PMS مخفف عبارت Property Management System است که به نرم‌افزار مدیریت املاک و مستغلات در هتل ها اشاره دارد. در حوزه صنعت گردشگری و هتلداری، PMS به مجموعه‌ای از نرم‌افزارها گفته می‌شود که تمامی فعالیت‌های مرتبط با مدیریت هتل را شامل می‌شود. این نرم‌افزارها جهت بهبود سیستم مدیریت هتل‌ها و بهره‌وری بیشتر از زمان و منابع، به کار می‌روند.
PMS برای هتل‌ها شامل مدیریت رزرواسیون، پذیرش مسافرین، مدیریت تعویض اتاق‌ها، تنظیم قیمت‌ها، مدیریت پرداخت‌ها، مدیریت انبار، مدیریت پرسنل و چندین وظیفه مدیریتی دیگر استفاده می‌شود. علاوه بر این، PMS قادر به گزارش‌دهی برای مدیران هتل است تا بتوانند عملکرد هتل‌ها و عوامل مؤثر بر آن را بهبود دهند.
PMS بسته به نیاز هتل‌ها می‌تواند شامل یک یا تعدادی از نرم‌افزارهای زیر باشد:
۱. نرم‌افزار مدیریت رزرواسیون: این نرم‌افزار به منظور مدیریت تحویل اتاق به وسیله پرسنل هتل، برنامه‌ریزی و مدیریت رزروها، تخصیص اتاق‌ها و ...
۲. نرم‌افزار مدیریت فاکتور: این نرم‌افزار جهت صدور فاکتورهای هتل و پیگیری مالیات های مربوط به هتل استفاده می‌شود.
۳. نرم‌افزار مدیریت مالی: این نرم‌افزار برای مدیریت پرداخت‌ها و دریافت‌ها به کار می‌رود.
۴. نرم‌افزار مدیریت سفارش‌های رستوران: این نرم‌افزار برای بهبود سیستم مدیریت سفارشات رستوران و آشپزخانه هتل به کار می‌رود.
۵. نرم‌افزار مدیریت امکانات: این نرم‌افزار برای مدیریت امکانات هتل از جمله استخر، سونا، باشگاه و ... به کار می‌رود.
۶. نرم‌افزار مدیریت پرسنل: این نرم‌افزار برای مدیریت پرسنل هتل و زمانبندی شیفت‌های پرسنل به کار می‌رود.
۷. نرم‌افزار مدیریت انبار: این نرم‌افزار برای مدیریت ساماندهی و کنترل موجودی در انبار هتل به کار می‌رود.
۸. نرم‌افزار مدیریت تعمیرات و نگهداری: این نرم‌افزار برای مدیریت و برنامه‌ریزی تعمیرات و نگهداری امکانات هتل به کار می‌رود.
در عین حال، با توجه به پیشرفت فناوری، برخی شرکت‌های هتلداری از نرم‌افزارهای PMS تخصصی و قدرتمند استفاده می‌کنند که شامل ویژگی‌هایی مانند:
۱. نرم‌افزار مدیریت چندین هتل: این نرم‌افزار برای مدیریت چندین هتل به صورت همزمان از طریق یک سیستم مرکزی به کار می‌رود.
۲. نرم‌افزار مدیریت رابطه با مشتری: این نرم‌افزار جهت مدیریت روابط با مشتریان و بهبود تجربه مشتری در هتل به کار می‌رود.
۳. نرم‌افزار مدیریت یادآوری‌های هتل: این نرم‌افزار برای ارسال یادآوری‌های خاص به مشتریان در زمان مناسب به کار می‌رود.
۴. نرم‌افزار مدیریت پیامک و ایمیل: این نرم‌افزار برای ارسال پیام‌های خودکار به مشتریان در طول سفر و همچنین برای ارتباط با مشتریان در صورت نیاز به کار می‌رود.
۵. نرم‌افزار مدیریت تحلیل داده: این نرم‌افزار برای تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به عملکرد هتل و درک بهتر رفتار مشتریان به کار می‌رود.
