سال ها است که از استفاده کسب و کارها و سازمان های مختلف کشور ما از نرم افزارهای اتوماسیون اداری میگذرد و هنوز آنها به امید اینکه اتوماسیون اداری میتواند به عنوان یک ابزار فناوری اطلاعات و یک نرم افزار تاثیر قابل توجهی بر عملکرد آنها بگذارد سپری میشود ولی در عمل این اتفاق نیفتاده است.
در این مطلب در نظر داریم بر خلاف جریان آب شنا کرده و نقاط ضعف و پیامدهای نامطلوبی که اتوماسیون اداری میتواند بر کسب و کارها بگذارد بازگو کنیم.
نحوه ارائه مطلب در این نوشته به اینصورت است که ابتدا جایگاه نرم افزار اتوماسیون اداری را در ایران و جهان مقایسه کرده و سپس پیامدها و نتایج نامطلوبی که اتوماسیون اداری به همراه خواهد داشت را توضیح خواهیم داد و در نهایت خواهیم گفت که کسب و کارهای کوچک و متوسط بجای نرم افزارهای اتوماسیون اداری واقعا به چه نرم فزارهایی نیازمند هستند.
مقایسه نتایج جستجوی اتوماسیون اداری در دنیا با ایران
به تصویر پایین خوب دقت کنید. نتیاج جستجوی دو عبارت BPM (مدیریت فرایند) و Office automation یا اتوماسیون اداری را با یکدیگر در سطح دنیا مقایسه کرده ایم که نتیجه آن در نمودار پایین کاملاً مشهود و جالب است.
البته شما میتوانید بجای عبارت Office automation، هر عبارت دیگری را جستجو کنید و درخواهید یافت که نتیجه همان است که در نمودار بالا مشاهده میکنید.
در ادامه توجه شما را به یک نمودار دیگر که از همان ابزار گوگل ترندز استخراج شده جلب مینمایم. اینبار دو کلمه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایند را در ایران جستجو کرده ایم.
نتیجه جستجوی دو عبارت مدیریت فرایند و اتوماسیون اداری در ایران با دنیا کاملاً متفاوت است.
میدانید چرا؟
چون اتوماسیون اداری با مدیریت فرایند به نوعی در تضاد است.
هدف از مدیریت فرایند استاندارد کردن روال ها و گردش کارهای موجود در کسب و کار و سازمان است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه ای فعالیت نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای فرایند موردنظر برخوردارباشند. بر همین اساس کارکرد نرم افزارهای BPMS مکانیزه کردن فرایندهای سازمان است. یعنی فعالیت هایی که دارای تواتر و تکرار هستند درحالیکه نرم افزار اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیش بینی و غیر روتین است.
اگر گردش کاری چند بار در یک کسب و کار تکرار شده و به یک روتین تبدیل شود، باید به منظور استانداردسازی و پرهیز از برخورد سلیقه ای، آنرا تبدیل به یک فرایند کرده و برای آن فرم ایجاد کرد. البته منظور فرم هایی که متناظر فیلدهای آنها در پایگاه داده فیلد وجود دارد تا فردا روزی بر اساس تک تک فیلدها امکان دریافت گزارشات هوشمند وجود داشته باشد و این دقیقاً برعکس نرم افراهای اتوماسیون اداری است.
اتوماسیون اداری عامل تبدیل ثروت به زباله است. چرا؟
امروزه داده ها با ارزش ترین چیزی هستند که در دنیا وجود دارد. وجود شرکت هایی مثل گوگل یا فیش بوک در صدر شرکت های برتر دنیا گواه این حقیقت پ است. این شرکت ها داده را به اطلاعات و دانش تبدیل کرده و به فروش می رساند و یا استفاده های دیگری از آنها کرده و به درآمدهای میلیون و میلیارد دلاری می رسند.
اهمیت داده به حدی زیاد است که در کشورهای توسعه یافته به سراغ تکنولوژی هایی مثل پردازش تصویر (Image processing) رفته اند تا تصویر را تبدیل به داده و اطلاعات نمایند.
پس داده ها یکی از با ارزش ترین دارائی های کسب و کار ها هستند و این درحالی است که در کشور ما کاملاً متفاوت و بر عکس با داده ها رفتار میشود. چرا؟ ادامه این مطلب را بخوانید.
