نرم افزار BPMS چگونه میتواند کسب و کار شما را درگون کند؟
نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یک زیرساخت نرم افزاری فوق العاده است که تقریباً اکثر کسب و کارها و سازمان های خوب دنیا از آن استفاده میکنند.
از نرم افزارهای BPMS برای پیاده سازی فرایندهای کسب و کار استفاده میشود.
به منظور پیاده سازی فرایندها چندین روش وجود دارد. روش اول که معمولاً در پروژه هایی مثل استقرار ایزو مدنظر قرار میگیرد، تدوین روش اجرایی و دستورالعمل برای هر فرایند و بصورت غیرمکانیزه است.
اجرای فرایندها در حالت های غیرمکانیزه مشکلات زیادی را برای کسب و کارها به همراه خواهد داشت که برای از مهمترین آنها عبارتند از:
یکی از بهترین روشها برای حل مشکلات فوق الکترونیکی و اتوماسیون کردن فرایندها است. اتوماسیون فرایندها سرعت انجام آنها را افزایش داده، دقت را بیشتر کرده و خطاهای انسانی را کاهش میدهد. البته منظور از اتوماسیون فرایندها این نیست که در اجرای فرایند از کامپیوتر یا حتی نرم افزار اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات استفاده نمیکنند بلکه به این معنی است که به ازای فرایند مربوطه سیستم کاربردی یا Application وجود ندارد.
شایان ذکر است بکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری، مکانیزاسیون و الکترونیکی کردن به شمار نمیرود حتی به نوعی اتوماسیون های اداری درتضاد با مدیریت فرایند هستند. در بسیاری مواقع بکارگیری اتوماسیون اداری و سیستم گردش مکاتبات نه تنها باعث افزایش نظم نخواهد شد، بلکه به بی نظم شدن سازمان نیز دامن خواهد زد. تقریباً در اکثر کسب و کارهای دنیا چیزی به اسم اتوماسیون اداری آنطور که در کشور ما رایج شده است وجود ندارد. حتی برخی بین اتوماسیون اداری و G-Suite که محصول شرکت گوگل هست مقایسه انجام داده و میگویند که اتوماسیون اداری همان G-Suite است ولی کسانی که کمی با G-Suite آشنا هستند، می دانند که G-Suite و اتوماسیون اداری تفاوت های ماهوی بسیاری دارند.
البته منظور ما از اتوماسیون اداری با اتوماسیون فرایندها که یک اصطلاح پرکاربرد در دنیا است متفاوت است و سیستم گردش مکاتبات مدنظر است.
از طرف دیگر مکانیزه کردن فرایندها و اتوماسیون آنها با روشهای برنامه نویسی به دلیل کند و پر هزینه بودن سخت و دشوار است.
یک راه دیگر خرید نرم افزارهای آماده از شرکت های فروشنده نرم افزار است ولی این راه حل در مورد حوزه هایی مثل مالی یا منابع انسانی می تواند پاسخگو باشد منتها فرایندهای هر سازمان با فرایندهای سازمان دیگر متفاوت است و قطعا سیستم های آماده موجود در بازار پاسخگوی نیاز همه فرایندهای سازمان نیستند.
معمولاً برنامه نویسی زمانبر بوده و بعضاً مشاهده شده است که برنامه نویسان مشغول کدنویسی هستند که فرایندهای سازمان تغییرکرده و دوباره کاریهای زیادی را ایجاد خواهد نمود. بعضاً این تغییرات به حدی بالاست که کل پروژه را تحت الشعاع قرار داده و ارزش کارهای قبلی که انجام شده است را به کلی از بین خواهد برد.
عوامل مختلفی در این تغییرات یعنی تغییرات کسب و کار و فرایندها دخیل اند که برخی از مهمترین آنها به قرار زیر است:
به عنوان جمع بندی میتوان گفت که باید فرایندهای سازمان را اتوماسیون نماییم و اتوماسیون کردن این فرایندها از طریق برنامه نویسی بسیار زمانبر است. اگر بخواهیم زمان زیادی بابت مکانیزه کردن فرایندهایی که دچار تغییرات خواهند شد صرف نماییم، منطقی نخواهد بود. در نتیجه بکارگیری نرم افزارهای BPMS به عنوان زیرساخت نرم افزاری که فرایندها را با حداقل کدنویسی به برنامه و نرم افزار تبدیل میکنند در دنیا به یک ضرورت تبدیل شده است.
یکپارچگی با سایر سیستمهای موجود در کسب و کار از جمله سیستم مالی، انبار، حقوق و دستمزد، تولید، نگهداری و تعمیرات و... از دیگر ویژگیهای قابل توجه نرم افزارهای BPMS تلقی میشوند بطوریکه امکان تبادل اطلاعات بین فرایندهای مکانیزه شده در نرم افزار BPMS و سیستمهای قبلی سازمان وجود دارد.