استفاده از PMS نقش مهمی در بهبود کیفیت خدمات هتل و رضایت مشتریان دارد. با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توان اطلاعات مربوط به مشتریان را در یک مجموعه مرکزی ذخیره کرد و در صورت لزوم، به سرعت و به صورت آنی به آنها پاسخ داد. همچنین، این نرم‌افزار به مدیران هتل کمک می‌کند تا به بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها دست یابند.
علاوه بر این، PMS به مسئولین هتل اطلاعات مفیدی در مورد عملکرد هتل، نرخ پر شدگی اتاق‌ها و فعالیت‌های مالی هتل ارائه می‌دهد. با تحلیل این اطلاعات، می‌توان برنامه‌هایی برای بهبود کیفیت خدمات و افزایش درآمد هتل طراحی کرد.
همچنین، با استفاده از نرم‌افزارهای PMS، می‌توان سیستم‌های اتوماسیونی را برای مدیریت هتل به کار گرفت. به عنوان مثال، با استفاده از نرم‌افزار مدیریت رزرواسیون، می‌توان یک سامانه رزرواسیون آنلاین برای مشتریان هتل راه‌اندازی کرد. این سامانه، به مشتریان اجازه می‌دهد تا از طریق وب‌سایت یا اپلیکیشن هتل، رزرو اتاق انجام دهند.
نرم‌افزار مدیریت رزرواسیون در PMS دارای ویژگی‌های مختلفی است که به مدیران هتل کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن، فعالیت‌های مربوط به مدیریت رزروها و برنامه‌ریزی بهتر برای تخصیص اتاق‌ها را انجام دهند. برخی از ویژگی‌های این نرم‌افزار عبارتند از:
۱. مدیریت رزرواسیون: این نرم‌افزار به مدیران هتل اجازه می‌دهد تا رزروهای جدید را ثبت کرده و رزروهای موجود را تغییر دهند. با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توان مشتریان را با توجه به نیازهای خود به اتاق‌های مناسب تخصیص داد.
۲. تنظیمات قیمت‌گذاری: این نرم‌افزار به مدیران هتل اجازه می‌دهد تا نرخ‌ها را به روز رسانی کرده و قیمت‌ها را براساس فصل، تقاضا، عرضه و ... تنظیم کنند.
۳. مدیریت لیست انتظار: این نرم‌افزار به مدیران هتل اجازه می‌دهد تا با ایجاد یک لیست انتظار، در صورت پر شدن تمامی اتاق‌های هتل، مشتریان را به طور خودکار به این لیست افزوده و با خالی شدن اتاق، به آنها اطلاع دهند.
۴. مدیریت خرید و پرداخت: این نرم‌افزار به مدیران هتل اجازه می‌دهد تا تراکنش‌های مربوط به پرداخت هتل‌ها و خریدهای مرتبط با آنها را مدیریت کنند.
۵. سازگاری با سیستم‌های مختلف: این نرم‌افزار باید با سیستم‌های مختلف مانند پرداخت، حسابداری، فروش و ... سازگار باشد تا بتواند به بهترین شکل ممکن با سایر سیستم‌ها در هتل همکاری کند.
نرم‌افزار مدیریت رزرواسیون هتل باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
۱. سیستم مدیریت رزرو: نرم‌افزار باید امکان مدیریت رزرواسیون هتل را فراهم کند و به مدیران هتل اجازه دهد تا رزروهای جدید را ثبت کنند، رزروهای موجود را تغییر دهند و لغو رزروها را انجام دهند.
۲. سیستم تخصیص اتاق: نرم‌افزار باید قابلیت تخصیص اتاق‌ها به مشتریان در هتل را داشته باشد و به مدیران هتل اجازه دهد تا مشتریان را با توجه به نیازهای خود به اتاق مناسب تخصیص دهند.
۳. سیستم اعلان رزرو: نرم‌افزار باید اعلان رزرو را به مشتریان پس از ثبت رزرو از طریق تماس تلفنی، پیامک یا ایمیل فراهم کند.
