پیچیدگی زندگی مدرن امروزی لزوم همگام شدن با تغییرات و پاسخ به نیازهای جدید را به همراه آورده است و نیازمند کسب و بهبود مهارتهای جدید است. مهارتهایی که نمیتوان کاملاً از طریق روشهای معمول شامل کلاسهای درس، کتابهای آموزشی و... حاصل شود و نیازمند اتخاذ رویکردهای جدید آموزشی در حوزههای مهارتهای انسانی، بین فردی و... است. این مهم در سازمانهای تجاری نیز حائز اهمیت است و در حال حاضر کسبوکارها به مهارتهایی فراتر از مهارتهای سخت کارمندان که شامل دانش فنی، تجربه کاری و... میشوند، نیازمند هستند و مواجهه سازمانهای تجاری با محیط پیچیده خارج از سازمان باعث شده تا این سازمانها نیازمند افرادی باشند که مهارتهای نرمی شامل ارتباطات، انعطافپذیری، مذاکره، کار تیمی، فن بیان، رهبری، انگیزه، شکیبایی، توانایی حل مسئله، مدیریت زمان و اخلاق کاری داشته باشند. اینکه سازمانهای تجاری چگونه میتوانند بر روی مهارتهای نرم کارمندان سرمایهگذاری کنند و از این طریق بهبود حاصل شود و همچنین این مهارتهای نرم چه تأثیر در موفقیت سازمانهای تجاری میگذارد، بهانهای شد تا در این مطلب به بررسی لزوم مهارتهای نرم و چگونگی جاری سازی برخی از آنها در داخل سازمان بپردازیم.
بر اساس تازهترین مطالعات لینکدین در سال 2019، پنج مهارت در بین کارمندان سازمانهای تجاری حائز اهمیت است و اگر سازمانهای تجاری بتوانند بر روی بهبود این پنج مهارت کارمندان سرمایهگذاری کنند، با نتایج درخشانی مواجه خواهند شد. البته در خصوص مهارتهای نرم، بسیاری دیگر از مهارتها که بخشی از آن پیشتر به آن اشاره شد نیاز به بهبود دارد که از حوصله این مطلب خارج است.
امروزه سبک زندگی افراد خصوصاً در کلانشهرها دست خوش تغییرات جدی قرار گرفته است. در حال حاضر بیشتر افراد با کمبود زمان در زندگی شخصی و کاری خود مواجه شدهاند و این موضوع باعث شده تا افراد برای انجام کارها اولویتبندی کنند و تنها برای اقداماتی که برای آنها اولویت زمانی و مخصوصاً ذهنی بیشتری دارد، زمان صرف کنند. مطالعات گالوپ نیز در این زمینه نشان میدهد که 41 درصد از افراد زمان کافی برای انجام هر کاری را ندارند و نزدیک به 80 درصد این افراد در طول روز به این دلیل دچار استرس میشوند. از طرفی در زندگی کاری نیز مدیران سازمانهای تجاری به دنبال افرادی هستند که مهارت مدیریت زمان را دارند. چون باور عمومی در این زمینه این است که افرادی که مهارت مدیریت زمان را داشته باشند، با بهرهوری بیشتری همراه خواهند بود. در خصوص مدیریت زمان در ظاهر، شاید با تکیه بر برنامهریزیهای روزانه، هفتگی و... بتوان به این مهم دست یافت اما تجربههای فردی نشان میدهد که ملزم بودن این برنامهها در بسیاری از مواقع با استمرار مواجه میشود. به همین دلیل در این خصوص تکنیک ها و ابزارهای مختلفی وجود دارد که قطعاً نمیتوان به تمامی آنها اشاره کرد اما بهزعم نگارنده، یکی از تکنیکهای کاربردی و ساده در خصوص مدیریت زمان، تکنیک پومودور است. در این تکنیک وظایف مهم کاری که نیاز به تمرکز بالا دارد، در بازه زمانی 25 دقیقهای با تمرکز بالا به آن پرداخته خواهد شد و بین هر 25 دقیقه، پنج دقیقه افراد میتوانند استراحت کنند. همچنین بعد از چهار پومودور یا چهار بازه زمانی 25 دقیقهای، 15 الی 30 دقیقه افراد استراحت میتوانند کنند. در این میان یکی دیگر از اقدامات بسیار مهم در خصوص مدیریت زمان در سازمانهای تجاری، تفویض اختیار است. در این خصوص نیز متخصصان مرتبط با این حوزه بر این باورند هستند که افراد باید توانایی اولویتبندی فعالیتهای روزانه سازمان را داشته باشند و درصورتیکه اقدامی امکان تفویض اختیار آن وجود داشته باشد، حتی با بازدهی کمتر، این اقدام انجام شود.
