یک فرآیند تولید محتوای فکر شده و قوی برای ایجاد هرمحتوا ، صرف نظر از مقیاس و دامنه ضروری است. اگر فرآیندی برای تکیه ندارید، پروژه های محتوایی شما را به تاخیر می اندازد. همچنین، برنامه انتشار شما ممکن است موقتی باشد و خود محتوا ناهماهنگ و ضعیف اجرا شود. همچنین به این معنی است که محتوا به شما در دستیابی به اهداف تجاری کمک نمی کند. یا نیازهای مخاطبان شما. بنابراین هدر دادن منابعی است که برای ایجاد محتوا استفاده کرده اید . اگر یک تیم کوچک (یا یک نفره) هستید، ممکن است به نظر برسد که اصلاً به فرآیندی نیاز ندارید. اما مشکل اینجاست: بدون فرآیند، این احتمال وجود دارد که محتوای شما به هدف خود عمل نکند.
با ایجاد یک فرآیند تولید محتوای جامد، اطمینان حاصل می شود که هر فرد در تیم شما می داند:
برای مقیاس‌بندی و ساده‌سازی فرآیند خود، باید یک فرآیند محکم ایجاد کنید. این فرآیند نیاز به مقاومت در برابر چالش هایی دارد که تیم و کسب و کار شما با آن روبرو خواهند شد. تیم محتوای خود را گرد هم بیاورید و راهی برای مستندسازی فرآیند خود داشته باشید، مانند یک تخته سفید، یک دیوار خالی با پست‌های آن، یک صفحه گسترده یا GatherContent . شما فرآیند تولید محتوای خود را با تعریف هر یک از شش عامل دخیل ایجاد خواهید کرد:
بیایید به هر یک از آنها با جزئیات بیشتری نگاه کنیم و اقداماتی را که باید برای هر عامل انجام دهید را مرور کنیم.
اگر محتوای شما مطابق با اهداف کسب و کار شما و نیازهای مخاطبان نباشد ، هیچ فرآیندی نمی تواند به شما کمک کند تا کسب و کار خود را به سمتی که می خواهید هدایت کنید. وقتی هر قسمت از محتوای شما هدف مشخصی دارد، شما این قدرت را دارید که عملکرد آن را اندازه گیری کنید و تلاش های آینده خود را بهینه کنید. دانستن اینکه آیا محتوای شما برای افزایش رتبه جستجو، آگاهی از برند، تولید سرنخ یا هر چیز دیگری که برای تجارت شما مهم است یا خیر، به شما کمک می کند تا تفاوت واقعی با این محتوا ایجاد کنید.
بهترین زمان برای تعیین اهداف برای هر قسمت از محتوای شما در مرحله برنامه ریزی موضوع است. تعیین اهداف همچنین می تواند در مرحله کشف یا شروع پروژه های وب سایت اتفاق بیفتد. برنامه ریزی موضوعات محتوای خود به صورت انبوه رایج ترین و کارآمدترین راه برای تعریف تقویم محتوای خود برای یک چهارم یا حتی یک سال آینده است. به عنوان مثال، پس از اینکه 13 موضوع پست وبلاگ را برای سه ماهه اول سال آینده فهرست کردید، از فضای کنار ستون موضوعات خود برای اضافه کردن یک هدف برای هر موضوع استفاده کنید. وقتی تمام 13 هدف را فهرست می‌کنید، که انتظار می‌رود برخی از آنها بیش از یک بار ظاهر شوند، فهرست خود را مرور کنید و ببینید آیا با اهدافی که کسب‌وکار به‌عنوان یک کل تلاش می‌کند به آن دست یابد، همسو است یا خیر.
اگر هدف اصلی شما افزایش 15 درصدی تولید سرنخ است، اما اکثر اهدافی که برای موضوعات خود تعیین کرده اید، با هدف افزایش آگاهی از برند است، باید با در نظر گرفتن این هدف، به برنامه ریزی موضوع خود بازگردید. همچنین به همین دلیل است که برنامه ریزی حداقل یک ربع از قبل با ارزش است. این به شما فرصتی می‌دهد تا تأثیری را که محتوای شما بر تصویر کلی خواهد داشت، مرور کنید، و به شما زمان می‌دهد تا کل استراتژی بازاریابی محتوای خود را بر اساس آن دوباره بررسی کرده و تنظیم کنید.
ندانستن وظایفی که در فرآیند تولید محتوای شما دخیل است، می‌تواند پروژه‌هایی را که هرگز به موقع یا اصلاً منتشر نمی‌شوند، به تأخیر انداخته و از مسیر خارج کند. وقتی زمانی را برای نوشتن و ویرایش اختصاص می‌دهید، اما نه برای طراحی و اصلاحات، ناگهان به زمان بیشتری از دیگران نیاز خواهید داشت که به سادگی ممکن نیست. این منجر به تاخیر و ناامیدی زیادی می شود.
