اگر شما هم مثل صحنه‌هایی از فیلم‌های سینمایی - که بازیگری در ساعت نامناسب ( کله‌ی سحر!) به بازیگر دیگر تلفن زده و در مورد موضوعی با او صحبت می‌کند - زمان نادرستی را برای آغاز مکالمه انتخاب کنید، هر چقدر هم جیمز باند بازی بلد باشید، در نهایت چیزی جز پاسخ‌های نیمه‌جان، بی توجه و همراه با خمیازه نصیبتان نمی‌شود. همیشه زمان‌هایی وجود دارد که افراد سحرخیز یا جغدهایی مثل من هم کم‌انرژی هستند و از ما نمی‌توان انتظار حضور ذهن داشت. بدون شک کیفیت گفت‌و‌شنود همدلانه در این زمان‌ها با آسیب جدی مواجه است.
وقتی صحبت از حضور و آمادگی ذهنی می‌شود، خودآگاهی موضوع اصلی است. باور داشته باشید یا نه، برای فردی که ساعت‌ها غذا نخورده است یا در ساعات پایانی روزِ کاری با مغزی منفجر شده! رو‌به‌روی شما نشسته است، چیزی ضروری‌تر از بیان شرایطش و موکول کردن مکالمه به زمان و مکان مناسب وجود ندارد. از گفتن این موضوع هرگز نترسید؛ عواقب شنودگی بَد در شرایط نامناسب برای شما و سازمان‌تان به مراتب ناجورتر از سختی عذرخواهی از همکار، رییس و حتی همسرتان است.
در حین مکالمه، لازم است دائماً به سطح انرژی و وضعیت روحی و احساسات شریک گفتگوی خود دقت کنیم. برقراری ارتباط درست با فرد مقابل شامل درک عواطف و توجه به زبان بدن، انتخاب کلمات و تُن صدا و لحن بیان اوست (البته این کار را ناشیانه انجام ندهید، چون ممکن است برداشت اشتباهی از رفتار شما کند!). اصرار من به این موضوع ناشی از این واقعیت است که مردم به دلایل مختلف، حقیقت حال خود را پنهان می‌کنند و در موارد بسیاری شاهد این خواهید بود که تجربیات و اعمال آنها با سخنان‌شان مغایرت دارد. پرسیدن عبارت‌هایی مانند «به من کمک می‌کنی منظورت رو بهتر بفهمم؟» یا «ممنون می‌شم بهم بگی واقعاً چه احساسی در این‌باره داری...» به فردی که از بازخوردهای احساسی‌ش طوری برداشت می‌کنیم که بخشی از حقیقت را نمی‌گوید، این احساس اطمینان را می‌دهد که برای دیدگاه‌های صادقانه‌اش ارزش قائلیم و بدین ترتیب او را در مکالمه علاقه‌مند و حاضر نگه می‌دارد.
نکته دیگر در شنونده خوب بودن، توجه به سبک‌های گوش دادن افراد است. بسیاری از ما به یک سبک گوش دادن عادت کرده‌ایم. شناخت و توجه به این موضوع کمک می‌کند در مکالمات‌مان حضور داشته باشیم.
سبک گوش دادن همان نقشی است که در یک مکالمه به دنبال آن هستیم. توضیح‌دهندگی، شناساگری و مصاحبه‌گری نقش‌هایی هستند که درصورتی که به اشتباه بازی شوند، اثر شنوندگی کاهش می‌یابد.
بعنوان مثال، افرادی که سبک شنوندگی توضیح‌دهنده را به اشتباه بازی می‌کنند، سعی در توضیح منطقی درباره همه چیز دارند و حتی زمانی که شریک مکالمه‌شان تمایلی ندارد، احساسات او را تجزیه و تحلیل می‌کنند. شناساگران عادت دارند تجربیات دوستان خود را در تعاملات بیان کنند و با آن سراسر مکالمه را از آن خود می‌کنند. و مصاحبه‌گران افراطی امّا بازجویانی واقعی هستند و آنقدر سوال می‌پرسند که وجهه مکالمه به استنطاق شباهت بیشتری دارد. نکته کلیدی این است که اگر نیاز شریک گفتگوی خود را بشناسید، خواهید توانست مکالمه و سبک خود را متناسب با نیازهای منحصر به فرد آن تنظیم کنید. اما برخلاف تصور شما، تبحر در این کار در بیشتر موارد آسان نیست و دلیل آن را از قبل می‌دانید: «مردم به دلایل مختلف، احساسات خود را پشت کلمات و زبان بدن‌شان پنهان می‌کنند».
یکی از راه‌هایی که به شما کمک می‌کند نیازهای واقعی شریک گفتگوی خود را کشف کنید، جستجوی احساساتِ پشت کلمات است (از کرامات شیخ ما این بود؛ شیره را خورد و گفت شیرین بود!). عبارت‌هایی مانند «اگر فقط می‌توانستم...» یا «اگر به خودم بستگی داشت...» ممکن است نشان‌دهنده‌ی میل، فرصت یا فقدان چیزی باشد. به طور مشابه، جملاتی مانند «من بهترین کاری که بلدم را انجام می‌دهم» یا «من فراتر از وظایفم عمل می‌کنم» می تواند درخواستی برای به‌رسمیت شناخته شدن باشد.
با وجود همه راهکارهای پیشنهادی، یادمان نرود که در بسیاری از موارد، شریک مکالمه شما ممکن است چیزی بیش از یک گوش همدل از شما بخواهد (خودمانی بگم، نق می‌زنه!). پاسخ این خواسته می‌تواند بسیار دشوار باشد، زیرا ممکن است احساس کنید که به جای گوش دادن لازم است کاری برایش انجام دهید (و این درحالی است که او چیزی به‌جز گردن به بالای شما نیاز ندارد!). بهترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که تماشا کنید، منتظر بمانید و همدردی کنید؛ بدون اینکه تجربیات خود را به اشتراک بگذارید.
