5 روش برای بهبود شرایط دورکاری در آینده
جف رابنستِین می‌گوید “بسیاری از راه‌حل‌هایی که سازمانها به ناچار مجبور به اتخاذ آن شده‌اند، بهتر از راهحلهای قبلی است، اگرچه این راه‌حل‌ها در گذر زمان نیازمند پیشرفت بیشتری هستند”.
تا چندی پیش دورکاری از دید مدیران سازمانها، یک مفهوم غیرعملی به نظر می‌رسید؛ اما با شیوع ویروس کووید-19 شرایط در سراسر جهان به یکباره تغییر کرد؛ به‌گونه‌ای که اگر سال 2020 یک سال آموزش برای تطبیق زندگی شخصی و زندگی کاری به واسطه‌ی دورکاری تلقی می‌شد، سال 2021 شامل یادگیری کارکنان و سازمانها به منظور استفاده از درس‌آموخته‌های سال گذشته و بهبود شرایط جدید از طریق دورکاری خواهد بود؛ زیرا جهان در مسیر طبیعی جدیدی قرار گرفته است. یعنی احتمالا با عادی شدن شرایط زندگی نیز بسیاری از کارکنان به دفاتر فیزیکی خود باز نمی‌گردند. ازاین‌رو لازم است کسب‌وکارها برخی از سیستم‌ها و فرآیندهایی را که در طی پاندمی کرونا استفاده می‌کردند، حفظ کنند.
علاوه‌براین مطالعات نشان می‌دهد تعداد زیادی از راه‌حل‌هایی که سازمانها بنا به ضرورت مجبور به اتخاد آن شده‌اند، بسیار کاراتر و بهتر از روش‌های پیشین عمل می‌کنند؛ اگرچه هنوز پیشرفت زیادی لازم است تا تکنولوژی‌های موجود به حداکثر پتانسیل خود برسند.
ازاین‌رو در ادامه این مطلب پنج پیش‌بینی به منظور بهبود شرایط دورکاری در آینده عنوان می‌شود:
اگرچه در سال 2020 تعداد زیادی از کارکنان در منزل و به صورت دورکاری مشغول فعالیت بودند، اما عملا تمامی جلسه‌ها در سازمانها برگزار شد. به عبارت دیگر ابزارهای کنفرانس وب، جای دفاتر فیزیکی را گرفتند و به عنوان محل کار جدید در عصر کرونا عمل کردند. البته لازم به ذکر است پس از گذشت بیش از یک‌سال از شیوع ویروس کرونا، همچنان بسیاری از کارکنان در حال جابجایی بین ابزارهای مختلف هستند؛ گاهی برای گفتگو، گاهی برای اشتراک اسناد و غیره.
دیدگاهی مشابه توسط رهبران سازمانها در مطالعه‌ی دیگری نیز بیان شده است. 75 درصد از سازمان‌های مورد بررسی بیان داشتند که ایجاد و حفظ دانش در میان نیروی کار، برای موفقیت آنها در طول 12 تا 18 ماه آینده اهمیت دارد. به منظور کمک به کارمندان در انتقال اطلاعات و دانش، پیاده‌سازی تکنولوژی به تنهایی کافی نیست؛ بدین منظور توانمندسازی و ایجاد انگیزه در کارمندان، استراتژی مهمی است. بیش از 60 درصد از پاسخ دهندگان ابراز داشتند که “توانایی سازگاری” پساپاندمیک، مهمترین مهارت مورد نیاز برای پیشرفت در بازار کار خواهد بود و پس از آن “کار تیمی و همکاری” با 43 درصد در رتبه ی دوم قرار داشت. این ارقام، نیاز به تجدیدنظر درباره‌ی راه‌های انتقال داده‌ها و دردسترس قرار دادن دانش در سازمانها و گروه‌ها را تقویت می‌کند. در برخی از موارد، این مسئله نیازمند یک محیط کاری جدید است که ارزش دانش را فوق العاده تشدید و آن را تبدیل به توان افزایی کلیدی می‌کند.
پیرو این موضوع، در حال حاضر یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها برای سازمانها این است که تعداد کمی از ابزارها دارای قابلیت مدیریت ضبط جلسه هستند. قابلیتی که یکپارچگی سیستم مدیریت محتوا با مدیریت دانش و یا یادگیری سازمانی را به دنبال دارد.