هر اقدامی را که باید انجام شود تا یک محتوا از خلاصه به تایید و منتشر شود، فهرست کنید. ساده به نظر می رسد (و واضح است)، اما فراموش کردن برخی از مراحل و به ویژه مراحل فرعی آسان است. پیش بروید و همه چیزهایی را که در طول فرآیند تولید شما اتفاق می افتد فهرست کنید. و منظورم همه اینهاست! یک رویکرد خوب در اینجا این است که تا حد امکان جزئیات داشته باشید و هنوز وظایف خود را ادغام نکنید. به عنوان مثال، به جای اینکه صرفاً ویرایش کلی را به عنوان یک کار فهرست کنید، هر ویرایشی را که باید انجام دهید، مانند ویرایش کپی، ویرایش سرفصل، ویرایش گرافیکی فهرست کنید. مراحلی مانند بررسی واقعیت، تصحیح را فراموش نکنید، ترجمه یا بررسی حقوقی نیز. این تضمین می کند که هیچ یک از وظایف کوچکتری را که در صورت فراموشی به گلوگاه تبدیل می شوند، فراموش نکنید. این ممکن است منجر به یک لیست طولانی شود که ظاهراً به جای بهتر شدن اوضاع را بدتر کرده است، اما مراحلی که بعد از این لیست دنبال می شود به شما کمک می کند فهرست را اصلاح کنید و آن را قابل اجرا کنید. یک بار دیگر با همه افراد درگیر بررسی کنید و تأیید کنید که هیچ کاری گم نشده است. وقتی این کار انجام شد، برای مرحله بعدی آماده هستید.
هر یک از وظایف را به فردی که مسئول انجام آن است محول کنید. اگر اینطور نیست، بیش از ضرب الاجل شما در خطر است زیرا زمینه ای برای تغییر سرزنش و روابط تیمی ناسالم می شود. این می تواند عواقب طولانی مدت داشته باشد.
از مرحله قبل به لیست وظایف خود بروید و در کنار هر کار یک نام اضافه کنید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر در یک صفحه هستند و هر یک از اعضای تیم در مورد محدوده مسئولیت خود توافق دارند. اگر متوجه شدید که بیش از یک نفر مسئول یک کار واحد هستند، آن را بیشتر بررسی کنید و ببینید آیا چندین کار فرعی وجود دارد که می توانید آن کار را به آنها تقسیم کنید. به این ترتیب، مطمئن خواهید شد که هیچ سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول کدام بخش خاص از آن کار است وجود ندارد و احتمال سردرگمی را کاهش می دهید. تنها موقعیتی که این مرحله را بیهوده می کند زمانی است که شما تنها فردی هستید که درگیر این فرآیند هستید. حتی در این صورت، نباید هیچ یک از مراحل باقی مانده را نادیده بگیرید.
اگر ترتیب کارها در فرآیند تولید محتوای شما به هم نخورد، افرادی را خواهید داشت که منتظر یکدیگر هستند تا کارها را به پایان برسانند. در عوض، آنها باید زمان خود را به حداکثر برسانند و هر زمان که ممکن است به طور همزمان برای کوتاه کردن فرآیند تولید کار کنند.
به لیست وظایف خود برگردید و موقعیت هر کار را تأیید کنید. برای هر یک از آنها باید اطمینان حاصل کنید:
در اینجا یک مثال ساده است. فرض کنید شما دو نفر دارید که از تمام عناصر گرافیکی برای محتوای شما مراقبت می کنند، اما یکی از آنها منبع عکاسی و گرافیک است، در حالی که دیگری آنها را بر اساس دستورالعمل های برند شما ویرایش می کند. وظیفه ویرایش تصاویر هرگز نباید قبل از منبع یابی تصاویر باشد. در غیر این صورت، یک نفر وقت خود را تلف می کند تا شخص دیگر وظیفه خود را به پایان برساند. یکی دیگر از فعالیت های صرفه جویی در زمان در اینجا این است که به مراحل تولید محتوای خود از منظری بالاتر نگاه کنید و به دنبال کارهایی باشید که می توانید همزمان انجام دهید. به عنوان مثال، در حالی که نسخه شما هنوز در نسخه دوم خود است، مسئول منبع تصاویر احتمالا می تواند کار خود را شروع کند.
این بلوک نهایی برای یک فرآیند تولید محتوا موثر است. این همان چیزی است که تمام قطعاتی را که ذکر کردیم به یک فرآیند تکرارپذیر که توسط تاریخ ها و نقاط عطف تعریف شده است، می چسباند.
