آموزش سیستم سازی به زبان عملی و تجربی : آیا تا به حال احساس کرده‌اید که کسبوکارتان شما را به اسارت گرفته است؟ آیا از اضطراب زیاد و غرق شدن در کارتان خسته شده‌اید؟ وقت آن رسیده که با سیستم سازی، کنترل کسبوکارتان را به دست بگیرید و رشد واقعی را شروع کنید. در این مقاله، به اصول استاندارد راه‌اندازی کسبوکار سیستماتیک و سیستم سازی شده می‌پردازیم.
سیستم سازی یا «سیستم سازی کسبوکار» شامل تمام کارهایی است که برای ایجاد نظم و خودکارسازی کسبوکار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت شما، کارها به‌خوبی پیش برود. سیستم سازی علمی است که به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسبوکار را به خودشان کاهش دهند. با سیستم سازی و تعریف دستورالعمل‌های دقیق برای فرایندها، باعث می‌شویم کارهای کلیدی همیشه با همان کیفیت و معیارهای موردنظر ما انجام شود.
هدف از سیستم سازی لزوما این نیست که وقت بیشتری برای تفریح و استراحت داشته باشیم! بسیاری از کارآفرینان پس از سیستم سازی و لذت‌بخش‌تر شدن کسب‌وکارشان علاقه بیشتری به کار کردن پیدا می‌کنند! در ادامه به برخی از مزایای سیستم سازی اشاره می‌کنیم:
1. کاهش تعداد خطاها: خطاهای انسانی که توسط خودتان و همکاران ایجاد می‌شود، باعث کمتر شدن اعتبارتان نزد مشتریان می‌شود. همچنین هر خطایی هزینه دارد. مثلا اگر سفارشی را اشتباها ارسال کرده‌اید، هم به اعتبار شما لطمه می‌زند و هم هزینه ایجاد می‌کند.
2. تکثیر فعالیت‌های ارزشمند: اگر همکاری، کاری را عالی انجام می‌دهد یا روش خاصی برای انجام کار استفاده می‌کند، این فرایند ثبت می‌شود و افراد دیگر تیم هم می‌توانند این روش‌های خوب را تکرار کنند.
3. آزادتر شدن وقت شما: شما پس از اجرای ایده‌های سیستم‌سازی همچنان می‌توانید هر روز سر کار بروید؛ ولی تمرکزتان بر استراتژی و طراحی و تولید محصولات جدید خواهد بود.
4. کنار گذاشتن ریزمدیریت: اغلب مدیران دوست دارند بر کوچکترین فعالیت‌های تیم، از نزدیک نظارت داشته باشند. با سیستم سازی اصولی، این عادت را کنار خواهید گذاشت و هم تیم شما خوشحال‌تر خواهد بود و هم خودتان حس بهتری خواهید داشت.
5. شتاب گرفتن رشد کسبوکار: با نبودن سیستم‌های مناسب، امکان توسعه سریع وجود ندارد. بسیاری از کارهایی که همین الان انجام می‌دهید قابلیت توسعه ندارند! مثلا اگر هر روز با 10 خریدار احتمالی صحبت می‌کنید، اگر تعداد آن‌ها به 1000 نفر در روز برسد، نمی‌توانید از روش‌های کنونی استفاده کنید و به سیستم‌هایی حرفه‌ای نیاز دارید.
بسیاری از افراد، کارآفرینی را آغاز می‌کنند تا بتوانند ضمن ارائه محصولات و خدمات ارزشمند، سود خوبی کسب کنند و آزادی داشته باشند. برای افرادی که با سیستم سازی آشنا نیستند، این رویا خیلی زود به کابوس تبدیل می‌شود. اغلب کارآفرینان حتی به اندازه کارمندانشان آزادی ندارند تا بتوانند به مسافرت بروند یا گاهی از کارشان دور شوند و از زندگی لذت ببرند. البته این افراد می‌توانند به مسافرت بروند، ولی احتمالا باید به تماس‌های زیادی پاسخ بدهند و اضطراب کسبوکار همراهشان است. با یادگیری سیستم سازی پیشرفته، این کابوس را مجددا به رویا تبدیل کنید!