ضبط جلسات بسیار باارزش است؛ زیرا به کارکنان اجازه می‌دهد در جریان جلساتی که از دست داده‌اند و یا پیش از استخدام آنها برگزار شده است، قرار گیرند. آنها از این طریق می‌توانند به راحتی در جریان کار قرار بگیرند و مطابق با اسناد و دستورالعمل‌ها عمل کنند.
شایان ذکر است سایر ابزارها و تکنولوژی‌هایی که امروزه در حال توسعه هستند -نظیر ثبت خلاصه جلسات به‌طور خودکار و یا یادداشت‌های هدایت شده توسط هوش مصنوعی- مطمئنا جالب هستند، اما باید گفت این ابزارها صرفا به اندازه‌ی قابلیت‌های خود برای قرار گرفتن در اکوسیستم دانش مناسب می‌باشند، جایی که بتوان آنها را جستجو، کشف و استفاده کرد.
واقعیت این است که دورکاری یک چالش مهم برای رویدادهای خاص و سطح بالا در سازمانها ایجاد کرد. همچنین برقراری ارتباطات به منظور جلسات فصلی و یا شروع فروش نیز دشوار شده است. زمانی که کارکنان در محل کار حضور می‌یافتد، با جمع شدن در یک اتاق کنفرانس این امکان وجود داشت که از آنها یک کار قابل قبول درخواست شود. بدین شکل تعداد شکاف‌ها و نقاط پایان کاهش پیدا می‌کرد و تحویل و ارسال محتوا با سیستم کنفرانس ویدئویی و یا حتی ابزارهای کنفرانس وب مدیریت می‌شد.
اما اکنون هر یک از کارکنان بسترهای مربوط به خود را دارند، این موارد ممکن است کامپیوتر، تبلت، ابزارهای الکترونیکی و غیره باشد و دیگر نمی‌توان به ابزاری مانند کنفرانس ویدئویی مقیاس‌پذیر تکیه نمود.
یک سازمان به دنبال این است که ارتباطات موثر بین کارکنان را آسان سازد. بنابراین انتظار می‌رود که شرکت‌های بیشتری از تکنولوژی وب سازگار در سال‌های پیش‌رو استفاده کنند.
بسیاری از کنفرانس‌ها، اعم از کنفرانس‌های نمایشی و صنعتی در سال ۲۰۲۰ لغو و یا به بستر آنلاین منتقل شد. به نظر می‌رسد کنفرانس‌هایی که شکل مجازی به خود گرفتند، تجربه مناسبی برای مصرف‌کنندگان ایجاد نکردند و به خصوص نتوانستند توجه حامیان مالی (اسپانسرها) را جلب کنند.
این موضوع قابل درک است، زیرا ایده کنفرانس‌های کاملا مجازی، بسیار جدید است؛ در حالی که چندین کنفرانس از عناصر پخش گسترده (برای سخنرانی‌های اصلی) استفاده کرده‌اند، کنفرانس‌های محدودی از مدل‌های کاملا مجازی استفاده نموده‌اند. بسترهایی که این خدمات را ارائه می‌کنند، در سال 2020 هنوز مراحل اولیه توسعه را طی می‌کردند و با توجه به سرعت مورد نیاز در زمینه نرم افزارهای مجازی، فعالیت مطلوبی داشتند.
حال سوال این است چه عاملی باعث می‌شود که کنفرانس‌ها به طور خاص چالش‌برانگیز باشند؟ این کنفرانس‌ها چندین تکنولوژی مختلف (در مقیاس بزرگ) را با هم ترکیب می‌کنند. در کمترین حالت، یک بستر گسترده برای رویدادهای اصلی ایجاد می‌کنند؛ یا جلسه تعاملی بین یک گروه کوچک برقرار می‌کنند؛ برنامه‌ریزی یا دستور کار، توانایی مشاهده ضبط (درخواست مشاهده ویدئو)، ارتباط اجتماعی (شبکه‌ها) و همچنین تعامل حامیان مالی (اگر رویداد نیازمند حمایت مالی باشد) از دیگر اقدامات این کنفرانس‌ها به شمار می‌رود.
برای اولین بار در سال 2020 دیده شد بسیاری از سازمانها، کارکنان خود را از راه دور استخدام کردند، آموزش دادند و حتی بعضا آنها را تعدیل کردند. همه‌ی این اتفاقات در شرایطی رخ داد که نیروی کار هیچگاه در دفاتر حاضر نشده بود.
