صندوقدارها نقش مهمی در عملیات کسب و کار فروشگاهی دارند زیرا اکثر تراکنش های پولی و مالی را ایشان انجام می دهند. آنها نه تنها پول نقد کسب و کار شما را مدیریت می کنند، بلکه می توانند بر حفظ مشتری تأثیر بگذارند و از تقلب جلوگیری کنند. در این مقاله، برخی از اشتباهات رایج صندوقدارها و نحوه مراقبت از آنها را به طور برجسته بیان خواهیم کرد.
10 خطای رایجی که صندوقداران مرتکب می شوند و چگونه کارمندان می توانند از آنها اجتناب کنند
یک صندوقدار فروشگاهی اغلب ملزم به رسیدگی سریع به جریان پول نقدی اسن و در عین حال باید از صحت تراکنش ها مطمئن شود. همین موضوع کار آنها را تا حدودی دشوار می کند، بطوری که این نوع اشتباهات در کسب و کارهای کوچک می تواند منجر به ضرر و زیان شود و بر کارایی محل کار تأثیر منفی بگذارد. این در حالی است که یک صندوقدار آموزش دیده می تواند موجب یک کانتر فروش متعادل، صف های کوتاه تر مشتریان در مقابل صندوق فروشگاهی و مهمتر از همه رضایت مشتریان گردد.
1. جابجایی صندوق دار در خطوط فروش
یک اشتباه رایج که صندوقداران اغلب مرتکب می‌شوند این است که در اواسط شیفت کاری از یک صندوق به صندوق دیگر جابجا می شوند. این تغییر ممکن است برای ارائه خدمات به مشتریان ضروری باشد، اما می‌تواند منجر به مشکلاتی در ردیابی جریان نقدی و افزایش آسیب‌پذیری در برابر سرقت شود، مگر اینکه یک روش اصولی در ورود به نرم افزار فروشگاهی وجود داشته باشد. در صورت بروز خطا یا اشتباه بدون وجود یک رویه ورود به سیستم، تشخیص دقیق اینکه کدام صندوقدار هنگام کار با ثبت سیستمی و رفع مشکل آن اشتباه کرده است برای مدیریت مشکل خواهد بود.
2. بررسی نکردن پول های تقلبی
اغلب در ضمن تراکنش‌های پولی ، صندوقداران ممکن است متوجه اقدام برخی مشتریان در آمیختن پول تقلبی با پول واقعی نشوند. در نتیجه، در بسیاری از مشاغل ممکن است با پذیرش ناآگاهانه پول تقلبی مورد کلاهبرداری قرار گیرند. با آموزش صحیح، صندوقداران می‌توانند به سادگی با نگاه کردن اسکناس‌های جعلی را تشخیص دهند. کسب‌وکارها می‌توانند با خرید یک دستگاه آشکارساز پول تقلبی، به سطح حفاظتی خود در فروشگاه بیفزایند .
3. اشتباه محاسباتی صندوقدار در بستن صندوق
به عنوان یک صندوقدار، مهم است که بتوانید سریع محاسبات ذهنی را انجام دهید و میزان صحیح باقیمانده را به مشتری برگردانید. هنگامی که صندوقداران حواسشان پرت می‌شود یا مشتریان زیادی در پروسه غرق می‌شوند، ممکن است در مجموع در بستن فاکتور اشتباه رخ بدهد . نتیجه کار این است که ممکن است از صندوقدار خواسته شود فاکتور را لغو کنند که منجر به تاخیر بیشتر و ناامید شدن مشتری می شود. حوادثی مانند این را می توان با آموزش کارکنان خود برای استفاده از روش های مناسب رسیدگی به پول نقد و ایجاد اتوماسیون برای جلوگیری از خطاها کاهش داد.
4. عودت پول بیشتر به مشتری
مهم است که هنگام دادن پول نقد، صندوقداران باید مقدار صحیح پول را به مشتریان بدهند. در طول تراکنش‌ها، صندوقداران باید اطمینان حاصل کنند که پول را درست می‌دهند و در عین حال از اشتباهات ناشی از شمارش اجتناب می‌کنند.
5. عدم بازگشت پول کافی به مشتری
هیچ چیز بدتر از این نیست که هنگام خرید چیزی ، پول شما درست بازگردانده نشود. وقتی نصحبت از حفظ اعتبار کاری می شود ، اجتناب از عصبانی شدن مشتری از اهمیت بالایی برخوردار است. حتی اگر صندوقدارها خیلی سرشان شلوغ نباشند، باید سعی کنند پول را جلوی مشتری بشمارند و به مشتریان برگردانند. همچنین صندوقداران می توانند ابتدا مبالغ خرد و سپس صورتحساب ها را به مشتریان تحویل دهند تا برای شمارش صحیح باقیمانده پول جلوی مشتری راحت تر باشند .
6. شمارش بیش از یک بار باقیمانده پول توسط صندوق دار
عدم توجه در حین دادن مابقی پول نیز می تواند یک چالش باشد. شمارش بیش از یک بار پول ممکن است برای بررسی درست بودن میزان آن ایده خوبی به نظر برسد. با این حال، ممکن است زمان بیشتری را صرف کند و منجر به هزینه های نیروی کار بیشتر شود. در تجارت، از دست دادن زمان پردازش فرایند فروش منجر به تحمیل هزینه های اضافی می شود.
