احتمالا تا به حال بارها و بارها واژه صورت جلسه را شنیده و از نقش مهم آن در جلسات کاری مطالبی را خوانده باشید. اما تصور اشتباهی وجود دارد مبنی بر این که صورت جلسه و نوشتن آن فقط مختص جلسات مهم سازمان های بزرگ و ادارات عریض و طویل است.
در حالی که در واقعیت این گونه نیست. تمام کسب و کارهای کوچک و بزرگ نیاز به برگزاری جلسات دارند و به طبع آن در تمام جلسات سازمانی نوشتن صورتجلسه می‌تواند کمک بسیاری به روند جلسات کند. همچنین صورت جلسه یک متن بلند بالای ادبی و سخت نیست که از آن فرار کنیم و نخواهیم آن را به نگارش در بیاریم. در حقیقت صورت جلسه ابزاری است در دست سازمان‌های هوشمند تا جلسات بهتری را برگزار کنند. در این مطلب قصد داریم به زبان ساده نکاتی را که برای نوشتن یک صورتجلسه صحیح و کارآمد نیاز دارید به شما عزیزان ارائه کنیم:
اهمیت نگارش صورتجلسه اگر از اهمیت برگزاری خود جلسه بالاتر نباشد، پایین تر هم نیست
نوشتن صورت جلسه اداری چگونه است؟
تمامی صورت جلسه ها و جلساتی که در سازمان یا شرکت برگزار می‌شوند، دارای ارزش و اهمیت می‌باشند. از این رو در مبحث چگونگی نامه نوشتن و دستورات گوناگون در محیط‌های سازمانی صورتجلسه از جایگاه ویژه ای برخوردار است. معمولا موضوع و متن صورتجلسه بایستی به گونه ای تنظیم گردد که متن ابهام نداشته باشد و از چارچوب و قواعد خاصی پیروی کند. چون بیشتر افراد حاضر در جلسات از مقام سازمانی بالایی برخوردار هستند، تنظیم صحیح و درست صورتجلسه گامی بزرگ در جهت برگزاری یک جلسه مهم باشد. در حقیقت صورتجلسه اداری در پایان هر جلسه (در رابطه با موضوع جلسات و همچنین موارد بررسی شده، قوانین و دستورات در جلسه) نوشته می‌شود و تمامی اعضاء حاضر در جلسه بایستی آن را امضاء کنند. علاوه بر آن صورت جلسه اداری بیان می‌نماید که این جلسه در چه زمان و مکانی و با چه افرادی برگزار شده است. همچنین بخش مهمی از صورت جلسه به موضوعات و مباحث مطرح شده در جلسه می‌پردازد.
صورت جلسه سندی برای ثبت در حافظه یک سازمان است
چارچوب کلی نوشتن صورت جلسه:
در ابتدا و شروع نوشتن صورت جلسه به این نکته توجه داشته باشید که صورتجلسه اداری از قواعد خاصی پیروی می‌کند و همچنین دارای چارچوب پیشنهادی است تا خواندن و فهم مطالب جلسه توسط اعضاء در آینده و همچنین سایر افراد ممکن باشد. به همین علت در زمان نوشتن صورتجلسات حدالامکان این چارچوب را رعایت کنید.
چارچوب اصلی و کلی نوشتن به شرح زیر است:
عنوان جلسه همراه با شماره و تاریخ در ابتدای صورتجلسه
موضوع جلسه
زمان برگزاری و مکان برگزاری جلسه
مشخصات تمامی اعضای حاضر در جلسه به همراه پست سازمانی افراد
ثبت صحبت‌های مهم و نکات جلسه شامل خلاصه مذاکرات و موارد پیشنهادی
شرح کامل و دقیق موارد تصویب شده به همراه زمان اجرا و بخش مربوطه
مشخص کردن زمان و تاریخ تنظیم صورتجلسه
امضاء تمامی اعضای حاضر در جلسه
توجه داشته باشید بعد از اتمام جلسه از طریق فاکس یا ایمیل حتما صورتجلسه را برای دیگر شرکت کنندگان ارسال نمایید تا تمامی اعضا راهی جهت پیگیری تصمیمات و مسائل موثر در جلسه داشته باشند.