اجازه دهید قابلیت بعدی نرم افزارهای BPMS را اینگونه مطرح کنیم که پس از اجرای یک فرآیند و گذشت زمان همواره سوالاتی مطرح می‌گردد که در قسمت زیر به چند نمونه از آن اشاره میشود:
در نرم افزارهای BPMS یک ماژول تحت عنوان Optimize وجود دارد که از طریق آنها میتوانیم پس از گذشت زمان و انجام فرایندها در بستر BPMS، فرآیندهای جاری را تحلیل و گلوگاه های فرایندی را مشخص کنیم.
این ماژول کمک قابل توجهی به تعالی سازمانی و افزایش بهره وری مینماید. این فناوری شناسایی گلوگاهها را تسهیل و مدیران را جهت رفع گلوگاهها هدایت مینماید. مدیران به صورت هوشمندانه و مستند میتوانند واحدهای سازمانی را از عملکردشان آگاه نمایند و به صورت کمی شاخصهای پیشرفتشان را تعیین و سپس کنترل نمایند. در واقع نرم افزار BPMS فقط یک ابزار IT نیست بلکه فصل مشترکی است از مباحث مدیریتی و IT.
البته نرم افزارهای BPMS مزایای زیاد دیگری نیز دارند ولی در مطالب بعدی در مورد آنها توضیحاتی را ارئه خواهیم کرد.
نرم افزارهای مختلفی تحت عنوان BPMS در دنیا وجود دارد که برخی از آنها را در ادامه میتوانید مشاهده نمایید:
منتها بسیاری از موارد لیست شده با توجه به وضعیت مربوط به تحریم ها و یا هزینه بسیار بالا در کشور ما قابل راه اندازی نیست. از بین موارد ذکر شده در بالا، نرم افزارهای BPMS اشاره شده در لیست پایین در کشور ما با هزینه مناسب قابل پیاده سازی هستند.
همچنین با توجه به پیشرفت‌های صورت گرفته در تکنولوژی میتوان به راحتی از BPMSها به عنوان زیرساخت نرم افزاری دورکاری استفاده کرد. در واقع به جای اینکه از روشهای سنتی با هزینه‌های بالا و کارآمدی پایین استفاده کنید شما می‌توایند با کمک نرم‌افزار BPMS با حداقل برنامه‌‌نویسی فرایندهای خود را مکانیزه کنید.
همچنین نرم افزارهای BPMS در تحقق دولت الکترونیک نقش بسزایی دارند که هم اکنون بر کسی پوشیده نیست. به عنوان مثال دولت الکترونیک ایالات متحده بر اساس یکی از سیستم های BPMS پیاده سازی شده است.
مدرسه مدیریت فرایند با هدف آشنایی بیشتر بنگاه ها و کسب و کارهای کشور اقدام به برگزاری دوره های آموزشی و وبینارهای آموزشی با موضوع نرم افزارهای BPMS مختلف کرده است.
شرکت در وبینارهای آموزشی این سه نرم افزار های BPMS به سه گروه اکیداً توصیه میشود:
1- متخصصین حوزه مدیریت فرایند: یک متخصص مدیریت فرایند باید با چند نرم افزار BPMS آشنا باشد زیرا یکی از خدماتی که از متخصصین مدیریت فرایند انتظار می رود، مشاوره دادن در زمینه انتخاب نرم افزار BPMS مناسب است. یعنی با توجه به شرایط سازمان و کسب و کار که میخواهد مدیریت فرایند را مستقر کند باید بتوانیم نرم افزار BPMS مناسب را به آنها پیشنهاد دهید. در نتیجه لازم است در مورد انواع نرم افزارهای با کیفیت BPMS اطلاعات مفیدی داشته باشید. البته قرار نیست شما استاد کار کردن با نرم افزارهای BPMS مختلف باشید و به همه آنها مسلط باشید ولی باید در مورد هر کدام اطلاعات لازم را داشته و کلیاتی از نحوه عملکرد نرم افزار BPMS بدانید تا بتوانید در خصوص بکارگیری آنها با توجه به شرایط موجود سازمان بمناسب ترین گزینه را پیشنهاد دهید.
2- شرکت های نرم افزاری: زیرا این شرکت ها در نظر دارند نرم افزار BPMS تولیدی خود را ارتقاء دهند و چه چیزی بهتر از این که نرم افزارهای BPMS با کیفیت دنیا را بنچ مارک کرده و از آنها آموخته و موارد آموخته شده را در نرم افزارهای تولیدی خود بکار بگیرند.
3- مدیران فناوری اطلاعات و کارشناسان این حوزه و مدیران واحدهای سیستم ها و روش ها
