همه‌مون حس کردیم که اولویت‌بندی خوب و درست چقدر می‌تونه تاثیرگذار باشه؛ هم در زندگی شخصی هم کاری. هر کسی هم وقتی با یه سری کار جورواجور روبرو می‌شه با یه روشی برای خودش اولویت‌بندی می‌کنه.
خب برای اونایی که می‌خوان جلو بزنن و جا نمونن، تمرکز روی کارهای اورژانسی و آتشیه. و استدلال‌شون اینه که این جور کارها همیشه عقب افتادنشون هزینه زیادی ایجاد می‌کنه یا جلو افتادنشون مزایای قابل توجهی داره (به نوعی تحلیل‌هزینه-فایده می‌کنن). این یه جور روش اولویت‌بندیه که غالبا ملغمه‌ای از اورژانسی بودن و مهم بودن کارها در تعیین این که کدومشون اولویت داره دخیله. خب ماتریس‌آیزنهاور هم همینو میگه. به تجربه دیده‌ام که مدیران پرشتاب اغلب این گونه اولویت‌بندی می‌کنند؛ معجونی از ماتریس‌آیزنهاور با چاشنی توجیهاتی از جنس تحلیل‌هزینه-فایده.
یه سوال
شده تابحال تو اولویت‌بندی با مدیرت یا با کسی که داری مدیریتش می‌کنی به مشکل بخوری؟
اگه میگید بله میگم چرا اما اگه میگید نه لطفا بقیه متن رو بخون چون ممکنه برای شما هم پیش بیاد :)
به دلایل مختلف که نمی‌خوام توضیح بدم، طبیعیه که ذهن مدیران شهودی ناخودآگاه آیزنهاوری اولویت‌بندی می‌کنه. اما این روش برای وقتی که درگیر یک محصول یا پروژه بزرگ یا بالغ یا چند محصول مختلفی یا به دنبال بالا بردن رضایت مشتریان هستی جواب نمی‌ده. نه این که غلط باشه ها یه مقدار نارساس. و تعیین میزان اورژانسی بودن و اهمیت و تلفیق اینا وقتی چندین کار مختلف داری یه مقدار رو مخه. به ویژه برای مدیران محصول و مدیران پروژه‌های نوآورانه که اصلا این روش می‌تونه خطرناک باشه.
اگر شما شهردار باشی و یک سال از آیزنهاور استفاده کنی، شهر پر از ایستگاه آتش‌نشانی و اورژانس می‌شه و هر هفته شاهد افزایش میزان آتش‌گرفتگی و مریض اورژانسی هستی؛ چون کارهای مهم، بلند مدت و پیشگیرانه رو فدای هر نوع کار اورژانسی می‌کنی.
روش‌های دیگری هم برای اولویت‌بندی هست. مثل روش مسکو؛ خلاصه Must-have (اولویت ۱) و Should-have (اولویت ۲) و Could-have (اولویت ۳) و Won't-have. که میگه کارها رو به این چهار دسته و به ترتیب تقسیم کن. حالا اینکه چه کارهایی در هر دسته می‌روند هم توضیح داره. جالبه که بین آیزنهاور و مسکو تناسب هست:
اورژانسی و مهم => Must-have
مهم و نه چندان اورژانسی => Should-have
اورژانسی اما نه چندان مهم => Could-have
نه اورژانسی و نه مهم => Won't-have
اما آیزنهاور هیچ وقت به مسکو نرفته! آیزنهاور در عمل با بالاتر قرار دادن C نسبت به S تمرکزش روی اولویت دادن به کارهای اورژانسی، کوتاه‌مدت، کم‌هزینه و با فشار بیرونی (مثل داشتن تاریخ سررسید از طرف ذی‌نفعان) هست در حالی که مسکو به دنبال اولویت دادن به کارهایه که با ارزشی که داریم به مشتری می‌دیم مرتبط‌تره و تاثیر گسترده‌تری داره. دقت شود که هر دو روش راجع به M و W مشابه عمل می‌کنند.
بله این می‌شه که اختلاف می‌شه بین مدیران. تازه اگه سر M و W و جابجا شدن اونا با S و C گافی نداده باشن.
به شخصه در اغلب موارد از مسکو استفاده کرده‌ام البته واژه‌هاش بر مبنای میزان اولویت H و M و L و - بوده.
مشخصه که خود مسکو هم همیشه جواب نیست. بلکه وقتی کار پیچیده‌تر می‌شه و به اندازه کافی داده هم داریم بهتره از روش‌های مثل RICE (برنج :)) استفاده کنیم. رایس میگه بیایم هر کار رو بر مبنای چهار تا فاکتور نمره‌دهی کنیم بعد بذاریم تو فرمول هر کدوم بیشتر شد اولویت بیشتری داره. اون چهار فاکتور عبارتند از:
Reach, Impact, Confidence, and Effort
بله یه جورایی شبیه ICE کردنه ایده‌هاست که از سه تا شاخص زیر استفاده می‌کنه
Impact, Confidence, and Ease
حالا یه الگوریتم میگم برای اینکه منطبق‌ترین روش اولویت‌بندی رو برای کارهاتون بتونن انتخاب کنید:
قدم ۱:
بگو که کدام موضوع برات از بقیه خیلی مهم‌تره؟ (این که یکی رو انتخاب کنی به معنی بی‌اهمیت بودن بقیه نیست)
قدم ۲:
به آقای آیزنهاور سلام کن! روش ساده ایشون رو پیش بگیر. اما اگه عمده کارهات در دسته مهم و نه چندان اورژانسی هستش پیشنهاد می‌کنم روش Cost of Delay رو انتخاب کنی (یعنی با آیزنهاور ترکیبش کنی).
قدم ۳:
قویا روش KANO پیشنهاد می‌شه. بی‌نظیره.
قدم ۴:
اگر داده به اندازه کافی در دسترس هست و می‌تونی Data-driven تصمیم‌گیری کنی روش RICE
اگر دنبال سادگی و سرعت هستی روش MoSCoW
قدم ۵:
اگر محصول یا پروژه‌ت در مرحله بالغیشه برو قدم ۶
اگر محصول یا پروژه‌ت جدید یا کوچکه برو قدم ۷
قدم ۶:
اگر نیاز به سرعت در تصمیم‌گیری داریم ماتریس Value vs. Effort
در غیر این صورت اگر دسترسی به داده داریم روش RICE
و در غیر اون صورت روش MoSCoW
قدم ۷:
برای مواقعی که به دنبال روش‌های عددی هستیم
اما برای مواقعی که دنبال اولویت‌بندی سریع هستیم
جالبه که بین مدیران محصول جهان طبق آماری که گرفته شده بود روش RICE بیشترین محبوبیت رو داشته بعدش MoSCoW و بعدش KANO. من هر چی پایین رفتم اثری از آیزنهاور ندیدم مشخصه که نه مسکو رفته نه پیش آقای کانو و نه برنج خورده. حالا خود دانید :))
راستی یه سوال
خود اولویت‌بندی آیا یک موضوع مهمه فقط یا فوری هم هست؟
