تفویض اختیار را میتوانیم به عنوان واگذاری مسئولیت به شخص دیگر به منظور انجام فعالیت های مرتبط شغلی بدانیم.در حقیقت با تفویض اختیار مجوز تصمیم گیری در سطح سازمانی را به دیگران واگذار میکنیم. این امر هم مزیت هایی برای مدیران , هم تفویض گیرنده و هم سازمان در پی داره. خصوصا در زمینه مدیریت زمان ,افزایش اعتماد و رضایت شغلی , بالا بردن کیفیت انجام امور و تمرکززدایی .
درباره علت تفویض اختیار یک شعار مهم وجود داره و اون اینه که :
شما بتنهایی هر کاری رو میتونید انجام بدید , اما نمیتونید همه کارها رو انجام بدید.
تفویض اختیار یکی از مهم ترین مهارت هایی است که مدیران باید یادبگیرند و آنرا اجرایی کنند. پروفسور Jeffrey Pfeffer ، مدرس دانشکده استنفورد میگه: "مهمترین وظیفه شما به عنوان یک رهبر، آموزش دادن به کارکنان است که چگونه فکر کنند و سوالات درست بپرسند تا اگر شما یک روز به مرخصی رفتید , دنیا را به جهنم نفرستند !" و آیا واقعا قرار نیست ما یکی دو روز به مرخصی بریم؟
تفویض اختیار موثر با تفویص اختیار متفاوته. تفویض اختیار موثر به این معنیه که شما می دانید که وظیفه یا پروژه ای که شما تفويض می کنید با حداقل نتایجی که شما انتظار دارید انجام می شود.
در بیشتر مطالعاتم گام های اساسی برای تفویض اختیار موثر همواره بین 4 تا 10 بودند که بطور خلاصه در 5 دسته آنها را خلاصه کردم :
مرحله اول، به اقناع منطقی برسید که کاری را که واگذار میکنید قابل واگذاری هست. میزان واگذاری بسیار مهم است.حتی از نظر حقوقی باید دقت کنید چه کسانی اجازه امضا و تصمیم گیری تا چه مرحله ای را دارند. قطعا وظایفی را که شخصا مسئولیت انجام آنها را دارید را واگذار نمیکنید!
مرحله دوم ، ارزیابی توانایی و تمایل تیم برای انجام این کاره. البته بکارگیری راهها و فرمولهای منابع انسانی هم لزوما تضمين كننده انتخاب صحيح نیست . بررسی کنید که دلایل شما برای اعطای این کارها به این شخص یا تیم چیست؟
مرحله سوم ، به آنها بگویید که نتایج نهایی موفق از نظر شما چطوره. جدول زمانی انجام کارها، کیفیت انجام ، استاندارد ها و غیره چیست؟ کسانی که کارها به آنها واگذار میشود باید کاملا به شیوه انجام امور مد نظر مدیریت تفهیم شوند. اگر آموزش و بستری نیاز است برآورد کنید و قبل از تفویض اجرا نمایید.
مرحله چهارم، ایجاد گلوگله های نظارتی و ارزیابی عملکرد برای کنترل پیشرفت و جلوگیری از هر گونه رفتار شتابزده و دور از انتظار.در این مرحله تاکید بسیاری بر ایجاد روند اصلاحی میباشد.سعی کنید با رویکرد کمک به تفویض گیرنده نسبت به تصحیح اشتباهات وی اقدام کنید.اطمینان حاصل کنید که آنها می دانند که اگر با مشکلاتی مواجه شوند، شما در کنارشان هستید و دستشان را میگیرین.باید دقت کنید اول و آخر شما مسئول اجرای درست امور و حرکت مجموعه به سوی پیشرفت هستید و تفویض اختیار نافی مسئولیت های رهبری شما (حتی حقوقی) نیست. شما درتفویض اختیار به دنبال مجازات نیستید!
مرحله پنجم، هنگامی که تیم کارهای تفویض شده را بدرستی انجام داد ، موفقیت آنها را جشن بگیرید.اصولا در تمام شرایط باید حواستان به پاداش تیم باشه.اگر هم نقصی در کارشان بود قرارمان این شد که با رویکرد" اصلاحی" در زمان مناسب نسبت به کمک به آنها اقدام و راه کار های لازم و دستور العمل های اصلاحی را ارائه کنید. در غیر اینصورت هر نقصی نشان از روش غیر صحیح خود شماست!
هر چقدر تیم یا فرد دارای اعتماد بنفس بیشتری در انجام وظایف باشد ، کمتر نیاز به تنظیم مولفه های ساختاری برای انجام کارهای واگذار شده خواهد بود. تجربه من نشان میدهد که اگر برای انجام مستقل کارها توسط تیم تون فکر نکرده باشید , تفویض اختیار پیچیدن یک نسخه فاجعه آمیز خواهد بود.همون طور که دکتر Pfeffer در ابتدای صحبت فرمودند.
در پایان مشاهده این پرزنتیشن رو پیشنهاد میکنم.
امیر حسین اکبری - http://amirhosseinakbari.blogfa.com
