نحوه ارتباط ما با دیگران به قدری بخشی از عادت ماست که به ندرت متوقف می شویم و به آن فکر می کنیم. این به ارتباطات تجاری نیز ترجمه می شود. به هر حال سازمان‌ها موجودیت‌های بدون چهره نیستند، بلکه گروه‌هایی از افراد واقعی هستند.
ارتباطات مؤثر بر فرآیندها، کارایی و هر لایه یک شرکت تأثیر می گذارد.
در این راهنما، ما تمام آنچه را که برای راه اندازی یک فرآیند ارتباط تجاری موفق نیاز دارید، پوشش خواهیم داد.
ارتباطات تجاری فرآیند به اشتراک گذاری اطلاعات بین افراد در محل کار و خارج از یک شرکت است.
ارتباطات تجاری موثر نحوه تعامل کارکنان و مدیریت برای رسیدن به اهداف سازمانی است. هدف آن بهبود عملکردهای سازمانی و کاهش خطاها است. این مهم است که هم بر روی مهارت های ارتباطی و هم بر روی فرآیندهای ارتباطی خود کار کنید تا به ارتباطات تجاری موثر برسید.
اهمیت ارتباطات تجاری نیز در موارد زیر است:
تمام فعالیت های سازمان یافته در یک شرکت به فرآیند ارتباطات تجاری و استراتژی ارتباطی شما متکی است. این می تواند هر چیزی از ارتباطات مدیریتی گرفته تا ارتباط فنی با فروشندگان باشد.
و هنگامی که ارتباطات نامشخص می شود، سیستم های اصلی شرکت در معرض خطر سقوط قرار می گیرند. داده ها نشان می دهد که 60 درصد از متخصصان ارتباطات داخلی ارتباطات داخلی را اندازه گیری نمی کنند. دلایل بالقوه عبارتند از ندانستن از کجا شروع کنید، مراحل بعدی یا نحوه محاسبه بازگشت سرمایه .
یک استراتژی ارتباطی قوی در یک شرکت احتمالاً منجر به مشارکت بیشتر کارکنان خواهد شد . و شرکت هایی با کارکنان مرتبط در محل کار شاهد افزایش بهره وری تا 25 درصد بوده اند.
اگر مشارکت کارکنان بهتری داشتید چقدر موفق تر بودید؟
و چگونه می توانید از یک فرآیند ارتباط تجاری که آن را ممکن می کند اطمینان حاصل کنید؟
اجازه دهید ابتدا انواع اصلی ارتباطات را در یک سازمان معمولی متمایز کنیم.
ارتباطات تجاری داخلی می تواند به شرح زیر باشد:
ارتباطات تجاری خارجی هر پیامی است که دفتر و کارکنان داخلی شما را ترک می کند. این شامل برخورد با مشتریان، فروشندگان یا هر چیزی است که بر برند شما تأثیر می گذارد.
شما می توانید تمام ارتباطات این طیف را به چهار نوع ارتباط تجاری مرتب کنید.
ارتباطات تجاری معمولاً به عمل برقراری ارتباط در تجارت شما اشاره دارد. از سوی دیگر، خدمات ارتباط تجاری به انواع راه حل های نرم افزاری اشاره دارد که می توانید برای کمک به تسهیل ارتباطات و همکاری در سراسر تجارت خود استفاده کنید.
خدمات ارتباطی تجاری شامل:
پاسخ تا حد زیادی به اندازه و ترجیحات کسب و کار شما بستگی دارد. هیچ راه حلی برای همه وجود ندارد. یک چیز مطمئن است: شما فقط با استفاده از خدمات ارتباطی تجاری که نیاز دارید و در واقع استفاده خواهید کرد، خود را برای موفقیت آماده خواهید کرد.
شما یک هیئت مدیره انجمن می خواهید، بنابراین شما و کارکنانتان هفته ها را صرف یافتن بهترین راه حل و راه اندازی آن می کنید.
پس از مدتی متوجه می‌شوید که هیچ‌کس از آن استفاده نمی‌کند، زیرا پاسخ‌های خود را سریع‌تر از تیم یا اسناد خود دریافت می‌کند. یک راه حل غیر ضروری زمان و هزینه ارزشمندی را برای شما به همراه داشته است. یا یک سیستم کنفرانس ویدیویی با کیفیت نصب می کنید، در حالی که در واقعیت فقط به یک سیستم تلفن تجاری قابل اعتماد برای اجرای جلسات از راه دور خود
نیاز دارید . هر کسب و کاری از ارتباطات مبتنی بر وب استفاده خواهد کرد. با این حال، همه روشهای دیگر به شرایط شرکت بستگی دارد. زمانی را برای در نظر گرفتن ارزش هر کدام برای موقعیت منحصر به فرد خود اختصاص دهید.
