یکی از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش، مدیریت درس‌آموخته‌های به‌دست‌آمده در طی انجام وظایف محوله در هر پروژه است. بد نیست بدانید که برای یادگیری از درس‌آموخته‌ها سه سطح بالقوه وجود دارد که متأسفانه بیشتر سازمان‌ها در سطح اول آن به دام افتاده‌اند. این سه سطح عبارت‌اند از:
سطح اول: ضبط و مستندسازی درس‌آموخته به‌طور واکنشی به‌منظور جستجو، دسترسی و مطالعه افراد (درسی برای اطلاعات)
سطح دوم: در پایان پروژه و پس از هر رویداد به‌طور واکنشی درس‌آموخته‌ها را ضبط و مستند کنید و سپس باتوجهبه آن‌ها، تغییراتی در رویه‌ها، شیوه‌ها و آموزش‌های شرکت یا سازمان خود ایجاد کنید (درسی برای ایجاد تغییر)
سطح سوم: پیدا کردن فعالانه درس‌آموخته از هرکجا و ایجاد تغییراتی در رویه‌ها و شیوه‌های شرکت.
ثبت و استخراج درس‌آموخته و درس‌آموزی از آن می‌تواند راه بسیار قدرتمندی برای یادگیری، تغییر و انطباق در سازمان است، اما تنها درصورتی‌که به روشی مناسب با آن برخورد شود، جوابگو خواهد بود. در عمل بسیاری از شرکت‌ها در سطح یک درجا می‌زنند و تنها به ضبط و ذخیره‌سازی درس‌آموخته‌ها می‌پردازند. در سطح، درس آموخته، ارزش زیادی برای سامان شما به همراه نخواهد داشت و تا زمانی که به سطح بالاتری ارتقا، پیدا کنید، یادگیری،شروع خواهد شد و در این سطح است که تفاوت‌ها ایجاد خواهند شد. در ادامه هریک از سطح به‌طور اجمالی بررسی خواهد شد.
مروری بر سطوح یادگیری از درس‌آموخته‌ها
سطح یک
در این سطح به‌طور واکنشی درس‌ها در پایان هر پروژه ضبط و مستند می‌شوند تا دیگران بتوانند از آن یاد بگیرند. مستدات درجایی ذخیره‌شده و افراد برای دسترسی به دانش باید آن را جستجو کرده و آن را مطالعه کنند. این سطح به سطوح زیر قابل تقسیم‌بندی است:
مستندسازی موقت دروس توسط مدیر پروژه، مستندسازی و ذخیره آن‌ها در فایل‌های پروژه که معمولاً بدون هیچ‌گونه کنترل کیفی یا اعتبارسنجی انجام می‌شود؛ بنابراین باید با خواندن گزارش‌های پروژه یا مرور ساختارهای فایل پروژه، درس‌آموخته‌ها را جستجو کرد.
ثبت ساختاریافته دروس، از طریق جلسات شناسایی دروس برنامه‌ریزی‌شده مانند مرورهای گذشته، مستندسازی و ذخیره دروس در فایل‌های پروژه بدون کنترل کیفیت یا اعتبارسنجی.
ثبت ساختاریافته دروس، ازطریق جلسات شناسایی دروس مانند بررسی و مرور گذشته، مستندسازی و ذخیره‌سازی دروس در یک سیستم با قابلیت دسترسی مناسب مانند پایگاه داده دروس که معمولاً در یک فرآیند اعتبارسنجی صحت آن تأیید می‌شود.
ثبت ساختاریافته دروس ازطریق جلسات شناسایی دروس مانند مرور گذشته، مستندسازی و ذخیره دروس در یک سیستم سراسری سازمانی با اطلاع‌رسانی خودکار، به‌طوری‌که افراد بتوانند به مستندات خاص خود دسترسی داشته باشند.
سطح دو
در این سطح که به‌طور واکنشی درس‌آموخته‌ها در پایان هر پروژه ثبت و مستندسازی شده و درنتیجه تغییراتی در رویه‌ها و روش‌های کاری شرکت ایجاد می‌کنند. به‌عبارت دیگر این دروس در عمل، رویه، راهنماها، طراحی و یا آموزش گنجانده می‌شوند. در این سطح، افراد برای دستیابی به دانش نیازی به خواندن درس ندارند، آن‌ها فقط باید تمرین به‌روز شده و بهبودیافته را دنبال کنند. در این سطح یادگیری در فعالیت یکپارچه‌شده و باعث بهبود مستمر می‌شود. این سطح نیز دارای سطوح فرعی زیر است:
درس‌آموخته‌ها به‌صورت ایده آل، خودکار و توسط یک سیستم مدیریت درس آموخته به اطلاع متخصص مربوط رسیده و انتظار می‌رود که فرد گیرنده، آن‌ها را در انجام فعالیت، راهنما، رویه‌ها و یا آموزش ادغام نماید.
درس‌آموخته‌ها شامل اقدامات تعیین‌شده برای کارشناس مربوطه است و به‌صورت خودکار برای کارشناس ارسال می‌شود
در این مرحله، علاوه بر مرحله قبلی، اقدامات انجام‌شده ردیابی و گزارش می‌شوند
سطح سه
در این سطح به‌طور فعال درس‌آموخته‌ها از هر گوشه و کناری شناسایی و آشکار شده و تغییراتی در رویه‌ها و شیوه‌های سازمان ایجاد کرده و در انجام فعالیت‌ها، گنجانده می‌شوند. سازمان‌هایی که در این سطح قرار دارند بسیار کم هستند. این سطح نیز دارای سطوح فرعی زیر است:
مدیران ارشد می‌توانند حوزه‌های یادگیری اولویت‌دار را برای سازمان شناسایی کنند، به برخی از پروژه‌ها، اهداف آموزشی اختصاص دهند و اهداف جمع‌آوری دانش و درس آموخته‌ها ازطرف سازمان را مشخص نمایند. این‌ها ممکن است در برنامه‌های مدیریت دانش پروژه‌ها نوشته شوند.
گروه‌های یادگیری درس‌آموخته‌ها را طی چند ماه یا سال، تجزیه‌وتحلیل می‌کنند تا به دنبال موضوعات مشترک و گرایش‌های بنیادی بگردند. این موارد سیگنال‌های ضعیفی است که ازمنظر درس آموخته‌های حاصل از عملیات اجرایی، ممکن است پنهان باقی بمانند.
سازمان‌ها منابع یادگیری خاص (تیم پروژه) را در پروژه‌ها یا فعالیت‌ها به‌کار می‌گیرند تا یادگیری خاص را برای سازمان ایجاد کنند.
به این جمله توجه کنید: «کلید اصلی، شکار است نه جمع‌آوری درس‌آموخته‌ها به تنهایی». سپس آن‌ها را با جدیت به کار بگیرید. باتوجهبه تجربیات به‌دست‌آمده، تنها زمانی درس را فراگرفته‌اید که تغییری در سازمان خود ایجاد کرده باشید. بااین‌حال هنوز بسیاری از سازمان‌ها در سطح یک قرار دارند. آن‌ها نتوانسته‌اند از این سطح فراتر رفته و اغلب از نتایج و از تمایل به یادگیری مجدد از درس آموخته‌ها، ناامید هستند؛ و جمله آخر اینکه:
«اگر می‌خواهید یک سازمان یادگیرنده باشید، اهداف خود را در سطوح 2 و 3 تعیین کنید»
