مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS): همه شرکت ها برای عملکرد به فرایندهای تجاری متکی هستند. فرایندهای تجاری طرحی هستند که از طریق آن فعالیت های تجاری به دست می آیند. به طور خلاصه، فرایندهای کسب و کار، فعالیت های تجاری رایج را به یک سری وظایف متمایز و قابل تکرار به امید دستیابی به ثبات و قابلیت اطمینان بیشتر تقسیم می کنند. بنابراین، نیاز به شفاف، کارآمد و سازگار بودن فرایندهای تجاری را نمی توان اغراق کرد. با این حال، اغلب اوقات، مدیران و کارکنان فرایندهای کسب و کار را بدون داشتن پیش‌اندیشی روشن یا درک واقعی از نحوه انطباق هر فرایند با ساختار سازمانی بزرگ‌تر شرکت توسعه می‌دهند. در این مقاله می خواهیم مزایای مدیریت فرایند کسب و کار BPMS را مورد بررسی قرار دهیم.
نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) راه حل هایی را برای این مشکلات ارائه می دهد. هدف BPMS همسو کردن توسعه فرایندهای تجاری با اهداف شرکت است. نرم افزار BPMS به شرکت ها کمک می کند تا مراحل مورد نیاز برای تکمیل هر کار تجاری را شناسایی و تعریف کنند. سپس این مراحل را بر روی فرایندهای موجود ترسیم می کند و فرایندها را در صورت امکان برای ایجاد یک کل کارآمدتر و سازگارتر ساده می کند. با کمک مدیریت فرایند کسب و کار، مدیران به راحتی می توانند:
در زیر، شش منفعت از دهها ارزش آفرینی دیگر را که از طریق بکارگیری BPMS می توانیم ایجاد کنیم را بیان می کنیم امید است این موارد بتوانند انگیزه شما برای بهبود شرکت و سازمان به شما یاری رساند.
شرکت ها باید توانایی واکنش نشان دادن به تغییرات را داشته باشند. این تغییرات ممکن است ناشی از پیشرفت‌های فناوری، یک رقیب تازه کار یا مقررات جدیدی باشد که بر جنبه‌ای از فعالیت تجاری سازمان تأثیر می‌گذارد. منشأ هرچه که باشد، تغییرات نیاز به واکنش سریع دارند تا شرکت رقابتی بماند. اتخاذ BPMS می تواند به شرکت ها سرعت و توانایی برای برآوردن این خواسته ها را بدهد. یک BPMS یکپارچه به شرکت اجازه می دهد تا در اولین نشانه مشکل، فرآیندهای تجاری خود را متوقف کند، فرآیند را اصلاح کند و سپس آن را به سرعت و با حداقل زمان از دست رفته به مسیر خود بازگرداند. طراحی‌های انعطاف‌پذیر BPMS کاربران را قادر می‌سازد تا این تغییرات را در فرآیندهای تجاری ردیابی کرده و آنها را متناسب با نیازهای شرکت اصلاح کنند. همانطور که فرآیندها تکامل می یابند، مستندات دقیق به مدیران این توانایی را می دهد که تأثیر تغییرات را بر روند کلی کسب و کار ببینند و پیش بینی کنند.
همه شرکت ها با این چالش روبرو هستند که فرایندهای تجاری خود را روان تر و کارآمدتر انجام دهند. فرآیندهای ناکارآمد زمان و پول ارزشمندی را هدر می دهند، اما اغلب شناسایی آنها دشوار است و تغییر آنها سخت است.
شیوه‌های BPMS برای مشخص کردن دقیق این ناکارآمدی‌ها و حذف کندی‌هایی که ایجاد می‌کنند طراحی شده‌اند . BPMS به مدیران و کارکنان اجازه می دهد تا درک بیشتری از هر مرحله از فرایند کسب و کار داشته باشند. این دانش افزایش یافته می تواند به راه حل های فرایندی جدیدی منجر شود که از تنگناهای گردش کار و سایر موارد اضافی بی مورد جلوگیری می کند. در حالت ایده‌آل، BPMS می‌تواند به تعیین نحوه عملکرد فرایند در شرایط بهینه کمک کند و به کاربران این امکان را می‌دهد تا با در نظر گرفتن آن هدف، تغییراتی در فرایند ایجاد کنند. BPMS همچنین می تواند کارهای دستی را برای افزایش بهره وری و کاهش احتمال خطای انسانی خودکار کند.
