ایجاد محیطی مثبت از طریق مدیریت دانش، نیروی کار خود را متحول کنید و تجربه کار کردن در محیط کار را برای آن‌ها به تجربه‌ای مثبت تبدیل کنید.

ارتقا سطح دانش سازمان،  ایجاد اعتماد در میان کارکنان و کاهش جابجایی آن‌ها با ایجاد یک منبع دانش قابل دسترسی به کارکنان شما اجازه می‌دهد هر‌چیز و هرکسی که نیاز دارند را در اختیار داشته باشند.

• افزایش کارایی و بهره‌وری: بهره‌وری و کارایی کسب‌وکار را با ایجاد سیستم مدیریت دانشی که باعث صرفه‌جویی در وقت کارکنان و افزایش بهره‌وری در کسب‌وکار می‌شود، افزایش دهید. دسترسی به اطلاعات مناسب ،در زمان مناسب، یک نیاز حیاتی برای داشتن نیروی کاری شاد و مولد است. یک استراتژی مدیریت دانش که به‌خوبی طراحی شده باشد تاثیر مثبت قابل‌توجهی بر افزایش درآمد خواهد گذاشت.
• ترویج نوآوری و اشتراک‌گذاری: به نیروی کار خود یک سیستم مدیریت دانش بدهید که همکاری و ارتباطات داخلی را بهبود می‌بخشد و از نوآوری و اشتراک ایده‌ها استقبال می‌کند. به دست آوردن بینش و تفسیر از همه زمینه‌های سازمان راهی برای ترسیم چشم‌اندازی بزرگ‌تر و رسیدگی به چالش‌هایی است که کارمندان با آن درگیر هستند و ممکن است بر بهره‌وری، شادی و کارایی مالی آن‌ها تأثیر بگذارد.
• حفظ دانش: مطمئن شوید که وقتی یکی از کارکنان به محل کار جدیدی می‌رود، دانشی که در اختیار دارد با او از سازمان خارج نشود. اگر اطلاعات تنها در اختیار تنها یک نفر از کارکنان باشد، دانش تخصصی و آگاهی از نحوه انجام کارها و عملیات‌ها به‌راحتی از دست می‌رود. با ایجاد یک سیستم مدیریت دانش تعریف‌شده ، کارکنان می‌توانند دانش خود را به منبع داده اضافه کنند و به این ترتیب دانش خود را با نیروهای آینده نیز به اشتراک بگذارند و خود نیز این دانش ضبط شده را در این منبع مشاهده کنند.

ویژگی‌های مدیریت دانش

«مدیریت دانش» طیف گسترده‌ای از امکانات و ویژگی‌ها را دربرمی‌گیرد که متناسب با سازمانی و یا پروژه شما طراحی شده‌اند. با این حال، چند ویژگی انگشت‌شمار وجود دارد که در اکثر سیستم‌های مدیریت دانش مشترک هستند.

دسترسی

با اطمینان از در دسترس بودن و قابل استفاده بودن سیستم مدیریت دانش خود در همه دستگاه‌ها، برای همه اعضا امکان دسترسی یکسانی را فراهم کنید. همه کارکنان،  از تیم حسابداری  گرفته تا راننده تحویل در جاده، باید بتوانند در هر زمانی به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشند و در این فرآیند از یک تجربه کاربری عالی لذت ببرند. مدیریت دانش شما باید به طور طبیعی شامل یک ابزار جستجو باشد تا کاربران در مواقع نیاز آنچه را که نمی‌توانند ببینند، جستجو کنند. این ابزار باید از نظر دسترسی کارکنانی با توانایی‌های متفاوت (مانند افراد نابینا یا ناشنوا) مورد آزمایش قرار گیرد.

مقیاس‌پذیری

فرآیندهای مدیریت دانش خود را به شکلی طراحی کنید که امکان افزایش مقیاس آن‌ها وجود داشته باشد. مطمئن شوید که همزمان با رشد کسب‌وکارتان، سیستم‌ها و فرآیندهای شما نیز رشد خواهند کرد. زمانی که رقبا مجبور به جایگزینی سیستم‌هایی با پیچیدگی کمتر  هستند شما از آغاز با اطمینان از انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیر بودن سیستم‌هایتان، در زمان و بودجه‌تان صرفه‌جویی کرده‌اید.

سازمان

سازمان، کلید یک سیستم مدیریت دانش خوب است. یک کتابخانه اطلاعاتی خوب که با یک رویکرد سیستماتیک ایجاد شده باشد باید بتواند پاسخگوی نیازهای تمامی کارکنان باشد. سیستمی که به‌خوبی برنامه‌ریزی شده باشد.