1. آنلاین: فیلم آموزش دوره
2. دستورالعمل‌های اجرایی: پایان هر جلسه یک دستورالعمل چند صفحه‌ای در قالب فایل PDF، دریافت می‌کنید تا مطالب جلسه را در کسبوکارتان پیاده‌سازی کنید.
3. هدیه ویژه: آموزش های سیستم سازی و برگه تقلب مدیران شامل بیش از هزار نکته کوتاه کلیدی که هر مدیری در فعالیت روزانه به آن نیاز دارد.
4. هدیه ویژه: کتاب خلاصه کتاب‌های سیستم سازی شامل خلاصه 10 کتاب درباره سیستم سازی که بهترین و پرفروشترین کتاب‌های دنیا در این حوزه هستند.
5. هدیه ویژه: سیستم سازی با هوش مصنوعی
1. استخدام فوق ستاره‌ها: موفق‌ترین شرکت‌های دنیا از روش‌های استخدام خاص و پیشرفته‌ای استفاده می‌کنند تا برترین‌ها را به تیم خودشان بیاورند. روش استخدامی که در این دوره توضیح می‌دهیم، بی‌شک به شما کمک می‌کند فوق‌ستاره‌ها را به تیمتان اضافه کنید.
2. خروج از رکود و رشد مجدد: هر کسب‌وکاری در مسیر خود با موانعی روبرو می‌شود که باعث توقف رشد می‌شود. راهکارهایی طلایی را بررسی می‌کنیم که زنجیرهای محدودیت را پاره می‌کند و کسبوکارتان را با سرعتی باورنکردنی به سمت رشد بیشتر هدایت می‌کند.
3. حل سیستمی مشکلات کسبوکار: از اشتباهات کارکنان و مشکلاتی که هر روز پیش می‌آید خسته شده‌اید؟ لازم نیست هر روز به کارکنان تذکر بدهید. راهکارهایی برای حل سیستمی این مشکلات وجود دارد. با حل سیستمی مشکلات کسبوکار، اضطراب شما کمتر می‌شود تا به کارهای مهم‌تر بپردازید.
4. تحلیل سیستمی کسبوکار به کمک KPIها: احساس گم شدن در کسبوکارتان را دارید؟ یک مدیر باید بتواند کسبوکار خود را تحلیل کند و با اعداد و ارقام وضعیت کنونی و روند کسبوکار خود را دریابد. شاخص‌های کلیدی کسبوکارتان را مشخص کنید و آن‌ها را اندازه بگیرید تا دید دقیقی از شرایط کسب کنید.
5. ساخت فرهنگ سازمانی: ترویج فرهنگ سازمانی درست باعث می‌شود افراد بدون نیاز به سخت‌گیری و جریمه، کارهای درست را انجام دهند و از کارهای ناراحت‌کننده بپرهیزند؛ حتی اگر در محل کار نباشید. تمام شرکت‌های موفق دنیا از این روش استفاده می‌کنند.
6. کنار گذاشتن کارهای روزمره و عملیاتی: در کارهای زیاد غیرمدیریتی غرق نشوید. با یادگیری حرفه‌ای واگذاری و روش اصولی آن، وقت و انرژی خودتان را آزاد کنید تا بر کارهای مهم‌تر تمرکز کنید و به خلاقیت و نوآوری بپردازید. واگذاری درست، زندگی شما را لذت‌بخش می‌کند.
7. ساخت سیستم مدیریت دانش: با ساخت یک KMS یا سیستم مدیریت دانش ساده یکی از بزرگ‌ترین مشکلات شما حل می‌شود. هر کسی در کسبوکارتان به راحتی به دستورالعمل‌ها و اطلاعات لازم دسترسی دارد و لازم نیست مدام از شما و دیگران سوال بپرسد تا کاری را درست انجام دهد.
8. تقسیم مجدد کارها و ارزیابی عملکرد: بسیاری از افراد تیم مسئولیت واضح و مشخصی ندارند. اگر هم دارند، اولویت مسئولیت‌هایشان مشخص نیست و باید از یک کار به کاری دیگر بروند. تعریف دوباره تیم و مسئولیت‌هایشان، همچنین تعریف روشی برای ارزیابی عملکردشان، گامی مهم در سیستم سازی است.
9. خروج از حالت بقا: بسیاری از کسب‌وکارها در فاز بقا فعالیت می‌کنند. اغلب کارها فوری است. همیشه تحت فشار هستند تا در آخرین لحظات کارهای لازم انجام شود.در این دوره کمک می‌کنیم از حالت بقا خارج شوید و در حالت رشد قرار بگیرید.