دو بخش در این مرحله وجود دارد که من دوست دارم آن ها را مؤلفه های «زمان تکمیل» و «روزهای قبل» بنامم. هر یک از وظایف شما اکنون صاحب خود را دارد و به درستی در موقعیت قرار گرفته است. با هر یک از صاحبان کار کار کنید تا زمان تخمینی که طول می کشد تا یک کار خاص به پایان برسد را اضافه کنید. اگر این اولین باری است که فرآیند تولید خود را ترسیم می کنید، در ابتدا مطمئن شوید که این زمان ها را جمع آوری کنید. برای مثال، اگر شما و صاحب کار فکر می‌کنید که تکمیل یک کار 45 دقیقه طول می‌کشد، آن را تا یک ساعت گرد کنید. همچنین این بهترین زمان برای بررسی ادغام وظایف و زمان لازم برای تکمیل آنها است. بدیهی است که شما فقط زمانی می خواهید این کار را انجام دهید که چندین کار ماهیت مشابهی داشته باشند و یک فرد واحد مسئول آنها باشد.
این همچنین به شما یک نمای کلی واضح تر از کل فرآیند و همه افراد درگیر را می دهد. بخش دوم این مرحله این است که تمام وظایف را به عقب از تاریخ انتشار خود ترسیم کنید. برای مثال، فرض کنید می‌خواهید هر سه‌شنبه یک محتوا منتشر کنید، و می‌خواهید تا جمعه هفته قبل آن را در CMS خود داشته باشید. کار به عقب ممکن است چیزی شبیه به این باشد:
… و غیره.
با همه افراد درگیر در این فرآیند کار کنید تا این را با آنچه برای آنها بهتر است تنظیم کنید. با انجام این کار، آنها تصویر واضحی از میزان زمان لازم برای تولید محتوا در هر هفته به دست خواهند آورد. و بهترین چیز در مورد این است؟ هر چه بیشتر این فرآیند را طی کنید، بهتر می شوید. با گذشت زمان، ممکن است متوجه شوید که می توانید وظایف بیشتری را ادغام کنید. ممکن است نقش‌هایی را هماهنگ کنید که می‌توانند از نزدیک با هم کار کنند تا کاری را سریع‌تر انجام دهید. می توانید تصمیم بگیرید که زمان بیشتری را برای بررسی ها و بررسی های کیفیت در نظر بگیرید تا بر ارزشی که محتوای شما برای مخاطبان به ارمغان می آورد تأثیر بگذارد.
در مقاله زیر میتوانید مطالب بیشتری درباره تولید محتوا را مطالعه کنید.
مسئولیت‌های موجودی محتوا باید تعریف شوند تا هرگز یک قطعه از محتوا را اشتباه قرار ندهید. درست مانند مسئولیت ها در مورد وظایف، هر یک از اعضای تیم باید در مورد نقش خود در فهرست محتوا مطمئن باشند.
بسیاری از وظایفی که تعریف کرده اید با اضافه شدن یا تغییر خاصی در موجودی محتوای شما همراه خواهند بود. به عنوان مثال، شخصی که مسئول نوشتن اولین پیش نویس است، سندی را ایجاد می کند که حاوی آن پیش نویس باشد. شخصی که آن را بررسی می کند، تغییراتی در همان فایل ایجاد می کند. شخصی که منابع تصاویر شما را تهیه می کند آن را با فردی که مسئول ویرایش آن تصاویر است به اشتراک می گذارد. سپس آن شخص باید گرافیک جدیدی را که ایجاد می کند ذخیره کند. شخصی که آنها را در CMS آپلود می کند باید به آنها دسترسی داشته باشد و به روز رسانی های اجتماعی را برای آن قطعه محتوا بنویسد. بنابراین اقدام شما در اینجا این است که یک مسئولیت موجودی محتوا را به هر یک از وظایف اختصاص دهید - البته اگر مسئولیتی با کار مرتبط باشد. بنابراین اگر وظیفه "نوشتن 10 نسخه سرفصل: 11 روز قبل، جمعه" است، می توانید "ایجاد فایل سرفصل در پوشه پست" را به آن اضافه کنید.
به این ترتیب، هیچ کس هرگز تعجب نخواهد کرد که چرا فایلی در زمان نیاز در دسترس نیست.
این فرآیند شما را در مسیر ایجاد محتوای باکیفیت بدون تاخیر، پس زدن، سوء تفاهم و ناامیدی قرار می دهد. بهترین مکان برای شروع این است که به جدیدترین محتوای خود نگاه کنید و اقدامات خود را که منجر به آن شده است بررسی کنید. توجه داشته باشید:
در نتیجه فهرستی که بیرون می آید مجموعه نقاط ضعف شماست. اکنون، چند ساعت را با تیم خود اختصاص دهید (یا اگر تنها هستید برای خودتان) و شش مرحله را با در نظر گرفتن این نقاط ضعف طی کنید. تمام کارها را کامل کنید و هر چیزی را که بحث می کنید مستند کنید. و سپس، شما آماده هستید تا برای اولین بار فرآیند جدید خود را پیاده سازی کنید و آن را به یک فرآیند مقاوم در برابر چالش تبدیل کنید.