ارتباطات تجاری شفاف و موثر برای تیم ها، کارمندان، مدیران و مدیران اجرایی برای انجام وظایف خود و انجام مسئولیت های خود بسیار مهم است .
بدون وجود فرآیندها و ابزارهای مناسب، جریان اطلاعات قطع می شود و افراد در تاریکی رها می شوند. این می تواند منجر به عواقب جدی برای شرکت شود، از کارکنان و مشتریان ناراضی گرفته تا سود از دست رفته.
جریان شفاف اطلاعات یک هدف فراگیر آشکار در فرآیند ارتباطات تجاری است. اما برخی از مشکلات عمیق تری که ارتباطات تجاری موفق حل می کند چیست ؟
در بسیاری از محیط های کاری، افراد به سادگی از تعداد پیام هایی که در یک روز دریافت می کنند غرق می شوند. فیل سایمون در کتاب خود پیام دریافت نشد ، گفت که افراد به طور متوسط روزانه 120 تا 150 ایمیل دریافت می کنند.
ما به راحتی اطلاعات مهمی را نادیده می گیریم یا کاملاً نادیده می گیریم. با وجود یک سیستم ارتباط تجاری، شرکت ها می توانند حواس پرتی دیجیتال را کاهش دهند و فضایی برای ایده ها و تفکر ایجاد کنند.
اغلب، تیم ها و بخش ها اطلاعات ضروری را رد و بدل نمی کنند. در مواقع دیگر، وقتی مشکلی در تیم وجود دارد، هیچ راه آسانی برای تماس با مدیر بخش وجود ندارد. این سیلوها به راحتی و اغلب بدون اینکه کسی متوجه شود شکل می گیرد، اما به راحتی با یک برنامه ارتباطی قابل اصلاح هستند.
کار از راه دور برای ماندن اینجاست. گزارش وضعیت کار از راه دور از Buffer نشان می دهد که اکثریت قریب به اتفاق کارمندان دوست دارند حداقل برای برخی از زمان ها از راه دور کار کنند.
آنها همکاری و ارتباطات را در میان سه مشکل اصلی در مورد کار از راه دور ذکر می کنند و ارزش سیستم های ارتباطی مناسب را ثابت می کنند.
از دست دادن افراد ایده‌آل از سازمان، توانایی شما برای خدمت به مشتریان را در معرض خطر قرار می‌دهد. این هم گران است. از دست دادن یک کارمند می تواند دو برابر حقوق سالانه آنها
هزینه داشته باشد ، اما زمانی که شرکت ها به طور موثر ارتباط برقرار می کنند، 50٪ بیشتر احتمال دارد سطوح گردش مالی کمتر از میانگین صنعت را گزارش کنند.
اگر در یک سازمان ارتباطات ضعیفی وجود داشته باشد، در مورد خدمات مشتری دو اتفاق می افتد . اولاً، کارمندانی که در نقش‌های رو به مشتری هستند، اطلاعات مورد نیاز خود را ندارند. دوم، مشتریان روحیه پایین کارکنان را احساس می کنند و تجربه منفی دارند.
در واقع، یک مطالعه نشان داد که بهبود نگرش کارکنان بر رضایت مشتری تأثیر می‌گذارد که منجر به افزایش درآمد می‌شود.
ارتباطات غیرکلامی زمینه های زیادی را پوشش می دهد - از حالات چهره شما گرفته تا لحن شما در یک ایمیل. با در نظر گرفتن اکثریت قریب به اتفاق ارتباطات تجاری به صورت ناهمزمان (به معنای هر چیزی غیر از یک جلسه 1-1 رو در رو) از طریق ایمیل، تابلوهای وظایف مدیریت پروژه یا چت... تقریباً تمام ارتباطات تجاری ما را می توان غیرکلامی در نظر گرفت. بنابراین، بسیار مهم است که روی ارتباط کلامی خود نیز کار کنید.
نکته برتر؟ قبل از زدن «ارسال» چیزی را با صدای بلند بخوانید. این یک بررسی خوب برای شنیدن نحوه دریافت پیام شما است.
یک فرآیند ارتباط تجاری قوی برای شادی کارمندان و مشتریان شما ضروری است. در نهایت، این منجر به ثبات مالی می شود.
یک گزارش نشان داد که 29٪ از کارمندان معتقدند ابزارهای ارتباط داخلی فعلی آنها کار نمی کند.
در اینجا برخی از دلایل ذکر شده آورده شده است:
اطلاعات نامربوط، محرومیت، عدم صداقت و عدم دسترسی به اطلاعات کلیدی چیزی است که احتمالاً نیروی کار شما نیز تجربه کرده است.
یک مطالعه توسط Salesforce نشان داد که 86٪ از مدیران، کارمندان و مربیان ارتباطات ناکارآمد را دلیل شکست در محل کار می دانند.
