مدیریت زمان- نحوه استفاده و سازماندهی زمان‌مان- چیزی است که بسیاری از ما با آن دست و پنجه نرم می‌کنیم. مدیریت زمان موثر به ما این امکان را می دهد که از روز خود بهترین استفاده را ببریم، وظایف را سریعتر انجام دهیم و کارهای دارای بیشترین تأثیر را اولویت‌بندی کنیم.
افراد مختلف به استراتژی‌های مدیریت زمان متفاوتی نیاز دارند. اگر دانشجوی کارشناسی ارشد هستید، ممکن است تصمیم بگیرید که زمان خود را به روشی متفاوت از کسی که یک مادر شاغل است مدیریت کنید. اگر فردی بصری هستید، ممکن است یک تقویم رنگی را به یک لیست نوشته ترجیح دهید.
کشف فرآیندی که برای شما کار می کند، هر چه که باشد، کلید ایجاد کارآمدترین مدیریت زمان براي زندگی شما است. در اين مقاله، 6 تکنیک محبوب مدیریت زمان بررسی شده و نحوه اجرای آنها و هچنين انواع افرادی که بیشتر از آنها سود می‌برند، مشخص شده است.
1- تجزیه و تحلیل پارتو[1] (قانون 80/20)
قانون 80/20 تکنیکی است که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو ایجاد شده است. این ایده بيان مي‌دارد که 20% از اقدامات باعث بوجود آمدن 80% نتایج هستند. تجزیه و تحلیل پارتو به شما کمک کند تا کارهایی را که در حل مشکلات موثرترین هستند اولویت بندی کنید.
[1] Pareto Analysis
روش انجام تكنيك:
1- برخی از مشکلاتی که با آن روبرو هستید را فهرست کنید. به عنوان مثال، شاید نمرات شما در حال سقوط است.
2- علت‌هاي اصلی هر مشکل را شناسایی کنید. شاید به دلیل اینکه زمان زیادی را در رسانه های اجتماعی می گذرانید، نمرات شما کاهش می یابد.
3- به هر مشکل یک امتیاز اختصاص دهید. به مسائل مهم اعداد بالاتر اختصاص دهید.
4- مشکلات را با هم بر اساس علت گروه بندی کنید. تمام مشکلات ناشی از صرف وقت زیاد در رسانه های اجتماعی را با هم گروه بندی کنید.
5- امتیاز هر گروه را جمع کنید. گروهی که بالاترین امتیاز را دارد، موضوعی است که ابتدا باید روی آن کار کنید. به عبارت دیگر علتی که دلیل مشکلات با مجموع امتیاز بالاتر می‌باشد، باید بررسی و حذف یا اصلاح گردد.
6- اقدام کنید.
مثال:
نتیجه: به ترتیب باید علتهای II، III و I را اصلاح یا حذف کرد.
افرادی که از تجزیه و تحلیل پارتو سود مي‌برند:
- حل کننده‌های مسائل
- متفکران تحلیلی
2- تکنیک پومودورو[1]
تکنیک پومودورو توسط کارآفرین و نویسنده فرانچسکو سیریلو ایجاد شده است. این تکنیک از یک تایمر برای تقسیم کار شما به فواصل زمانی استفاده می‌کند. هر بازه به عنوان يك پومودورو شناخته می‌شود که نام آن از تایمر گوجه‌ای شکلی که سیریلو ایجاد کرد، گرفته شده است.
[1] Pomodoro Technique
روش انجام تكنيك:
1- کاری را که باید انجام دهید انتخاب کنید.
2- یک تایمر تنظیم کنید (به عنوان مثال، برای 25 دقیقه).
3- روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید.
4- وقتی تایمر زنگ می زند، روی یک تکه کاغذ علامت بزنید.
5- یک استراحت کوتاه (حدود سه تا پنج دقیقه) داشته باشيد. به پیاده روی بروید، یک فنجان قهوه بنوشید، فعاليتي غیر مرتبط با کار اصلي‌تان انجام دهید تا مغزتان استراحت كند.
6- مراحل دو تا پنج را تکرار کنید. هنگامی که این فرآیند را چهار بار کامل کردید، می‌توانید شروع به استراحت‌های طولانی‌تری (20 تا 30 دقیقه) کنید.
افرادی که از تکنیک پومودورو سود می برند:
- متفکران خلاق
- کسانی که احساس می کنند از کار يا مدرسه خسته شده اند.
تکنیک پومودورو فقط مدیریت زمان را به شما آموزش نمی‌دهد. بلكه به شما در تعیین اهداف و چگونگی دستیابی به آنها كمك كرده و باعث مي‌شود بيشتر به برنامه روزانه و هفتگی خود پایبند باشید.
3- ماتریس آیزنهاور[1]
قبل از اینکه دوایت آیزنهاور در سال 1953 رئیس جمهور شود، در طول جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده نیروهای متفقین در ارتش ایالات متحده خدمت می‌کرد. روبه‌رو شدن روزانه او با تصمیمات دشوار منجر به اختراع روشي براي اولويت‌بندي كارها شد که امروزه ماتریس آیزنهاور یا ماتریس فوری- مهم نامیده می‌شود.
