داشتن فرآیند S&OP درست و موثر به اتخاذ بهتر تصمیمات کسب و کار، تهیه راه حل های استراتژیک، داشتن احاطه و کنترل بیشتر مدیران اجرایی بر کسب و کار و در نتیجه موفقیت کسب و کار منجر می شود.
اجرا و داشتن جلسات منظم و پایدار S&OP میتونه خیلی دشوار باشد که در این مقاله گزارشی از مواردی که باعث failed شدن این جلسات را می شود مرور میکنیم. بخشهایی از این مطلب برگرفته از گزارش
APICS S&OP PERFORMANCE (ADVANCING SALES AND OPERATIONS PLANNING)
است.
برای آشنایی بیشتر از سرویس ها و گواهینامه های APICS در حوزه زنجیره تامین اینجا کلیک کنید.
این مطلب در راستای سری مطالب S&OP است و به مرور کامل می شود و توصیه میکنم قبل از شروع این مقاله، مطالب قبلی را مطالعه بفرمایید:
بهتره اول در مورد اینکه S&OP چیه و چه موقع میتواند موثر باشد صحبت کنیم.
تعریف S&OP از زبان دیکشنری APICS:
A process to develop tactical plans that provide management the ability to strategically direct its businesses to achieve competitive advantage on a continuous basis by integrating customer-focused marketing plans for new and existing products with the management of the supply chain. The process brings together all the plans for the business (sales, marketing, development, manufacturing, sourcing, and financial) into one integrated set of plans.
به طور خلاصه به فرآیندی اشاره داره که مدیران ارشد تصمیماتی را اتخاذ کنند که با ایجاد برنامه های تاکتیکی و با تمرکز بر طرح های مارکتینگی مشتری محور سعی بر داشتن مزیت رقابتی مداوم دارد. و محلی است که تمام برنامه های فروش، مارکتینگ و تولید را برای نیل به اهداف سازمان یکپارچه می کند.
و زمانی این فرآیند موثر خواهد بود که منابع کلیدی را در جهت رسیدن به اهداف استراتژیک کسب و کار شناسایی و بکار ببرد. با درنر گرفتن موارد زیر میتوانیم پروسه ای را طراحی کنیم که هم کارا باشد و هم افراد آن را جدی بگیرند. مهمترین نکته برای موفقیت اما تعهد افراد و مدیران ارشدیست که در این جلسات شرکت می کنند.
توصیه هایی برای داشتن جلسات S&OP موثر:
سازمان شما از چه نوع مکاتباتی استقبال میکند؟ آیا مدیران بیشتر جلسات را دوست دارند و یا بیشتر از طریق ردوبدل کردن ایمیل و گزارشات تصمیمات گرفته می شود؟ بهترین ترکیب از این موارد احتمال موفقیت شما را افزایش می دهد
برای همه S&OP را دردسترس کنید و با دادن اطلاعات زیاد و پیچیده ی بی مورد افراد را اصطلاحا گیج نکنید و سعی کنید روی داده های موجود مفید تمرکز کنید. در ادامه خواهیم خواند که هرچقدر اطلاعات مفید و به موقع باشند از بحث های زائد جلوگیری می شود.
از تکثر آرا برای رسیدن به بهترین نتیجه برای supply & demand استقبال کنید. همه باید در موضوعات شرکت کنند تا بهترین تصمیمات اخذ شود. و افراد باید خودشون را جزئی از این فرآیند که منجر به موفقیت کسب و کار می شود بدانند و همه نظرات باید شنیده شود.
بارهای اتقا میفته که همه روی یک موضوع اتفاق نظر ندارند و بعد از چند ساعت بحث و گفتگوهای طولانی تصمیمی برای یک موضوع خاص اتفاق نمی افتد بنابراین از اجماع استفاده کنید و دنبال متقاعد کردن همه نباشید. اما نظرات افراد را گوش و سعی در بهبود فرآیند داشته باشید.
