در دنیای پر سرعتی که در آن زندگی می کنیم، فشار برای بهره وری و کارآمدی گاهی اوقات می تواند ما را به مسیری فریبنده سوق دهد. ما اغلب خود را درگیر فعالیت‌هایی می‌یابیم که توهم پیشرفت را به وجود می‌آورند، اما در انجام وظیفه اصلی کمکی نمی‌کنند. این فعالیت‌ها، اگرچه ممکن است مهم به نظر برسند، در نهایت به عنوان حواس پرتی یا بهانه‌ای برای به تأخیر انداختن اقدام واقعی هستند. بیایید ۱۰ مورد را که در این دسته از عدم اقدام قرار می گیرند، بررسی کنیم:
صرف زمان زیادی برای برنامه ریزی دقیق تمام جزئیات یک پروژه بدون برداشتن هیچ گامی در جهت اجرای آن. در حالی که برنامه ریزی ضروری است، اما اگر مانع پیشرفت واقعی شود، می تواند قضیه را معکوس کند. برای مثال زمانیکه می خواهیم یک سفر برویم، آنقدر درگیر جزئیات شب و روز سفر، محل اقامت، مسیر رفت و برگشت و ... می شویم که فراموش می کنیم درباره اینکه چطور زمان خود را در طول سفر بگذرانیم فکر کنیم. در واقع برنامه ریزی یک تیغ دو لبه هست که باید بتونیم به نقطه تعادل در اون برسیم. یا مثلا می خوایم یک ویدیو برای کانال یوتیوب خودمون ضبط کنیم اما اینقدر درگیر این میشیم که دوربین چطور باشه، صدا چطور ضبط بشه، با چه نرم افزاری تدوین رو انجام بدیم، کاور ویدیو چطور باشه، چطور انتشار بدیم، کپشن چی بنویسیم و ... که به خودمون میایم می بینیم زمانی که داشتیم برای ضبط رو از دست دادیم و باید منتظر بمونیم تا هفته بعد که دوباره زمانش پیدا بشه و اقدام به ضبط کنیم. درصورتیکه درست تر این هست که یک بیس لاین در بیاریم برای کارمون و در طی مسیر اون رو بهتر و بهتر کنیم.
گم شدن در حفره ای از تحقیقات بدون استفاده از دانش به دست آمده در کار مورد نظر. تحقیقات اگر ما را از برداشتن گام‌های مشخص به جلو باز دارد، به راحتی منجر به تعلل می شود. فرض کنیم می خوایم یک استارتاپ بزنیم در حوزه سلامت. شروع می کنیم درباره موضوعات خیلی عمومی اون حوزه ریسرچ کردن. می بینیم که چقدر وسیعه و چقدر چیز هست که نمی دونیم. میریم و عمیق تر میشیم. بعدش میبینیم که چقدر رقیب هم وجود داره و چقدر هم سخت و شدید دارن کار می کنن. حالا میریم سراغ اینکه چه فعالیت هایی دارن می کنن و درگیر این میشیم که دقیق دقیق فعالیت های اون ها رو زیر نظر داشته باشیم و گزارش اماده کنیم. بعدش می بینیم که ای بابا درباره فلان موضوع هم باید یاد بگیریم چون یکی از رقبا توی لندینگ پیج هاش دربارش نوشته پس داره کار میکنه و ما هم باید بدونیم که عقب نمونیم. این جوری درگیر یک چاه عمیق میشیم که مدام داریم عمیق ترش می کنیم. برای اینکه توی این چاه گیر نکنیم باید یک چارچوب برای تحقیق خودمون ایجاد کنیم و بر اساس اون چارچوب حرکت کنیم. در نهایت ممکنه با درصدی کمتر و بیشتر تحقیق رو به پایان برسونیم.
