تیتری که برای این مقاله انتخاب کردم نقل به مضمون توصیه ای است که بیل گیتس به مدیران کرده است. بیلگیتس گفته تا می توانید فرایندها اداری را از حالت سنتی خارج کرده و آنها را اتوماسیون کنید. حالا منظور از اتوماسیون چیست؟ شاید وقتی صحبت از اتوماسیون می شود، شاید فکر کنید در حال صحبت از نرم افزارهایی مانند اتوماسیون همکاران سیستم یا نرم افزارهای مشابه آن هستیم، اما این گونه نیست. منظور تبدیل فرآیند های سنتی که از طریق تاییدات انسانی انجام می شود به فرآیندهای مکانیزه که از طریق کنترل های سیستمی انجام می شود است.
اجازه دهید مثالی بزنیم. در یک سیستم سنتی برای گرفتن مجوز ماموریت لازم است یک برگه پرینت گرفته شود، توسط متقاضی تکمیل شود، شماره بایگانی به آن اختصاص یابد، توسط مافوق امضا و تایید شود، برای مدیر ارسال شود، مدیر تایید کند، به واحد مربوطه بازگردانده شود، اقدامات لازم برای هماهنگی با واحد تدارکات یا موتوری انجام شود، و ...
این مراحل واقعا می تواند چند روز زمان ببرد. اما می توان با اتوماسیون کردن امور زمان را کاهش داد. در یک سازمان که فرآیندهای خود را اتوماسیون کرده تمام مراحل در نرم افزار انجام می شود و تمام تاییدات به صورت سیستمی صورت می پذیرد. صرفه جویی در هزینه، ملزومات و زمان حاصل اتوماسیون فرآیند ها است.
شاید برای شما این سوال پیش بیاید که چگونه اتوماسیون را انجام دهیم؟ پیشنهاد ما راه اندازی یک پورتال است. اما پورتال چیست؟ در ادامه به این موضوع خواهیم پرداخت.
پورتال چیست؟
به طور خلاصه طراحی پورتال فرآیند اینترنتی کردن کارهای دستی است. به عنوان مثال اگر یک سازمان مانند دانشگاه فرآیندهای مربوط به ثبت نام را در بستر وب انجام دهد و پیگیری کند دارای یک پورتال است.هر فرآیندی که در قالب نرم افزار و تحت وب انجام شود می توان از آن به عنوان پورتال یاد کرد. در جواب به سوال پورتال چیست؟ به عبارتی پورتال یک نرم افزار تحت وب است.
در خیلی از موارد پورتال با وب سایت اشتباه گرفته می شود در صورتیکه پورتال مفهومی بسیار گسترده تر و پیچیده تر از وب سایت دارد. به بیانی دیگر پورتال صفحه ای در وب است که امکاناتی را به صورت مجازی فارغ از زمان و مکان به کاربر ارائه می دهد و کاربر می تواند نیاز های خود را به وسیله ی دستگاهی که با آن به شبکه ی وب متصل میشود از خدمات ارایه شده در پورتال استفاده نماید.
در سیستم سنتی اگر مدیر خودش ماموریت باشد یا بنا به دلیلی نتواند یک روز را در محل کار خود حضور یابد تمام کارها و نامه ها در کارتابل خواهد ماند اما سازمانی که پورتال دارد، وابسته به حضور فیزیکی افراد نیست و کارهای به صورت اتوماسیونی انجام می شود.
مراحل راه اندازی پورتال سازمانی
قصد نداریم در مورد مراحل راه اندازی پورتال زیاد صحبت کنیم اما به طور کلی برای طراحی پورتال سازمانی بهتر است طبق یک چارچوب گام به گام جلو رفت. مراحل راه اندازی پورتال سازمانی عبارتند از:
در مقالات بعدی سعی می کنیم آموزشی در خصوص راه اندازی پورتال در سازمان ها ارائه کنیم.