BPMS از نرم افزار BAM برای ردیابی و نظارت بر فرایندهای تجاری از شروع تا تکمیل استفاده می کند BPMS .امکان ثبت مداوم فرایندهای خودکار را فراهم می کند و اثربخشی هر مرحله را در زمان واقعی اندازه گیری می کند. نظارت خودکار عملکرد هر فرآیند تجاری را بدون تکیه بر تکنیک‌های دستی نشان می‌دهد. با مطالعه عملکرد هر مرحله از فرایند، مدیریت می تواند درک بهتری از فعالیت کلی کسب و کار به دست آورد و بیشتر آنها را قادر می سازد تا جریان هر فرآیند تجاری را تطبیق یا اصلاح کنند .با بکارگیری این روش مدیران می توانند به راحتی گلوگاه ها ( جاهایی که کارها انباشت شده و دیگران منتظر می مانند تا کار از آن تنگنا رد شود) شناسایی و با اصلاح فرآیند اصلاح نمایند.
قوانین و مقررات مؤثر بر بهره وری کسب و کار می تواند عوارض غیرضروری ایجاد کند و منجر به جریمه های پرهزینه شود. شرکتی که از BPMS را بکار می گیرد ، توانایی بیشتری برای ایجاد یک محل کار منطبق با قوانین در حال تغییر و ایمن در برابر تهدیدات کلاهبرداری یا سرقت دارد. از آنجایی که هر مرحله از فرآیند با یک گردش کار دقیق ترسیم شده است، مدیران و کاربران می توانند اطمینان حاصل کنند که تمام اسناد لازم برای مطابقت با استانداردهای انطباق وجود دارد. علاوه بر کمک به انطباق، گردش کار کاملاً مستند می‌تواند چارچوبی برای امنیت بیشتر فراهم کند. ساختار سازمانی ذاتی در روش بکارگیری BPMS اهمیت دارایی‌های تجاری، اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی را برجسته می‌کند و از آنها در برابر سرقت یا از دست دادن محافظت می‌کند.
با جابجایی و گسترش نیروی کار یک شرکت، نیاز به روشی قابل اعتماد برای انتقال دانش تجاری افزایش می یابد. اغلب، شرکت ها برای داشتن درک کامل از هر فرایند خاص به یک کارمند تکیه می کنند. اما تغییرات در نیروی کار این مدل را به یک مدل ناکارآمد و بالقوه پرهزینه تبدیل می کند. زمانی که کارمندان بازنشسته می شوند، منتقل می شوند یا به جای دیگری مشغول به کار می شوند، دانشی که به دست آورده اند با آنها همراه می شود و شرکت را با شکاف قابل توجهی مواجه می کند. ولیکن با بکارگیری سامانه مدیریت کسب و کار ما می توانیم فرایند های کاری را مکانیزه نماییم و این خود یک راهکار مدیریت دانش بخصوص فرایند های اصلی کسب کار ما است.
روش های BPMS راه حلی برای این مشکل ارائه می دهد. از آنجایی که BPMS یک نقشه فرایندی مستند از هر گردش کار را تشویق می کند، دانش شرکت را می توان ثبت، بایگانی و با سایر اعضای نیروی کار به اشتراک گذاشت. سپس می توان از این دانش در آموزش و جهت دهی کارکنان متوالی استفاده کرد، با این امید که سطح اختلالی که تغییر در نیروی کار می تواند ایجاد کند کاهش یابد. سامانه مدیریت کسب و کار با برخورداری از زیرساخت مدیریت مستندات به این امر قوت بیشتر می بخشد.
ششمین در ادامه تفکر دکتر دمینک که ژاپن امروز مدیون تفکرات وی است . ابتکارات بهبود مستمر با این فرض عمل می‌کند که کسب‌وکارها می‌توانند با ایجاد یک سری پیشرفت‌های کوچک و مداوم به جای تغییرات ناگهانی و از بالا به پایین، موفق‌تر شوند. اطلاعاتی که BPMS با توجه به فرآیندهای تجاری مختلف به شرکت می دهد، این سامانه اصلاح و انطباق فرآیند را تشویق می کند. می تواند اطمینان حاصل کند که تصمیمات حاکم بر این تغییرات تدریجی توسط شواهد و داده های مورد نیاز برای اطمینان از موفقیت حمایت می شوند.
در پایان اگر بخواهیم مزایای مدیریت فرایند کسب و کار BPMS را جمع بندی کنیم این چنین است که نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار با داشبورد قدرتمندی که دارد به مدیران این امکان را می دهد که به درون شرکت خود نگاه کنند و بفهمند که هر فرایند تجاری چگونه کار می کند. این درک بیشتر می تواند منجر به صرفه جویی در هزینه ها، افزایش درآمد و بهبود کارایی شرکت شود. با توجه به تمام این مزایا، جای تعجب نیست که در دهه اخیر شرکت‌های صنعتی، بازرگانی، دانشگاه ها و حتی سازمان های دولتی بیشتری به نرم‌افزار BPMS روی می‌آورند تا به شرکت‌های خود در موفقیت مستمر کمک کنند.