تلاش برای کمال تا سرحد فلج شدن. تمرکز بیش از حد بر روی دستیابی به نتایج بی عیب و نقص می تواند مانع بهره وری شود، زیرا حقیقتا پیشرفت مهم تر از دنبال کردن کمال دست نیافتنی است. چه بخوایم چه نخوایم همیشه یک ذره بهتر از حالت فعلی امکان پذیره. این رو باید بپذیریم که هیچ چیزی بهترین مطلق نیست و همیشه جا برای بهبود هست. اگر قبول داشته باشیم که همیشه زمان برای بهتر کردن و بهبود بخشیدن وجود داره دیگه در دام اینکه اولین چیزی که بیرون میدیم باید بهترین باشه نمیفتیم. باید دنبال این باشیم که با گذر زمان و با در معرض گذاشتن خودمون در فضایی که داریم ترسیم می کنیم بهبود رو اعمال کنیم. احتمالا نسخه اولیه ما نسخه خیلی خوبی نیست ولی نسخه های بعدی باید بهتر و بهتر بشن.
صرف زمان زیاد برای سازماندهی فایل ها، تنظیم مجدد برنامه ها، یا مرتب کردن فضای کاری به بهانه آماده شدن برای کار اصلی. در حالی که سازماندهی ارزشمند است، نباید جایگزینی برای اقدام شود. درسته بعد از هر قدم کوچیکی که برمی داریم احتمالا یکسری چیزها به هم میریزه یا بی نظمی بوجود میاد که نیاز به نظم دهی و سازماندهی مجدد داره. اما باید حواسمون باشه که زمانی که صرف سازماندهی می کنیم از خود انجام کار بیشتر نشه. فرض کنید شما روی تمیزی ماشین خودتون حساس هستید و دارین میرین سفر. این که بعد از هر شهری که رد می کنید بزنید کنار و ماشین رو تمیز کنید احتمالا خیلی خسته کننده میشه و انرژی از شما می گیره. در صورتیکه می تونیم بگیم خب به مقصد که رسیدم ماشین رو تمیز می کنم یا انتهای هر روز که مسافتی رو طی کردم. اینجوری هم ماشینتون رو در وضعیت خوبی نگهداری می کنید، هم دغدغه ذهنیتون رو برطرف می کنید هم همش درگیر تمیز کردن نمی شید و از سفر لذت می برید.
برگزاری جلسات متعدد برای بحث در مورد طرح ها، ایده ها و استراتژی ها بدون اجرای هیچ گونه اقدام ملموسی پس از آن. جلسات می توانند سازنده باشند، اما اگر به نتایج ملموس منتهی نشوند، می توانند به بحث های غیرمولد نیز تبدیل شوند. واقعا نیازی نیست که برای همه موارد پیش امده جلسه برگزار کرد. گاهی می شه صرفا با اطلاع رسانی و خواستن نظر موضوع رو به جلو هدایت کرد. گاهی هم بهتره صبر کنیم تا چندتا مورد جمع بشه و درباره اون جلسه برگزار کنیم. گاهی هم نیاز نیست همه ذینفعان درگیر جلسه باشن. می شه با تعداد کمتر هم برگزار کرد و کار رو به پیش برد. تازه چه بد میشه اگر جلسات عنوان و باکس زمانی هم نداشته باشن و صورتجلسه مشخص نشه از اون جلسه. صورتجلسه ای که شامل کارهای هر شخص، تصمیمات گرفته شده و زمانبندی اجرا باشه. در غیراینصورت بهتون تبریک می گم چون پتانسیل خیلی خوبی برای از دست دادن زمان دارید.
چک کردن مداوم ایمیل ها و پاسخ دادن به آنها به عنوان نوعی مشغله کاری، به جای تمرکز بر کارهایی که مستقیماً به کار اصلی کمک می کند! مدیریت ایمیل ضروری است، اما نباید وظایف اولویت را تحت الشعاع قرار دهد. همونطور که هرکسی می تونه گوشی رو برداره و با شما تماس بگیره، همونطوری که هر سایتی می تونه بدون اطلاع شما بهتون پیامک تبلیغاتی بفرسته، هر شخصی یا سایتی هم می تونه براتون ایمیل بفرسته. در واقع شما در طول روز بصورت مداوم در زمان های مختلف ایمیل های مختلفی چه مرتبط چه غیرمرتبط با کارتون دریافت می کنید. بهتره که برنامه داشته باشید برای پاسخ دادن به ایمیل های خودتون.