۴. سیستم لیست انتظار: نرم‌افزار باید قابلیت ایجاد لیست انتظار برای مشتریان در صورت پر شدن تمامی اتاق‌های هتل را داشته باشد.
۵. سیستم پرداخت: نرم‌افزار باید قابلیت پرداخت را به مشتریان ارائه دهد و تراکنش‌های مربوط به پرداخت هتل‌ها را مدیریت کند.
۶. گزارش‌دهی: نرم‌افزار باید قابلیت گزارش‌دهی را به مدیران هتل ارائه دهد تا بتوانند به بهترین شکل ممکن، عملکرد هتل خود را بررسی کنند و برنامه‌هایی برای بهبود کیفیت خدمات و افزایش درآمد هتل طراحی کنند.
۷. سازگاری با سیستم‌های مختلف: نرم‌افزار باید با سیستم‌های مختلف مانند پرداخت، حسابداری، فروش و ... سازگار باشد تا بتواند به بهترین شکل ممکن با سایر سیستم‌ها در هتل همکاری کند.
در صنعت هتلداری، از استانداردهای مختلفی برای نرم‌افزارهای مدیریت رزرواسیون استفاده می‌شود. یکی از مهم‌ترین استانداردها در این زمینه، استاندارد HTNG (Hotel Technology Next Generation) است که یک سازمان غیرانتفاعی بین‌المللی است و هدف آن ترویج فناوری در صنعت هتلداری است.
باتوجه به این استاندارد، نرم‌افزار مدیریت رزرواسیون هتل باید دارای قابلیت‌های زیر باشد:
۱. پشتیبانی از استانداردهای باز: نرم‌افزار باید قابلیت اتصال به سایر سیستم‌های مثل CRS، PMS و GDS را داشته باشد.
۲. سازگاری با پروتکل‌های امنیتی: این نرم‌افزار باید با پروتکل‌های امنیتی SSL، HTTPS، VPN و ... سازگار باشد تا اطلاعات مشتریان در حالت امنی مدیریت شود.
۳. سازگاری با فرمت XML: نرم‌افزار باید قابلیت ارسال و دریافت پیام‌های XML را داشته باشد.
۴. قابلیت پشتیبانی از موبایل: این نرم‌افزار باید قابلیت نمایش صفحات خود را به صورت مناسب بر روی دستگاه‌های موبایل داشته باشد.
۵. قابلیت بازیابی داده‌ها در صورت بروز خطا: این نرم‌افزار باید قابلیت بازیابی داده‌ها در صورت بروز خطا را داشته باشد تا اطلاعات رزروها ذخیره شود.
۶. قابلیت آپدیت: این نرم‌افزار باید قابلیت به‌روزرسانی آنلاین را داشته باشد تا همیشه جدیدترین ویژگی‌ها و امکانات را در اختیار کاربران قرار دهد.
۷. سادگی استفاده: نرم‌افزار باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که کاربران بتوانند به سادگی با آن کار کنند و نیاز به دوره‌های آموزشی طولانی نباشد.
علاوه بر استاندارد HTNG در صنعت هتلداری استانداردهای دیگری نیز وجود دارند که می‌توانند در تعیین ویژگی‌های یک نرم‌افزار مدیریت رزرواسیون هتل مؤثر باشند. برخی از این استانداردها عبارتند از:
۱. OpenTravel Alliance: این استاندارد برای تسهیل تبادل اطلاعات بین سیستم‌های مختلف در صنعت گردشگری و هتلداری طراحی شده است. این استاندارد شامل فرمت‌های مختلفی برای انتقال اطلاعات مانند XML، JSON و ... می‌باشد.
۲. OTA (Online Travel Agency) Standards: این استاندارد برای تسهیل ارتباط بین شرکت‌های مسافرتی آنلاین و هتلداران طراحی شده است. این استاندارد شامل فرمت‌های پروتکل داده‌ای آپاراتمانی (APD), سیستم توافق مالی (FTS), سیستم توصیه‌گر (RQS) و ... است.