10. ساخت عادت‌های سازمانی: تغییر در کسبوکار یکی از سخت‌ترین کارها است. همه کارکنان ترجیح می‌دهند به عادت‌های قبلی خود برگردند. می‌گوییم چطور روال‌های جدید و عادت مفیدی خلق کنید که ادامه‌دار باشند و پس از چند روز به فراموشی سپرده نشوند.
11. ثبت فرایندهای کسبوکار: از روش مدیرسبز برای ثبت فرایندها استفاده کنید و فعالیت‌های مهم کسبوکارتان را ثبت کنید. با این کار دستورالعملی ارزشمند برای پیشبرد کارتان دارید. اگر فقط چند فرایند کلیدی را به‌خوبی ثبت کنید، تاثیر زیادی بر بهبود کسبوکارتان
12. بهینه‌سازی فرایندها
یاد می‌گیرد چگونه فرایندها را بهینه‌سازی کنید تا هزینه‌ها کمتر شود، تعداد خطا کاهش یابد و همین‌طور کارکنان از انجام کارها لذت بیشتر ببرند. فرایندهای کلیدی باید کمترین مراحل را داشته باشند و احتمال نفوذ خطا در آن‌ها کم باشد. برای این کار، باید فرایندهای کلیدی را شناسایی کنید، آن‌ها را به دقت مستند کنید و به کارکنان آموزش دهید. همچنین باید ابزارها و سیستم‌های لازم را برای پیگیری و ارزیابی عملکرد فراهم کنید.
برای سیستم سازی حرفه‌ای لازم است از تجهیزات، نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مناسبی استفاده کنید. این موارد بسیار مهم هستند و انتخاب اشتباه هزینه‌های زیادی دارد. تجربه 15 ساله ما در استفاده از ابزار لازم برای سیستم سازی به شما منتقل خواهد شد. برای این کار، باید ابزارها و نرم‌افزارهای مناسب را شناسایی کنید، آن‌ها را به دقت مستند کنید و به کارکنان آموزش دهید. همچنین باید ابزارها و سیستم‌های لازم را برای پیگیری و ارزیابی عملکرد فراهم کنید.
برخی از فرایندها می‌تواند از طریق سایت و کاملا خودکار انجام شود. ایده‌های زیادی مطرح می‌کنیم که کارتان بسیار راحت‌تر شود و برخی از کارهای تکراری توسط خودکارسازی سایت انجام شود. همچنین می‌توانید از پنل‌های پیامکی و ایمیلی استفاده کنید. برای این کار، باید فرایندهای کلیدی را شناسایی کنید، آن‌ها را به دقت مستند کنید و به کارکنان آموزش دهید. همچنین باید ابزارها و سیستم‌های لازم را برای پیگیری و ارزیابی عملکرد فراهم کنید.
می‌توانید حداقل 5 نوع دارایی خلق کنید که تا سال‌ها برای کسبوکار شما سود تولید می‌کند. هرچه دارایی‌های بیشتری خلق کنید، بدون تلاش، سود بیشتری کسب می‌کنید. دارایی‌های دیجیتال بخش مهمی از سرمایه کسب‌وکارهای مدرن محسوب می‌شود. برای این کار، باید دارایی‌های کلیدی را شناسایی کنید، آن‌ها را به دقت مستند کنید و به کارکنان آموزش دهید. همچنین
سیستم سازی کسبوکار به معنای ایجاد نظم و خودکارسازی فرآیندها است تا با کمترین نظارت و دخالت مدیران، کارها به‌خوبی پیش برود. با سیستم سازی، می‌توانید از اسارت کسبوکارتان رها شوید، اضطراب و استرس را کاهش دهید و به رشد و توسعه کسبوکارتان بپردازید. با استفاده از اصول و روش‌های مطرح شده در این مقاله، می‌توانید کسبوکارتان را به سطح جدیدی از موفقیت برسانید و زندگی حرفه‌ای و شخصی بهتری داشته باشید.
منبع: دانلود از سایت الو مشاوره " سیر تا پیاز سیستم سازی سایت انسان نما"
ساخت سیستم سازی بدون نیاز به مدیریت انسان
