حدود سال از شیوع کرونا می‌گذرد و این بیماری بسیاری از شیوه‌های کاری را دچار تغییر کرده است. یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که تحت تاثیر این کرونا به کلی دگرگون شده، برگزاری جلسه‌های کاری به صورت انلاین است. گرچه پلتفرم‌های آنلاین پیش از این نیز توسط برخی سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گرفت، اما در دو سال اخیر به یک اصل اساسی در تعاملات سازمانی بدل شده است.
اما جلسه‌های آنلاین چالش‌هایی را نیز به همراه دارد. من در جلساتی که طی دو سال اخیر از طریق ویدئوکنفرانس برگزار کردم به این نتیجه رسیدم که بسیاری از این جلسات بیش از آن‌که راه‌حل ایجاد کنند انرژی کارکنان را می‌گیرند. به بیان دیگر جلسات بیش‌ازحد انرژی را تخلیه می‌کند زیرا از روی عادت اتفاق می‌افتد و هدف مشخص و قانع‌کننده‌ای ندارند.
برخلاف جلسات حضوری، شوخی‌های گاه‌به‌گاه که قبل از جلسات مجازی انجام می‌شود اغلب ناخوشایند است، هر یک از شرکت‌کنندگان با دیدن تصویر خود در دوربین در حین صحبت کردن، حواسشان پرت می‌شود و اگر جلسه ضبط شود، شرکت‌کنندگان آنچه را که می‌گویند محدود می‌کنند.
اوایل این ماه مدیرم به من گفت که از طریق کارکنان شنیده است که جلسه‌ای که من رهبری می‌کردم به کارکنان انرژی داده، زیرا آن‌ها درگیر بحث‌های سازنده و عمیق در مورد چگونگی بهتر کردن اوضاع برای سازمان بودند.
اکنون می‌خواهم ۶ راه‌حل موثر برای افزایش مشارکت کارکنان در جلسات را که خودم از آن استفاده می‌کنم با شما به اشتراک بگذارم.
۱. کارمندانی را دعوت کنید که بیشتر به موضوعات جلسه اهمیت می‌دهند
همیشه برای رهبران این موضوع کمی چالش برانگیز است که تصمیم بگیرند چه کسی را به جلسه دعوت کنند و چه کسی را کنار بگذارند. یک قانون کلی این است که اگر کسی را کنار بگذارید، این خطر وجود دارد که با تصمیم کسانی که دعوت‌شده‌اند موافقت نکند. از سوی دیگر، اگر افرادی را دعوت کنید که چندان به نتیجه کار اهمیت نمی‌دهند، تصمیم‌گیری را کند خواهید کرد.
برای حل این مشکل، رهبران باید فقط افرادی را دعوت کنند که در کوتاه‌مدت تصمیمات موثری بگیرند. اگر برای حل مشکلات خاص جلسه‌ای برگزار می‌کنید، منطقی است از کسانی دعوت کنید که بیشترین اهمیت را برای رسیدن به راه‌حل مناسب دارند.
۲. قبل از برگزاری جلسه در مورد مشکلات مهم به توافق برسید
رهبران باید به صحبت‌های دیگران در سازمان گوش دهند تادر سریعترین زمانمشکلات پیش روی سازمان را شناسایی کنند. مدیران سازمان باید این مشکلات را به‌عنوان موضوعات دستور جلسه تنظیم کنند، آن‌ها را چند روز قبل با شرکت‌کنندگان در جلسه در میان بگذارد و اطلاعات پس‌زمینه مرتبط در مورد هر موضوع را در اختیار آن‌ها بگذارد.
مهم‌تر از همه، مدیران باید از شرکت‌کنندگان جلسه بپرسد که آیا آن‌ها با موضوعات پیشنهادی برای جلسه موافق هستند یا اینکه آیا برخی از آن‌ها را حذف می‌کنند و یا موضوعات جدیدی را می‌خواهند اضافه کنند. اگر شرکت‌کنندگان جلسه موافق باشند، باید یک یا دو روز قبل از جلسه یک برنامه زمان‌بندی‌شده برای جلسه ارسال کنند.
۳. با گوش دادن به کارکنان شروع کنید
در یک جلسه که از طریق ویدئوکنفرانس در حال برگزاری است،رهبر باید هر یک از شرکت‌کنندگان را تشویق کند که چند دقیقه احساس خود را به اشتراک بگذارند و بگویند چه چیزی خوب یا بد پیش رفته است. انجام این کار به کارکنان کمک می‌کند تا در راستای حل مشکل هدفمند تر مشارکت کنند.
۴. هر یک از شرکت‌کنندگان را تشویق کنید تا نظرات خود را به‌طور کامل بیان کنند
من در جلساتی شرکت کرده‌ام که رهبر فهرستی از تصمیم‌هایی را که می‌خواهند دیگران تأیید کنند، معرفی می‌کند. فکر می‌کنم این رویکرد به‌جای حل مؤثر مشکل، به یک مخالفت شدید یا مقاومت خاموش دعوت می‌کند.
رهبران می‌توانند با تشویق هر یک از شرکت‌کنندگان در جلسه برای توصیف دیدگاه خود از مشکل، ارائه راه‌حل‌های خود و برجسته کردن مزایای آن‌ها، نتایج متفکرانه‌تری به دست آورند. رهبران باید اعضای جلسه را تشویق کنند که با مشارکن بیشتر نظرات خود را به طور کامل ارائه کنند.
۵. مراقب زمان باشید تا جلسه موضوعات را پوشش دهد و به‌موقع به پایان برسد
کارکنان دوست دارند بدانند جلسه قرار است چه زمانی تمام شود و انتظار دارند که رهبر به‌موقع جلسه را تمام کند. یکی از راه‌های تشویق سخنرانان به مختصر بودن این است که وارد عمل شوید و به همه یادآوری کنید که چقدر زمان تا شروع برنامه بعدی دستور کار باقی‌مانده است. اگر به برنامه پایبند باشید، مطمئناً می‌توانید در جلسه تصمیم بگیرید.
۶. تصمیمات را اجباری نکنید. یک انجمن آفلاین برای به اشتراک‌گذاری راه‌حل‌ها و دستیابی به توافق ایجاد کنید
راه‌حل من برای این مشکل این است که پس از جلسه یک Google Sheet را با همه شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید که به آن‌ها فضایی می‌دهد تا راه‌حل پیشنهادی خود را برای مشکلات مطرح‌شده در جلسه شرح دهند.
رهبر می‌تواند به پیشنهاد هر فرد نگاه کره و سعی کند پیشنهادهایی را انتخاب کند برای همه قابل‌قبول باشدو اگر اعضای جلسه به جمع بندی رسیدند، نیازی به برگزاری جلسه مجدد نیست، در غیر این صورت، رهبر می‌تواند جلسه دیگری را برای بررسی بیشتر راه‌حل مشترک پیشنهاد کند.
برای برگزاری جلسات مؤثرتر این شش مرحله را دنبال کنید.
منبع:
