در جهانی که تغییرات فناوری هر روز مرزهای تازهای را میگشاید و بازارها با سرعتی بیسابقه دگرگون میشوند، تکیه بر مدلهای سنتی مدیریت دیگر پاسخگو نیست. سازمانهایی که همچنان بر استعاره قدیمی «ماشین» بنا شدهاند، بیش از هر زمان دیگری با محدودیتهای خود روبهرو شدهاند؛ چرا که این الگو بر کنترل متمرکز و صلبیت یا همان قطعیت و برنامهریزی سخت و غیرمنعطف استوار است. الگوی «سازمان اختاپوسی»، رویکردی بیولوژیکی و ارگانیک را برای بازطراحی ساختارهای سازمانی پیشنهاد میدهد. یافتههای کلیدی مرتبط نشان میدهد که ریشه اصلی زوال سازمانهای بزرگ، نه در کمبود منابع، بلکه در پدیدهای به نام «تأخیر در تصمیمگیری» نهفته است؛ شکافی زمانی میان ادراک تغییرات محیطی و واکنش عملیاتی به آنها. سازمان اختاپوسی با الهام از آناتومی این موجود که دوسوم سلولهای عصبی آن در بازوهایش توزیع شده است، مدلی از «هوش توزیعشده» را ارائه میدهد. در این مدل، سازمان از صلبیت شخصیت مرد حلبی به سمت انعطافپذیری اختاپوسی حرکت میکند.
مسئله اصلی بسیاری از سازمانهای بزرگ نه کمبود منابع، نه فقدان داده و نه حتی ضعف استراتژی است؛ بلکه پدیدهای عمیقتر به نام تأخیر در تصمیمگیری Decision Latency است. این تاخیر به فاصله زمانی میان لحظهای که تغییر یا سیگنالی در محیط شناسایی میشود و زمانی که سازمان واکنشی عملی و مؤثر به آن نشان میدهد اشاره دارد. در ساختارهای سلسلهمراتبی، وقتی فرصت یا تهدیدی در لبه سازمان - جایی که تماس مستقیم با مشتری وجود دارد - شناسایی میشود، اطلاعات باید از چندین لایه مدیریتی عبور کند تا به مرکز برسد و سپس دستورات دوباره همان مسیر طولانی را طی کنند تا به اجرا بازگردند. هرچه این فاصله طولانیتر باشد، احتمال از دست رفتن فرصتها، افزایش هزینهها و فرسایش مزیت رقابتی بیشتر میشود. نتیجه این وضعیت، پدیدهای است که میتوان آن را «فـلج ناشی از تمرکز» Paralysis by Centralization نامید؛ سازمانها میبینند اما دیر اقدام میکنند، میدانند اما نمیتوانند بهموقع واکنش نشان دهند.
اختاپوس: الهامی از طبیعت برای بازاندیشی سازمان
سازمانهای سنتی امروز را به «مرد حلبی» داستان جادوگر شهر اُز The Tin Man in the Wizard of Oz تشبیه میکنند؛ موجودی سخت و کمانعطاف که برای هر حرکت به روغنکاری بوروکراتیک نیاز دارد و در باران تغییرات بهسرعت زنگزده و متوقف میشود. سازمانها امروز با «پارادوکس یا تناقض پیچیدگی» روبهرو هستند: هرچه محیط پیچیدهتر میشود، تمایل به کنترل مرکزی افزایش مییابد، درحالیکه همین کنترل بیش از حد، به فلج سازمانی منجر میشود. از این رو، گذار به سازمان اختاپوسی تنها یک تغییر ساختاری نیست، بلکه «جهشی تکاملی» در اندیشه مدیریتی است که هدف آن کاهش فاصله میان مشاهده تغییرات بازار و اقدام راهبردی است.
اختاپوس یکی از شگفتانگیزترین موجودات طبیعت است. برخلاف اغلب جانوران، بیشتر سلولهای عصبی آن یعنی در حدود 2/3 آنها نه در مغز مرکزی بلکه در بازوهایش قرار دارد و با چشمهای بزرگ و جستوجوگر خود محیط و افق پیشرو را رصد میکند. هر بازو میتواند محیط را لمس کند، تحلیل کند، تصمیم بگیرد و واکنش نشان دهد؛ بدون آنکه منتظر فرمان مستقیم مغز باشد. با این حال، حرکات بازوها پراکنده و بیهدف نیست؛ همه در هماهنگی با کل بدن و جهت کلی حرکت میکنند.
«سازمان اختاپوسی» دقیقاً این منطق را به زبان مدیریت ترجمه میکند. در اینجا، مغز مرکزی نقش هدایت کلان، تعیین مأموریت و حفاظت از فرهنگ و هویت سازمانی را بر عهده دارد. اما تصمیمهای روزمره، مواجهه با مشتری و واکنش به موقعیتها، به تیمهایی واگذار میشود که در خط مقدم قرار دارند و واقعیت را مستقیم لمس میکنند.
نتیجه، سازمانی است که هم استراتژیک میاندیشد و هم چابک عمل میکند؛ سازمانی که تاخیر در تصمیم گیری را به حداقل میرساند و با توزیع قدرت در ساختار، سازمان را از یک کل واحد سنگین به مجموعهای از اجزای هوشمند و متصل تبدیل میکند. این تحول، پیش از آنکه یک تغییر ساختاری باشد، مستلزم تغییر ذهنیت است. سازمان اختاپوسی بر سه اصل بنیادین استوار است.
•نخست، تغییر با افراد، نه بر افراد. تحول پایدار زمانی رخ میدهد که کارکنان مالک مسئله، راهحل و آزمایش باشند، نه دریافتکننده دستور.
•دوم، درهمتنیدگی یادگیری و اثرگذاری؛ آزمایشها باید در دل کار واقعی انجام شوند و هر تغییر، حتی اگر شکست بخورد، الزاماً به یادگیری منجر شود.
•سوم، کمکردن برای دستیابی به بیشتر؛ حذف فرایندهای زائد، نقشهای کنترلی غیرضروری و گلوگاههای بوروکراتیک، اغلب اثرگذارتر از افزودن برنامهها و ساختارهای جدید است.
