برنامه مدیریت دانش موفق با سرمایه‌گذاری بر دارایی‌های فکری مبتنی بر دانش، بهره‌وری کارکنان، کیفیت محصول و خدمات را افزایش می‌دهد. اما پیادهسازی مدیریت دانش در سازمان‌ها با چالش‌هایی همراه است که در ادامه به آن می‌پردازیم.
بسیاری از سازمان‌ها به‌منظور بهره‌مندی از مزایای پیادهسازی مدیریت دانش و برای رسیدن به چشم‌انداز و ماموریت سازمان از تکنیک‌ها و ابزارهای مختلفی مانند مدیریت اسناد، داده‌کاوی، ثبت درس‌آموخته‌ها و انجمن‌های خبرگی بهره می‌برند.
برای پیادهسازی یک برنامه مدیریت دانش موفق باید به ارکان مختلفی همچون کارکنان، فرایندها، فناوری، ساختار سازمانی و فرهنگ سازمان توجه کرد.
کارکنان: برنامه مدیریت دانش سازمان باید منطبق بر توانایی افراد درون سازمان برای تأثیرگذاری بر دیگران و اشتراک‌گذاری دانش و به‌کارگیری دانش در سازمان باشد.
فرآیندها: فرآیندهایی که ایجاد می‌کنید باید شامل بهترین شیوه‌ها برای شناسایی، مدیریت و اشتراک دانش کارآمد و دقیق باشد.
فناوری: فناوری انتخابی شما باید نحوه پیکربندی و استفاده از ابزارها و خودکارسازی را برای فعال کردن مدیریت دانش بهبود بخشد.
ساختار سازمانی: ساختارهای سازمانی باید برای تسهیل و تشویق آگاهی و تخصص بین‌رشته‌ای بازطراحی شوند.
فرهنگ: سازمان شما باید در راستای موفقیت بلندمدت سازمان، فرهنگ دانش‌محور و اشتراک دانش تلاش کند.
چالش‌های پیادهسازی مدیریت دانش
پیادهسازی مدیریت دانش در سازمان کار ساده‌ای نیست. حتی با بهترین برنامه‌ریزی، خود را برای رویارویی با موانع و کار کردن با آن‌ها آماده کنید. برخی از چالش‌های رایجی که ممکن است با آن‌ها مواجه شوید عبارت‌اند از:
ناتوانی در شناخت یا اشتراک دانش؛ تبدیل دانش پنهان به دانش آشکار
موقعیت جغرافیایی کارکنان و موانع زبانی در یک شرکت بین‌المللی
محدودیت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات
ضعف در تعریف و دسته‌بندی حوزه‌های تخصصی
کسب‌وکار دائماً در حال تغییر
تضادهای و چالش‌های داخلی
فقدان انگیزه و اهداف مدیریت عملکرد
برنامه‌های آموزشی نامناسب
موانع فرهنگی و مقاومت در برابر تغییر
۸ مرحله پیادهسازی مدیریت دانش در سازمان
برای پیادهسازی مدیریت دانش روش‌های مختلف و متنوعی وجود دارد که هر کدام بر اساس مدل‌های مرجع و یا تجربیات شرکت‌های مشاور طراحی شده‌اند.
در ادامه یکی از این روش‌ها را با هم بررسی می‌کنیم. این رویکرد ۸ مرحله پیادهسازی مدیریت دانش در سازمان مرحله‌ای به شما کمک می‌کند تا برای چالش‌های رایج برنامه‌ریزی کنید، موانع را حداقل کنید و انگیزش کارکنان برای مواجه با تغییرات را حداکثر کنید.
این رویکرد بر اساس فعالیت‌های آزمایش‌شده و واقعی توسعه‌یافته است. گام‌های اولیه بر استراتژی، برنامه‌ریزی و جمع‌آوری نیازهای سازمان تاکید دارد.
مراحل بعدی بر اجرا و بهبود مستمر تمرکز دارند.
مرحله ۱: اهداف برنامه مدیریت دانش را تعیین کنید
قبل از انتخاب یک ابزار، تعریف یک فرآیند، توسعه گردش کار و چشم‌انداز سازمان را بیان کنید. برای ایجاد اهداف برنامه مناسب، مشکلات سازمان را که نیاز به حل دارند و محرک‌های کسب‌وکار که موجب بهبود سازمان می‌شوند شناسایی و مستند کنید.
اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت که مشکلات سازمان را حل می‌کنند و از محرک‌های کسب‌وکار حمایت می‌کند را مدون کنید. اهداف کوتاه‌مدت باید به دنبال تأیید اعتبار باشند که در مسیر درست قرار داشته باشد درحالی‌که اهداف بلندمدت به ایجاد و انتقال چشم‌انداز سازمان کمک می‌کند.