همکاری

کارمندان خود را تشویق کنید تا با مسائل شرکت به شکل عمیق‌تری درگیر شوند و این اعتمادبه‌نفس را در آن‌ها ایجاد کنید که ایده‌ها، بازخوردها و نظرات خود را در مورد طیف گسترده‌ای از مسائل شرکت به زبان بیاورند. از استراتژی مدیریت دانش خود برای تقویت نوآوری و زدن جرقه گفتگو در میان کارکنان استفاده کنید. هریک از کارکنان شما می‌توانند ایده‌ای عالی در ذهن داشته باشندکه  منتظر به اشتراک‌گذاری است.

سفارشی‌سازی

یک سیستم مدیریت دانش سفارشی ایجاد کنید که بر اساس نیازهای کسب‌و‌کار شما طراحی شده باشد. هر بازاری متفاوت است و هر سازمانی متناسب با بازار نیازهای منحصر‌به‌فرد و الزامات خاصی دارد. یک استراتژی عالی مدیریت دانش و سیستم  آن باید قابلیت انعطاف و ایجاد یک منبع  جامع و ابزارهای دسترسی را داشته باشد که کاملاً متناسب با سازمان شما باشد.

ادغام

با انتخاب یک پلتفرم مدیریت دانش و ادغام آن با ابزارهای موجود دردسر تغییر دادن سیستم را از سر سازمان رفع کنید. بدون شک کارمندان شما از مجموعه‌ای از ابزارهای متعدد و منابع اطلاعاتی استفاده می‌کنند که به هم متصل نبوده و ضمن هدر دادن وقت، کارکنان را دلسرد می‌کند. جایگزین کردن این ابزارها با یک سیستم فراگیر می‌تواند مشکلاتی را در هر فضای کاری به همراه بیاورد بنابراین با ایجاد یک سیستم مدیریت دانش که با ابزارهای موجود یکپارچه شده و تمامی اطلاعات را در خود متمرکز کرده باشد می‌توان این مشکل را برطرف کرد. ادغام با سیستم‌های موجود، به عنوان مثال، Dropbox، Asana، Office 365، یا Google Suite، پلتفرم مدیریت دانش شما می‌تواند داده‌ها را از همه این ابزارها به یک سیستم یکپارچه بکشد.

درک مدیریت دانش

آشنایی با سیستم مدیریت دانش کار پیچیده‌ای است. مهم‌ترین موضوعی که باید در نظر داشته باشید این است که با اینکه نقش مدیریت دانش اغلب نادیده گرفته می‌شود اما در عین حال ابزار قدرتمندی است که می‌تواند به بهبود عملکرد کسب‌وکار شما در سراسر جهان و پیشی گرفتن از رقبا بی انجامد.

یک سیستم مدیریت دانش که به‌خوبی پیاده شده است می‌تواند به بهبود رضایت مشتریان و کارکنان، کاهش هزینه‌ها و بهبود درآمد شما کمک کند.

شروع کار با مدیریت دانش

• مرحله اول: یک استراتژی تغییر طراحی کنید تا با کمک آن فرآیندهای مدیریت دانش موجود خود را به یک پلتفرم منتقل کنید. مطمئن شوید که در جریان نیازهای کاربران در تمام سطوح قرار گرفته‌اید و نقاط ضعف و تاخیر سیستم‌های موجود که باعث استرس آن‌ها می‌شوند را شناسایی می‌کنید. اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای جدید شما به این مسائل می‌پردازند و از نقاط مثبت سیستم موجود استفاده می‌کنند.
• مرحله دوم: مدیریت دانش را در سازمان خود با ابزار یکپارچه‌ای مانند Unily شروع کنید. دانش و داده‌های طیف گسترده‌ای از ابزارهای داخلی را در یک منبع مرکزی جمع‌آوری کنید که برای همه قابل دسترسی است و استفاده از آن در همه دستگاه‌ها آسان است.
• مرحله سوم: منبع اطلاعات خود را به طور منظم به‌روزرسانی کنید و با افزودن اطلاعات جدید سیستم‌تان را ارتقاء بدهید تا کاربران بیشتری از آن استفاده کنند. برای این منظور می‌توانید از کارکنان نیز بازخورد بگیرید.
• مرحله چهارم: به ساده‌سازی ادامه دهید. به دنبال راه‌هایی برای کارآمدتر کردن سیستم‌ها و فرآیندها باشید و به نیروی کار خود کمک کنید تا داده‌های مورد نیاز خود را به آسانی و با سرعت پیدا کنند.

https://www.unily.com/insights/blogs/the-complete-guide-to-knowledge-management-for-businesses