با رعایت موارد بالا احتمال موفقیت خودتون را افزایش میدهید و همیشه به فکر بهبود فرآیند باشید. دوستی در مورد دستورالعمل های برنامه ریزی برای من تعریف می کرد که در بازه ی حدودا یکساله حدود 5 بار اون دستورالعمل را با توجه به اتفاقاتی که رخ میداد و مواردی که نادیده گرفته شده بودند، بازنگری کرد پس از تغییر نترسید و سعی در بهبود فرآیند کنید.
چرایی شکست فرآیند S&OP
همانطور که در پست قبلی هم گفتم خیلی از سازمان هایی که سعی در اجرای S&OP دارند با شکست مواجه می شوند و یا انقدر فرایند براشون سخت و طاقت فرسا میشه که تصمیم به حذف اون میگیرند. 5 مورد از مواردی که احتمال شکست S&OP را افزایش میدهد را به اختصار مرور کنیم:
معمولا یکی از دلایلی که منجر به شکست این فرآیند می شود مدیریت ضعیف و غیرهدفمند این جلسات است که باعث هدررفتن انرژی افراد در جلسه به بحث های نامتناهی و بی فایده خواهد شد. به شخصه دیدم که با مدیریت صحیح این جلسات چه تصمیمات استراتژیک و موثری می تواند گرفته شود و برعکس بعد از تغییر مدیریت و عدم دانش کافی افراد بجای تصمیم گیری روی موضوعات مهم، تمرکز افراد روی بحث هایی می رود که با یک هماهنگی قبل از جلسه آنرا برطرف کرد.
اگر میخواهید یک طرح/فرآیند سریعا شکست بخورد آنقدر پیچیده طراحی اش کنید که خودتون هم بیشتر وقت خودتون را سعی در فهم آن کنید تا اجرا. ساده طراحی کنید تا بتوانید راحت و بهینه آنرا اجرا و همینطور آنرا توسعه دهید.
حتی اگر طراحی خوبی از فرآیند S&OP را انجام دادید اما در اجرای آن ضعیف عمل کنید چیزی جز شکست نصیب شما و سازمانتون نمی شود. بنابراین خیلی مهمه که اجرا را خیلی سخت بگیرید تا خروجی مورد نظر حاصل شود. (مثال ساده ی آن را میتوان در مسابقات فوتبال دید که برای کسب نتیجه باید افراد، تکنولوژی و پروسه به درستی در کنار هم قرار بگیرند تا یک تیم به موفقیت برسد. و مثال عینی آن تیم لایپزیگ که با بکارگیری افراد، تکنولوژی و... به موفقیتی بزرگ طی مدت زمان کوتاه دست پیدا کرد.)
از تکنولوژی که در اختیار دارید به درستی استفاده کنید و سعی کنید بیشتر کارهای گزارش گیری و ساخت دیتا را اتوماتیک کنید تا وقت بیشتری برای تصمیم گرفتن و تصمیم سازی و اصولا تفکر داشته باشید. خودتون را درگیر اماده کردن گزارشاتی نکنید که می شود با یک کلیک آنرا آماده کرد. ( متاسفانه این در شرکت های ایرانی خیلی رایجه)
در اینجا 2 مورد را می خوام اشاره کنم 1) همه ی ما آگاهیم که بعد از مدتی بحث ها و تصمیماتی که در جلسات گرفته می شوند، فراموش یا کم رنگ می شوند پس برای اینکه در هر جلسه وقت همه درگیر موضوعات تکراری نشه سعی کنید اطلاعات را در دسترس افراد حاضر در جلسه بگذارید و قبل از جلسه موضوعات مورد بحث را به اشتراک بگذارید. 2) درس نگرفتن از شکست های قبلی است پس همچنین همیشه KPI ها را تا جاییکه ممکنه با جزییات ثبت کنید تا درصورت نیاز آنها را برای برنامه های آینده استفاده کرد.
یادمه که دوستی تعریف می کرد که شرکتی بعد از ارائه حدود 6 محصول جدید در بازار هنوز یک فرآیند ثابت و معیار سنجش برای موفقیت محصول جدید نداشتند.