7. سردرگم بودن صندوق داران در مورد سیاست های کاری
صندوقداران باید سیاست‌ها و دستورالعمل‌های موجود در مورد تراکنش پول نقد را به روشنی بدانند . عدم شفافیت در مورد این سیاست ها می تواند منجر به اقدامات خودسرانه شود که ممکن است بر تجارت شما تأثیر منفی بگذارد. خط‌مشی‌های شفاف در مورد نحوه مدیریت موقعیت‌های نامطمئن، جهت دهی به کار و القای مسئولیت‌پذیری ، دستورالعمل های روشنی را ارائه می کند .
8. عدم انجام صحیح معاملات بازپرداخت و استرداد
مردم وقتی از کسب و کار شما حمایت می کنند که انتظار تراکنش های بدون دردسر داشته باشند. گاهی اوقات مشتریان ممکن است در آخرین لحظه تصمیم بگیرند که کالایی را خریداری نکنند که قبلا فاکتور شده است. حوادث دیگری ممکن است رخ دهد مثل اینکه صندوقداران به‌طور دستی مقدار اشتباهی را وارد سیستم فروش کنند، یا در صندوق‌فروشی قیمتی اشتباه و متفاوت از قیمت روی اتیکت وارد شود . صندوقداران شما باید با دادن حق بازگشت فاکتور فروش به مشتری ( با توجه به خط مشی های تعیین شده ) و بازپرداخت وجه فاکتور به آنها در انجام معاملات کمک کنند.
9. وارد کردن روش پرداخت اشتباه در صندوق فروش توسط صندوقدار
وارد کردن روش پرداخت اشتباه در صندوق می تواند نشان دهنده این باشد که شما روی کار در حال انجام خود تمرکز ندارید. این می تواند منجر به ناامیدی مشتریان از تاخیر در انجام فرایند فروش شود.
10. تکیه بر تجهیزات منسوخ و ناکارآمد در صندوق فروش
تکیه بر تجهیزات ناکارآمد در صندوق فروشگاهی، کسب و کار شما را در معرض خرابی ها و خرابی های مکرر قرار می دهد. استفاده از تجهیزات قدیمی همچنین هزینه های تعمیرات و قطعات یدکی مکرر را برای شما به ارمغان می آورد و در نتیجه هزینه های شما را افزایش می دهد.
چه مقدار پول نقد باید در یک صندوق فروشگاهی باشد؟
اینکه چقدر پول باید در صندوق شما باشد به میانگین ارزش فروش هایی که کسب و کار شما انجام می دهد بستگی دارد. اگر میانگین فروش کالای شما مبلغی معلوم باشد ، نگه داشتن پول نقد در حدود آن به عنوان مبلغ نقدی شناور می تواند کارساز باشد. اما به یاد داشته باشید که صندوق خود را با سکه ها و اسکناس های کوچک ذخیره کنید تا بتوانید مقدار مناسبی پول فراهم کنید. سعی کنید از داشتن پول در جریان خیلی کم یا زیاد خودداری کنید. پول نقد بسیار کم به این معنی است که نمی توانید به مشتریان میزان کافی پول بدهید، در حالی که پول نقد زیاد در صندوق هم می تواند فرصت هایی را برای سرقت و سوء مدیریت ایجاد کند.
صندوقداران چگونه می توانند از کسری جلوگیری کنند؟
کمبود پول نقد می تواند بر سود شما تأثیر منفی بگذارد و یکی از مهم ترین اشتباهات کسب و کار کوچک است که باید از آن اجتناب کنید. علاوه بر راه اندازی یک میزان وجه نقدمناسب شناور در صندوق ، می توانید به دنبال اجرای موارد زیر نیز باشید:
1. اطمینان حاصل کنید که مکانیزمی برای پاسخگویی فراهم کنید: به عنوان یک تجارت، باید صندوقدار را در قبال خطاها پاسخگو نگه دارید. شما باید مکانیسم هایی مانند ورود به سیستم فروش را برای صندوقداران مهیا کنید تا بفهمید کدام کارمندان، هر چند وقت یکبار و به چه میزان پول از دست می دهند.
2. امنیت را افزایش دهید: اگر به کارمندی در مورد بی صداقتی یا دزدی مشکوک هستید، دوربین های مداربسته ای را نصب کنید تا بتوانید معاملات و اقدامات کارمندان و احیانا سرقت کارکنان را بررسی کنید. این نه تنها به کشف مقصران کمک می‌کند، بلکه می‌تواند انگیزه‌ای باشد برای کسانی که صادقانه کار می کنند .
3. آموزش مستمر : از طریق آموزش مداوم، می توانید به صندوقدار خود کمک کنید تا از اشتباه جلوگیری کند. آموزش همچنین می تواند به توانمندسازی صندوقداران در هنگام بروز مشکلات کمک کند. ممکن است صندوق داران اشتباهات صادقانه ای مرتکب شوند ولی شما با برقراری خط مشی ها و دستورالعمل های واضح در رابطه با مدیریت پول در کسب و کار خود، مسئولیت پذیری و مدیریت فرآیند فروش را در نزد آنها تقویت می کنید.