بدیهی است به منظور تبدیل داده ها به اطلاعات و دانش باید آنها را استخراج کرد ولی معمولاً داده ها در کجا انباشت می شوند که باید نسبت به استخراج آنها اقدام کرد؟ داده های خام معمولاً در پایگاه های داده سیستم ها و نرم افزارهای کسب و کار ذخیره شده و بایستی بر اساس فرایند خاصی آنها را استخراج و به اطلاعات و دانش تبدیل کرد. به این فرایند داده کاوی می گویند.
هنگامی که جهت ثبت و به گردش درآوردن اطلاعات کسب و کارتان از اتوماسیون اداری استفاده می کنید، محتوای نامه هایی که ایجاد خواهید کرد نه بصورت فیلدهای قابل پردازش بلکه بصورت تصویر در دیتابیس اتوماسیون اداری ذخیره شده دیگر کسی نمیتواند از محتوای نامه هایی که در اتوماسیون اداری تولید شده، گزارشات هوشمند (اطلاعات و دانش) استخراج کند. مشاهده میکنید که در بسیاری از سازمان ها یک واحد به اسم آمار و اطلاعات مسئول تهیه گزارش های آماری است و بعضاً افراد زیادی هم در این واحدها مشغول گزارش سازی هستند در حالیکه این رویه به این ترتیب چندان صحیح نیست.
اضافه کردن قابلیت هایی مثل سرچ در بین تصاویر نهایتاً ما را به جستجوی موردنظرمان خواهد رساند نه اینکه این همه اطلاعات تولید شده در اتوماسیون اداری را به اطلاعات و دانش تبدیل کند.
در نتیجه سیستم اتوماسیون اداری خوراک و ورودی به سیستم های هوش تجاری جهت استخراج گزارشات و داشبوردهای مدیریتی نخواهند داد بلکه اطلاعات و گزارشات قابل استخراج از سیستم های اتوماسیون اداری در خصوص تعداد نامه ها و موارد مشابه است.
پس برای اینکه با دست خود یکی از با ارزش ترین دارائی های کسب و کارتان را به زباله تبدیل نکنید، هر چقدر میتوانید میزان استفاده از اتوماسیون اداری را در مجموعه خود کاهش و آنرا در بسترهای هوشمند اجرا کنید. اگر کسب و کار شما یک کسب و کار متوسط یا کوچک است، اصلاً نیازی نیست به سراغ اتوماسیون اداری بروید.
البته در نرم افزارهای اتوماسیون اداری یک ماژولی به اسم فرم ساز یا سیستم گردش کار وجود دارد که طبق ادعای شرکت های فروشنده اتوماسیون اداری قرار است نقصان گفته شده را پوشش دهد ولی بسیار جالب است که بدانید شرکت های فروشنده اتوماسیون اداری به همراه فرم ساز یا سیستم گردش کار، در حال حاضر خود مدعی تولید و ارائه نرم افزارهای BPMS یا سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار هستند.
برخی از تفاوت های فرم سازها با نرم افزارهای BPMS را در ادامه ارائه خواهیم کرد.
اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک و متوسط
در بالا گفتیم که اگر کسب و کارتان یک کسب و کار کوچک یا متوسط است اصلاً نیازی نیست به سراغ اتوماسیون اداری بروید. چند دلیل برای این امر وجود دارد. اول اینکه تقریبا هیچ کدام از کسب و کارهای کوچک و متوسط دنیا پدیده ای به نام اتوماسیون اداری (گردش مکاتبات) در کسب و کارشان وجود ندارد. در واقع اتوماسیون اداری (گردش مکاتبات) تقریباً شبیه Outlook عمل میکند با برخی قابلیت های بیشتر. کسب و کارها برای گردش نامه های خود از ایمیل های سازمانی یا نرم افزار Outlook استفاده میکنند ولی در عین حال اجازه نمیدهند گردش اطلاعاتشان در قالب نامه و ایمیل رخ دهد. اما دلیل دوم را در ادامه بخوانیم.
قطعاً شرکت های متوسط و کوچک و یا هر سازمان بزرگ دیگری با این فلسفه شکل گرفته است که یک سری محصولات و خدمات به بازار ارائه و به ازای آن پول دریافت کند.