[1] Eisenhower Matrix
روش انجام تكنيك:
همانطور که در نمودار فوق نشان داده شده است، وظایف خود را در چهار بخش جداگانه سازماندهی کنید، آنها را بر اساس مهم در مقابل غیر مهم و فوری در مقابل غیر فوری مرتب کنید. کارهای فوری آنهایی هستند که احساس می‌کنید باید فوراً انجام دهید. وظایف مهم آنهایی هستند که به اهداف یا ارزش‌های بلندمدت شما کمک می کنند. در حالت ایده‌آل، شما باید فقط روی وظایف دو بخش بالايي کار كرده و وظایف دیگر را تفويض یا حذف کنید.
افرادی که از ماتريس آيزنهاور سود می برند:
- افرادی که در پست های رهبری هستند
- متفکران انتقادی
4- قانون پارکینسون[1]
مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون با عبارت " هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد" مشهور شد.
[1] Parkinson’s Law
روش انجام تكنيك:
قانون پاركينسون به خودی خود یک تکنیک مدیریت زمان نیست و وقتي بصورت كامل درك شود، می‌تواند به عنوان یکی از سودمندترین روش‌های مدیریت زمان استفاده گردد. به عبارت ديگر بايد در زمان‌های کوتاه‌تر، کارآمدتر کار کنید. در اینجا چند نکته از اين قانون آورده شده‌است:
1- سعی کنید بدون شارژر کامپیوتر کار کنید. این شما را مجبور می کند تا قبل از اینکه کامپیوتر شما خاموش شود، یک پروژه را به پایان برسانید.
2- زودتر انجامش دهيد و به جای اینکه یک مقاله را تا نیمه شب تمام کنید، سعی کنید آن را تا ظهر به اتمام برسانيد.
3- یک ضرب الاجل تعیین کنید. به خودتان زمان معینی برای انجام کاری بدهید و سپس آن را به نصف برسانید.
4- زمان را برای انجام وظایف محدود کنید. به عنوان مثال فقط 20 دقیقه صبح به خود فرصت دهید تا پيام‌هايتان را در شبكه‌هاي مجازي بررسي كنيد.
افرادی که از قانون پاركينسون سود می برند:
- تعلل کنندگان
- افرادی که تحت فشار به خوبی کار می کنند.
5- روش مسدود کردن زمان[1]
ایلان ماسک يك مخترع بزرگ است كه به توليد محصولات با تكنولوژي بالا شهرت دارد. او زمان خود را به قدری مؤثر مدیریت می کند که می تواند بیش از 80 ساعت در هفته کار کند و همچنان برای خود وقت بگذارد. راز او چیست؟ "مسدود کردن زمان"
روش انجام تكنيك:
از لحظه‌ای که بیدار می‌شوید، هر بلوک زمانی را در روز به یک کار اختصاص دهید. این وظایف می تواند هر چیزی، از خوردن صبحانه تا مطالعه برای امتحان، باشد. در زیر مراحلی وجود دارد که ایلان ماسک از آن برای مسدودكردن زمان خود استفاده می کند:
1- یک تکه کاغذ را به دو ستون تقسیم کنید. در سمت چپ، هر ساعت از روز را یادداشت کنید و بلوک‌های زمانی مانند تکه های نیم ساعته یا ساعتی ایجاد کنید.
2- زمان لازم برای تکمیل هر یک از وظایف خود را تخمین بزنید و آنها را در بلوک های زمانی خود قرار دهید.
3- بین بلوک‌هاي زمانی، يكسري زمان خالي در نظر بگيريد تا امکان تنظیمات و تغييرات در طول روز فراهم شود.
[1] Time Blocking Method
افرادی که از روش مسدود كردن زمان سود می برند:
- دانش آموزان یا والدین شاغل
- متفکران تحلیلی
6- روش تمام کردن کارها[1]
این فرآیند که توسط دیوید آلن ایجاد شده است، به شما کمک می‌کند تا کارها را با ثبت وظایف بر روی کاغذ و سپس تجزیه آنها به موارد کاری عملی، انجام دهید.
روش انجام تكنيك:
1- اقداماتی را که توجه شما را به خود جلب می کند، در نظر بگيريد. این اقدامات، وظایفی هستند که می توانند به هر چیزی از محل کار تا مدرسه و زندگی شخصی شما مربوط باشند.
2- دقيقا مشخص كنيد كه اين اقدامات چه مفهومي دارند. آیا اقداماتي که توجه شما را جلب می کند قابل اجرا هستند یا خیر. اگر موردی قابل اجرا نیست، فعلاً آن را نادیده بگیرید و اگر قابل اجرا است، آن را انجام دهید، تفویض کنید یا به كلي کنار بگذارید.
3- اقدامات خود را سازماندهی کنید. فهرست خود را بر اساس اقدام لازم و زمان انجام آن، اولویت بندی کنید.
4- بصورت مرتب از ليست خود بازخورد بگيريد. فهرست اقدامات را مرور كرده و اولویت بعدی خود را تعیین کنید. وظایفی را که انجام داده اید کنار بزنید و لیست خود را به روز کنید.
5- اقداماتی را انجام دهید که دقيقا همین الان مي‌توانيد به سرانجام برسانيد.
[1] Getting Things Done (GTD)
افرادی که از روش تمام كردن كارها سود می برند:
- افرادی که برای تمرکز روی یک چیز در یک زمان تلاش می کنند.
- افرادی که در زندگی روزمره خود احساس خستگی می کنند.
