بنابر قانون ثبت سند مالکیت مدرکی جهت اثبات مالکیت فرد است. پس از آنکه ملکی به صورت قانونی در دفتر املاک به ثبت رسید با صدور سند مالکیت ، مالکیت و تصاحب قانونی فرد احراز میشود. اهمیت وجود سند مالکیت طبیعتا بر کسی پوشیده نیست. اما گاهی در اثر شرایطی که حتی می تواند خارج از اراده باشد سند مالکیت گم می شود و یا آسیب می‌بیند. گاه در طی حوادثی مثل زلزله، سیل، دزدی، آتش سوزی و تصادفات رانندگی ممکن است سند مالکیت گم شود و یا تمام و یا قسمتی آن از بین برود. در این شرایط قانون تمهیدات و شرایطی را در نظر گرفته است که بر اساس آن امکان اخذ سند المثنی ملکی برای افراد وجود دارد.
سند یعنی هر نوشته‌ای که در مقام دفاع یا دعوی قابل استناد باشد. چنانچه سند مالکیت ملکی بنا به دلایل مختلفی به سرقت برود و یا گم شود و یا همه یا قسمتی از آن از بین برود، مالک می تواند درخواست سند المثنی ملکی را کند. همچنین اگر سند مالکیت نزد فرد دیگری قرار دارد و بازپس گیری آن از طریق مراجع قضایی امکانپذیر نیست، هم می توان درخواست سند المثنی کرد. در این شرایط مالک باید در اولین قدم دلیل مفقودی و یا از بین رفتن سند ملکی خود را به صورت کتبی اعلام نماید. استشهادیه‌ای را که به امضای حداقل سه نفر که امضای آنها توسط یکی از دفاتر اسناد رسمی گواهی شده باشد، باید به اداره ی ثبت محل تحویل داده شود؛ فرم استشهادیه مطابق با نمونه‌ای که از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تنظیم شده در دو نسخه ی چاپی در اختیار متقاضی قرار می گیرد.
با اعلام درخواست سند المثنی ملکی، اداره‌ی ثبت به صورت دستی و یا الکترونیکی به دفاتر اسناد رسمی اعلام می کند. این موضوع در ظرف مدت زمان یک هفته با هزینه‌ی فرد متقاضی برای یک نوبت در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار و یا یکی از روزنامه‌های آگهی های ثبتی چاپ میشود. بعد از گذراندن این مراحل درخواست به ثبت می رسد. در صورتی که ظرف مدت زمان ده روز از تاریخ انتشار آگهی، اعتراضی صورت نگیرد، سند المثنی ملک صادر میشود.
به صورت خلاصه برای سند المثنی باید مراحل پیش رو طی شود: دریافت دو برگ اشتشهادیه از حسابداری اداره ثبت، تکمیل فرم استشهادیه محلی و گواهی آن توسط دفتر اسناد رسمی، مراجعه به اداره ی ثبت جهت ارائه‌ی استشهادیه و پرداخت هزینه‌ی آگهی آن، انتشار یک نوبت آگهی در روزنامه کثیرالانتشار و یا روزنامه ی آگهی های ثبتی، عدم اعتراض به آگهی برای مدت زمان ده روز پس از انتشار آگهی، صدور سند المثنی ملکی.
نام و نام خانوادگی مالک، خلاصه‌ای از نحوه ی چگونگی از بین رفتن و یا گم شدن سند مالکیت، آدرس ملک و شماره پلاک ثبتی، ذکر معاملاتی که در رابطه با سند ثبتی و اظهار مالک در سند مالکیت نوشته شده است، در آگهی منتشر میشود. اگر فردی در رابطه با این آگهی اعتراضی داشت مبنی بر اینکه در زمینه ی ملک مذکور معامله‌ای انجام داده است و یا سند مالکیت نزد او می باشد، می تواند ظرف مدت زمان ده روز پس از انتشار آگهی به اداره‌ی ثبت مراجعه نماید و با ارائه‌ی مدارک و سند مالکیت اعتراض خود را بیان کند.
در صورت پیدا شدن سند اصلی ملک، سند المثنی آن باطل میشود. با پیدا شدن سند اصلی صاحب سند باید موضوع را به صورت مکتوب به اداره ی ثبت اعلام نماید. اگر با سند المثنی معامله‌ای صورت نپذیرفته باشد باید برای ابطال آن اقدام نماید، اما اگر با سند المثنی معامله‌ای صورت گرفته باشد سند اصلی باطل میشود.
سند از مهم‌ترین ادله برای اثبات مالکیت شناخته می شود که در مقام دفاع و یا دعوی قابل استناد است. در صورت فقدان و یا مخدوش شدن آن باید موضوع را به اداره‌ی مربوطه گزارش داد. از طرفی برای دریافت سند المثنی ملکی قانون مراحل خاصی را در نظر دارد که بر اساس آن باید پیش رفت و تمامی مراحل مستلزم آگاهی از جزئیات قانونی فرایند است. باید در نظر داشت که اعتبار سند المثنی مانند سند اصلی است.