دیگر نمی‌توانیم اهمیت کار تیمی و شیمی و تأثیر آنها بر بهره‌وری، مشارکت و حمایت کارکنان را نادیده بگیریم.
مهم نیست در چه مرحله ای از کسب و کار شماست، شما نیاز به یک برنامه ارتباطی تجاری دارید.
با این حال، اگر بر روی مناطقی تمرکز کنید که در حال حاضر به بزرگترین پیشرفت نیاز دارند و بعداً به همه زمینه‌های دیگر ادامه دهید، آن را بسیار مفید خواهید کرد.
برای مثال، اینها ممکن است برخی از دلایلی باشند که ارتباط شما نیاز به بازبینی مجدد دارد:
ممکن است بیش از یکی از اینها یا سناریوهای کاملاً متفاوتی را تجربه کنید. آن را شناسایی کنید و بر اساس آن اهدافی را برای فرآیند ارتباطات تجاری خود تعیین کنید. به عنوان مثال، اهداف شما می تواند شامل موارد زیر باشد:
…و بیشتر.
به ساختار سازمان خود و همه گروه هایی که در توانایی آن برای عملکرد نقش دارند نگاه کنید.
به هر گروهی که برای کار کردن به اطلاعات نیاز دارد توجه داشته باشید. این باید شامل موارد زیر باشد:
از اینجا با توجه به کاری که به صورت مستمر انجام می دهند و نتایجی که از آنها انتظار می رود. روشی را که آنها برای انجام کارهایشان نیاز دارند برای برقراری ارتباط ترسیم کنید.
بسته به اندازه شرکت شما، این ممکن است یک کار بزرگ باشد، بنابراین زمان زیادی را به خود اختصاص دهید. برخی از سوالات اصلی که باید به آنها پاسخ داد عبارتند از:
حداقل، این پاسخ ها باید بینش لازم را در مورد مقدار ایمیل، پیام، تماس، جلسات و اسناد لازم برای همه چیز در بازه زمانی تعیین شده به شما بدهد.
در مرحله بعد، روش های ارتباطی را انتخاب کنید که با اهداف ارتباطی تجاری شما و همچنین تعاملات بین گروه های اصلی در شرکت شما همسو باشد.
فهرستی از روشهای ارتباطی را که قبلاً در مورد آن صحبت کردیم مرور کنید و مطمئن شوید که روشهای منحصربه‌فرد را به شرکت خود اضافه کرده‌اید:
کدام یک از اینها برای سازمان شما برای رسیدن به اهدافش ضروری است؟ چه چیزی اختیاری است و ممکن است در پذیرش مقاومت مشاهده شود؟ کدام یک خطر اضافه کردن ابزارهای زیاد را ایجاد می کنند و باید ساده شوند؟
در مورد نیازهای خاص خود واقع بین باشید.
به عنوان مثال، یک استارتاپ پنج نفره که در آن همه در یک دفتر کار می کنند، احتمالاً بر روی موارد زیر تمرکز خواهد کرد:
یک شرکت 50 نفره که کاملاً از راه دور است، منابع بیشتری را در موارد زیر سرمایه گذاری می کند:
یک شرکت بزرگ جهانی احتمالاً از همه روش های ارتباطی ذکر شده استفاده می کند و برای بسیاری از آنها تیم های اختصاصی دارد.
هیچ کتابچه ای وجود ندارد که مشخص کند کدام ابزار برای هر هدفی کاملاً بهترین هستند.
Gmail در مقابل Outlook Google Drive در مقابل Dropbox. Slack در مقابل Nextiva Chat.
نبردها ادامه دارند، اما انتخاب شما کاملاً به اولویت شما و نیروی کار شما بستگی دارد.
در حالی که نمی‌توانیم فهرستی از ابزارهای نرم‌افزاری را در اختیار شما بگذاریم، اما می‌توانیم این نکات را در مورد انتخاب ابزار مناسب به اشتراک بگذاریم:
در نهایت، تمام کارهایی را که در طول این راه‌اندازی انجام می‌دهید یادداشت کنید و به یک سند مشترک قابل مشاهده برای کل سازمان تبدیل کنید. به این ترتیب، هر کارمند می‌تواند به یک برنامه ارتباطی توسعه‌یافته رجوع کند و بهترین اقدام را
برای موقعیتی که در آن قرار دارد، تصمیم بگیرد. می‌توانید یک یادآوری تقویم مکرر برای خود و تیمتان ایجاد کنید تا هر سه ماه یک‌بار از سند بازدید کنید. به این ترتیب، مطمئن خواهید شد که برنامه همچنان به بهترین هدف خود عمل می کند و در صورت لزوم آن را به روز می کند.
وقتی ارتباطات تجاری واقعاً اتفاق می افتد، یا شفاهی یا نوشتاری است.