اگرچه برخی از فعالیت‌های پشتیبانی ممکن است از طریق وب‌کنفرانس انجام شود، اما ضروری است درمورد تمامی سیستم‌های پیش‌روی کارکنان تجدیدنظر اتفاق بیفتد تا آنها بتوانند از راه دور به این بسترها اعتماد کنند. این موضوع بیشتر مربوط به سیستم‌های آموزشی و یادگیری است.
یکی از مزایای جالب این مسئله «هم‌سطح‌سازی» میان کارکنانی است که از دور فعالیت می‌کنند و کسانی است که در دفاتر مرکزی حضور دارند. با این روش، دیگر کارکنان در خانه و یا محیط‌های کوچک‌تر تصور نمی‌کنند که کمتر از سایر کارکنان مورد توجه قرار می‌گیرند؛ زیرا حالت پیش‌فرض برای کارکنان جدید این است که با آنها همچون کارکنان دورکار رفتار شود.
سیستم مدیریت یادگیری (Learning Management System) یک برنامه‌ی نرم‌افزاری یا یک فناوری تحت وب است. این سیستم آموزش مجازی به منظور برنامه‌ریزی، اجرا و ارزشیابی از یک فرآیند آموزش به خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد.
پلتفرم تجربه یادگیری (Learning Experience Platform) یک سیستم ارائه آموزش در فضای ابری است که بر روی شخصی‌سازی تجربه یادگیری برای دانش‌کاران تمرکز دارد. این سیستم فراتر از سیستم‌های مدیریت یادگیری سنتی بوده و برای مقاصد یادگیری و توسعه سرمایه‌های انسانی در سازمانها کاربرد دارد. پلتفرم تجربه یادگیری نسل بعدی نرم‌افزار آموزشی مبتنی بر یادگیری است که با شیوه ارائه آموزش سفارشی به کارمندان تناسب خوبی دارد و برخلاف یک سیستم LMS، به دانش‌کاران کمک می‌کند تا از آموزش‌های مختلف، اهداف آموزشی پیشرفته را کشف کنند.
شیوع ویروس کویید-19 فرصت مناسبی را برای نیروهای جدید و با استعداد فراهم کرده است که پیش از این به دلیل عدم دسترسی، هرگز نتوانسته بودند خود را در محل کار حاضر کنند. بسیاری از شرکت‌ها به کارکنان کمک کرده‌اند تا دفاتر اصلی خود را در خانه با مبلمان ارگونومیک و سایر مواد ضروری تجهیز کنند. همین امر باید برای کارکنان با نیاز به انواع دیگر تجهیزات اعم از سخت‌افزار، نرم‌افزار و یا خدمات دیگر صادق باشد تا آنها بتوانند در منزل هم مفید باشند. به نظر می‌رسد در طی ماه‌های آینده، سازمانها تاکید بیشتری برروی جذب، استخدام و تجهیز این قبیل استعدادهای جدید خواهند داشت. این عمل منجر می‌شود که تمامی کارکنان در شرایط مساوی و عادلانه‌تری قرار بگیرند؛ زیرا همه آنها از ابزارهای یکسان استفاده می‌کنند. (پشتیبانی یکسان سازمان برای انجام فعالیت‌های کارکنان)
به صورت خلاصه می‌توان گفت سازمانها در بازه‌ی زمانی یک تا دو سال گذشته، آزمایش بزرگ و برنامه‌ریزی نشده‌ای را تجربه کردند. تعجب‌آور نیست که چنین مسیری با سرعت زیادی طی شود. مهم این است که در هر مانعی، همواره فرصت‌های جدید برای نوآوری نهفته است که باید کشف و استفاده شود.
برای مطالعه مطالب تخصصی مدیریت دانش گروه مشاوره مدیریت داش دانا را دنبال کنید.
صفحه گروه مشاور مدیریت دانش دانا در لینکدین
# مهتا_ هادیزاده #مدیریت_دانش #گروه_مشاوره_مدریت_دانش_دانا #مشاوره_مدیریت_دانش #مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاوره_مدیریت_دانش #پیاده_سازی_مدیریت_دانش #استقرار_مدیریت_دانش #آموزش_مدیریت_دانش # نرم_ افزار _مدیریت _دانش #گروه_ مشاور_ مدیریت_ دانش_ دانا # انجمن_خبرگی_در_ مدیریت_ دانش # شرکت_ مدیریت_دانش # شرکت_ مدیریت_دانش_ دانا # بهبود_شرایط_دورکاری_در_آینده