برای اینکه شرکتها به این هدف برسند باید مسیری مشابه مسیر پایین را طی نمایند:
خوب آیا درست است هریک از اقدامات فوق را در قالب نامه و سیستم های اتوماسیون اداری به گردش در بیاوریم؟ بالاتر گفتیم که اگر این اطلاعات در قالب نامه و نرم افزارهای اتوماسیون اداری به گردش بیایند، این داده ها و اطلاعات بعداً به این سادگی ها قابل استخراج نخواهند بود.
آیا میتوان از فرم سازها برای مکانیزه کردن موارد بالا استفاده کرد؟ پاسخ بر روی کاغذ بله است ولی در عمل چنین کاری نیازمند زمان و هزینه بسیار است. از طرف دیگر نرم افزارهای آماده ای در بازار هستند که تمام موارد فوق را به خوبی پوشش میدهند. بله نرم افزارهای ارتباط با مشتری یا CRM ها.
البته برای مکانیزه کردن فرایندها و گردش کارهای موجود در کسب و کار از نرم افزارهای BPMS هم میتوان بهره برد ولی این کار نیز ملاحظات خاصی دارد.
فراموش نکنید این بخش از مطلب ما در مورد کسب و کارهای کوچک و متوسط بود لیکن کسب و کارها و سازمان های بزرگ میتواند از نرم افزارهای اتوماسیون اداری استفاده هایی نیز بکنند. چه استفاده هایی؟ آنجایی که برای یک مورد یا درخواست یا دستور روال از پیش تعریف شده ای وجود ندارد. البته دقت کنید اگر یک گردش کار دو بار تکرار شد، باید آنرا به فرایند تبدیل کرد، برای ان فرم ایجاد کرد و در نرم افزارهایی مثل BPMS آنها را مکانیزه کرد. حالا سئوال اصلی اینجاست چند درصد از گردش کارها در سازمان بزرگ اینگونه اند؟ یعنی مواردی هستند که تا حالا تکرار نشده و برای اولین بار است که رخ میدهند. پاسخ مشخص است. درصد بسیار کمی. شاید کمتر از 5 درصد. پس 5 درصد گردش کارهای یک سازمان بزرگ میتواند در اتوماسیون اداری باشد ولی مشاهدات ما خلاف این موضوع را اثبات میکند.
در یک بانک بزرگ با حدود هزار شعبه بیش از 70 درصد گردش اطلاعات آن در اتوماسیون اداری انجام می شود که بر اساس بررسی های کارشناسی مشخص شد حدود 80 درصد از گردش کارهای انجام شده در بسر اتوماسیون اداری در این بانک قابل تبدیل به فرایند و فرم بوده و برروی پلت فرم BPMS قابل پیاده سازی هستند.
نکته تاسف بار در کشور ما آنجایی است که درصد بالایی از گردش اطلاعات در سازمان ها و کسب و کارهای کشور ما بر بستر اتوماسیون اداری انجام می شود که قابلیت تبدیل به اطلاعات و دانش از این گردش اطلاعات وجود ندارد. زیرا معمولاً اطلاعات و نامه ها در اتوماسیون اداری بصورت عکس یا پی دی اف در پایگاه داده این سیستم ها ذخیره می شوند و ما در حال تبدیل داده های خود به تصاویر هستیم!
وضعیت آنجایی ناگوارتر میشود که اتوماسیون اداری در اکثر سازمان های بزرگ جاری شده است و شرکت های فروشنده اتوماسیون اداری در حال ارائه این نرم افزار به کسب و کارهای کوچک و متوسط هستند.
اتوماسیون های اداری که در حال حاضر در کشور ما به فروش میرسند، به هیچ عنوان اتوماسیون اداری هوشمندی نیستند و کسب و کارها باید از اتوماسیون اداری هوشمند استفاده کنند.
اتوماسیون اداری هوشمند چیست؟
تلفیقی از سیستم های اطلاعاتی مورد نیاز کسب و کار به علاوه بستری که فرایندها در آن بسر مکانیزه شوند، اتوماسیون اداری هوشند را شکل می دهند. در این مورد یعنی اتوماسیون اداری هوشمند در اینده مطالب دیگری را تقدیم شما خوانندگان محترم خواهیم کرد.