ارتباطات یا به اشکال مختلف صورت می گیرد - شفاهی یا نوشتاری، حضوری یا از راه دور، اما برای شادی کارکنان شما در محل کار بسیار مهم است.
هیچ یک از اینها به تنهایی برای شرکت شما بهتر یا بدتر نیستند و کاملاً به زمینه بستگی دارد.
ارتباطات کتبی برای نگه داشتن یک دنباله کاغذی از تصمیمات و اقدامات انجام شده و همچنین برای تنظیم استراتژی ها و برنامه ها عالی است. فعل و انفعالات کلامی امکان تولید آنی ایده و جریان بازتر افکار را فراهم می کند.
اینها روشهای ارتباط تجاری قابل اعمال برای برخی یا همه سناریوهای فوق هستند:
این شامل کانال‌های ارتباطی روزمره مانند ایمیل‌ها و برنامه‌های پیام‌رسانی فوری (مانند Slack، Hangouts یا حتی Nextiva Chat) می‌شود.
مزایای ایمیل ها و پیام ها در توانایی هدایت مکالمات خصوصی در یک محیط اداری شلوغ و همچنین به اشتراک گذاشتن یک پیام با افراد زیادی - از چند تا صدها نفر - به طور همزمان است.
تلفن‌ها مانع مکان‌یابی برای برگزاری جلسات پربار و سریع شدند. به لطف ارتباط غیرکلامی (لحن صدا) در مقایسه با ارتباطات نوشتاری، امکان تبادل ایده بهتر را فراهم می کند. سیستم‌های تلفن ابری می‌توانند سوار شدن و همکاری کلی تیم را تسریع کنند.
سیستم‌های کنفرانس ویدیویی عالی ، افراد را در مکان‌های دوردست قادر می‌سازد تا جلساتی را اجرا کنند که تا حد امکان نزدیک به جلسات حضوری باشند. آنها جلسات تلفنی را یک پله بالاتر می برند.
جلسات حضوری می تواند به کسب و کار کمک کند تا ایده های خود را به سرعت پیش ببرد. تحقیقات نشان می دهد که جلسات حضوری ایده های بیشتری نسبت به جلسات مجازی ایجاد می کنند.
با این حال، داشتن یک دستور جلسه محکم برای جلسات موثر ضروری است. 46 درصد از کارمندان به ندرت یا هرگز جلسه را ترک نمی کنند و می دانند که قرار است در آینده چه کاری انجام دهند.
مستندسازی فعالیت‌هایی که بر سایر افراد و بخش‌ها تأثیر می‌گذارد، بخش مهمی از یک سیستم ارتباط تجاری خوب است.
امکان رجوع به یک سند مکتوب در هر لحظه احتمال سردرگمی یا اختلاف نظر را کاهش می دهد و وضوح بیشتری را در برقراری ارتباط ایجاد می کند.
ارائه‌های پشتیبانی شده توسط گزارش‌ها و اسلایدهای پاورپوینت اغلب نحوه برگزاری جلسات با گروه‌های بزرگتر است.
اینها برای به اشتراک گذاشتن ایده های جدید به نحوی که فضایی برای سوالات و هرگونه توضیح ایجاد کند عالی هستند.
یک منطقه داخلی برای کارمندان برای مراجعه به سؤالات متداول در مورد موضوعات مختلف بخش و پرسیدن سؤالات جدید که آنها را سازنده تر و به روزتر در مورد یک موضوع می کند.
نظرسنجی های داخلی و مشتریان هر دو روش های ایده آلی برای جمع آوری بازخورد و رتبه بندی در مورد موضوعات مهم هستند. نظرسنجی ها چرخه سالمی از بهبودهای پشتیبانی شده با بازخورد را تسهیل می کند و یک کانال ارتباطی بین تمام سطوح داخل سازمان باز می کند.
این می تواند شامل هر فعالیت ارتباط با مشتری باشد. به عنوان مثال می‌توان به پشتیبانی چت زنده، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، فرآیندهای ورود مشتری، بررسی‌های مشتری و موارد دیگر اشاره کرد.
ارتباطات ضعیف خطرات زیادی را برای سازمان به همراه دارد که قابل شمارش نیست.
ارتباط عالی، با این حال، فرصتی برای تعامل برجسته کارکنان و مشتری به ارمغان می آورد. شفافیت، خروجی های مهم تر و رشد درآمد و سود ایجاد می کند.
چه یک سیستم ارتباطی تجاری دارید یا هنوز در حال ایجاد آن هستید، به یاد داشته باشید:
در نتیجه، افراد شاد و مولد را خواهید دید که برای کار بر روی پروژه ها هیجان زده شده اند و نتایج معناداری را به نفع همه افراد درگیر ایجاد می کنند.
منبع : akobdc.com