بر اساس مطالعات Forbes، ماندن سازمانهای تجاری در دنیای تجارت امروز نیازمند سازگاری سازمان با تغییرات محیطی است و سازمانی میتواند سازگار باشد که مدیران و کارمندانی با این مهارت داشته باشد. بر اساس همین مطالعات، 50 سال پیش امید به حیات سازمانهای تجاری حدود 75 سال بود اما در حال حاضر این عدد به 15 سال رسیده است. همچنین بر اساس مطالعات Fortune، از کسبوکارهای تجاری که در سال 1955 وجود داشتند، تنها 12 درصد آنها در سال 2014 به فعالیتهای خود ادامه میدادند. این مطالعات به این معنا که 88 درصد از این سازمانهای تجاری ورشکسته، ادغام یا به طور کامل سقوط کردهاند. این مطالعات نشان میدهد که در حال حاضر سازمانهای تجاری نیازمندان افرادی هستند که انعطاف پذیر باشند و همگام با فرصتها و تهدیدات جدید، فعالیتهای خود را انجام دهند. مجله کسبوکار هاروارد نیز در این زمینه بیان میکند که سازمانهای تجاری امروزی باید در یادگیری نحوه انجام کارهای جدید سرمایهگذاری کنند و این مهم بدون سازگاری محقق نخواهد شد. در خصوص سازگاری تیپهای شخصیتی بسیار حائز اهمیت است و در صورتی که سازمان تجاری قصد سرمایهگذاری در این موضوع را دارد، میتواند از آزمونهای مرتبط در این حوزه استفاده کند. به عنوان نمونه یکی از این آزمونها، تست دیسک است که میتواند رفتار کارمندان را مورد ارزیابی قرار دهد و از این طریق میزان انعطافپذیری و سازگاری افراد قابل ارزیابی است.
مطالعات انجام شده در این حوزه نشان میدهد که حدود 75 درصد از سازمانهای تجاری کار تیمی و همکاری را بسیار مهم تلقی میکنند اما در همین سازمانها تنها 18 درصد از کارمندان مهارت همکاری را دارند. به بیان دیگر امروزه بیش از هر زمان دیگری سازمانهای تجاری نیازمند کارمندانی هستند که مهارت همکاری را داشته باشند و به خوبی بتوانند با سازش با دیگران و به خصوص در گروههای کاری، فعالیتهای سازمان را ادامه دهند. افرادی که میتوانند اختلافات شخصی برای انجام یک کار در سازمانهای تجاری کنار بگذارند، افرادی هستند که مهارت همکاری با دیگران را دارند و در چنین سازمانهای تجاری روابط کاری قوی ایجاد میشود. چون بر اساس مطالعات دیگر انجام شده در این حوزه، 97 درصد از کارمندان و مدیران معتقد هستند عدم همکاری در گروههای کاری بر نتیجه پروژهها تأثیر میگذارد. در خصوص میزان همکاری افراد در داخل سازمان نیز، نیاز به تحلیل و ارزیابی وجود دارد.
صرف نظر از نقش افراد در سازمان، هنر اقناع دیگران یکی از مهارتهای بسیار مهم در سازمانهای تجاری به شمار میرود که این مهارت نرم نیز به صورت اکتسابی است. در حقیقت در اقناع سازی افراد، هنر مجبور کردن دیگران به انجام کارهایی است که به نفع خودشان و شما است و اولین گام در این راستا، شناسایی افرادی است که در مدت زمان معین از نظر شما اقناع خواهند شد. چون لزوماً اقناع هر فردی در کوتاه مدت امکان پذیر نیست و برای برخی از موضوعات و افراد نیاز صرف به مدت زمان قابل توجه جهت اقناع سازی وجود دارد. از طرفی از دیدگاه برخی افراد، هنر اقناع دیگران در تیم های بازاریابی و فروش بیشتر کاربرد دارد. اگرچه در این گروههای کاری، افرادی که مشغول به کار هستند باید مهارت اقناع دیگران را داشته باشند تا از این طریق بتوانند عملکرد مثبتی در سازمان داشته باشند اما در دیگر گروههای کاری داخل سازمان نیز این مهارت بسیار حائز اهمیت است و در تعاملهای کاری بسیار میتواند مثمر ثمر واقع شود. در خصوص نحوه جاری سازی این مهارت در داخل سازمان نیز، برگزاری کارگاههای اصول و فنون مذاکره و اقناع سازی افراد بسیار میتواند تأثیرگذار باشد. چون معمولاً در این مهارت میتوان از تکنیکهای مختلف مذاکره استفاده کرد.
خلاقیت و نوآوری از مهارتهای بسیار مهم در سازمانهای تجاری به شمار میرود که مسیر موفقیت یا عدم موفقیت سازمانهای تجاری را دست خوش تغییرات جدی قرار میدهد. در ظاهر، خلاقیت و نوآوری در محصولات جدید ایجاد میشود اما در واقعیت این موضوع در لایهلایه های سازمان میتواند اثر بخش باشد. به عنوان نمونه با خلاقیت در فرایندهای داخل سازمانی میتوان عملکرد سازمان را افزایش داد و یا استفاده از روشهای خلاقانه در فعالیتهای روابط عمومی و بازاریابی، سازمانهای تجاری را میتواند با موفقیت مناسبی همراه سازد. در این میان اگرچه تمرکز بر خلاقیت در فعالیتهای روزانه هر سازمانی به دلیل فشارهای بیامان مدیران کسبوکار جهت دستیابی به اهداف مالی بسیار سخت است اما با اتخاذ برنامهریزیها و استفاده از تکنیکهای مرتبط با این موضوع میتواند جریان خلاقانهای را در داخل سازمان جاری کرد.
در پایان ذکر این نکته بسیار حائز اهمیت است که رویکردهای نوین در حوزه جذب کارمندان به سمت استفاده از کارمندانی با مهارتهای نرم میرود. نمود بیرونی این موضوع در سازمانهای تجاری را میتوان از نوع آگهی استخدامی این سازمان متوجه شد. به عنوان نمونه در آگهی استخدامی کارمندان در بسیاری از سازمانهای تجاری، مهارتهای نرم در اولویت نسبت به مهارتهای سخت قرار میگیرد که این موضوع نشان میدهد برای این سازمان تجاری، داشتن مهارتهای نرم بسیار حائز اهمیتتر از مهارتهای سخت است.
نگارنده: امیر کاکایی