یکی از موضوعاتی که امروزه در زمینه برنامه ریزی فناوری اطلاعات (IT) بسیار سر زبان هاست ارائه طرح جامع IT می باشد. امروز در این مقاله قصد داریم ارائه طرح نظام جامع برنامه ریزی فناوری اطلاعات و اهداف آن را بررسی کنیم. ابتدا از تعریف طرح جامع شروع کنیم:
طرح جامع برنامه ریزی فناوری اطلاعات (IT) طرحی است که اهداف بلند مدت یک سازمان را در راستای رشد و پیشرفت سازمان طبق برنامه ای یکپارچه و منظم تعریف می کند. مشابه ارائه طرح جامع IT، Master Plan نیز قسمت های مختلف یک سازمان را به یک دیگر متصل می کند و شامل آنالیز کردن، ارائه پیشنهادات و پروپوزال ها برای بالا بردن کارایی سازمان، در نتیجه رضایت مندی بیشتر مخاطبان سازمان است.
با توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات و ورود آن به کسب و کارها، جهان شاهد ارتباط تنگاتنگ کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانها و بهبود عملکردها و نیز دستیابی بهتر و سریعتر به اهداف سازمانی بوده است.
طرح جامع برنامه ریزی فناوری اطلاعات و ارتباطات (IT & ICT Master Plan) یک طرح راهبردی است که منابع IT یک سازمان مانند زیرساختها، منابع سیستم های اطلاعاتی، سیستم های عملیاتی و منابع انسانی و مالی را در راستای حمایت و پیشبرد اهداف، ماموریتها، استراتژی ها، خط مشی ها و برنامه های آن سازمان بسیج میکند.این طرح با شناخت درست نیازمندیهای سازمان و بررسی راه حل های مختلف، بهترین روش را برای گسترش نظام مند فناوری اطلاعات در سازمان طراحی و توصیه میکند.
کاربرد های اصلی طرح نظام جامع فناوری اطلاعات و همینطور ارائه طرح جامع فناوری اطلاعات شامل چند، یا تمامی موارد زیر می باشد:
- تعیین و برنامه ریزی اولویت های سازمان به صورت مرحله به مرحله
- تعیین قالب کاری مشخص برای جذب مخاطبان بیشتر به سمت سازمان
- طراحی کانسپت و ابعاد مختلف بازدهی
- بررسی امکانات موجود در تمامی زمینه ها، و تعیین توانایی ها بر اساس امکانات
برای پاسخ به این پرسش اجازه بدهید به دو دهه قبل باز گردیم. زمانی که هنوز سیستم های کامپیوتری به این شکل گسترده در ادارات و سازمان ها استفاده نمی شدند. در آن سال ها شما اگر می خواستید آزماش چک آپ دوره ای خود را در یک بیمارستان انجام دهید، می بایست بار ها بین طبقات و اطاق های مختلف برای نتیجه یک آزمایش ساده رفت آمد می کردید و در نهایت با کلافگی و خستگی زیاد به خانه باز گردید. اما امروزه شما پس از خروج از اتاق آزمایش و پیش از فشردن دکمه آسانسور نتیجه آزمایش خود را روی سیستم پزشک خود دارید. این موضوع تنها با ارائه طرح جامع IT موثر قابل انجام است. ارائه طرح جامع IT (برنامه ریزی فناوری اطلاعات) باعث می شود نه تنها سازمان، بلکه مشترکان خدمات سازمان نیز بسیار راحت تر کار های خود را انجام دهند. اما در نهایت طرح جامع فناوری اطلاعات بیش از هر موضوع دیگری به رسیدن سازمان مربوطه به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان، طی یک برنامه ریزی دقیق و یکپارچه کمک می کند.
پیش از طراحی و ارائه طرح جامع IT نیاز است که ابعاد سازمان و گروه های مختلف سازمان بررسی شوند و بر اساس آن مراحل زیر را طی کرد:
- مشخص کردن استراتژی های سازمان و اهداف اصلی آن
- مشخص کردن وضعیت فعلی بخش فناوی اطلاعات سازمان و برنامه های آن.
