آیا برای شما پیش آمده است که برای انجام کارهای خود تیم یا گروه مناسبی را پیدا نکنید؟ آیا اعتماد کردن به تیم‌ها یا فریلنسرهای خارج از سازمان برای شما دشوار است؟ آیا می‌دانید چگونه می‌توانیم یک برون سپاری موفق داشته باشیم؟ با پیچیده شدن خدمات و افزایش فعالیت‌های سازمان، بعضی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند تا افرادی را از خارج سازمان برای دریافت خدمات انتخاب کنند. انتخاب یک تیم مناسب برای برون‌سپاری کارها و پروژه‌ها، فاکتورهای مهمی دارد که باعث می‌شود علاوه‌بر اینکه بتوانید کار خود را با کیفیت انجام دهید و خدمت مورد نظر را در سطح مورد نظر خود دریافت کنید، در زمان و هزینه خود صرفه‌جویی کنید. در این بلاگ قصد داریم راه‌هایی را بررسی کنیم که به شما کمک می‌کند تا بتوانید به یک تیم یا فرد خارج از سازمان خود برای انجام کارها اعتماد کنید. پس تا پایان با مرکزسایت همراه باشید.
مشاهده نمونه‌کار افراد اولین چیزی است که شما باید بر اساس آن تصمیم بگیرید که این فرد یا تیم را برای برون‌سپاری انتخاب کنید یا خیر. تیم‌ها و افراد حرفه‌ای همیشه مجموعه‌ای از قوی‌ترین و بهترین نمونه‌کارهای خود را نگه‌داری می‌کنند تا به کارفرماها و مشتری‌های جدید ارائه دهند. بنابراین اگر فرد یا تیمی ادعای حرفه‌ای بودن داشته باشد، باید بتواند نمونه‌کارهای خود را به‌طور شفاف و درست ارائه کند. بنابراین اگر می‌خواهید برون‌سپاری موفقی داشته باشید، ابتدا کیفیت و سطح حرفه‌ای بودن نمونه‌کار افراد را بررسی کنید.
استفاده از رزومه برای معرفی کلی و ارائه سوابق بسیار رایج است و نوع رزومه تاثیر مهمی در دید اول کارفرما دارد. سوابق کاری و تجربه‌های حرفه‌ای نشان‌دهنده این هستند که فرد چه میزان در کار خود مهارت دارد. بنابراین اگر می‌خواهید برای سازمان خود برون‌سپاری داشته باشید، رزومه افراد را با دقت بررسی کنید و سوابق کاری را در کنار نمونه‌کارها تحلیل کنید. افراد حرفه‌ای و متخصص رزومه‌ای دقیق و شفاف از تجربیات خود ارائه می‌کنند و به‌راحتی می‌توانند درباره تجربه‌های خود صحبت کنند. دقت کنید که نوع نگارش رزومه، قالب و داده‌های آن درست و به‌روز باشد.
قبل از اینکه به فکر برون‌سپاری باشید، باید اصول کلی و یک چارچوب مشخص از فعالیت‌هایی که قرار است برون‌سپاری کنید، داشته باشید. این چارچوب شامل شرح دقیق وظایف، نحوه انجام کار، مهلت مقرر برای تحویل کار، میزان هزینه و نحوه پرداخت است. بهتر است درباره چارچوب کار و رویه‌ها به‌طور واضح و صریح صحبت کنید. وجود ابهام در قدم‌های اول برون‌سپاری ممکن است تیم را دل‌زده کند و در ادامه کیفیت کار را کاهش دهد. یادتان باشد که ارتباط با تیم خارج از سازمان باید قوی و دوطرفه باشد تا نتایج رضایت‌بخشی را برای شما و طرف مقابل به ارمغان آورد.
