کدینگ چیست؟ کلمه کدینگ علمی است که با استفاده از حروف و علائم برای مختصر کردن و جلوگیری توضیحات اضافی یک نوشته، شکل و یا هر مطلبی مورد استفاده قرار می گیرد. این کلمه ریشه در زبان انگلیسی دارد که معنای فارسی آن را می توان رمزینه یا رمزنگاری بیان کرد که برای اهداف بسیاری می توان مورد استفاده قرار داد.
بسیاری از علائم و اسم هایی که هر روز در زندگی خود استفاده می کنیم به نوعی کدینگ محسوب می شوند. مثلا تابلو های راهنمایی و هشدار، اسامی افراد، نام کوچه ها و خیابان ها نوعی کدینگ هستند که می تواند ذهن شنونده یا بیننده را بدون توضیحات مبسوط به هدف و مکان مورد نظر هدایت می کند.
در این مطلب موضوع اصلی ما در مورد کدینگ کالا ها و اقلام یا به طور کلی دارایی های فیزیکی می باشد که هدف اصلی از این کار ایجاد یک زبان مشترک بین واحد هایی که از آن اقلام استفاده می کنند می باشد. در تصویر زیر واحد هایی که در یک سیستم درگیر کدینگ هستند را می توانید مشاهده کنید.
کدگذاری یا کدینگ یک فرآیندی است که هر موسسه، شرکت یا سازمان اقتصادی کوچک و بزرگ از آن برای تعیین هویت کالا و اقلام و یا لوازم یدکی ، مدارک و اموال سازمان استفاده می کند. با استفاده از این سیستم جریان اطلاعات محصول و موجودی ها راحت تر شده و تمام بخش ها و واحد ها به خصوص در سازمان های بزرگ برداشت ثابتی از هر کد دارند.
استفاده از کدینگ یا کدگذاری کالا ها و اقلام، به ما کمک می کند که مراحل مانند مختلف مانند سفارش دهی و خرید، ایجاد کاتالوگ معرفی کالا برای فروش ، صدور فاکتور ، دریافت کالا ، موجودی گیری ، و … را با کمک سیستم های اطلاعاتی راحت تر انجام دهیم.
کد مجموعه ای از نمادها می باشد که برای راحت کردن گردش اطلاعات به مشخصه های اطلاعاتی اقلام، روشها و … اختصاص داده می شود. معمولا کد دارای یک معنی قراردادی است و هرگاه کشف رمز شود، اطلاعات مشخصی را نمایش می دهد. کد باعث ایجاد یک زبان مشترک بین کاربران مختلف می شود و از این طریق تبادل اطلاعات به راحتی انجام می گیرد.
مهم ترین بخش یک سیستم کدگذاری، شناسایی آن می باشد زیرا باید امکان شناسایی و تشخیص هر قلم را برای واحد ها فراهم کند. برای شناسایی باید حداقل داده از هر قلم کالا که ویژگی های آن را مشخص می کند و آن را از سایر اقلام متمایز می کند را شامل شود.
کدگذاری اقلام فنی شامل فرآیند شناسایی، طبقه بندی و در آخر هم طراحی و اختصاص کد می باشد.
به مراحل جمع آوری اطلاعات و ویژگی های یک کالا برای افزایش آگاهی و شناخت آن انجام می شود را فرایند شناسایی اقلام فنی می گویند.
1. مشخص کردن تنوع کالا
2. تعیین مشخصات ذاتی کالا
3. ایجاد فرمت های کدگذاری کالا ها
4. تعریف روابط بین اقلام و کالا ها
اصول شناسایی اقلام با توجه به ماهیت آن ها و اختصاص یک نام و کد مخصوص هر قلم کالا می باشد و سطح شناسایی هم بستگی به انتظارات سازمان از سیستم کدینگ دارد.
1. شناسایی اهداف و ماموریتها
2. شناسایی اولیه اقلام (شناسایی نام پایه های اقلام)
مثلا در بخش حمل و نقل اسامی اقلام مانند کشنده، کامیون، اتوبوس، مینی بوس، سواری و... شناسایی می شوند.
3. شناسایی گروه های مختلف
مثلا در شناسایی خودرو ها، سنگین می تواند شامل کشنده، کامیون، اتوبوس و … باشد.
4. شناسایی ویژگی ها و مشخصه ها
مثال: در گروه خودروهای سنگین، مشخصه هایی مانند ظرفیت، تعداد محور، تعداد دیفرانسیل، تعداد چرخ و … مشترک هستند.
طبقه بندی به تقسیم انواع اقلام و کالا به گروه ها یا دسته هایی که دارای صفات و ویژگی های مشترک هستند گفته می شود.
1. طبقه بندی براساس اهداف و سیاست های سازمان
2. طبقه بندی جهت تسهیل ماموریت های سازمان
3. اولویت دادن به اقلام مهم و استراتژیک
4. طبقه بندی براساس مشخصات دایمی و پایدار اقلام
5. جامع و منسجم بودن سیستم
طبقه بندی کالا به دو نوع ماهیتی و کاربردی تقسیم می شود که در سیستم ماهیتی، کالاها با توجه به مشخصات دائمی و پایدارشان تعریف می شوند. و طبقه بندی آنها براساس ماهیت و چیستی آنها، صورت می گیرد.
در نوع کاربردی، کالاها را در مجموعه ای که در آن بکار رفته است قرار می دهند و معیار طبقه بندی، کاربرد کالا در طبقه ای خاص می باشد.
نحوه طبقه بندی هم به دو روش می تواند صورت گیرد:
1. روش کل به جزء
2. روش جزء به کل
در این نوع کدها صرفا از عدد استفاده می شود و بیشترین کاربرد در بین انواع کدها را داراست و همچنین احتمال اشتباه در خواندن کدهای عددی کم است. در همه جای دنیا اعداد یکسان هستند و تایپ ساده و راحتی دارند و سرعت تبادل بالایی نسبت به کدهای دیگر دارند.
کد انواع مختلفی را شامل می شود که هر سازمان براساس نیاز و سیاست خود می تواند از آن ها استفاده کند. در ادامه چند مورد از انواع کد را برای معرفی می کنیم.
در کد عددی صرفا از عدد استفاده می شود و بیشترین استفاده در بین کد ها را دارد و احتمال اشتبا در خواندن آن ها کم است و تایپ ساده ای داشته و در حافظه افراد به راحتی ثبت می شود.
در کد حرفی فقط از حروف استفاده می شود که می تواند به زبان های مختلف باشد. تعداد حروف برای کدگذاری از تعداد اعداد بیشتر می باشد و طول کد ها زیاد بوده که امکان خطا در نوشتن و خواندن را زیاد می کند.
در کد حرفی –عددی از ترکیب حرف و عدد استفاده می شود که در این نوع کد انعطاف آن بسیار بالا بوده که معمولا از حروف برای شناسایی اجناس و از عدد برای مشخصات فرعی آن استفاده می شود. از مهم ترین معایب این روش، استفاده از حروف فارسی به دلیل از راست به چپ بودن است که مشکلاتی را در استفاده از آن بوجود می آورد.
از کد با علائم خاص مانند™∑Ω∞ و ... نیز برای نمودار ها و اشکال استفاده می شود.