مرحله ۲: برای تغییر آماده شوید
مدیریت دانش بیش از تمرکز بر فناوری، بر تغییر فرهنگ سازمانی تمرکز دارد. در این مرحله کارکنان باید در نحوه به اشتراک‌گذاری تجربیات خود تجدیدنظر کنند. این کار نیازمند یک خواست و اراده درونی است.
یکی از موانع رایج برای افزایش اشتراک دانش این است که شرکت‌ها در درجه اول به عملکرد فردی کارکنان پاداش دهند. این عمل رفتار «دانش قدرت است» را ترویج می‌دهد که بافرهنگ دانش‌محور و اشتراک‌گذاری دانش در تضاد است. برای عبور از این چالش سازمان‌ها باید تلاش کنند که کار تیمی و همکاری میان افراد را ترویج کنند و در ارزیابی عملکرد شاخص‌های کار تیمی از ارزش بیش‌تری برخوردار باشد.
اجرای موفقیت‌آمیز یک برنامه مدیریت دانش جدید ممکن است نیازمند تغییراتی در هنجارها و ارزش‌های مشترک سازمان باشد. تغییراتی که برخی از افراد ممکن است در برابر آن مقاومت کنند یا حتی سعی در خنثی کردن آن‌ها داشته باشند. برای به حداقل رساندن تأثیرمنفی، خود را برای مدیریت تغییرات آماده کنید.
سفیران مدیریت دانش را در سراسر سازمان توانمند کنید که رفتارهای به اشتراک‌گذاری دانش را در بخش‌های خود تشویق کنند و بازخورد ارزشمندی را به تیم اجرایی مدیریت دانش سازمان ارائه کنند.
مرحله ۳: یک فرآیند با اولویت بالا را به‌عنوان پایه اقدامات مدیریت دانش تعریف کنید
طرح‌ریزی یک فرآیند مدیریت دانش در سطح بالا یک گام کلیدی برای اجرای موثر است. شروع با یک فرآیند سطح بالا به شما کمک می‌کند تا به‌تدریج رویه‌های دقیق را در مراحل چهار، پنج و شش توسعه دهید. به خاطر داشته باشید افرادی که به‌کارگیران و مشارکت‌کنندگان دانش خواهند بود باید بخشی از این گفتگو باشند. فرآیند کاملاً توسعه‌یافته باید قبل از مرحله هفت (اجرا) نهایی و تأیید شود.
سازمان‌هایی که فرآیند مدیریت دانش را نادیده می‌گیرند یا به‌طور ضعیف تعریف می‌کنند، پتانسیل کامل اهداف مدیریت دانش سازمان را درک نمی‌کنند. فرایند شناسایی، جمع‌آوری، طبقه‌بندی و انتشار دانش در بهترین حالت در این سازمان‌ها به‌صورت موردی خواهد بود. برای عبور از این چالش، بهترین شیوه‌های رایج مدیریت دانش که باید در برنامه خود در نظر بگیرید عبارت‌اند از تدوین استراتژی دانش، ایجاد، شناسایی، طبقه‌بندی، ذخیره‌سازی، اعتبارسنجی، انتقال، اندازه‌گیری و گزارش دهی دانش.
مرحله ۴: نیازهای فناوری را تعیین و اولویت‌بندی کنید
زمان آن رسیده است که ارزیابی کنید چه نوع فناوری فعالیت‌های مرتبط با مدیریت دانش شما را افزایش و خودکار می‌کند. شما می‌توانید نیازهای فناوری مدیریت دانش خود را بر اساس اهداف برنامه خود که در مرحله اول تعیین‌شده است و کنترل فرآیند و معیارهایی که در مرحله سه تعریف کرده‌اید، تعیین و اولویت‌بندی کنید.
راه‌حل‌های مدیریت دانش سازمان گسترده و متنوع است. ضروری است که ارائه‌دهندگان اصلی را بشناسید، هزینه و فایده هر نوع فناوری را درک کنید و بفهمید که چگونه هر راه‌حل می‌تواند به شما دررسیدن به اهدافتان کمک کند یا مانع شود.
درک درستی ازآنچه کارکنان نیازمند آن هستند، چه چیزی برای آن‌ها کارکرد خوبی دارد و به چیزهای علاقه‌ای ندارند به دست آورید. برای خرید یک فناوری جدید خیلی عجله نکنید و در ابتدا بررسی کنید که آیا فناوری‌های موجود نیازهای شمارا برآورده می‌کند یا خیر.
مرحله ۵: وضعیت فعلی مدیریت دانش را ارزیابی کنید
پس‌ازاینکه اهداف برنامه خود را مشخص کردید، برای تغییرات فرهنگی سازمان آماده شدید، فرآیندی در سطح بالا تعریف کردید و نیازهای فناوری خود را تعیین و اولویت‌بندی کردید، می‌توانید وضعیت فعلی مدیریت دانش را در سازمان خودارزیابی کنید.