معمولا بعد از اینکه با افراد و سابقه کاری آن‌ها آشنا شدید، قدم بعدی صحبت درباره هزینه خدمات و توافق روی دستمزد و بودجه است. نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که ارزان بودن خدمت مورد نظر شما، به معنای صرفه‌جویی در هزینه‌های شما نیست. اگر تیم یا فردی به قیمت بسیار پایین پیشنهادی شما پاسخ مثبت داد، باید بدانید که ممکن است کیفیت بالایی دریافت نکنید و مجبور به صرف هزینه مجدد و دوباره‌کاری شوید. بهتر است قیمت پیشنهاد شده از طرف تیم‌ها را با قیمت عرف بازار و تعرفه تیم‌های دیگر مقایسه کنید. همچنین یادتان باشد قیمت را با توجه به کیفیت نمونه‌کارها و سابقه کاری فرد در نظر بگیرید.
اگر برای شما سخت است که به تیم‌ها و افراد خارج از سازمان خود اعتماد کنید، می‌توانید یک پروژه کوچک یا بخشی از یک پروژه کم‌ریسک را به شکل آزمایشی با فرد یا تیم جدید پیش ببرید. برای مثال اگر به ادمین پیج یا نویسنده احتیاج دارید، می‌توانید برای مدت مشخص یا تعداد مطلب معین با او همکاری کنید. یادتان باشد که روند کار را در این مدت با دقت پیگیری کنید و نتیجه را با هدف مورد نظر خود مقایسه کنید. البته باید بدانید که برخی از خدمات برای نتیجه‌بخش بودن نیاز به زمان بیشتری دارند.
یک تیم حرفه‌ای و فرد متخصص فعالیت مناسبی را در شبکه‌های اجتماعی مانند لینکدین و اینستاگرام انجام می‌دهند. بسیاری از افراد درباره نمونه‌کارها، روند پیشرفت پروژه‌ها، دغدغه‌های کاری و روش انجام کارهای خود در شبکه‌های اجتماعی صحبت می‌کنند. می‌توانید این افراد را رصد کنید و رویه و روش انجام کارهایشان را زیر نظر بگیرید تا با خیال راحت تیم مورد نظر خود را انتخاب کنید.
اگر می‌خواهید خیالتان از بابت تیمی که برای همکاری انتخاب می‌کنید راحت باشد، می‌توانید از یک مشاور متخصص در زمینه مورد نظر خود کمک بگیرید. مشاورهای حرفه‌ای با بررسی دقیق نمونه‌کارها و سوابق افراد، می‌توانند به شما در انتخاب تیم مناسب کمک کنند. البته باید هزینه‌ای که مشاور دریافت می‌کند را در نظر داشته باشید.
همیشه یادتان باشد، برای داشتن یک همکاری درست و موفق یک رابطه دوطرفه و دوستانه ایجاد کنید. اگر از کیفیت خدمات تیم مورد نظر مطمئن هستید، بهتر است چارچوب رابطه را طوری در نظر بگیرید که تیم خارج از سازمان با شما احساس راحتی کند و بتواند مانند تیم‌های درون سازمان فعالیت داشته باشد. همچنین یادتان باشد که اگر از حرفه‌ای بودن افراد اطمینان دارید، بهتر است تا حدی به آن‌ها آزادی عمل بدهید و روند کارها را به خود تیم بسپارید. در این صورت شما فقط نقش یک مدیر و ناظر را ایفا می‌کنید که باعث دلگرمی تیم می‌شود و حس ارزشمند بودن را به آن‌ها القا می‌کند.
استفاده از تیم‌ها با برون‌سپاری کارها به‌خصوص بعد از همه‌گیری بیماری کرونا بسیار افزایش یافته است. سازمان‌ها به‌جای استخدام افراد و صرف هزینه بسیار، می‌توانند تیم‌های متخصص را در زمینه مورد نظر خود شناسایی کنند و روند کار را به آن‌ها بسپارند. در این مقاله سعی کردیم اصول مهم برای داشتن برون‌سپاری موفق را بررسی کنیم و شرح دهیم که چگونه می‌توانیم یک برون‌سپاری موفق داشته باشیم. به نظر شما چه عوامل دیگری در اعتماد کردن به اعضای خارج از سازمان موثر است؟ آیا شما ترجیح می‌دهید که کارها را برون‌سپاری کنید یا اینکه استخدام افراد امنیت خاطر بیشتری برای شما به همراه می‌آورد؟ نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید
نویسنده مطلب: طاهره محزون