- مشخص کردن نقاط ضعف و قدرت بخش فناوری اطلاعات سازمان (بررسی و تست به روش SWOT در این زمینه موثر است)
- بررسی نیاز های سازمان نسبت به برنامه کلی فعلی بخش فناوری اطلاعات
- مشخص کردن برنامه آینده بخش فناوری اطلاعات نسبت به بررسی های انجام شده بر اساس نیاز های سازمان
- مشخص کردن مسیر طراحی و ارائه طرح جامع فناوری اطلاعات برای اهداف آینده سازمان
تیم طراحی: برای ارائه طرح جامع IT(برنامه ریزی فناوری اطلاعات) شما به تیمی نیاز دارید که به خوبی سازمان را بشناسند و اطلاعات کاملی در رابطه با اهداف سازمان، نقاط قوت و ضعف بخش IT و همینطور دامنه فعالیت سازمان داشته باشند. این امر به این سبب است که آی تی مستر پلن یک برنامه بلند مدت و استراتژیک در راستای اهداف سازمان می باشد که تمامی جوانب سازمان را تحت الشعاع قرار می دهد. در نتیجه اشتباهات در ارائه طرح جامع IT می تواند مشکلات جدی برای سازمان ایجاد کند. تیمی که وظیفه آی تی مستر پلن را برای سازمان به عهده دارد، به نسبت گستردگی و ابعاد می تواند شامل چندین متخصص و گاها گروه های بزرگ طراحی باشد.
سطوح مختلف: موضوع بسیار مهم دیگر طراحی سطوح مختلف جزئیات در ارائه طرح نظام جامع برنامه ریزی فناوری اطلاعات می باشد. این موضوع نیز ارتباط مستقیمی با محدوده کار و مقیاس محیطی که در آن طرح جامع IT ارائه می شود دارد. به عنوان مثال، فرض کنیم که ما می خواهیم ارائه طرح جامع IT را برای یک شرکت بزرگ اعمال کنیم. این شرکت بخش IT یکپارچه ای دارد که تمامی بخش های شرکت را پوشش می دهد. و برای هر بخش اصلی یک دپارتمان IT مجزا برای پشتیبانی از هر بخش تولید دارد. در این مورد بسیار مفید است طرح جامع فناوری اطلاعات در دو سطح مختلف انجام شود. یکی از سطوح برای پوشش تمام شرکت و دیگری برای پوشش هر بخش به صورت مجزا. با استفاده از این روش، ارائه طرح برنامه ریزی فناوری اطلاعات (It master plan) بسیار دقیق تر و با جزئیات بیشتر است که به هماهنگی و یکپارچه بودن و همینطور رعایت بروکراسی بهتر کمک می کند. در نهایت طرح جامع فناوری اطلاعات با موفقیت و بیشترین بازدهی انجام می گیرد.
توانایی پوشش همه جوانب سازمان: بسیار مهم است که در نظر داشته باشید که ارائه طرح جامع IT برای تنها بخشی از فعالیت های سازمان (به عنوان مثال فروش، یا فروش تنها چند خط تولید)، باعث می شود که سیستم کاری سازمان با مشکلاتی مواجه شود. در نتیجه بهتر است ارائه طرح جامع IT به صورتی انجام شود که سیاست ها کلی سازمان را در بر گیرد و تنها محدود به یک بخش نباشد. این امر سبب می شود تمامی بخش های سازمان طبق یک سیاست واحد و هماهنگ با یکدیگر به صورت یکپارچه به سمت هدف های سازمان گام بردارند.
و در نهایت در نظر داشته باشید که طرح جامع فناوری اطلاعات نباید فرهنگ سازمان، یا شرکت شما را تغییر دهد. یکی از جوانب مهمی که باید در ارائه طرح جامع IT در نظر گرفته شود، فرهنگ سازمان می باشد. درست است که ساختار کلی سازمان را بخش IT طبق برنامه ای کلی تعیین می کند، اما این امر بدین معنی نیست که کنترل اصلی سازمان به دست بخش IT باشد. هر بخش و قسمت از سازمان طبق چهارچوب های تعیین شده و با رعایت اصول، اصالت خود را حفظ می کند و در عین حال هماهنگ با سیاست های ارائه طرح جامع IT به کار خود ادامه می دهد.
شرکت مفتاح رایانه افزار با تکیه بر توان نیروهای مجرب و کارآزموده و با توجه به سابقه بیش از شانزده سال در حوزه ارائه خدمات نظام جامع برنامه ریزی فناوری اطلاعات و با همکاری مدیران و کارشناسان حوزه IT و ICT، آمادگی خود را برای مشاوره، تدوین، پیاده سازی و استقرار سرویس های حوزه آی تی برای سازمان های اعلام مینماید.