ارزیابی شما باید پنج جز اصلی مدیریت دانش را پوشش دهد، کارکنان، فرآیندها، فناوری، ساختار و فرهنگ یک ارزیابی باید نمای کلی از وضعیت فعلی، شکاف‌های بین وضعیت فعلی و مطلوب و توصیه‌هایی برای بستن این شکاف‌ها ارائه دهد.
مرحله ۶: یک نقشه راه برای پیادهسازی مدیریت دانش تدوین کنید
با در دست داشتن نتایج ارزیابی وضعیت فعلی، زمان آن فرا رسیده است که نقشه راه اجرایی برنامه مدیریت دانش خود را تدوین کنید؛ اما قبل از اینکه زیاده‌روی کنید، باید از حمایت و تعهد رهبری ارشد و همچنین بودجه اجرا و حفظ برنامه مدیریت دانش را مطمئن شوید. بدون این پیش‌نیازها، تلاش شما بیهوده خواهد بود.
داشتن یک استراتژی درمورد چگونگی غلبه بر کاستی‌ها در جلب حمایت رهبری و دریافت بودجه موردنیاز بسیار مهم است. این استراتژی می‌تواند به‌عنوان یک نقشه راه از پروژه‌های مرتبط ارائه شود که هرکدام به شکاف‌های مشخصی که توسط ارزیابی شناسایی‌شده‌اند می‌پردازد. نقشه راه می‌تواند چند ساله تدوین شود و نقاط عطف و وابستگی‌های کلیدی را نشان دهد. یک نقشه راه خوب در گام اول پروژه‌ها، برخی از بردهای کوتاه‌مدت را به همراه خواهد داشت که حمایت از مراحل بعدی را تقویت می‌کند.
مرحله ۷: ابزارهای و تکنیک‌های مدیریت دانش را پیادهسازی کنید
اجرای یک برنامه مدیریت دانش و افزایش اثربخشی کلی سازمان شما به منابع کارکنانی و بودجه قابل‌توجهی نیاز دارد. انجام این کار به زمان زیادی احتیاج دارد، اما مطمئن شوید که پیشرفت‌های تدریجی دارید. سعی کنید موفقیت‌های کوچک را جشن بگیرید و در سازمان اطلاع‌رسانی کنید.
حالا وقت شروع است. شما می‌دانید که اهداف چیست، فرهنگ‌سازمانی را به‌درستی شناسایی کرده‌اید. فرآیندها و فناوری‌هایی دارید که برنامه مدیریت دانش شما را فعال می‌کند. شما می‌دانید که چه شکاف‌هایی وجود دارد و یک نقشه راه دارید تا به بگوید چگونه آن‌ها را برطرف کنید.
همان‌طور که در هر مرحله از نقشه راه پیش می‌روید، مطمئن شوید که به هدف کوتاه‌مدت خود رسیده‌اید. بدون آن‌ها، برنامه شما ممکن است حرکت و حمایت ذینفعان کلیدی را از دست بدهد.
مرحله ۸: اندازه‌گیری و بهبود برنامه مدیریت دانش
آیا مدیریت دانش شما اثربخش است و خوب کار می‌کند؟ برای پاسخ به این سوال نیازمند راهی برای اندازه‌گیری اثربخشی و مقایسه با نتایج پیش‌بینی‌شده دارید. در صورت امکان، قبل از اجرای برنامه مدیریت دانش، وضعیت فعلی خود را ارزیابی کنید. پس از اجرا، روند و نتایج جدید را با نتایج قدیمی مقایسه کنید تا ببینید عملکرد چگونه بهبودیافته است.
اگر مزایای مدیریت دانش به‌اندازه‌ای که پیش‌بینی می‌کردید آشکار نیست، ناامید نشوید. زمان می‌برد تا سازمان با فرآیندها و بهبودهای جدید منطبق شوند.
هنگام تصمیم‌گیری در مورد معیارهای مناسب برای اندازه‌گیری پیشرفت سازمان خود، یک کارت امتیازی متوازن ایجاد کنید که معیارهایی را در زمینه عملکرد، کیفیت، انطباق و ارزش ارائه دهد. نکته کلیدی در پس ایجاد یک کارت امتیازی متوازن مدیریت دانش این است که بینش ارزشمندی را در مورد اینکه چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند ارائه می‌دهد. سپس می‌توانید اقدامات لازم را برای کاهش شکاف‌های موجود، عملکرد، کیفیت و ارزش انجام دهید، بنابراین کارایی کلی برنامه مدیریت دانش را بهبود می‌بخشد.
اجرای یک برنامه مدیریت دانش کامل به زمان و منابع نیاز دارد، با این‌حال، نتایج می‌تواند چشمگیر باشد. همچنین می‌توانید با اتخاذ رویکردی مرحله‌ای که در هر مرحله بازدهی سودمندی به همراه داشته باشد و ریسک‌ها را به حداقل برسانید.