درگیر شدن در کارهای کم اولویت یا مشغله کاری برای جلوگیری از پرداختن به جنبه های چالش برانگیزتر یا حیاتی کار اصلی. در حالی که این وظایف ممکن است سازنده به نظر برسند، اما اغلب بهانه ای برای به تاخیر انداختن کارهای مهم هستند. فرض کنید می خواید یه مطلب بنویسید، قبل از اینکه شروع به نوشتن کنید درگیر این میشید که تصویر این نوشته چی باشه و از چه کاوری برای اون استفاده کنید. از اونجاییکه دنیای طراحی یه اقیانوسه برای خودش یهو به خودتون میاین می بینید که زمانی که می تونستید صرف نوشتن کنید صرف طراحی کاور نوشته ای که هنوز وجود نداره شده. ابتدا شاید بنظر یه کار کوچیک به حساب بیاد پس می رید سراغش ولی در واقع و در عمل اینطوری نمیشه و کلی وقت از دست می دید.
جستجوی تایید یا تایید از دیگران قبل از اقدام خودمان. در حالی که بازخورد می تواند ارزشمند باشد، جستجوی مداوم اعتبار خارجی می تواند منجر به عدم تصمیم گیری و عدم اقدام شود. همه ما در بازه های زمانی مختلف دنبال تغییر سبک زندگی خودمون بودیم و هستیم. می خوایم ورزش کردن رو شروع کنیم و به دوست و خانواده خودمون می گیم که میخوایم چنین کاری بکنیم. همه شروع می کنن به تایید کردن و تشویق کردن. این تایید و تشویق حس خوبی به ما می ده و مغزمون رو گول می زنه که احساس رضایت بهش دست بده. یهو به خودمون میایم می بینیم که هنوز شروع به ورزش نکردیم هم. یا فرض کنید میخواین یه ایده ای برای استارتاپ خودتون شروع کنید. با صحبت کردن درباره اون نظر افراد مختلف رو می شنوید و همه میگن افرین و اینا. در اخر هنوز شما هستید و ایده ای که شروع نشده.
صرف زمان زیادی برای تهیه مطالب، ارائه ها یا منابع بدون استفاده از آنها برای پیشبرد کار اصلی. آمادگی بسیار مهم است، اما باید با عمل متعادل شود. شما هر چقدر هم درباره رانندگی کردن با موتور بخونید و مراحل و بخش های موتور رو به خوبی یاد بگیرید، تا وقتیکه سوار موتور نشید و وزن موتور رو احساس نکنید نمی تونید رانندگی کنید. پس امادگی هم تا یک حدی لازم و مورد نیاز هست. همینطور برای کارهای شخصی و کاری. تاوقتیکه وارد کار نشید هرچقدر بیشتر از یک حد مشخص برای اون وقت بزارید به نتیجه ای نمی رسید.
به ذهن خود اجازه می دهیم به جای برداشتن گام های مشخص در جهت دستیابی به اهداف خود، در فانتزی های پیچیده یا سناریوهای ایده آل پرسه بزند. در حالی که تجسم می تواند ابزار قدرتمندی باشد، نباید واقعیت را جایگزین تعامل فعال کند. رویاپردازی کنیم اما به اندازه و یک قدم جلوتر رو ببینیم. نه اینکه بخوایم برای ده قدم بعدی خیال پزداری کنیم. فایده ای نداره!
۱- مسئله مورد نظر خودمون رو شفاف کنیم.
۲- قدم هایی که باید به نظرمون برداریم رو مشخص کنیم.
۳- برای هر قدم یکسری چارچوب و زمانبندی تعیین کنیم.
۴- انجامش بدیم.
۵- با گذر زمان مشکلات رو متوجه بشیم و بهبود بدیم.
۶- همین مراحل رو تکرار کنیم.
در نتیجه، در حالی که این فعالیت های هرچند کوچک ممکن است در ظاهر سازنده به نظر برسند، اما در نهایت به انجام کار اصلی کمکی نمی کنند. شناخت و اجتناب از این دام ها برای حفظ تمرکز، افزایش بهره وری و دستیابی به پیشرفت معنادار بسیار مهم است. بیایید به جای گرفتار شدن در بی عملی، گام های ملموس را در جهت اهداف خود برداریم و نیت های خود را به واقعیت تبدیل کنیم.
در آخر اگر مورد دیگه ای به ذهن شما می رسه حتما در کامنت ها بنویسید که به این لیست اضافه کنم.