۳. OTA 2-way Interfaces: این استاندارد برای تسهیل ارتباط بین هتلداران و شرکت‌های مسافرتی آنلاین طراحی شده است. این استاندارد قابلیت ارسال و دریافت اطلاعات رزرو را به صورت دوطرفه فراهم می‌کند.
۴. Hotel Technology Next Generation (HTNG): این استاندارد برای توسعه و استفاده از فناوری‌های جدید در صنعت هتلداری طراحی شده است و شامل استانداردهایی مانند HTNG Messaging و... است.
۵. ISO 27001: این استاندارد برای حفظ امنیت اطلاعات در سیستم‌های IT طراحی شده است. نرم‌افزار مدیریت رزرواسیون هتل باید با این استاندارد سازگاری داشته باشد تا اطلاعات مشتریان در مقابل هرگونه خطر امنیتی محافظت شود.
PMS آنلاین میزبان یار (Property Management System) یک نرم‌افزار آنلاین مدیریت هتل است که به شما کمک می‌کند تا هتل، مهمانسرا، ویلا، آپارتمان و سایر املاک را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. با استفاده از PMS آنلاین میزبان یار، می‌توانید اطلاعات رزرواسیون و پرداخت مشتریان را به راحتی بررسی کنید، مدیریت اتاق‌ها، تعیین نرخ‌ها، تنظیم تقویم و مدیریت پرسنل را بهبود بخشید.
با استفاده از PMS آنلاین میزبان یار، می‌توانید همه‌ی اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت املاک خود را در یک جایگاه مرکزی قرار دهید. علاوه بر این، PMS آنلاین به شما امکان می‌دهد تا با مشتریان خود به صورت آنلاین ارتباط برقرار کرده و از طریق اینترنت به مشتریان خود خدمات خود را ارائه دهید.
به علاوه، با استفاده از PMS آنلاین میزبان یار، می‌توانید همیشه و همه‌جا از تحولات بازار گردشگری مراکز هتلی خود آگاهی داشته باشید و بر اساس این تحولات، تصمیمات بهتری در زمینه مدیریت هتل خود بگیرید. در کل، استفاده از PMS آنلاین میزبان یار می‌تواند به بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌های شما کمک کند و بنابراین پیشنهاد می‌شود که از آن بهره ببرید.
به علاوه، با استفاده از PMS آنلاین میزبان یار، می‌توانید دقیق‌تر و بهبود یافته‌تر نظارت بر عملکرد هتل خود داشته باشید. شما می‌توانید به راحتی به گزارشات مالی، گزارش‌های فروش، گزارش‌های پرداخت و گزارش‌های تحلیلی دسترسی پیدا کنید. این اطلاعات به شما کمک می‌کنند تا روند کسب و کار خود را مدیریت کنید و برای بهبود آن، تصمیمات بهتری بگیرید.
همچنین، با استفاده از PMS آنلاین میزبان یار ، می‌توانید به سادگی با پرسنل خود ارتباط برقرار کنید و برنامه‌های کاری و وظایف را برای آنها تنظیم کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا هماهنگی بیشتری در بین اعضای تیم خود داشته باشید و روند کاری را بهتر مدیریت کنید.
با استفاده از PMS آنلاین میزبان یار، شما همچنین می‌توانید به راحتی با مشتریان خود در تعامل باشید و به آنها خدمات بهتری ارائه دهید. شما می‌توانید به صورت آنلاین به سوالات آنها پاسخ دهید، درخواست‌هایشان را بررسی کنید و نظرات آنها را جمع‌آوری کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا بهترین خدمات را به مشتریان خود ارائه دهید و رضایت آنها را حفظ کنید.
در نهایت ، استفاده از PMS آنلاین میزبان یار می‌تواند به بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌های شما کمک کند و بنابراین پیشنهاد می‌شود که از آن بهره ببرید.