موارد تکمیلی برای درج در صورتجلسه:
این موارد به صورت اجباری نبوده و شما می‌توانید بسته به اهمیت جلسه و مستند سازی، آن ها را در صورتجلسه بنویسید:
هدف جلسه
جمله ی آغاز کننده: این جلسه با شرکت اعضای زیر برگزار می گردد
اطلاعات تکمیلی شامل ساعت اتمام جلسه، اسامی غایبین، شماره صفحه و غیره
تاریخ جلسه بعدی
جلسات را با استفاده از اتوماسیون اداری مدیریت کنید
تمام افراد به عنوان صاحب کسب و کار یا مدیران ارشد و میانی، مایلند که سرعت انجام کارهای روزمره و جاری خود را در شرکت بالا ببرند. همانطور که میدانید برای انجام مکاتبات، نامه ها، رسیدگی به درخواست ها و غیره معمولا به زمان زیادی نیاز است. در این میان اتوماسیون اداری می‌تواند نقش بسیار خاص و مهمی در کاهش زمان و خودکارسازی فرآیند ها داشته باشد.
اتوماسیون اداری سیستمی بسیار متنوع معمولا بر پایه ی کامپیوتر می‌باشد که وظیفه ذخیره، جمع آوری پیام های الکترونیک، توزیع مستندات، نوشتن صورت جلسه و غیره بین بخش های مختلف، اعضای سازمان و سایر افراد را بر عهده خواهد داشت.
مقاله پیشنهادی:همه چیز درباره ورزش یوگا
نرم افزار مدیریت جلسات
برگزاری جلسات و نوشتن صورت جلسه به شکل کاغذی، وقت زیادی از مدیران و سرپرستان را تلف می‌کند. تشکیل این جلسات علاوه بر اینکه سبب تبادل اطلاعات و گرفتن تصمیمات مهم می‌شود تا حد زیادی در بهبود ارتباطات و همچنین درک متقابل واحدها کمک شایانی می‌کند. در واقع این جلسات زمانی موثر و موفق خواهند شد که تمامی افراد در جلسه با انجام کار گروهی و پیشبرد آن، با یک هدف مشخص باهم جمع شده و به صحبت، بحث، ارائه ی نظرات و همچنین راهکارهای خود بپردازند.
نرم افزار مدیریت جلسات هرآنچه برای برگزاری یک جلسه موثر و با کیفیت نیاز دارید را شامل می‌شود. این سامانه بر اساس نیاز شرکت ها یا سازمان های گوناگون شخصی سازی می‌گردد. بهتر است به این نکته توجه داشته باشید که این راهکار انعطاف پذیر بوده و همچنین قابلیت اضافه نمودن ویژگی های مورد نظر هر شرکت را جهت پیکربندی راهکار سفارشی مشتری دارا می‌باشد.
یک نرم افزار کامل و جامع مدیریت جلسات تمامی کارهای نوشتن و درج صورتجلسه پس از برگزاری جلسات، ارسال اطلاعات در قالب ایمیل و پیامک، ثبت الکترونیکی صورتجلسات، مصوبات جلسه و نظارت بر نحوه ی اجرای مصوبات، گردش کار و ارائه ی گزارشات را به صورت خودکار انجام می‌دهد. در حقیقت این نرم افزار به راحتی می‌تواند نقش بسیار ارزنده و مهمی در تسهیل و تسریع سیستم مدیریت جلسات ایفا کند. با توسعه دامنه فعالیت های شرکت ها و افزایش تعداد جلسات، نیاز به نرم افزار مدیریت جلسات ضروری تر از قبل شده است.
در نهادها و سازمان ها با توجه به اینکه جلسات بسیار متعددی برگزار می‌شود، ذخیره و نگهداری اطلاعات درباره ی جلسات و نتایج آنها در یک سیستم متمرکز با قالب مشخص حیاتی است. همچنین این نرم افزار می‌تواند جلسات را بر اساس برنامه از پیش تعیین شده ساماندهی کند.
یکی از ده ها قابلیت نرم افزار مدیریت جلسات زمان بندی خودکار برگزاری جلسات است
